Com as organizaes buscando trabalhar com menores

custos operacionais e menores investimentos, os estoques tem sido

administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto , para uma mesma
demanda, mantemos estoques cada vez menores. Sendo assim, torna-se
necessrio o extremo cuidado com as informaes de estoque, para que os
saldos em estoque demonstrados nos sistemas informatizados mantenham
perfeita sintonia com os saldos fsicos existentes nos depsitos.
Quando esta acuracidade no existe, os riscos de faltas e
sobras de materiais e produtos torna-se altamente relevante, podendo causar
problemas, principalmente de compras desnecessrias ou desperdcio de
produtos.
 Ao falar de acuracidade, verificamos a grande importncia do

estoque dentro de uma empresa, em sntese, a finalidade dos estoques

amortecer as consequncias das incertezas. E, de fato, existem muitas
incertezas na logstica. Os profissionais de logstica so unnimes em se
queixar frequentemente destas incertezas e dos impactos que elas ocasionam
no atendimento aos seus clientes. No entanto, como seria aborrecida a vida
sem os riscos, no mesmo? Alias, so as incertezas que asseguram a
necessidade desses mesmos profissionais, pois nenhum sistema
automatizado, por mais elaborado que seja, ou ser capaz de substituir o
talento, a criatividade e o raciocnio humano.
 Logstica
o processo de planejar, implementar e controlar o fluxo e

armazenagem, eficaz e eficiente em termos de custos, de matrias-primas,

materiais em elaborao e produtos acabados, bem como as Informaes
correlatas, desde o ponto de origem at o ponto de consumo, com o
propsito de atender s exigncias dos clientes.
 Gesto de Materiais
Recebimento Armazenagem Controle

Verificar Ordem Compra Conferncia Fsica Baixa de Estoque

Conferncia Fsica Endereamento Inventrio

Identificar Volume Armazenamento

Movimentar Organizao

Rotina Operacional Velocidade na Ao Preventiva

Com Rapidez nas Aes Disposio dos Materiais Acompanhamento
 Principais Funes
As principais funes da gesto de materiais envolvem:
Determinar o que manter em estoque e identificar precisamente estas SKU
um item de estoque, cada tipo de mercadoria (caneta, lpis, borracha, etc.);
Determinar quando reabastecer;
Determinar quanto requisitar;
Acionar o processo de abastecimento pelo departamento de compras e produo;
Receber, estocar e suprir os materiais conforme requerido pelos usurios;
Manter acuracidades dos saldos;
Retirar itens obsoletos (saneamento dos estoques).
 Codificao de Materiais
Com base nos dois princpios descritos e, atravs de
suas combinaes, podemos empregar trs modalidades de
representao grfica para os cdigos de material:

Sistema Alfabtico - O material codificado utilizando-se um conjunto de letras suficientes para preencher toda a

identificao do material.

Sistema Alfa Numrico - O material codificado atravs da utilizao ou combinao de letras e nmeros para

representao de material.

Sistema Numrico ou Decimal - Consiste na composio e atribuio de cdigos em algarismos arbicos.

o mtodo mais utilizado, tendo em vista a facilidade na ordenao sequencial dos diversos itens de materiais e na adoo da informatizao.
 O que acuracidade de estoque?
Acuracidade de estoque um indicador da qualidade e
confiabilidade da informao existente nos sistemas de controle, contbeis ou
no, em relao existncia fsica dos itens controlados.
Quando a informao de estoque no sistema de controle,
informatizado ou manual, no confere com o saldo real, dizemos que este
inventrio no confivel ou no tem acuracidade. A falta de confiabilidade
nas informaes afeta todos os setores da empresa, desde o nvel gerencial
at o operacional. Uma informao errada dos saldos em estoque pode levar
a uma deciso equivocada na rea de planejamento de estoques ou compras,
atrasar a produo ou at mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente.
 Problemas com a acuracidade

Problemas com a acuracidade de estoques,

normalmente tm origem na combinao de fatores relacionados a
pessoas, processos e tecnologia.

Pessoas (desmotivado e mal treinado);

Processos (mal desenhados ou inexistentes encorajam as pessoas a

cometer ainda mais erros).

Tecnologia (pouco ou nada aderente ao processo dificulta a gesto

dos estoques).
 Melhoria dos indicadores de acuracidade.

Muitos profissionais da rea de Logstica condicionam a

melhora nos ndices de acuracidade a aplicao e uso de ferramentas
tecnolgicas como o uso de sistemas WMS (Sistema de Gerenciamento
de Armazm), cdigo de barras e etiquetas inteligentes.
 1 Passo

O primeiro passo medir a acuracidade de estoques.

Se no medirmos, no saberemos o quanto precisamos melhorar.
Inicie medindo mensalmente os itens de maior representatividade
em vendas, por exemplo, aqueles que classificamos como itens A
na curva ABC e que representam de 60% a 70% das vendas.
 A curva ABC um importante instrumento para se
examinar estoques, permitindo a identificao daqueles itens que
justificam ateno e tratamento adequados quanto sua
administrao. Ela consiste na verificao, em certo espao de
tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo em valor
monetrio, ou quantidade dos itens de estoque, para que eles
possam ser classificados em ordem decrescente de importncia.
Aos itens mais importantes de todos, segundo a tica
do valor, ou da quantidade, d-se a denominao de itens da classe
A, aos intermedirios, itens da classe B, e aos menos importantes,

itens da classe C.
 Etapa 1
MATERIAL PREO UNITRIO CONSUMO VALOR DO CONSUMO CLASSIFICAO
Material 1 1,21 123 148,83 4
Material 2 11,90 15 178,50 3
Material 3 3,64 89 323,96 2
Material 4 5,98 12 71,76 5
Material 5 11,20 75 840,00 1
Material 6 11,98 6 71,88 7
Material 7 1,60 22 35,20 10
Material 8 0,38 84 31,92 9
Material 9 5,12 19 97,28 6
Material 10 21,60 3 64,80 8
Etapa 2
A=80% , B=15%, C=5%
MATERIAL VALOR DO CONSUMO % PERCENTUAL % PERCENTUAL CLASSIFICAO
ACUMULADO
Material 5 840,00 45,06% 45,06% A
Material 3 323,96 17,38% 62,44% A
Material 2 178,50 9,57% 72,01% A
Material 1 148,83 7,98% 79,99% A
Material 9 97,28 5,22% 85,21% b

Material 6 71,88 3,85% 89,06% b

Material 4 71,76 3,84% 92,9% B
Material 10 64,80 3,48% 96,38% B
Material 7 35,20 1,89% 98,27% C
Material 8 31,92 1,73% 100% C
TOTAL 1.864,13 100%
 2 Passo
O segundo passo rever os processos relacionados
movimentao fsica, como recebimento, endereamento, estocagem,
separao de pedidos, expedio e logstica reversa, especialmente as
devolues. Envolva as pessoas-chave de sua equipe e identifique
medidas que impactem diretamente (e se possvel
rapidamente) na acuracidade dos saldos em estoque. Em paralelo, reveja
os processos administrativos relacionados administrao dos estoques.
Procure simplificar ao mximo e no tornar os processos mais
complexos.
 3 e 4 Passo

O terceiro passo envolve o comprometimento da equipe, desde o

cho-de-armazm at o pessoal administrativo. Mantenha-os sempre informados

sobre os objetivos do programa, metas a serem atingidas e a evoluo do trabalho.

Em seguida, no quarto passo, mea outros indicadores que

direta e indiretamente ajudaro voc a atingir seus objetivos na acuracidade de
estoques. Por exemplo: acuracidade do endereamento, tempo de doca ao
estoque, nvel de estoques obsoletos, etc.
 5 Passo

No quinto passo, implante um sistema de inventrio cclico ou rotativo para todos os

itens, contando com maior frequncia os itens de maior importncia (pelo menos uma vez ao ms) e
com menor frequncia os itens de menor volume, giro ou popularidade (2 a 4 vezes ao ano).

Por ltimo, busque aprimorar a tecnologia existente. Agora voc poder, com muito
mais certeza, dizer se a ferramenta disponvel poder lhe atender ou no, e quais as deficincias
existentes.
 Frmula para calcular acuracidade

ACURACIDADE = QUANTIDADE DE INFORMAES CORRETAS X 100

QUANTIDADE DE INFORMAES VERIFICADAS

DIVERGNCIA = QUANTIDADE MEDIDA QUANTIDADE NO SISTEMA X 100

QUANTIDADE NO SISTEMA
 Fisico
Acuracidade =
Sistema

1750 Fisico

Exemplo = X 100 = 87,50%

2000 Sistema

ESTA A SUA
ACURACIDADE 20
 Quantidade Fsica Quantidade no Sistema
Divergncia = X 100
Quantidade no Sistema

105 - 100
EXEMPLO: x 100 = 5,00%
100
ESTA A SUA
DIVERGNCIA 21
 Exerccio da Acuracidade
FISICO ACURACIDADE
ITEM
Sistema VERIFICADA

A1 2.500 1.850

A2 4.550 38.540

A3 12.000 12.000

A4 89.500 88.000

A5 135.000 134.980

22
 Resultado do Exerccio
QTDE ESTOQUE QTDE FISICA ACURACIDADE
ITEM
CONTABIL VERIFICADA VERIFICADA

A1 2.500 1.850 74,00%

A2 4.550 38.540 847,03%

A3 12.000 12.000 100,00%

A4 89.500 88.000 98,32%

A5 135.000 134.980 99,99%

23
 Quando acontecem erros na confrontao dos registros de estoque
com as quantidades fsicas existentes, algumas pessoas preferem colocar a culpa pelos
erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema conseguisse trabalhar
sozinho. Se as informaes esto erradas porque o sistema no est sendo utilizado
da maneira correta e, portanto, a culpa dos usurios que no colocam as
informaes corretas no sistema. No ser a implantao de sofisticados sistemas de
processamento de dados que aumentar a preciso das informaes de estoque. O
estoque responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os
itens, desde o cadastramento at a entrega ao usurio final.
Inventrios fsicos e inventrios contbeis
 Inventrio

O Inventrio fsico nada mais a contagem de todos os estoques da

empresa, para verificao se as quantidades correspondem aos controles do estoque.

Inventrio Rotativo ou inventario cclico um processo de

recontagem fsica continua das matrias em estoque, programando de modo que os
materiais sejam contados a uma frequncia pr-determinada (semanal ou diria),
Organizada em ciclos e perodos, que so dimensionados em funo das quantidades e
das categorias dos materiais envolvidos.
 Mtodos de realizao de inventrios fsicos
Existem quatro tipos de procedimentos para
inventrios. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se coaduna
ao seu ambiente. O que vamos demonstrar no prximo quadro so
as diversas vises de cada um destes mtodos de inventrio:
 TIPO DE INVENTRIO VISO DO MTODO

INVENTRIO GERAL CONTBIL, PREOCUPAO COM VALOR DOS

ATIVOS

INVENTRIO DINMICO ECONOMIZAR RECURSOS OPERACIONAIS DO

ALMOXARIFADO

INVENTRIO ROTATIVO PREVENO DE ERROS

INVENTRIO POR AMOSTRAGEM IDENTIFICAR SE OS MTODOS DE CONTROLE

SO EFICIENTES
 Inventrio Geral

um processo de contagem fsica de todos os itens da empresa

em uma data pr-fixada. utilizado, usualmente, no fechamento contbil do
exerccio anual ou em inventrios mensais/trimestrais, para "fechamento" dos
custos de produo.
 Desvantagens

Muitos itens para contar em pouco tempo;

Difcil coordenao dependendo do nmero de itens e dos volumes;
Dificuldade para realizar novas contagens, em caso de divergncias;
Falta de credibilidade nos estoques ao longo do ano;
Processo de interesse contbil e no das operaes envolvidas nas atividades;
Desenvolvimento de um pssimo comportamento de pessoal envolvido, de qualquer
problema o inventrio depois acerta
Empresa com operaes paralisadas ou prejudicadas para realizar o inventrio, envolvendo
altos custos;
 Inventrio Dinmico

um processo de contagem fsica de um item sempre que este

atinge alguma situao pr-definida.
Uma oportunidade de contagem poder acontecer quando o estoque ou o endereo
de armazenagem do item fica zerado. Neste momento ento se processa uma
verificao do estoque para ver se realmente o estoque do item ou do endereo se
esgotou.
Outra oportunidade de contagem seria quando o item atingisse o nvel de seu
estoque de segurana registrado no sistema de controle. Este pressuposto se baseia
no fato de que se o item j est igual ou abaixo do estoque de segurana, qualquer
erro que haja poder aumentar o risco de algum desservio aos clientes internos ou
externos.
 Inventrio Rotativo

uma contagem fsica, feita de maneira contnua, dos

itens em estoque, programada de modo que os itens sejam contados,
de acordo com sua popularidade, a uma frequncia pr-determinada.
Estas contagens so feitas normalmente na
temporalidade diria, quase sempre ao iniciar o dia de trabalho.
 Inventrio por Amostragem

empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma

abordagem estatstica. Neste caso so contados apenas alguns itens que representem
uma boa amostra do universo de itens da empresa e, pelo resultado da amostragem, se
infere se os mtodos de controle esto sendo bem executados.
Este mtodo muito recomendado quando a acuracidade dos
estoques mantida atravs de inventrios rotativos e h uma exigncia de auditoria ao
final do exerccio contbil para que sejam feitos inventrios gerais (que so ento
substitudos pelos amostrais).
 Modelo de programa de acuracidade de estoques

Quando uma organizao toma a deciso de examinar seus

procedimentos de controle de estoques em virtude de estar se deparando com a

ocorrncia de muitos erros, recomendado que se faa um planejamento das
aes a serem tomadas para implementao de um Programa de Acuracidade de
Estoques.
Um modelo de tal programa, com trs etapas para
implementao e que proporciona excelentes resultados, pode ser visto no quadro
seguinte:
 Principais causas de erros na realizao dos
inventrios
A falta de planejamento para realizao dos
inventrios um dos principais motivos para o seu
insucesso. A preparao prvia do ambiente a ser contado
elimina muitos erros e aumenta a produtividade do
pessoal envolvido com as contagens.
 Principais causas de erros na realizao dos
inventrios

Falta de organizao da rea a ser inventariada;

Falta de treinamento das equipes de contagem;
Itens a serem contados espalhados em vrios locais;
Duplicidade de cadastro de algum item no identificado antes do inventrio;
Falta de equipamentos adequados para contagem como, balanas e empilhadeiras para
descida de paletes das estantes;
Movimentao de mercadorias que estejam sendo inventariadas, durante a realizao do
inventrio;
No lanamento de notas fiscais de entrada e requisies no sistema antes do inventrio;
Falta de elaborao de um cronograma de inventrio.
 Identificando as causas da inacuracidade dos
estoques
Para identificar as causas dos erros de inventrio pode-se utilizar o

diagrama de Ishikawa, conhecido tambm por diagrama espinha de peixe.

Este diagrama pode ser utilizado para a anlise de problemas
organizacionais genricos, como a anlise de acuracidade de estoques. muito utilizado em
situaes onde existe um efeito indesejvel bem identificado.
 Em empresas industriais que utilizam sistema de baixa

automtica das quantidades dos componentes quando da abertura ou

fechamento das ordens de produo, o cadastramento deficiente das
estruturas de produto uma das causas da ocorrncia de erros de
inventrio. Tambm nos casos de retrabalhos na produo, muitos
materiais so consumidos mais, sem a devida baixa em estoque de tais
quantidades perdidas.
Dicas para o sucesso do processo de inventrio

muito importante organizar com antecedncia o local a ser inventariado;

Para ganhar tempo pode-se fazer uma p-contagem dos itens de pouco movimentao e
os obsoletos colocando etiquetas das contagens feitas junto a tais itens;
Escalar equipe que j conhea o almoxarifado e trein-la de acordo com as normas e
procedimentos desenvolvidos para os inventrios;
Unitizar mercadorias, marcando a quantidade contada previamente em cada unificao.
Por exemplo, a cada cento contado, passar uma fita ou colocar em uma caixa e anotar a
quantidade;
 Fazer uma limpeza do cadastro, desativando itens que no existem mais,
excluindo itens que esto em duplicidade, ajustando nomenclatura dos itens e
verificando a correo dos cdigos de barras no cadastro do sistema;
Fazer a contagem dos itens com coletor de cdigo de barras escaneando pea a
pea;
Evitar contagem manual, mas se precisar adotar uma ficha inventrio para
registrar a contagem feita manualmente;
Discutir com pessoal chave as lies aprendidas no processo.
 A qualidade do processo de planejamento de estoques e
a consequente possibilidade de oferecermos o melhor servio ao
cliente, seja ele interno ou externo, so dependentes de maneira direta
ao nvel de acuracidade dos estoques.
Manter a preciso dos registros de estoque atravs de
zelosos cuidados com cadastros dos itens, uso de softwares de gesto e
coleta de dados adequados, e sistemas de inventrios permanentes,
tarefa dos profissionais que primam pela qualidade e eficcia dos
processos sob sua responsabilidade.