Digitalizacin Archivo Recursos Humanos y Gerencia Administrativa

Proficol Andina B.V. Sucursal Colombia

Nelson Senz
INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
El incremento de informacin en la compaa ha
generado la necesidad de almacenar, acceder y
distribuir la documentacin de manera gil y segura.
Es por esta razn que el rea de recursos humanos y
la Gerencia administrativa a tomado la iniciativa de
presentar un proyecto de digitalizacin.
Con este proyecto pretendemos implementar un
sistema de fcil acceso, consulta, resguardo y
proteccin de la informacin. Adems se busca
optimizar el espacio fsico de la oficina y tener
simultaneidad en la consulta de documentos
importantes.
OBJETIVOS DEL PROYECTO

Optimiza el espacio fsico convirtiendo

montones de papel en soportes pticos.
Protege la informacin y
Controlar el acceso a la
misma
Elimina el extravo de
documentos.

Permitir un acceso rpido,

seguro, simultaneo y fcil a la
informacin.
DESCRIPCIN
Todo proyecto de digitalizacin debe contemplar tres
aspectos fundamentales:

Fase Archivstica

Fase Tecnolgica

Fase Legal
 FASE ARCHIVSTICA
Dentro de la fase archivstica se manejan cuatro aspectos fundamentales
que se debe tener en cuenta.

1. Preparacin de los
Documentos

4. Grabacin de las 2. Proceso de

imgenes Escaneado

3. Indizacin de los
Documentos
PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS

Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser

escaneados:

Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.

Desdoblar los documentos.

Separar los documentos por lotes para ser procesados ms fcilmente. Los
criterios para separar los documentos pueden ser:

Tamaos y formatos
Caractersticas de los documentos como por ejemplo, el color o si estn
impresos o manuscritos.
PROCESO DE ESCANEANDO
Supervisar que la entrada de
documentos se haga de una forma
correcta.
Se revisar la calidad con la que
salen las imgenes que se van
procesando.
Finalizado el proceso, se vuelve a
colocar los documentos en su
estado original.
INDIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Es la Tcnica del anlisis documental para

representar y describir el contenido de los
documentos, mediante conceptos
principales contenidos en ellos (palabras
clave) o vocabularios controlados
(descriptores, trminos o encabezamientos),
con el fin de guiar al usuario en la
recuperacin de los documentos que
necesita.
Una vez digitalizadas las imgenes, lo ms
habitual es someterlas a un proceso de este
proceso.
 GRABACIN DE LAS IMGENES
El dispositivo de grabacin se elegir en
funcin de:
Uso posterior de las imgenes.
Frecuencia con la que se vayan a
consultar las imgenes.
Volumen de documentos escaneados
y peso de los mismos.
Tipo de acceso que se desea tener:
on line / off line.
Los dispositivos ms utilizados son:
CD-ROM
DVD
Cintas magnticas
Servidores
 FASE LEGAL
Ley 6 de 1992, ARTCULO 74: VALOR PROBATORIO DE LA IMPRESIN DE IMGENES PTICAS NO MODIFICABLES. Adicionase el
Estatuto Tributario con el siguiente artculo:
Artculo 771-1. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin impresa de imgenes
pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos Nacionales sobre documentos
originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos sealados en el Artculo
251 del Cdigo de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio.

Decreto 2620 de 1993, por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tcnicos adecuados para
conservar los archivos de los comerciantes. Considerando entre otros, lo expresado por el artculo 48 del cdigo de comercio
decreta:
Artculo 1 Todo comerciante podr conservar sus archivos utilizando cualquier medio tcnico adecuado que garantice la
reproduccin exacta de documentos, tales como la microfilmacin, la micrografa y los discos pticos entre otros.

Decreto 2649 de 1993,

ARTICULO 112. CONTABILIDAD DE LAS EMPRESAS EN LIQUIDACION.
Debe crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, reproduccin, guarda y destruccin de los libros y papeles del ente
econmico.

Artculo 134. CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE LOS LIBROS. Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los
libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la
correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos
contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta
final de liquidacin.

Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de
Comercio, debe acreditarse ante la cmara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las
copias de los libros y papeles destruidos.(S.N.)
 Ley 527 de 1999, que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, en su artculo 12 establece
que los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio
tcnico que garantice su reproduccin exacta.

Decreto 2150 de 1995, suprime autenticacin de documentos originales y el uso de

sellos; prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su
poder; prohbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades
pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de
datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de
los particulares, entre otros.

Norma ISO-19005 de 2005, basado en el estndar PDF 1.4 (PDF/A-1), permite a las
organizaciones archivar documentos electrnicamente de manera que se asegure la
preservacin de su contenido, aspecto visual y apariencia sobre un extenso periodo
de tiempo.
Tambin permite que los documentos sean recuperados y revisados con consistencia y
resultados predecibles en el futuro, independiente de las herramientas y sistemas usados para su
creacin.
ANLISIS DE LA COMPETENCIA (CONT.)
Competidor
Puntos fuertes
Puntos dbiles

Competidor
Puntos fuertes
Puntos dbiles

Competidor
Puntos fuertes
Puntos dbiles
ANLISIS DE LA COMPETENCIA

Puntos Puntos
Competencia
fuertes dbiles
Quiz desee Los puntos Los puntos
asignar una fuertes de su dbiles de su
diapositiva a empresa en empresa en
cada empresa relacin con los relacin con los
de la de la de la
competencia. competencia. competencia.
TECNOLOGA

Nuevas tecnologas utilizadas

Ventajas

Estndares adoptados
Ventajas

Estndares no aplicados expresamente

Ventajas y desventajas

DYA (Define Your Acronyms) - Defina sus acrnimos

RECURSOS DEL EQUIPO

Personas

Ventas Equipo

Especifique
cules son los
recursos
asignados a
este proyecto.

Fabricacin Ubicaciones

Soporte
tcnico y
servicios
externos
PROCEDIMIENTOS

Destaque las diferencias

de procedimientos
respecto a otros
proyectos habituales de Estudie los requisitos,
este tipo ventajas y problemas del uso
de procedimientos nuevos

Para obtener ms informacin. . .

Indique la ubicacin o la persona de contacto para obtener especificaciones (u otros documentos relacionados).
CALENDARIO

Revise el calendario general del proyecto.

Para obtener ms informacin. . .

Indique la ubicacin o la persona de contacto para obtener especificaciones (u otros documentos relacionados).
ESTADO ACTUAL
Descripcin general de los
avances realizados en relacin con
el calendario previsto
Qu reas del proyecto estn al da
Qu reas del proyecto van con retraso
Qu reas del proyecto van adelantadas

Retrasos o problemas no previstos

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