Proyecto de Digitalizacin

del
Archivo Histrico de las
Compaias
Agenda:

Antecedentes
Introduccin
Objetivos
Contenido del Archivo
Proceso de depuracin del Archivo
Proceso de digitalizacin del Archivo
Implementacin del Proyecto
Sistemas desarrollados
Conclusiones
Antecedentes

La Superintendencia de Compaas del Ecuador

es una institucin autnoma, cuyas funciones
principales son apoyar y supervisar a los
sectores empresarial y de Mercado de Valores.

Con el fin de contar con un mecanismo ms

eficiente para el manejo del Archivo Fsico, se
decidi iniciar el Proyecto de Digitalizacin.

Para ello, mediante Resolucin No.04.001 se

expidieron los lineamientos a seguir con el fin
de lograr en primer trmino, la depuracin de
los documentos contenidos en el Archivo.
Introduccin

Pasos a realizar en el proceso de digitalizacin:

DEPURACION DEL ARCHIVO FISICO .

DIGITALIZACION .

ACCESO ELECTRONICO .
Proceso de depuracin

Este proceso consiste en contrastar los

documentos que conforman el expediente fsico
de cada compaa, con el listado de
documentos que de acuerdo a nuestra Base de
Datos, deberan estar en dicho expediente.

Esto nos permite asegurar que nicamente los

documentos previamente verificados llegarn a
la etapa de digitalizacin.

Adems nos permite comparar la informacin

contenida en los documentos fsicos con la que
est almacenada en nuestra Base de Datos.
Con esto logramos depurar tambin la
informacin de la Base de Datos.
Proceso de depuracin

Para hacer esta depuracin, realizamos un

anlisis de la informacin contenida en nuestra
Base de Datos y a partir de ella, generamos un
listado de todos los documentos que segn
esta, deberan conformar el archivo fsico, y los
separamos en las tres secciones: general,
jurdica y econmica.
LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR

BASE DE
DATOS
Proceso de depuracin

Para realizar esta depuracin, desarrollamos

una Aplicacin Web que permite a un grupo de
funcionarios realizar efectivamente la
comparacin del expediente fsico de cada una
de las compaas, contra el listado previamente
generado.
Proceso de digitalizacin

Una vez depurado, cada uno de los expedientes de

las compaas pasa al proceso de digitalizacin.

Para esto, era necesario contar con una aplicacin

que permita digitalizar los documentos y
almacenarlos de forma segura, de tal manera que
fuera sencillo poder consultarlos posteriormente.

Se evaluaron distintas alternativas con el fin de

seleccionar la mejor opcin para la
Superintendencia de Compaas. Tenamos que
decidir entre adquirir un software comercial, y
desarrollar una aplicacin que se adapte a nuestras
necesidades y que est hecha a la medida. Cada
alternativa tiene ventajas y desventajas.
Proceso de digitalizacin

Ventajas de un software comercial:

Presta muchas funcionalidades a la hora de

digitalizar los documentos, aunque algunas son
innecesarias.
Est probado en el mercado.

Desventajas de un software comercial:

La integracin con los recursos tecnolgicos de la

Superintendencia (Bases de Datos, Sistemas, etc.)
requiere de mucho esfuerzo.
No se dispone del cdigo fuente y cualquier
cambio implica solicitar al propietario del producto
que realice dichos cambios, lo cual genera
dependencia.
Es costoso puesto que implica licenciamiento.
Proceso de digitalizacin

Ventajas de un software a la medida:

Es menos costoso debido a que no se requiere

realizar ningn licenciamiento.
Fcilmente integrable con los recursos
tecnolgicos de la institucin.
Se dispone del cdigo fuente, lo que facilita
realizar futuros cambios.

Desventajas de un software a la medida:

No tendra todas las funcionalidades (muchas de

ellas innecesarias) que tiene el software comercial.
Podra presentar errores al no estar previamente
probado.
Proceso de digitalizacin

Despus del proceso de evaluacin, se decidi

desarrollar un software a la medida.

Se desarroll un primer prototipo y se lo fue

mejorando con el fin de que ofrezca mejores
prestaciones a la hora de digitalizar los documentos.

Con este software, el funcionario encargado de

digitalizar, ingresa el nmero del expediente de cada
compaa y tiene en su pantalla el listado de todos
los documentos previamente verificados en el
proceso de depuracin y que deben ser digitalizados.

Luego hace doble clic sobre cada documento y se

presenta una interfaz que le permite digitalizarlo.
Luego mejora la imagen para que refleje de manera
fiel los detalles del original y finalmente lo graba en
nuestra Base de Datos Sybase.
Proceso de digitalizacin

Listado de documentos
a digitalizar

Documentos
digitalizados
BASE DE
DATOS

Interfaz de digitalizacin
Implementacin del Proyecto

Una vez que se desarrollaron al interior de la

Institucin, los programas tanto para la depuracin
cuanto para la digitalizacin del Archivo, tena que
implantarse el proyecto a nivel nacional.

La Superintendencia de Compaas del Ecuador

tiene siete oficinas en las siguientes ciudades:
Quito (Matriz), Guayaquil, Cuenca, Portoviejo,
Ambato, Machala y Loja.

En cada una de estas oficinas se tiene un Archivo

conformado por los expedientes de las compaas
que estn sujetas a su control. La suma de todos
estos Archivos dan como resultado el Archivo Total
de la Superintendencia de Compaas.
Implementacin del Proyecto

Para el proceso de depuracin del Archivo, los

funcionarios de todas las oficinas utilizaron la
Aplicacin Web desarrollada por la Divisin de
Informtica de la Superintendencia y alojada en
un servidor central en Quito.

Para el proceso de digitalizacin, se instal un

Servidor de Base de Datos en cada una de estas
oficinas. De esta manera, los documentos
digitalizados en cada oficina se almacenan en la
Base de Datos de esa oficina, esto mejora el
tiempo de respuesta del Sistema, toda vez que
si se hubiera pretendido almacenar
directamente en el Servidor Central en Quito, el
Sistema se hubiera vuelto extremadamente
lento e ineficiente, esto en funcin del tamao
de los documentos digitalizados.
Implementacin del Proyecto

El Sistema de Digitalizacin fue instalado en

cada una de las oficinas de la Superintendencia
a nivel nacional.

Todas las oficinas de la Superintendencia estn

conectadas a travs de enlaces dedicados, estos
permiten que desde cualquiera de ellas se
pueda conectar con el Servidor Central ubicado
en Quito.

Para aprovechar esta infraestructura, se

desarroll otro programa que transmite durante
las noches (tiempo en que se usan menos los
enlaces de comunicacin), al servidor central en
Quito, todos los documentos digitalizados
durante el da en cada una de las oficinas. As
tenemos una Base de Datos que consolida todos
los documentos digitalizados a nivel nacional y
que es respaldada diariamente, asegurando la
integridad de la informacin.
Implementacin del Proyecto

Generalmente, los funcionarios de una oficina

consultan los documentos digitalizados
correspondientes al Archivo de esa oficina. Por
lo tanto, para realizar estas consultas el
Sistema accede nicamente a la Base de Datos
local, lo cual es ptimo en funcin del tiempo de
respuesta.

Sin embargo, si algn funcionario desea

consultar un documento digitalizado que est
almacenado en otra oficina, el Sistema se
conecta a la Base de Datos de esa oficina y
extrae el documento correspondiente.
Implementacin del Proyecto

Una vez que los documentos han sido

digitalizados, los funcionarios autorizados
pueden consultarlos. Para ello, utilizan una
Aplicacin Web que permite ubicarlos,
extraerlos de la base de datos y presentarlos en
el visor Adobe Reader, esto debido a que los
documentos estn almacenados en formato pdf.

Utilizamos el formato pdf porque es un estndar

de la industria y porque ya existe un visor que
presta todas las funcionalidades para la
exploracin de los documentos digitalizados.
Sistemas desarrollados

Sistema de depuracin del Archivo.

Sistemas desarrollados

Sistema de digitalizacin del Archivo.

Sistemas desarrollados

Sistema de consulta del Archivo.

Sistemas desarrollados

Sistema de consulta del Archivo.

Conclusiones

La conversin de los archivos fsicos en archivos digitales

es muy beneficioso para las instituciones. La tecnologa
actual nos brinda todos los recursos necesarios para
realizar esta conversin.

Los archivos digitales brindan varias ventajas a las

Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de
consulta, proteccin de los documentos originales,
rapidez, etc.

Antes de iniciar un proyecto de digitalizacin se debe

hacer un anlisis completo de los problemas que se
debern afrontar en su implementacin.

Los proyectos de digitalizacin implican un gran esfuerzo

de coordinacin y planificacin. Adems involucran
varios recursos: humanos, hardware, software,
comunicaciones, etc.