EL ARCHIVO

Lic. Rosario reyes

Camasca
 Definicin de Archivo
Conjunto de documentos reunidos,
producidos y recibidos por una persona o
institucin pblica o privada, en razn de
sus funciones y actividades, de cualquier
fecha y soporte, que se conservan como
testimonio e informacin y estn al servicio
de la investigacin, la cultura y la gestin
administrativa
J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivstica
Definicin de Archivo
segn la ley 16/1985 del
PHE
Son archivos los conjuntos
orgnicos de documentos, o la
reunin de varios de ellos,
reunidos por las personas
jurdicas, pblicas o privadas,
en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su
utilizacin para la
investigacin, la cultura, la
Definicin de Archivo
segn la ley 16/1985 del
PHE
Asimismo, se entienden por
archivos las instituciones
culturales donde se renen,
conservan, ordenan y
difunden para los fines
anteriormente mencionados
dichos conjuntos orgnicos
El vocablo "archivo"
El vocablo archivo
Al archivo en el
mundo
greco-latino se le
Archivio (italiano)
designaba como:
Scrinium
Archivo (castellano)
Tabularium Arxiu (valenciano)
Sacrarium Archivio
Armarium (portugus)
Archivum Archive (francs)
 ARCHIVO-acepciones:

Lugar (fsico, ubicacin, edificio o

instalaciones)
Institucin (entidad generadora

de documentos)
Material (conjunto de

documentos)
Depsito (recinto o estancia

concreta dentro de una

institucin)
Qu compone un
archivo?
Conjunto de documentos

Quin lo crea?
Reunidos, producidos y
recibidos por una persona o
institucin pblica o privada
Cmo se forma?
En razn de sus funciones y
actividades, de cualquier fecha
y soporte,
Para qu se conserva?
Se conservan como testimonio e
informacin y estn al servicio
de la investigacin, cultura y
gestin administrativa
Funciones de los Archivos
 Funciones de los archivos:
1. Organizar la documentacin
administrativa til y vigente (fase
pre-archivstica)
2. Recibir la documentacin no
vigente
3. Valoracin y seleccin de la
documentacin. Expurgo
4. Clasificacin y ordenacin
 Funciones de los
archivos:
5. Descripcin de la documentacin
6. Instalacin de la documentacin

1 La administracin
7. Dar servicio a: 2 Los ciudadanos
3 La investigacin y
difusin cultural
Funciones de los archivos:
Funciones que, a decir de V. Corts,
pueden resumirse en tres:

RECOGER,
CUSTODIAR
Y SERVIR
Clases de Archivos-Sistematizacin del Archivo:

1.Segn la relacin que mantenga

el archivo con la institucin o
entidad que lo ha creado
1.1Con relacin a su existencia:
Vivo: Son los documentos en etapa de
creacin, si consideran vivos por que
estn en uso y mantenimiento
Muerto: son los documentos que se
encuentran en etapa de conservacin o
de eliminacin
Clases de Archivos-Sistematizacin del Archivo:

2.2 Con relacin a la naturaleza de la

institucin
* Civil: Los archivos privados.
De empresa u organismo pblico o

privado (incluyendo los

hospitales). Ejemplo: archivos de

colegios profesionales
De asociaciones (archivos sindicales).

Familiares.

Personales.
Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
* Religioso: entre los que
distinguimos:
Archivos de culto catlico:

parroquias, catedrales,
monasterios...
Archivos de otros cultos -no

catlicos
Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
2) Segn el organismo productor
Archivo pblico: Conjunto de
documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestacin de un
servicio pblico por entidades
privadas. Son universalmente
imprescindibles e inalienables, de
propiedad pblica y no pueden ser
destruidos.
Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
Archivo privado: segn su
dependencia con
instituciones enmarcadas en
el derecho privado. En
funcin de su actividad, se
dividen en: personales,
nobiliarios, eclesisticos y de
empresa.
Clases de Archivos-
Sistematizacin del Archivo:
3) Segn su categora:
Administracin Local: son

documentos de inters solo de

una localidad, son generalmente
documentos estatales.
Administracin Provincial: son

documentos de la administracin
estatal, referentes a la provincia
y sus distritos.
Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
Administracin regional
//Autonmicos: documentos
estatales de una regin,
enmarcando
Administracin General:

referentes a todos los

documentos administrativos ya
sean privados o pblicos
Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
4) Segn la edad del documento
1) Archivo de gestin:
2) Archivo intermedio:
3) Archivo histrico:
5) Segn los fondos que
contenga
1) Singulares:
2) Mltiples:
 Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
6) Segn su soporte?
Los que se ocupan de
documentacin cartogrfica:
planos y mapas, manuscritos e
impresos.
Los que se ocupan de

documentacin iconogrfica y
audiovisual: ilustraciones,
grabados, calendarios, fotografas,
Clases de Archivos-
Sistematizacin del
Archivo:
Los que se ocupan de

documentos orales o
sonoros.
Los que se ocupan de

material textual
impreso que por su
naturaleza es coherente
 7) Segn la secuencia de consulta:

Archivos activos: aquellos donde los

documentos son consultados
frecuentemente o que la documentacin
por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por
lo general la fecha de emisin de los
registros no es superior a los cinco aos
y es consultada ms de una vez al mes.
Corresponden a los archivos de gestin

 7) Segn la secuencia de consulta:

Archivos semiactivos: aquellos que

conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado
la vigencia administrativa, legal,
operativa o fiscal. Su finalidad es
suministrar informacin para comprobar
operaciones realizadas. Corresponden a
los archivos centrales y/o intermedios

7) Segn la secuencia de
consulta:
Archivo inactivo: aquellos que
conservan los documentos de
consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su
valor. Se almacenan all hasta la
destruccin de los mismos una vez
que ya han cumplido su funcin o su
conservacin definitiva. Corresponden
a los archivos centrales y/o
intermedios

 Diferencias entre un almacn de

papel y un archivo de documentos:
ALMACEN DE ARCHIVO DE
PAPEL DOCUMENTOS
01 Papeles apilados, diarios, Documentos importantes que hay
boletines, fotocopias que conservar clasificados y
ordenados.

02 Pocas personas saben lo Base de datos donde se relaciona el

que hay, inventario de los documentos con la
ni como encontrar nada. descripcin correspondiente

03 Los documentos llegan como Traslado organizado (transferencia).

pueden y nadie sabe de
dnde
proceden.
 ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE
DOCUMENTOS

04 Cada persona conserva o Criterios nicos de

elimina conservacin y
lo que le parece oportuno. eliminacin.

05 Es difcil encontrar y consultar Consulta y prstamo de la

un documentacin de forma gil.
documento.

06 Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal

autorizado.

07 No hay normas de archivo ni de Normas internas de tratamiento

clasificacin de
la documentacin siguiendo las
directrices del archivo y cuadro
de
clasificacin corporativo.
Etapas de Vida de la documentacin Archivista o del
archivo:

El archivo de gestin. Los documentos en

fase de tramitacin, as como los que son
de uso frecuente para la gestin de los
asuntos corrientes
Se considera que la documentacin debe
permanecer en eta fase durante 5 aos.
La informacin til para la gestin
prescribe cada vez en plazos ms cortos, de
modo que pasado un ao, en un noventa
por ciento de los casos, los documentos y
expedientes conclusos no son empleados
Etapas de Vida de la documentacin
Archivista o del archivo:
Archivo Administrativo: Cuando los documentos
dejan de ser utilizados con frecuencia, de acuerdo con
los plazos y procedimientos establecidos por el
archivero, las oficinas la remiten al archivo intermedio.
sta es la etapa de concentracin de los documentos
cuyo uso para la gestin es hipottico, pero no seguro
y se caracteriza por garantizar la instalacin masiva de
documentos a bajo coste. El regreso sobre un asunto
determinado puede hacerlas tornar a la fase anterior.
A partir de esta fase, y en adelante, los documentos
estn bajo la responsabilidad
Pasado 15 aos los documentos pasara a la etapa
siguiente y manejo directo del archivero.
Etapas de Vida de la documentacin
Archivista o del archivo:

El archivo intermedio: La
documentacin ha perdido la utilidad
para la que haba sido creada. Es el
momento de decidir que documentos
conservar de manera permanente y
cuales no. La documentacin que pasa
aqu tiene ya entre 25 y 30 aos de
antigedad
Etapas de Vida de la documentacin
Archivista o del archivo:

El archivo histrico. Es partir de este

momento, que los documentos son
seleccionados por su valor informativo, histrico
y cultural, se conservan a perpetuidad, en
condiciones que garanticen su integridad y
transmisin a las generaciones futuras, por
cuanto constituyen parte del patrimonio histrico
de las naciones y, por ende, de la humanidad.
El archivo debe ofrecer las condiciones tcnicas
y ambientales ptimas que permitan conservar la
documentacin y con garantas de libre acceso