GESTIN DOCUMENTAL

CONCEPTO

OBJETO
PROPSITO
ENFOQUES
ENFOQUE
CLSICO
IMPORTANCIA DE LAS FORMAS
IMPRESAS

Su contenido.

La cantidad que de ellas se utiliza.

El costo que representan.

El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesin a las

acciones.

Que constituyen un vehculo confiable para generar y transmitir

informacin.
ANLISIS

Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamao de los equipos en que se procesan o
son excesivas para los datos que contienen.

Duplicacin de formas para un mismo fin.

Exceso de formularios de poco uso.

Formularios con un nmero de copias innecesario.

Formularios cuyo diseo no satisface el propsito para el que fueron creados.

Formularios para trmites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.
 Por lo general, los formularios que
emplea una organizacin suelen ser
diversos.
Entre los ms
comunes se pueden mencionar:
*De su uso interno (por ejemplo, el
control para pedidos de papelera).
*Diseadas para la presentacin de
resultados (informe a rganos de gobierno).
*Producto de un consultor externo (formulario
para realizar un procedimiento).
*De uso comercial comn (formulario para
solicitud de empleo).
*Elaboradas por una autoridad normativa para uso
interno y reporte de acciones (declaraciones de
impuestos).
*Requeridas por una instancia externa para su uso
exclusivo (encuesta de alguna cmara o
confederacin).
*Propuestas por un fabricante de papel o diseador
profesional (formularios continuos para captura de
informacin).
La existencia en mayor o menor medida de
formularios en una organizacin obedece a
sus necesidades especficas de trabajo, en
funcin de los factores siguientes:
Internos:
El instrumento jurdico que las crea.
Las pautas dictadas por el rgano de gobierno.
La desagregacin de funciones derivadas de su base legal.
La determinacin de objetivos y programas.
La definicin de procesos.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar los procesos y
programas.
La traduccin en procedimientos y, por ende, en operaciones
de las actividades.
El establecimiento de estrategias de negocio.
El proceso de toma de decisiones.
Externos:
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones que tiendan a globalizar la entidad.
Por pactos o convenios nacionales o internacionales.
En atencin a demandas de clientes o proveedores.
 DISEO

Elementos funcionales
Identificacin Orden de los componentes
Logotipo de la organizacin. Secuencia de datos
Ttulo. Flujo del trabajo.
Fecha. Cuerpo (datos principales).
Nmero de hoja. Instrucciones al pie o en el dorso, o colocacin de
Nombre de quien lo elabora, nmeros entre parntesis en cada espacio
revisa y/o autoriza. que deba ser llenado; se anexa el instructivo.
Clave del formulario.
 Condiciones para su llenado

Manual
Se necesitan espacios adecuados
para que la informacin quede
suficientemente clara y se eviten
errores de interpretacin.
A mquina
El espaciado debe adecuarse a la longitud del
carro de una mquina de escribir, aunque no
existe una estandarizacin de este equipo .

En impresoras de equipo de cmputo

Este tipo de reproduccin no debe representar ningn problema, ya que los
formularios tienen que
haberse creado en la computadora desde un principio. En caso contrario, puede
usarse un escner
para capturarlas y darlas de alta en una unidad de memoria.
Clases de formularios

De columnas
De lnea Contiene columnas y renglones para su llenado y se
Es la clase de formulario ms sencilla que utiliza cuando los datos que se anotan (variables) son
existe, pues su contenido se basa en afectados por varios datos fijos que regularmente se
datos fijos (letras) que van seguidos de ponen en la parte superior del formulario
(encabezado) o, en casos especiales, al pie.
una lnea sobre la cual se deben anotar
los datos variables. En un mismo rengln
pueden aparecer distintos datos fijos, de
modo que se van formando lneas en
cada uno de ellos.
De casillas Combinado
Esta clase se utiliza para formularios cuya informacin es La composicin de este tipo de formulario
excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo dentro de un
cuadro o rectngulo llamado casilla, preferentemente en
incluye ms de una alternativa de presentacin
el ngulo superior izquierdo y con letra pequea pero por lo que puede combinar casillas y bloques .
legible; de esta forma, el dato variable se distingue
fcilmente del fijo. Las casillas, que se forman en lnea
horizontal, ocupan un rengln .
Visualizacin
Para que un formulario facilite su comprensin y utilizacin es necesario que cubra los
requisitos siguientes:
Unidad
El trazo debe ser homogneo para
que se mantenga una imagen
coherente y proporcional.
Divisin modular
El mdulo permite ordenar y estandarizar los
datos en funcin de la saturacin del
formulario, por lo que debe conservarse su
tamao y colocacin, lo cual permite apreciar
mejor los datos y aprovechar los espacios en
forma ms racional .
Claridad
Una distribucin correcta y accesible
facilita tanto el llenado como la
comprensin y utilizacin de los datos .
Agrupacin y jerarquizacin
La distribucin de datos en un formulario debe
efectuarse de acuerdo con su importancia,
utilidad y
naturaleza general o especfica.
Saturacin
La delineacin de un formulario debe
prever slo la integracin de los datos,
para evitar que se recargue en exceso .
Movimiento
La distribucin lgica facilita el llenado de
un formulario; en ese sentido, el
movimiento espiral imprime agilidad a su
contenido .
Ritmo
La distribucin de datos en un
formulario debe contar con un ritmo
que permita al lector percibir su
secuencia .
Imagen residual
La estructura de un formulario debe ser tan
verstil que permita agregarle diversos apoyos
e imgenes para fijar en la memoria del
usuario cualquier dato o referencia.
Seleccin de producto y presentacin

Hojas extras
Son hojas simples, sin papel carbn intercalado, que se pueden incluir sueltas o en forma de
block.

Juegos engomados
Conjuntos individuales de dos o ms partes de papel bond, engomadas y unidas entre s por
medio de un taln, las cuales llevan una hoja de papel carbn intercalada que no se mueve
debido al pegamento.

Juegos individuales con papel carbn intercalado

Conjunto de dos o ms copias engomadas entre s; se les intercala papel carbn tambin
engomado y se les une con un taln.

Formularios continuos
Son formularios que se utilizan usualmente en equipos de cmputo; pueden o no tener papel
carbn intercalado, y sus medidas pueden variar segn su objeto y tipo de impresora.