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PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA

FISICA DE UN INVENTARIO
Toma de Inventarios al Cierre
Contable de Fin de Ao
Se acerca el cierre contable y uno de
los temas importantes a tener en
cuenta por parte de la Administracin
de la compaa es efectuar un conteo
de inventario fsico a la totalidad de las
existencias con corte a 31 de
diciembre o una fecha cercana al
cierre en la que participe el auditor.
FINALIDAD
Como se Verifican las
Existencias
OBJETIVOS
ALCANCE

La presente norma
alcanza a los Dpto.
de Contabilidad y
Logstica.
APROBACION Y DIVULGACION

Aprobacin : Por Gerencia


General

Divulgacin y actualizacin :
Por Dpto. de Gestin e
Informacin. (contabilidad y
Logstica )
Se tienen las siguientes
Tomas de Inventarios
Fsicos

Inventario Fsico de
Almacn

Inventario Fsico
General
NORMAS
Inventario general
Otros tipos de Toma de Inventarios
fsicos , mas usados en los Almacenes

Inventario Fsico selectivo .-

Inventario Fsico de Barrido


Inventario selectivo
Inventario Fsico de
Barrido
BUENAS PRCTICAS EN
UN INVENTARIO FISICO
Las Tres Fases Importantes en la
Toma de un Inventario Fsico

Actividad Previas al Inventario

Ejecucin del Inventario

Verificacin del Conteo Fsico


PROCEDIMIENTOS
PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1-. La Gerencia de Administracin y Finanzas


dispondr la oportunidad en que deba realizarse el
Inventario General ,que de preferencia deber
ejecutarse en la segunda quincena del mes de
Diciembre de cada ao.

Paso 2.- La Gerencia de Administracin y Finanzas


en funcin al plazo establecido fijar el
cronograma de inventario para todos los almacenes
que cuenta la empresa.
PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3.- El Contador General comunicar mediante


Memorndum dirigido al Dpto. de Logstica la ejecucin del
inventario con indicacin de la fecha, hora y lugar , as como
las dems instrucciones que se consideren necesarias.
Paso 4.- El jefe de Logstica proceder a :
Disponer la preparacin de los almacenes para la toma
de inventario poniendo especial nfasis en el orden y
limpieza.
Designar al personal que deber atender al equipo de
inventario.
Adoptara las acciones pertinentes para contar con
medios adecuados para la realizacin eficiente del
inventario.
PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificacin


efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondr :
El nombramiento de los jefes de equipo por Almacn as como la
conformacin de los grupos para el proceso de inventario.
Entregar al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma
de Inventario (Ver anexo 1 )
Entregar al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario (Ver
anexo 2)
Coordinar con el Dpto. de Logstica la movilidad y la entrega de tiles de
inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.
Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursar con la anticipacin
pertinente, un memorndum de nombramiento y notificacin a los jefes de
equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la
labor requerida.
PREPARACION DE INVENTARIO
Paso 7.- El jefe de equipo verificar que el proceso
mecanizado de informacin del almacn a su cargo, se
encuentre debidamente al da , lo que permitir verificar la
existencia de los tems de almacn segn registros.
Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se
reunir con el personal que efectuar la toma de inventario
y explicar los mecanismos, procedimientos y dems
instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo
absolver las dudas que pudiera tener el equipo de
inventario.
En esta reunin previa se designar los grupos de trabajo
as como la estrategia y forma de efectuar la labor en el
almacn indicado. Se entregar asimismo el material de
trabajo necesario para la labor de campo a realizar
EJECUCION DE INVENTARIO
Paso 9.- En el da, lugar y hora sealados se reunirn el jefe de equipo con el
personal a su cargo presentndose ante el titular del almacn por inventariar, con la
autorizacin correspondiente, dejando copia de la misma al encargado de dicho
almacn.
Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dar las
instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacn al almacenero con el
objeto de poder efectuar la labor sin ningn tipo de complicaciones. En este paso
el almacenero deber transportar los materiales pendientes de entrega a la zona de
despacho debiendo estos corresponder a los de las notas
de salida del corte documentario.
En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte
documentario, debern ser internados y ubicados en el lugar que les corresponda.
En caso de que el inventario se efecte en movimiento antes de proceder al ingreso
o salida de un material, el almacenero deber comunicar al jefe de equipo para que
este proceda a controlar e inventariar los materiales que se procesan, debiendo
este, en todos los casos anotar su visto en los documentos de almacn y anexo de
corte documentario.
El almacenero y su personal intervendrn en el inventario solo para indicar el lugar
donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos requeridos por el
equipo inventariador.
EJECUCION DE INVENTARIO

Paso 11.- Seguidamente se proceder a efectuar el corte documentario


debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se
encontrasen en proceso de trmite anotando en un documento denominado
Corte de Inventario la relacin de los documentos antes sealados y
dems ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo.
Dicho documento ser suscrito por el Contador general , jefe de equipo y
encargado del almacn.
Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del
almacn proceder a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y
salida de almacn por tramitar que figuran el en documento Corte de
Inventario.
El jefe de equipo proceder a verificar el ingreso de esta informacin
en el aplicativo de inventario, procedindose a imprimir el listado oficial de
toma de inventario el cual ser emitido en los siguientes ejemplares :
Original : Jefe de equipo
Copia : Encargado de cada Almacn.
Los listados en mencin sern desglosados una ves concluido el proceso
fsico de inventario.
EJECUCION DE INVENTARIO
Paso 13 .- Una ves concluido el corte documentario fsico el personal
inventariador proceder a ubicarse en los stands o zonas asignadas
procediendo el conteo de los materiales de acuerdo a lo indicado en el
instructivo recibido.
Paso 14.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde
uno contar y otro apuntar en las hojas de trabajo en filas debidamente
ordenadas consignando los nombres de los inventariadores y la fecha en
cada una de las hojas.
El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad
encontrada y el cdigo de ubicacin de ser el caso.
Seguidamente la persona que cuenta anotar en la tarjeta de control visible
la fecha de inventario, el trmino inventario en la descripcin, la cantidad
inventariada y un visto que
evidencie la labor efectuada.
En el caso de no existir o encontrarse deteriorada la tarjeta de control
visible, recomendar al almacenero para que la sustituya.
Al trmino del da se entregarn las hojas de trabajo al jefe de equipo
quien las custodiar hasta el da siguiente.
EJECUCION DE INVENTARIO
Paso 15.- Una ves concluida la labor de conteo de los materiales el
personal inventariador suscribir todas las hojas de trabajo procediendo a
entregar el jefe de equipo dichos documentos.
El jefe de equipo podr ir requiriendo hojas de trabajo terminadas a
medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantando su
trabajo de centralizacin de datos.

Paso 16.- El jefe de inventario o el jefe de equipo en su caso procedern


al traslado de los datos contenidos en las hojas de trabajo al listado de
control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que se
detalla :
a) Se verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el
listado.
b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente se efectuar el
reconteo en presencia del jefe de inventario y el jefe de almacn.
c) De persistir la diferencia esta ser refrendada por el jefe de inventario
y el almacenero en la lnea correspondiente del listado.
EJECUCION DE INVENTARIO

Paso 17.- Terminada la labor de verificacin, al final de


los listados debern suscribirlos necesariamente el
encargado del Almacn y el jefe de equipo haciendo un
resumen de los faltantes y sobrantes.
Se proceder seguidamente a desglosar el listado en
original y copia entregando al encargado del almacn el
ejemplar que le corresponde.
Paso 18.- Al finalizar el proceso de inventario fsico el
equipo de inventariadores entregarn al jefe de equipo el
material de trabajo, quien a su ves lo entregar al
Contador General.
Toda la documentacin de trabajo, base de constatacin
del inventario ser archivada.
RESULTADO DE INVENTARIO

Paso 19.- El Contador General en funcin a los papeles de


trabajo elaborar un informe de inventario que ser entregado
a la Gerencia de Administracin y Finanzas para que esta
determine el destino de las diferencias de inventario previo
anlisis e instancias que correspondan en estos casos.
Paso 20.- El Departamento de Almacenes ser notificado para
que proceda a procesar las diferencias de inventario en el
Kardex fsico con las correspondientes Notas de Ingreso y
Salida por diferencias de Inventario.
El Departamento de Contabilidad de igual forma proceder a
contabilizar y procesar en el registro de Kardex valorado de
almacn dichas diferencias contra una cuenta denominada
variaciones de inventario positivas o negativas segn sea el
caso.
RESULTADO DE INVENTARIO

Paso 21.- La Gerencia de Administracin y Finanzas en funcin al


resultado
de inventario, solicitar al jefe del Departamento de Logstica un informe
que determine las causas de las variaciones.
Deber tener en cuenta los criterios que se detallan a continuacin :
Sobrantes de Inventario.-
Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas :
a) Documento fuente no registrados en el Kardex fsico.
b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo
comprobante de salida.
c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en
lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe
figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se proceder
a realizar el ajuste correspondiente el mismo que ser verificado por el
jefe de inventario.
RESULTADO DE INVENTARIO
Faltantes de inventario.-
En este caso se determinar lo siguiente :
a) Faltantes por merma : Tratndose de bienes slidos o
lquidos que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada
siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida.
b) Faltantes por negligencia o sustraccin : El almacenero o
servidor a cargo de la custodia son responsables tanto
pecuniaria como administrativamente de la prdida.
c) Faltantes por volumen de movimiento : En estos casos se
determinar los que corresponden a instrumentos de medida
y/o en cantidad dentro de mrgenes aceptables.
Paso 22.- En razn a los informes mencionados y a otros
elementos de juicio que considere conveniente proceder a
determinar el destino de las diferencias.
Paso 23.- La Gerencia de Administracin y Finanzas tomara las medidas que
el caso amerite debiendo en todo caso comunicar al Departamento de
Contabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este
proceda
a contabilizar segn corresponda.
Paso 24.- La Gerencia de Administracin y Finanzas informar a la Gerencia
General el resultado del inventario para su conocimiento y fines
consiguientes as como entregar una copia del mismo al Departamento de
Control Interno.
Paso 25.- Fin del procedimiento
RESULTADO DE INVENTARIO

Paso 23.- La Gerencia de Administracin y Finanzas


tomara las medidas que el caso amerite debiendo en
todo caso comunicar al Departamento de Contabilidad
el resultado del destino de las diferencias para que
este proceda a contabilizar segn corresponda.
Paso 24.- La Gerencia de Administracin y Finanzas
informar a la Gerencia General el resultado del
inventario para su conocimiento y fines consiguientes
as como entregar una copia del mismo al
Departamento de Control Interno.
Paso 25.- Fin del procedimiento
INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES
A SER ENTREGADO AL JEFE DE EQUIPO
1.- Los jefes de equipo sern notificados para la realizacin del inventario fsico de almacn
mediante un memorndum en el cual se les nombrar y se instruir sobre los aspectos de la
toma de inventario.
2.- El jefe de equipo se reunir con el personal inventariador previamente a la ejecucin del
inventario, con la finalidad de impartir instrucciones y coordinar el trabajo as como absolver
dudas las que sobre la realizacin del trabajo de campo tuviere el personal de inventariadores.
En esta reunin se les entregar el material de trabajo necesario e instructivo que le permita
llevar eficientemente la labor encomendada.
3.- El jefe de equipo en su calidad de responsable de la labor tcnica encomendada se
cerciorar de la operatividad del aplicativo mecanizado de inventarios as como que el proceso
de informacin mecanizada se encuentre al da.
4.- En el da y hora sealados, el jefe de equipo se presentar con el personal de
inventariadores a su cargo en el almacn a inventariar ,portando la autorizacin
correspondiente . Har entrega de la copia de la autorizacin al encargado del almacn. En
este paso se coordinarn las acciones necesarias para que el inventario se lleve
adecuadamente.
5.- Seguidamente el jefe de equipo proceder a efectuar el corte documentario debiendo
firmar todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de trmite anotando
en el documento denominado Corte Documentario , la relacin de los documentos antes
sealados y dems ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho
documento ser suscrito por el Contador General, jefe de equipo y almacenero
respectivamente.
6.- Una vez concluido el de ingreso de datos (notas de ingreso y salidas del corte
documentario) por el almacenero , el jefe de equipo proceder a la emisin de los listados
correspondientes.
7.- El jefe de equipo supervisar la labor de conteo y tomar las medidas mas adecuadas para
el buen trmino el trabajo, debiendo velar porque se cumpla el instructivo entregado al
personal inventariador.
8.- A medida que se generen las fichas terminadas de inventario el jefe de equipo deber ir
trasladando los datos al listado de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento que
se detalla :
a) Se verificar la cantidad inventariada con el saldo que figura en el listado.
b) En caso de encontrarse diferencia, inmediatamente proceder al reconteo en presencia del
encargado del almacn.
c) De persistir la diferencia esta ser refrendada por el jefe de equipo y del encargado del
almacn colocando ambos su V/B en la lnea correspondiente del listado.
9.- Terminada la labor de verificacin, los listados debern quedar suscritos en su ltima hoja
por el encargado del almacn , el jefe de equipo y el Contador General, haciendo un resumen de
los faltantes y sobrantes. Luego se proceder a desglosar el listado entregando copia al
encargado del almacn.
10.- El jefe de equipo una vez finalizado el proceso de inventario fsico recepcionar los
papeles de trabajo y dems elementos ,del equipo inventariador , procediendo a la entrega de
los documentos correspondientes al Jefe del Departamento de Contabilidad .
11.- El jefe de equipo es el responsable del cumplimiento de la norma y procedimiento de
inventario fsico de almacn.
INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE ALMACENES
A SER ENTREGADO AL PERSONAL QUE CONFORMA EL EQUIPO DE INVENTARIO
Para la toma de inventario general se seguir los siguientes pasos :
1.- El personal inventariador previamente a la ejecucin del inventario, se reunir
con su jefe de equipo con la finalidad de recibir instrucciones y absolver dudas
sobre la realizacin del trabajo de campo. En esta reunin se le entregar el
material de trabajo necesario e instructivo que le permita llevar eficientemente la
labor encomendada.
2.- El personal inventariador se presentar ante su jefe de equipo en el da, lugar y
hora sealado portando el material entregado por su jefe de equipo para la
ejecucin del trabajo. En este paso el jefe de equipo proceder a asignar las zonas
de trabajo que deber cubrir el grupo de trabajo as como otras indicaciones
necesarias antes de proceder a efectuar el inventario.
3.- El personal de inventariadores deber anotar los datos de cabecera de las fichas
de inventario en todas las hojas que le sean entregadas las mismas que constituyen
papeles de trabajo del inventario realizado y que servirn como sustento del
trabajo realizado.
4.- El inventario ser al barrer y se realizar por parejas, donde uno contar y otro
apuntar en las fichas de inventario en filas debidamente ordenadas consignando la
fecha que corresponda al inventario.
5.- El proceso de conteo involucrar las acciones de contar, medir, pesar y otras
acciones que permitan la constatacin fsica de los tems inventariados. En caso de
dudas respecto al conteo se solicitar la presencia del encargado de almacn para
absolver las interrogantes.
6.- El proceso de anotacin deber contener el cdigo del tem, la cantidad
encontrada y el cdigo de ubicacin de ser el caso.
Seguidamente la persona que cuenta anotar en la tarjeta de control visible , en el
campo de descripcin : Inventario de fecha......... y asimismo anotar la cantidad
inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada.
En el caso de encontrarse deteriorada la tarjeta de control visible, recomendar al
almacenero para que la sustituya.
Al trmino del da se entregarn las Fichas de inventario al jefe de equipo quien las
custodiar hasta el da siguiente.
7.- En el caso de bienes inventariados que tuvieran diferencias los inventariadores
procedern al reconteo en presencia del jefe de inventario y almacenero para
confirmar o corregir el trabajo efectuado.
8.- Una vez concluida la labor de conteo de los materiales el personal inventariador
suscribir todas las fichas de inventario procediendo a entregar al jefe de equipo
dichos documentos.
El jefe de equipo podr ir requiriendo dichas fichas terminadas a medida que
transcurre el inventario con la finalidad de ir adelantado su trabajo de
centralizacin de datos.
9.- Al finalizar la labor de inventario determinada por el jefe de equipo, el personal
inventariador proceder a devolver el material que se le entreg para la realizacin
de su trabajo debiendo los mismos firmar el descargo correspondiente.
ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS
DICIEMBRE 31 del 2012.....
ALMACN DE..................................
En la .......................................................................... a los ................ das del mes de diciembre de
199......, se reunieron las siguientes personas: ...................................................., Responsable del
Inventario, Sr................................................., Jefe de Equipo del Inventario y el
Sr......................................................., Encargado del Almacn, con la finalidad de dar inicio al
Inventario de Suministros y Repuestos, programado por la Alta Direccin de nuestra Empresa,
con el fin de realizar el Inventario General.

El Inventario ser llevado a cabo por las siguientes personas:


- Sr. .................................................. Jefe de Equipo
- Sr. ................................................. Inventariador.
- Sr. .................................................
- Sr. .................................................
- Sr. .................................................
- Sr. .................................................
El Inventario ser efectuado, siguiendo los mtodos y procedimientos establecidos en la
Norma

El Inventario tendr una duracin de tres das; para lo que, el personal del rea de Almacenes
est en la obligacin de prestar las mayores facilidades para llevar a cabo dicha actividad.
En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:
.......................................... .. ................................ ........................................
ENCARGADO ALMACN. JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL
ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS
ALMACEN...............................
En la ............................................., a los ............. das del mes de diciembre de 199......., se
reunieron las siguientes personas : .............................................., Responsable del
Inventario, Sr.
......................................................., Jefe de Equipo y el Sr. ...............................................,
Encargado del Almacn, con el objeto de dar por finalizado el Inventario de
Suministros.
En dicho Inventario se siguieron las instrucciones pre-establecidas que se
mencionan en el Acta de Inicio de Inventario.
El personal comprometido para tal efecto cumpli con su objetivo, habindose
realizado el curso del Inventario segn lo programado con los respectivos papeles de
trabajo.
En seal de conformidad de las existencias encontradas, as como de los faltantes y
sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento.
Forma parte de la presenta acta el Informe Nro.............., respecto al resultado del
inventario , el mismo que ser elevado a la Gerencia de Administracin y Finanzas
para los fines pertinentes.
......................................... ..... .......................... .....................................
ENCARGADO ALMACN. JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL.
TOMA DE INVENTARIO FISICO
ETIQUETA UBICACCION ESTADO

N 000000125 NAVE SECTOR NUEVO USADO

Cantidad Item DESCRIPCION Y DIMENSION

Contado Por Fecha Ubicacin Almacen Revisado Almacen


TOMA DE INVENTARIO FISICO

ETIQUETA UBICACCION ESTADO

N 000000125 NAVE SECTOR NUEVO


USADO

Cantidad Item DESCRIPCION Y DIMENSION

Contado Por Fecha Ubicacin Almacen Revisado


Almacen