SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

ALBERTO SANTIAGO APONTE LCTOR

aapontel@hotmail.com
PROCESOS EN LA ENTIDAD PBLICA
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos de principios,
normas, procedimientos,
tcnicas e instrumentos que
regulan la utilizacin y
promueven la eficiencia en el
uso de los recursos en las
entidades de la
administracin pblica.
Son sistemas de gestin que
actan como normas de
calidad.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
 REGISTRO DE PROVEEDORES

Poseer informacin sobre los proveedores de las entidades

pblicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus
negocios.
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del Estado)
CATALOGACIN Y PROGRAMACIN
LA ADQUISICIN
LA ADQUISICIN
 PROCESO DE
CONTRATACIN PBLICA
Ejecucin
Actos Preparatorios Seleccin
Contractual

Plan Garantas
Garantas
PlanEstratgico
EstratgicoInstit.
Instit. Convocatoria.
Convocatoria.
Plan Adelantos
Adelantos
PlanOperativo
OperativoInstit.
Instit. Registro
Registrode
de
participantes Adicionales
Determinacin
Determinacinde
de
participantes Adicionalesyy
necesidades Consultas reducciones
reducciones
necesidades Consultas
Presupuesto Observaciones Ampliaciones
Ampliacionesyy
Presupuesto Observaciones prrrogas
Institucional
Institucional prrrogas
Presentacin
Presentacinde
de
Plan Subcontratacin
Subcontratacin
PlanAnual
Anualde
de propuestas
propuestas
Contrataciones
Contrataciones Intervencin
Evaluacin
Evaluacinyy Intervencin
Expediente Econmica
EconmicadedeObra
Obra
Expedientedede calificacin
calificacin
contratacin
contratacin Resolucin
Otorgamiento
Otorgamientodedelala Resolucin
Designacin
Designacindel
delComit
Comit Buena
BuenaPro
Pro Penalidades
Penalidades
Especial
Especial Formalizacin
Formalizacindel Recepcin
del Recepcinyy
Elaboracin
Elaboracinde
delas
las Contrato -
Contrato - conformidad
conformidad
Bases.
Bases. Suscripcin
Suscripcin Liquidacin
Liquidacin
DISTRIBUCIN, REGISTRO Y CONTROL
MANTENIMIENTO Y RECUPERACIN
DE BIENES
DISPOSICIN FINAL
 ALMACENAMIENTO

Esta referido a la ubicacin

temporal de bienes en un
espacio fsico determinado
con fines de custodia,
como va para trasladarlos
fsicamente (temporal y
definitivo) a quienes lo
necesitan.
DISTRIBUCIN
ORGANIZACIN DEL RGANO
DE ABASTECIMIENTO
JEFATURA

rea de Programacin rea de Control Patrimonial

rea de Proc. de Seleccin rea de Servicios Generales

rea de Adquisiciones rea de Seguridad

rea de Almacn
FUNCIONES DEL RGANO DE
ABASTECIMIENTO
Actividades de
Programacin
Ejecucin de procesos de
seleccin
Administracin de contratos
Registro y Control de
Almacenes
Registro y control de bienes
patrimoniales
Seguridad integral
Servicios Generales
 REA DE PROGRAMACIN
Funciones Generales
Proyeccin PAC
seguimiento y modificaciones
Evaluacin de Requerimientos
generacin de expedientes
Seguimiento de la Ejecucin
de Calendarios de Compromisos
Elaboracin del POA
Implicancias Funcin- Dependencias
Normas relacionadas
involucradas
En base a los cuadros de necesidades, se Directiva PAC OSCE
realiza la revisin, identificacin de procesos y Ley de presupuesto para el
consolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Ao Fiscal
Presupuesto y Unidad de Programacin.
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se
presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria,
a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a las Ley de Contrataciones
evaluaciones presupuestarias. Se encamina el del Estado y su Reglamento.
requerimiento para que la aprobacin del Expediente
de Contratacin.
Se realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de Directiva para la Ejecucin del
programas informticos, en los cuales se registra el Proceso Presupuestario para
avance de la ejecucin del calendario. el Ao Fiscal.
En base a las actividades identificadas en coordinacin
con la Administracin y el rgano de Abastecimiento; Instructivo para la formulacin
y en coordinacin con la Unidad de Programacin. de Actividades para el Ao Fiscal
 REA DE PROCESOS DE SELECCIN
Implicancias de la funcin
Funcin General Norma relacionada
Dependencias involucradas

La funcin implica la preparacin del proyecto de Resoluciones de

Asistencia a Comits designacin de Comits Especiales.
Especiales. en La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial, cuadros de
Ley de Contrataciones
procesos de Adjudicacin evaluacin, cartas de Buena pro, informes del Comit Especial y del Estado y su
Directa, Concurso y dems documentos relacionados al proceso de seleccin. Reglamento
Licitacin Pblica. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el rea de
Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de
Tambin exoneraciones Administracin, Alta Direccin y postores.

Coordinacin con los postores ganadores de la buena pro de los

procesos de seleccin para la presentacin oportuna de los Ley de Contrataciones
Proyeccin de Contratos documentos necesarios para la suscripcin del contrato del Estado y su
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora Jurdica, Reglamento
Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores ganadores de la
Buena pro.
 REA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales
Determinacin de
Valore Referencial
Asistencia a Comits Especiales en
Procesos de Menor Cuanta
Emisin de Ord. Compra y Servicio
Ejecucin Contractual y
Administracin de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones
por Caja Chica
Implicancias de la funcin
Norma relacionada
Dependencias involucradas
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Ley de Contrataciones
Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin
del Estado
Del Expediente de contratacin.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y su Reglamento
Apoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases,
registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin. Ley de Contrataciones
del Estado
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin
y Presupuesto y su Reglamento
Emite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos.
Compromisos y devengados de O/C y O/S, Manual de Pago a Proveedores
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalizacin
Adendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales,
contratacin complementaria
Administracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza.
Ley de Contrataciones del Estado y
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y su Reglamento
Of. de Economa y Finanzas
Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica. Directiva de Tesorera
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.
 REA DE ALMACN
Implicancias de la funcin
Funcin General Norma relacionada
Dependencias involucradas

Recepcin, Registro y Almacenamiento rea de Programacin Sistema de Abastecimiento

de bienes y materiales rea de Adquisiciones Decreto Ley N 22056
rea de Control Patrimonial INAP /DNA -Normas Generales de
Oficinas Usuarias Abastecimientos

Resolucin Jefatural N335-90

Oficinas Usuarias INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Despacho y Distribucin Resolucin de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.

Resolucin Jefatural N335-90

Emisin de Documentos Fuentes NEA, INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Oficinas Usuarias
Pecosas, Krdex, Normas de Control Interno en el
Sector Pblico.

Resolucin N 039-98/SBN
Oficina de Administracin Financiera Reglamento para el Inventario
Informacin Contable
rea de Contabilidad Nacional de Bienes Muebles del
Estado
 REA DE CONTROL PATRIMONIAL
Implicancias de la Funcin-
Funciones Generales Normas relacionadas
Dependencias involucradas

ADMINISTRACIN Y DISPOSICIN Administra los bienes patrimoniales Decreto Supremo N 007-

DE BIENES DE LA ENTIDAD asignados en uso a los usuarios, ejecucin 2008-VIVIENDA- Rgto. de
de altas y bajas y su disposicin final la Ley de 29151- Ley General
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.

INVENTARIO, REGISTRO Y Registro y control de bienes, conciliacin Resolucin N 039-98/SBN

CONTROL DE BIENES contable en coordinacin con la Oficina de Reglamento para el Inventario
PATRIMONIALES Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles
del Estado.

Seguro de los bienes muebles, inmuebles

Resolucin N 320-2006-CG-
SEGUROS y valores - Plizas de Seguros Multiriesgo,
Normas de control interno.
Deshonestidad y de vehculos
ELEMENTOS DE LA LOGSTICA

1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios:

La habilidad de planificar la contratacin de
Bienes y Servicios, para que estn disponibles.
2. Gestin de Bienes y Servicios:
Adquisicin y almacenaje de Bienes y gestin
de servicios para uso posterior.
3. Distribucin Fsica:
Administracin de la entrega
 PLAN DE COMPRAS
Visin de Gobierno:
Hacer ms transparente el mercado de las compras
pblicas
Minimizar o reducir asimetras del mercado
Facilitar la planificacin comercial de los proveedores
Tener un mercado ms competitivo

Fortalecer procesos de seleccin y modalidades de

seleccin como fuente principal de suministro para las
necesidades del sector pblico
Transparencia
Eficiencia
- Descuentos por volumen
- Menores costos de proceso
Control
GESTIN INTERNA DE LA ENTIDAD
Planificar las compras permite a la Entidad:
Generar contratos de suministro
Obtener descuentos por volumen
Reducir el requerimiento sin perder poder de
negociacin
Reducir los costos de administracin

Reducir el fraccionamiento de las compras

Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento
Mejorar la programacin de actividades
Mejorar la planificacin financiera
VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE
COMPRAS
Programacin de las compras (PAC)
Fortalecer competencias del equipo
Administrar la distribucin de trabajo
Generar nuevas estrategias de suministro
Verificar la necesidad del usuario
Atencin oportuna al usuario
 PROBLEMAS COMUNES EN LA
PLANIFICACIN DE COMPRAS

Demora o imprecisin de los usuarios en la entrega de

informacin / Tdr / Et
Falta de informacin /elaboracin Ct
Deficiencias en la planificacin de los procesos que generan la
demanda
Falta de anlisis de oportunidades
Falta de mecanismos de programacin de actividades
Falta de mecanismos de seguimiento y evaluacin
Planificar las compras significa

Definir lo siguiente:
Qu se comprar
Cundo se necesitar
Qu cantidad se comprar
Se debe definir e identificar adems:
Periodicidad de la compra
Tiempos de respuesta de proveedores
Restricciones legales
Normas reglamentarias