Universidad Naciona

De Ingeniera
Integrantes:
Br. Bravo Lpez Kenia
Stefany.
Br. Gonzlez Herrera
Walter Joel.
Br. Rivera Jose Jennifer
 Temas a abordar
1. Introduccin
2. Requisitos de Hardware y software
3. Caractersticas bsicas
4. Crear un archivo
5. Configuracin Inicial
6. Definir calendario de proyecto
1. Creacin y modificacin
7. Aplicacin de calendario
8. Escalas temporales
9. Agregar tareas
10. Organizar Tareas
11. Crear Tareas repetitivas
12. Hitos
13. Dependencia de tareas
14. Recursos
15. Prioridades de redistribucin
16. Rutas y Tareas Criticas
1. Vista de tareas crticas
17. Lnea Base
18. Introducir fecha de comienzo y fin de tareas
19. Planeamiento de costo de recurso
1. Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo
2. Como establecer los costos para los recursos del material
3. Como establecer varios costos para un recurso
20. Informes del proyecto
 1. Introduccin
Microsoft Project es un software de administracin de proyectos en
el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas
de trabajo.

Microsoft Project cuenta con dos versiones:

-Standard y Professional.
2.Requisitos de hardware y software
Procesador
Procesador a 700 MHz o superior.
Memoria

Memoria RAM de 512 MB o ms.

Disco duro

Disco duro de 2,5 GB

Unidad

El medio depende del tamao del conjunto de aplicaciones y de su

ubicacin.
Sistema operativo

Windows XP (32 bits), Windows Vista, Windows Server 2003,

Windows Server 2008 (32 bits o 64 bits), Windows 7 o posterior.
 3.Caractersticas bsicas
Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta grfica ilustra la
programacin de actividades en forma de calendario. Se sealan con barras
los tiempos de inicio y trmino de la actividad, su duracin y su secuencia.
Las actividades crticas se muestran en rojo, las otras en azul.

Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso

humano ms tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la
herramienta Grfica de Recursos del men Ver.
 Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de informacin, como
las fechas de inicio y trmino del proyecto, la duracin, las horas totales de
trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.
Clculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra,
una vez que los recursos son asignados a cada tarea.
Ruta crtica: Se realiza una vez que todos los datos estn ingresados. De
esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y
trmino ms cercanos y ms lejanos de cada actividad, o las holguras.
 Iniciar Microsoft Project 2010

1. Clic en inicio
2. Clic en todos los programas
3. Nos ubicamos en la carpeta Microsoft Office
4. Seleccionamos Microsoft Project 2010
 4. Crear un nuevo archivo
Para crear un nuevo archivos nos vamos a la pestaa
archivo, seleccionamos la opcin Nuevo,
seguidamente de la opcin Archivo en blanco
Pantalla principal de MS Project
 5. Configuracin inicial

Nos vamos a
Archivos > Informacin >Informacin del proyecto >Propiedades avanzadas
 Nos ubicamos en resumen:
o Titulo: Nombre del proyecto
o Asunto: Lo que trata el proyecto:
Ejemplo: Desarrollo de software,
construccin de una vivienda, etc.
o Autor: Nombre encargado de la
planificacin del proyecto
o Administrador: Nombre del
director, gerente o administrador del
proyecto.
o Organizacin: Nombre de la
empresa ejecutora del proyecto.
o Categora: La categora del
proyecto: Desarrollo, evento,
construcciones, etc.
o Palabras claves: Se puede
identificar con una palabra clave al
proyecto.
o Comentario: Se puede introducir
algn comentario acerca del proyecto
Por ultimo: Damos clic en el botn aceptar para guardar toda la informacin
introducida.
 Definir el tipo de moneda
Nos vamos :
Archivos > Opciones > Mostrar
Podemos definir un smbolo o trabajar con la moneda de un pas.
Una vez configurado nuestra moneda nos vemos a la opcin Programacin
para definir :
Que da comienza la semana laboral
El ao fiscal en que mes comienza
La hora de entrada
La hora de salida
Jornada Laboral
Semana Laboral
Das que se trabajara al mes.
 Definir fecha inicio del proyecto
Men Proyecto clic en Informacin del proyecto
Tenemos dos opciones:
Programar a partir:
Fecha de comienzo del proyecto
Fecha de finalizacin del proyecto

Aqu es cuando decidimos si se debe definir si la programacin se har a partir

desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto
 6. Definir calendario del proyecto
Esta opcin se encuentra en la pestaa de proyecto, bajo el nombre de
Cambiar tiempo de trabajo eso nos permitir abrir la opcin de
calendario de proyecto para crear o modificar
 6.1 Creacin y Modificacin del calendario

Una vez en la opcin de cambiar tiempo de trabajo podemos crear y/o

modificar un calendario para su uso en el proyecto.
Seguidamente podemos modificar los horarios y los das laborables, as como
tambin definir fechas de excepcin de trabajo.
 7. Aplicacin del calendario
Para aplicarle el calendario nuevo y/o modificado al proyecto nos vamos a
la pestaa proyecto seguidamente de la opcin Informacin de proyecto
lo cual nos mostrara la siguiente ventana, en la cual nos posicionaremos en
la opcin calendario y seguidamente elegimos nuestro calendario con el
que vamos a trabajar
 8. Escalas Temporales

Las escalas temporales son unas tablas de referencia en cuanto a las fechas;
estas las podemos observar en el diagrama de Gantt en la parte superior.
Para modificar estas escalas le damos doble clic sobre ellas y seguidamente
podemos modificarlas.

Las opciones a
modificar son los
niveles de la escala, es
decir el nivel superior,
el intermedio, y el
inferior; por lo
general solo se
modifica el nivel
intermedio, es
cuestin del usuario la
modificacin de los
otros niveles
 9. Agregar Tareas
Hay 2 maneras para agregar una tarea en el proyecto
La primera es:

Escribir el nombre de la tarea en la columna Nombre de tarea

La segunda forma es:

Pestaa Tarea opcin Tarea y le damos clic
Cabe destacar que hay 2 tipos
de tareas.
La tarea normal y la
tarea recurrente ( peridica )
cuya caracterstica es que esta
se repite una o varias veces en
un cierto lapso de tiempo
En la parte de abajo nos aparece una pestaa de nueva tarea le damos clic y nos aparece la
siguiente informacin

Programar automaticamente las tareas: Esto deja que MS Project elija la fecha de las
tareas
Programar manualmente: Esto es para cuando el usuario define la fecha de las tareas, al
elegir esta opcin cuando cambiemos una fecha , las otras fechas no se actualizaran el
usuario tiene que cambiarlas manualmente.
Es recomendable dejar que MS Project nos elija la fecha.
 10. Organizar Tareas
Organizamos las tareas incluyndolas en las tareas resumen
Seleccin de tareas(clic en fila y arrastrar sin soltar) > Tarea>
Programacin > Aplicar Sangra
Para aplicar y quitar sangra deben estar escritos todos los captulos (tareas
resumen de subtareas.
Para anular la sangra simplemente Seleccin de tarea(s) (clic en fila y
arrastrar sin soltar) > Tarea> Programacin > Anular Sangra

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos

de ms(+) y menos(-) que permiten
mostrar y ocultar las subtareas
Para crear la tarea resumen del proyecto tenemos dos opciones:
La primera:
Clic en Archivo > Opciones >Avanzado
Seccin Mostrar> Opciones para este proyecto
Clic en aceptar
La segunda opcin:
Clic> Formato> Mostrar u Ocultar > Mostrar tarea de resumen del
proyecto

Le damos clic
 11.Crear tareas repetitivas

Tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente ejemplo: Seguimiento,

control de calidad, etc. En lugar de crear vareas tareas podemos una sola tarea
recurrente(repetitiva)
Para crear una tarea repetitiva:
Ingresar al menu Tarea > Insertar > Desplegar la lista de herramienta
tarea > Tarea periodica
En la ventana que se nos muestra tenemos las opciones
Nombre de la tarea:
Patrn de repeticin: Seleccionamos cada cuanto se repetir la tarea.

Elegimos el/los da(s) que se repetir la tarea,

Intervalo de repeticin:
Comienzo: Cuando comenzara la tarea
Tenemos dos opciones definir si queremos que termine de n veces

O un da en especifico
 12.Creacin del hito
Los hitos por lo general son tareas que tienen una duracin de 0.

Para crear un hito

Menu > Tarea> Seleccionar la tarea a convertir en hito > Informacin de
tarea
Opcin avanzado
Activar la opcin Marcar tarea como un hito

Aceptar
Tambin tenemos otra forma:
Menu > Tarea> Insertar Hito
 13.Dependencia de tareas
La vinculacin de la tarea define el grado de relacin que existe entre las
tareas de un proyecto:
Tarea predecesora: Una tarea que debe de ocurrir antes que la otra
Tarea sucesora: La tarea que ocurre despus de la otra.

Tenemos las cuatros relaciones de dependencia de tareas

Fin a Comienzo(FC)
Fin a Fin (FF)
Comienzo a Comienzo(CC)
Comienzo a Fin (CF)
Primer metodo:
Seleccionamos las dos tareas a vincular Clic en Tarea > Programacin >
Vincular tarea.
Por defecto MS Project vincula de F-C

1 2
Segundo mtodo:
Ingresar al Menu Tarea
Seleccionamos con el mouse la tarea sucesora a vincular
Hacer clic sobre la Herramienta Informacin de la tarea en el men
propiedades.

Dentro de la ventana informacin, seleccionamos la pestaa predecesora

 Id: Podemos seleccionar la tarea predecesora por medio de su id
Nombre de la tarea: Podemos seleccionar la tarea predecesora del
despliegue.

Tipo: Luego de seleccionada la tarea procedemos a darle el tipo de

dependencia.

Pos: Seleccionamos cuando das despus iniciara la tarea.

Tercer mtodo:
Este es el mtodo de vinculacin ms sencillo, simplemente digitamos con el
teclado el tipo de vinculacin requerido, dentro de la hoja de calculo en la
columna predecesora , introducimos el id de la tarea predecesora y el tipo de
dependencia ( FC, FF, CC, FC)
Cuarto Mtodo:
En el diagrama de Gantt podemos hacer clic en la tarea predecesora y sin
soltar arrastrar hasta la tarea sucesor, por defecto MS Project crea el vinculo
FC

Para crear rpidamente dependencias iguales a una tarea superior (copiar y

pegar) , hacemos clic en la casilla deseada y arrastramos la cruz que aparece
en la esquina inferior derecha hacia abajo
 Eliminar dependencia de tarea

Para eliminar dependencia seleccionamos tarea predecesora> ctr+ tarea

sucesora > Tarea > Programacin > Desvincular tarea

Tambin podemos hacerlo en el grfico de Gantt, hacer doble clic sobre la

flecha que representa la dependencia y hacer clic sobre el botn eliminar esa
dependencia.
 14. Recursos
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor
trabaje.
Primera Forma

Hacer doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso.

Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea.
Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta
tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.
 Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver Hoja de Recursos
En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin
del proyecto.
 Nombre del recurso: En esta columna se debe escribir el nombre del recurso
Tipo: Aqu tenemos tres opciones (Trabajo, Material, Costo)
Etiqueta de material: Esta opcin solo se habilita para los recursos
materiales, aqu se debe introducir la unidad de medida del material
Iniciales: Aqu se pone la abreviatura del recurso, por defecto MS Project
establece la primera letra del recurso.
Grupo: Aqu se debe asignar una agrupacin al recurso ejemplo: RRHH,
ADMON
Capacidad mxima: Project expresa la cantidad del recurso del trabajo que se
dispone para su asignacin. Por ejemplo el 100% es igual a 1 unidad, el 200%
equivale a 2 unidad, el 50% equivale a la mitad de una unidad.
 Tasa estndar: Es la tasa de pago o tarifa normal de trabajo realizado por
un recurso
Tasa Hora extras: Es la tasa de pago de hora extras realizada por un
recurso
Costos/usos: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que se use el
recurso, independiente de la hora o de la cantidad que se use
Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los costos
estndar y de hora extras de los recursos al costo de una tarea, la opcin por
defecto es prorrateo pero pueden definir comienzo o fin
Prorrateo: Acumula el costo de tarea a medida que se completa el trabajo
programado.
Comienzo: Calcula el costo de una tarea tan pronto como la tarea
comienza.
Fin: Calcula el costo de la tarea tan pronto esta haya finalizado.
Calendario base: Aqu se debe elegir el calendario que utilizara el recurso,
tenemos tres alternativas( Estndar, Turno noche y 24 horas)
 Asignar recursos a Tareas

Toda tarea para su ejecucin requiere de ciertos recursos, estos pueden ser:
Materiales, econmicos, humanos, vehculo, etc.
Existen 3 formas de asignar recursos
Primera forma:
Ingresar en el men Recurso> ver diagrama de Gantt
Seleccionar la tarea al cual se desea asignar el recurso
Clic sobre la herramienta asignar recurso
En la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos creados, para asignar
alguna de ellas se debe seleccionar el recurso necesario y clic en asignar.

Luego le damos cerrar y en el diagrama de Gantt nos aparecen los recursos que
hemos asignado
Segunda forma:
Seleccionamos la tarea a la cual le vamos a asignar el recurso.
En el men TAREA clic sobre la herramienta> Informacin de la tarea
En el ventana de Informacin de la tarea seleccionamos la pestaa Recurso

En la columna Nombre del recurso seleccionamos el recurso a asignar, luego

en la columna unidades introducir la cantidad de recurso a utilizar y
finalmente en la columna costo Project calcula el costo total del producto.
Tercera forma:
En la hoja de calculo expandir la lnea de divisin para ver el nombre de los
recursos.

En la columna Nombres de los recursos desplegar el men y asignar los

recursos a utilizar
 Sobreasignacin de recurso

Una sobreasignacin significa que el recurso esta trabajando en un solo da

ms hora de las que puede
Para verificar si hay sobreasignacin de recurso hay dos metodos,
Primer mtodo:
Seale todas las actividades
Clic en el botn asignar recurso de la ficha recurso
En el cuadro de dialogo que aparece
hacer clic en grfico
Aparecern tres tipos grficos:
-Trabajo
-Disponibilidad restantes
- Trabajos de asignacin
Segunda forma:
En la vista uso de recursos que estn sobre asignados aparecern de color rojo
Las celdas grises muestra cuantas horas trabaja el recurso en una actividad,
las celda blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.
 15. Redistribuir recurso
Project puede:
Retrasar las tareas hasta que el recurso las pueda realizar
Dividir la tarea para que parte se realice dentro de la planificacin y parte
se realice posteriormente.
Debe tener en cuenta la existencia de limitaciones rgidas y la prioridad alta
 Propiedades de redistribucin
Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000
prioridad ms alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad
predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la
configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las
tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una
prioridad de 1.000.
Para cambiar la prioridad de las tareas:
En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para
la que desea cambiar el valor predeterminado de 500.
En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en la ficha
General
En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad
deseada de esa tarea
 16.Rutas y Tareas criticas
En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica
particular. Despus de comenzar la fase de ejecucin y de comunicar el
progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de tareas
vinculadas a otro.

Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las

demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora
permisible igual a cero ser crtica.
 16. 1 Vista de tareas criticas

Esta opcin es simple nos vamos a la pestaa formato y luego click en la

check box rutas criticas eso har que las rutas crticas se visualicen en el
diagrama de Gantt de color rojo.
 17. Lnea Base
Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se plane el
proyecto y la forma como se est ejecutando.
Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del
proyecto en un momento concreto. La informacin que se almacena es:
Costo
Duracin
Fin
Comienzo
Trabajo

Para crear la lnea base nos vamos a la pestaa proyecto en la opcin lnea
base all nos permitir la opcin de crear lnea base o eliminar lnea base
 18. Introducir fecha de comienzo y fin de tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar

mejor la fecha de finalizacin de todo el proyecto, especialmente al
trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha
de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real.
Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de
finalizacin programada har lo mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms
tareas, haga lo siguiente:
En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o
finalizacin que desea actualizar.
En la pestaa tarea haga clic en la opcin actualizar segn
programacin y despliegue sus opciones y luego de clic en actualizar
tareas.
En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el
caso.
 19.Planeamiento de costo de recurso

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de
recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de
costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El
resultado es el costo de la asignacin
 19.1 Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

En la tabla de hoja de recursos nos vamos a la casilla tipo una vez all
seleccionamos el tipo de recurso Trabajo, seguidamente para establecer un
costo fijo solo llenamos la casilla de costo/uso esta es la casilla que hace
referencia al pago por el recurso fijo es decir un recurso que trabaja por un
salario fijo
 19.2 Como establecer los costos para los recursos del material

Casi de igual manera que con el ejemplo anterior para establecer

primeramente debemos crear un recurso y cambiar su tipo a Material una
vez esto la tabla de hoja de recurso nos mostrara las casillas a rellenar con
respecto a los costos de material
 20. Informes del proyecto

Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga
configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas
Preliminares.
Existen seis categoras de informes disponibles:
Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados

Para ver dichos informes nos ubicamos en la pestaa proyecto

seguidamente damos clic en el icono de informes y nos presentara la lista
de los 6 tipos de informes existentes
 Seleccionamos el informe deseado lo cual nos llevara a la ventana de
impresin y all podemos visualizar el informe que se va a imprimir.