Sistemas de Informacin

Administrativa

Sesin 02
Otoo 2017
 Agenda

1. Aspectos Centrales

2. Construccin de Tablas

3. Poblado de Base de Datos

4. Diseo de Consultas
 Aspectos Centrales
Tipo de datos Almacena
Texto Se utiliza para texto o para texto y nmeros que no se emplean en
(Texto corto) clculos.
Memo Caracteres alfanumricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o
(Texto largo) texto con formato de texto enriquecido.
Nmero Valores numricos (enteros o valores fraccionarios).
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. cada valor almacenado
Fecha/Hora
contiene un componente de fecha y otro de hora.
Valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios
Moneda
(importes).
Valor numrico nico inserta automticamente cuando se agrega un
Autonumrico registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear
como clave principal.
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos
S/No
valores posibles: S/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Se utiliza para almacenar objetos OLE

Datos adjuntos Fotografas, imgenes, archivos binarios, archivos de Office.

Hipervnculo Hipervnculos.
 Aspectos Centrales
La llave principal de una tabla consta de uno o varios
campos que identifican inequvocamente cada fila
almacenada en la tabla.

Normalmente, hay un nmero o cdigo de identificacin

exclusivo que sirve de clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener

varias caractersticas. Debe identificar inequvocamente
cada fila. Nunca debe estar vaco. Nunca debe cambiar.
Access utiliza campos de clave principal para reunir
rpidamente los datos de varias tablas.
 Aspectos Centrales
Propiedad Uso
Definir el tamao mximo de los datos almacenados con el
TamaoDelCampo
tipo de datos Texto, Nmero o Autonumrico.
Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se
Formato
muestra o imprime.
Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al
LugaresDecimales
mostrar nmeros.
Mostrar caracteres de edicin como gua para la entrada de
MscaraDeEntrada
datos.
Definir el texto que se muestra de forma predeterminada
Ttulo
en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.
Asignar automticamente un valor predeterminado a un
ValorPredeterminado
campo cuando se agregan nuevos registros.
Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando
ReglaDeValidacin
se agrega o cambia el valor del campo.
Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la
TextoDeValidacin
expresin ReglaDeValidacin.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
 Aspectos Centrales
Al construir una Base de Datos:

Entender la situacin e intentar describirla en una frase.

Agrupar los registros existentes segn sea su tipo (datos personales,

datos de reservas, etc.)

Construir las tablas observando la situacin que se quiera

representar.

Fijarse siempre en el formato

 Aspectos Centrales
Primer paso: Definir en primera instancia cul es nuestro objetivo
primordial en el momento que tomamos la decisin de crear una
Base de Datos, sobre todo los resultados o informacin que
esperamos obtener de ella. Teniendo claro ese objetivo ser ms
fcil determinar eficazmente los conjuntos de datos que debemos
proporcionarle a la Base de Datos, para que a partir de
ellos logremos nuestro propsito, aprovechando las distintas
funcionalidades que Access tiene para tal fin.

Segundo Paso: Crear las Tablas. Las tablas son los objetos ms
importantes en cualquier Base de Datos, los otros objetos de
Access (formularios, consultas, informes, etc.) necesitan de las
tablas para cumplir con su funcin. Es necesario que las tablas
contengan datos sobre un tema especfico y no deben poseer
informacin duplicada.
 Aspectos Centraless
Tercer Paso: Definir las Llaves principales. Cada tabla podra tener
una nica llave principal. Si no la tenemos podemos dejar como
llave principal el campo de tipo auto numrico que Access genera al
momento de crear una tabla. Las llaves principales adems son
indispensables para relacionar las tablas.

Cuarto Paso: Definir las relaciones entre las tablas. Las relaciones
ms comunes entre las tablas son las relaciones 1 a muchos. Una
relacin 1 a muchos indica que para cada registro en la primera
tabla pueden existir uno, varios o ninguno relacionado en la
segunda tabla.
 Construccin de Tablas
Creacin de tablas

Crea una nueva base de datos que se llame VENTAS_LOCAL

Crea una nueva tabla que se llame Clientes, con los siguientes campos

Campo tipo de datos tamao/formato otras

Mscara de entrada L-000

CodCliente Texto 5
clave principal

Empresa Texto 25

Contacto Texto 25

Direccion Texto 25

Lista de valores: Santiago, Iquique,

Ciudad Texto Cuadro combinado
Valdivia
 Construccin de Tablas
Crea una segunda tabla que se llame Bebidas, con los siguientes campos

Campo tipo de datos tamao/formato otras

CodBebida Autonumrico Clave principal

Descripcion Texto 25

Proveedor Texto 25

Precio Numrico Moneda No negativo

Stock Numrico Entero largo No inferior a 100

StockMinimo Numrico Entero largo Valor predeterminado 100

UltimaCompra Fecha/Hora Fecha corta Mscara de entrada fecha corta

 Construccin de Tablas
Crea una tercera tabla que se llame Ventas, con los siguientes campos

Campo tipo de datos tamao/formato otras

Venta Texto 4 Mscara de entrada LL00

CodCliente Texto 5

CodBebida Numrico Entero largo

Fecha corta
Fecha Fecha/Hora Fecha/Hora
Valor predeterminado: Fecha actual

Local Texto 4

Cantidad Numrico Entero largo No negativo

Despachado Si/No
 Construccin de Tablas
Crea una cuarta tabla que se llame Locales, con los siguientes campos

Campo tipo de datos tamao/formato otras

Llave principal
Local Texto Lista combinada
Lista de Valores: VALD, STGO

Ciudad Texto 25

Encargado Texto 25
 Poblado de Base de Datos
Determinar y chequear las llaves principales.

Analizar las relaciones existentes entre las tablas.

Poblar la base de datos cada tabla con los siguientes registros

Cliente Empresa Contacto Direccin Ciudad

V-907 Supermercado LYSE Luisa Escobar Calle 1, 10 Valdivia
S-608 Local del Campo Julia Palacios Calle 14, 89 Santiago
S-163 Kiosko de Siempre Gloria Lpez Fuentes, 2 Iquique
V-911 Mercado de la Cruz Carlos Jimnez Matta, 129 Valdivia
S-622 Colmado del Norte Toms Montes Alameda, 41 Santiago
 Poblado de Base de Datos

Bebida Descripcin Proveedor Precio Stock StockMin Fecha

1 Pepsi 2L. CCU 750 150 100 11/10/2013
2 CocaCola 2L ANDINA 800 200 100 11/10/2013
3 CocaCola 3L ANDINA 1200 130 100 11/10/2013
4 Pepsi 3L CCU 1100 120 100 11/10/2013

Local Ciudad Encargado

STGO Santiago Daz
VALD Valdivia Gonzlez

Venta Cliente Bebida Local Cantidad Despachado

VE01 V-907 1 VALD 50 Si
VE02 S-608 3 STGO 200 Si
VE03 S-163 1 VALD 100 No
VE04 S-622 4 STGO 120 Si
 Diseo de Consultas
Consultas:

Nos permiten extraer datos de una tabla, o de varias, nos permiten

modificarlos o procesarlos.

1. Identificar que se requiere para responder la consulta, chequear los

campos que se utilizarn (tipo, formato).
2. Fijar criterios si se requiere.
3. Si la consulta considera datos que no estn registrados, analizar si
se pueden obtener a partir de otros registros. (calcularlos)
 Diseo de Consultas
Antes de trabajar con una Bases de Datos, generar consultas:

Revisar el contenido de las tablas, campos y registros existentes.

Verificar las llaves principales.
Revisar la existencia de las relaciones.
Realizar las consultas slo con las tablas que se requieren.
Mostrar la informacin necesaria, de manera que sea entendible por
distintos usuarios.
Usar la opcin de informes, para presentar de mejor manera la
informacin solicitada.
 Diseo de Consultas
Ejemplos

Definir una consulta en la que se obtengan todos los clientes y las

compras realizadas.
Definir una consulta en la que se obtengan las ventas por local.
Definir una consulta que muestre por cada encargado los clientes
que tiene.
Definir una consulta bebidas que ha comprado cada cliente.
2016