ADMINISTRACION DEL

TIEMPO
A.E Marcel Cabrera Angel

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 Contenido temtico
Introduccin
Tiempo de calidad
Desperdiciadores de tiempo
Identificacin de hbitos personales Ejercicio I
El valor econmico del tiempo laborable personal
Ejercicio II
El uso del tiempo Ejercicio III
Administracin de actividades
Poniendo prioridades
Eficiencia en el trabajo
Como ocupar "tiempo muerto"
Resumen y conclusiones prcticas
Evaluacin peridica
Retroalimentacin 2
 Introduccin
Metas generales

Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende

totalmente del control de los propios hbitos.

Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo.

Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo.

Identificar a travs de instrumentos de auto evaluacin, formas para

mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente.

Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para

controlar el uso del tiempo.

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 Introduccin
Al finalizar deberamos

Reaccionar en situaciones que implican riesgo de mal uso del

tiempo.

Identificar con precisin las causas particulares de desperdicio

del tiempo.

Elaborar listas de prioridades.

Distinguir efectivamente la diferencia entre acciones

importantes y acciones urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para

emprender acciones correctivas.

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 Introduccin
Administracin:
Dar un uso ptimo a los recursos

Tiempo:
Lo que permite que las cosas
no ocurran simultneamente

Es la magnitud fsica que

mide la duracin o separacin de
las cosas sujetas a cambio

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 Caractersticas del tiempo
El ms importante de los recursos.
El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo.
Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos
acaba.
Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana
puede realizarse sin tiempo.
Recurso insustituible.
Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo ms que podemos
hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del
mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero nunca de
no tenerlo.
Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones,
pero no el tiempo.

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 Administracin del tiempo
Hacerque sirva para el beneficio de las
personas y de las sociedades.

Como el tiempo no existe en s, la

administracin del tiempo es la
administracin de s mismo; el manejo
adecuado de los recursos en todo orden,
ya que no hay una sola realidad que se
sustraiga al tiempo.

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 Tiempo de calidad
Unaprovechamiento adecuado del tiempo
permite al gerente disfrutar de su trabajo y
su descanso.

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 Mitos
El mito de la actividad:
llenarse de trabajo

El mito del hombre equipo:

el putas

El mito de la decisin aplazada:

an no podemos hacer eso

El mito del indispensable:

se centra el inters en trabajar ms, en vez de
trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo:

nos lleva a repetir cosas que salieron mal .

El mito de trabajar contra el tiempo:

la presin es buena
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 Desperdiciadores de tiempo

Es cualquier cosa que impida que

una persona alcance sus objetivos.

Externos: provocados por otras

personas, factores

Internos: provocados por nosotros

mismos.

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 Desperdiciadores de tiempo
externos
Excesivo flujo de papeles
Telfono
Chat / Internet
Televisin
Visitas
Reuniones
Fallas de comunicacin
Polticas y procedimientos.
Falta o exceso de informacin
Dormir

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 Posibles soluciones
Excesivo flujo de papeles
Telfono
Chat / Internet
Televisin
Visitas
Reuniones
Fallas de comunicacin
Polticas y procedimientos.
Falta o exceso de informacin

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 Ejercicio I
Problemas

1. Elabore dos listas identificando sus propios enemigos del tiempo,

destacando los cinco principales. Una de los enemigos externos y
otra lista de los enemigos internos.

2. Jerarquice por orden de peligrosidad.

(1 poca gravedad, 5 mxima gravedad).

Soluciones
Haga dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los
problemas en la lista anterior.

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 El valor econmico del tiempo
laborable personal
Todas las empresas manejan sus finanzas
a travs de tiempo: tiempo de organizar,
tiempo de fabricar, tiempo de comprar,
tiempo de vender...

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 Ejercicio II

1. Anote en una tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus
actividades hasta que se va a descansar, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam,
etc. As mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.

2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C
para las deseables. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a
resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer
citas, reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades
necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda,
etc. Por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi
productividad, tales como: fumar un cigarrillo y pensar qu ocupado estoy, hablar de la ltima
novela, hablar con la novia o novio, conversar con los compaeros de cualquier tema, etc.

3. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das trabajados para sacar el
estimado de sueldo diario. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as
mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.

4. Ahora bien, como la empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las
actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El
resultado ser lo que realmente usted debera ganar.

5. Analice el resultado frente a la columna C y compare cuanto tiempo malgasta la Empresa en

nosotros. (Sea honesto. Slo usted ver este documento.)
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 El uso del tiempo
Auto anlisis del tiempo

Ejercicio III

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 Administracin de actividades

Planear las actividades

Diseo de Objetivos
Planes de contingencia.

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 Administracin de actividades
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es

necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.

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 Administracin de actividades

Establecer fechas de seguimiento

Realizar las actividades planeadas sin

descuidar los objetivos

El beneficio de la planificacin
El principio de Pareto

Eficiencia vs. efectividad

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 Administracin de actividades

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms

Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con
menores esfuerzos se producen mayores resultados.
No confundir el manejo de problemas con solucin de
problemas
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas
tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del
trabajo

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 Poniendo prioridades
Como planear el da? Agenda!!

La lista diaria

El consejo de Charles M. Schwab

Reflexin:

La persona que llama inesperadamente, agradable o

desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese
tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay
tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para
relajarse o para disfrutar una charla

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 Eficiencia en el trabajo
Efectividad de tiempo en el trabajo

Arreglo de los espacios de trabajo

Interrupciones

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 Como ocupar tiempo muerto
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el
que uno realmente no est haciendo aquello
para lo cual ha comprometido su tiempo:
minutos o incluso horas de ocio cuando se est
esperando o no totalmente ocupado.

Que cosas son tiempo muerto?

Ejemplo
Que hace cuando espera en una fila?

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 Resumen y conclusiones
prcticas

En resumen

Casi todas las personas tienen el potencial de

ahorrarse de cinco a diez horas a la semana.
Para hacerlo se requiere disciplina y
dedicacin a algunos principios bsicos.

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 Resumen y conclusiones
prcticas
Resumen escrito de aprendizaje

Ahora, le puede ayudar escribir un resumen o

reflexin personal

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 Conclusiones prcticas

El tiempo es un recurso no renovable. No

se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de su
tiempo, empiece descubriendo en qu y
cmo lo est gastando actualmente.
El mejor generador de tiempo es la buena
administracin.
Cada hora invertida planificando ahorra
varias horas en la realizacin.

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Evaluacin peridica

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