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Kultur Dokumente
3
Quest-ce que VDoc Document
Management SQL ?
4
Quest-ce que nest pas VDoc
Document Management SQL ?
Un document
6
Quest-ce quun document ? (2/2)
Un document
peut tre distribu aux personnes concernes
8
Exemple de cycle de vie
Responsable
Applicable Redistribution ventuelle
nouvelle version du document
Prime le document ou cre une nouvelle
version
Responsable
Premption du document
9
Mthodologie de mise en place
10
Chronologie dun projet - Proposition
11
Prparer le paramtrage
Identifier
les cycles de vies
les familles dacteurs (oprateurs)
Les types de documents
Recensement des attributs ncessaires
Dfinition des types de documents
Standardisation des rfrences
Construction des modles Word
Listes de distribution
Les liasses ncessaires
larborescence de classement
les donnes de rattachement (notamment externes)
les rapports statistiques
12
Chapitre 2
Premiers pas
13
Comment se connecter VDoc
Document Management SQL ?
Connexion directe
url http://myserver.company.name/vdocopenweb
14
La page daccueil de VDoc Document
Management SQL
15
Consulter le contenu dun dossier
16
Le navigateur (menu gauche)
Dossiers de classement
Dossiers de donnes
Espace de travail
Corbeille
Notifications
Recherches avancesenregistres
Rapports
Navigation graphique
17
Mise en page personnalisable
Rinitialiser la largeur de
larborescence des dossiers
18
Navigation dans les dossiers
19
La partie droite de lcran : les listes de
documents (1/2)
20
La partie droite de lcran : les listes de
documents (2/2)
21
Comprendre les colonnes (1/2)
Icne de fichier Accder au fichier attach (les Word sont affichs en pdf)
22
Comprendre les colonnes (2/2)
23
Mise en page personnalisable
24
Les favoris
25
La navigation graphique
26
Exemple de navigation graphique
27
Chapitre 3
28
Pour retrouver un document
29
Les rsultats de recherche
Mot recherch
Mot trouv
dans le titre
Mot trouv
ailleurs
30
La recherche en texte intgral
31
La recherche avance (multi-critres)
34
Longlet des attributs
35
Longlet Informations gnrales -
Informations
36
Longlet informations gnrales -
Cycle de vie
37
Longlet informations gnrales -
Donnes lies
39
Longlet Diffusion
40
Longlet Liens amont / aval
41
Longlet Liasses
42
Longlet historique
43
Chapitre 4
44
Crer un nouveau document
45
Crer un nouveau document : les
phases
46
La notion de responsable
Notion fondamentale !
La personne qui cre un document en devient le responsable
Elle en garde la matrise totale
Le crateur nest pas le rdacteur ni le valideur
47
La gestion de droits par dfaut
48
Traitements automatiques sur les
fichiers Word attachs
Notion de valorisation
Un fichier Word peut tre automatiquement valoris (rempli avec
les attributs) si il a t cr partir dun modle VDoc
Le fichier est mis jour chaque changement dtat
Il peut tre mis jour manuellement via le bouton Mettre
jour
La fonction Donnes contenues permet de comparer les
proprits du fichier et de la fiche descriptive
50
Intervenir en cours de cycle :
comment ?
51
Rdiger le fichier
52
Rdiger ou modifier un fichier Word
(1/4)
Serveur
VDoc
original :
verrouill extraction copie locale
de travail
53
Rdiger ou modifier un fichier Word
(2/4)
54
Rdiger ou modifier un fichier Word
(3/4)
Serveur
VDoc
original : mis
jour et libr rangement copie locale :
efface
55
Rdiger ou modifier un fichier Word
(4/4)
56
Changer dtat un document
57
Donner son avis sur un document
58
Modifier les oprateurs dun
document
Modification
Cela permet de rpondre aux besoins de dlgation ponctuelle
dun document
Certaines options sont galement modifiables
Avec nomination et Avec interruption
59
La distribution automatique (1)
Ne pas confondre :
La distribution dun document applicable
Lenvoi dun document lintervenant suivant, lors dun
changement dtape du cycle de vie
Message diffrent
60
La distribution automatique (2)
La liste de distribution
Elle peut tre associe un type de document
Elle peut tre modifie pendant le cycle de vie
Les personnes cites dans la liste de distribution sont notifies
lorsque le document devient applicable
61
La distribution manuelle
Options denvoi
Accus de rception
possibilit dattacher le fichier en pice jointe
Personnalisation du mail
ajout de destinataires externes (e-mails spars par un point-virgule)
personnalisation du sujet et du corps du mail
62
La demande de modification
63
Crer une nouvelle version dun
document
64
Document Management for SQL
Office 2007
Permet
La cration de document standard VDoc
La modification de document VDoc
(extraction / rangement du fichier / annulation dextraction)
Le changement dtat
(fonction Mes tches traiter)
Insertion dhyperliens vers des documents VDoc DM
65
Chapitre 5
Dossiers et permissions
66
Permissions des dossiers
Principes
Les permissions sur les dossiers permettent de dfinir trs
finement les droits des diffrents utilisateurs sur l'ensemble de la
structure documentaire, et en cohrence avec les rgles de
gestion des versions
Les permissions s'appliquent distinctement sur des personnes,
des groupes ou en fonction des sites
Les permissions des dossiers sont complmentaires des autre
mcanismes de droits
Visibilit des document uniquement applicables
Oprateur de la 1 tape du cycle de vie pour la cration
67
Dfinir et grer larborescence des
dossiers
Dossiers et droits
Les dossiers sont lis un site
Possibilit de modifier le site, le responsable et le dossier parent
= dplacer
Possibilit dactiver lhritage des droits dfinis sur le dossier
parent
Possibilit dappliquer les droits aux sous-dossiers
Onglet "Droits effectifs" pour visualiser les droits dun utilisateur
sur le dossier
68
Chapitre 6
Annuaire et gestion
69
Lannuaire VDoc Document
Management SQL
70
Lannuaire VDoc Document
Management SQL : les sites
71
Larchivage
72
Les rapports
73
Un exemple de rapport
74
FORMATION
VDoc Document Management - Administration
76
Plan du cours
Dfinition
Pr-requis Champs libres et champs listes
La console VDoc Open Server Caractristiques gnrales des
La console VDoc Open Web types
Droits daccs aux attributs
Rfrences formates
Chapitre 2 : lannuaire VDoc DM Dossiers de classement
77
Plan du cours
Chapitre 8 : Cration et
Modification des rapports Excel
Conception de rapports
Modification des rapports existant
Les modles Excel pour les rapports
78
Chapitre 1
79
Pr-requis techniques (1/2)
Environnement
Windows Server 2003 (32 bits) ou 2008 (32/64 Bits)
Microsoft SQL SERVER 2005 SP2 (32 bits) ou 2008 (32/64 Bits)
64 bits support partir du SP1
80
Pr-requis techniques (2/2)
81
Le paramtrage fonctionnel
82
Le paramtrage technique
83
La console VDoc Open Server
84
La console VDoc Open Server (suite)
Fonctions disponibles :
Cration dune base ou association dune base existante
Migration de bases en version ancienne
Mise en place synchro dannuaire avec VDoc Portal
85
La console VDoc Open Server (suite)
86
La console VDoc Open Web (2009)
87
La console VDoc Open Web (suite)
88
Chapitre 2
89
Lannuaire VDoc Document
Management SQL
90
Lannuaire VDoc Document
Management SQL : les sites
91
Les profils des utilisateurs
92
Gestion des mots de passe
93
TP 1 : lannuaire
94
Chapitre 3
Le cycle de vie
95
Les cycles de vie
Premption (obsolescence)
Lorsquune version devient applicable, la version prcdente est
automatiquement prime, do ltape de premption
On peut aussi primer directement une version sans en crer une
nouvelle
96
Cycles de vie : points importants
97
Exemple 7 tapes
98
Les paramtres globaux dun cycle de
vie
Le nom
Le site auquel est rattach le cycle de vie
La possibilit de rendre applicable immdiatement un
document aprs lavoir cr
La possibilit de notifier par messagerie le responsable lors
de chaque changement dtape
99
Les tapes du cycle de vie
100
Les options des tapes
Avec interruption Lintervention dun seul des oprateurs prvus suffit dclencher le
changement dtape.
Option globale : tout changement dtape par le responsable du
document est immdiat, mme si loption nest pas coche.
Avec nomination Loprateur en cours peut slectionner les suivants (parmi ceux qui
sont prvus) option inutile pour la premire tape
Public Dans cette tape, le document est visible par tous les utilisateurs
Supplants Liste de personnes que lon peut slectionner comme oprateur (non
pris en compte par dfaut).
101
Le choix des oprateurs suivants
102
Cas plus complexe
103
TP 2 : Crer des cycles de vie
Oprateur
Etape Type Cycle long Cycle court
104
Modle de diffusion
105
TP 3 : Modles de diffusion
106
Chapitre 4
107
Quest-ce quun type de document ?
109
Les diffrents types de champs :
champs libres
bit Boolen
Champs libres : ajouts
image Image
selon les besoins du client
char Texte de longueur fixe
saisie libre numeric Nombre entre -1038+1 et 1038-1
un type dattribut doit decimal
tre prcis (date, int Nombre entier entre -231 et 231-1
boolen, texte)
float Nombre dcimal entre -1,7938 et 1,7938
une valeur par dfaut
real Nombre dcimal entre -3,438 et 3,438
peut tre ajoute
varchar Texte de longueur variable
souvent utiliss comme
datetime Date entre le 01/01/1753 et le
cachs contenant une 31/12/9999
valeur fixe ou calcule, smalldatetime Date entre le 01/01/1900 et le
pour le calcul de la 06/06/2079 (prcision : 1 mn)
rfrence ou du dossier smallint Nombre entier entre -215 et 215-1
110
Ajouter des champs un type de
document
111
Autres caractristiques des types de
documents
voir pages
prcdentes voir pages suivantes en cration de document :
pas dcran pour la
distribution ni les
intervenants
112
Gestion des droits daccs aux
attributs
113
Type de document et attributs
114
TP 4 : cration dun type de
documents
115
TP 4 : cration dun type de
documents (suite)
116
TP 4 : cration dun type de
documents (suite 2)
117
La construction des rfrences
formates
Rfrence formate
Pour que chaque document ait une rfrence unique
(recommand)
Rfrence = concatnation dattributs documentaires et dun
numro chrono sur N caractres
Document n AQ/2006/0044
118
Rfrences formate : complments
119
TP 5 : mise en place des rfrences
Spcification
Document
personnel
120
Le dossier de classement
Dossier de classement
Pour que chaque nouveau document soit automatiquement rang
dans le bon dossier
Cration automatique des dossiers au fur et mesure du besoin
Dfinition dune arborescence partir dattributs VDoc ou listes
prconstruites
Possibilit de rajouter des attributs listes, par paramtrage sur le
serveur (avec SQL Server Management Studio)
121
Exemple de formatage des noms de
dossiers
122
TP 6 : dfinir le dossier de classement (1)
123
TP 6 : dfinir le dossier de classement (2)
124
TP 6 : dfinir le dossier de classement (3)
125
Chapitre 5
126
Les modles de documents
Objectifs
Normaliser la prsentation des documents
Alimenter automatiquement certains lments du fichier Word
partir dattributs du document VDoc Document Management SQL
127
Cration des modles de documents Word
128
Cration dun modle de documents
129
Insertion des champs
Attributs disponibles
(affichage conditionnel
paramtrable)
Ajout combin
libell et attribut
130
Cas particuliers
132
Enregistrement du modle de documents
133
TP 7 : cration dun modle de
document
134
Chapitre 6
Navigation graphique
135
La navigation graphique
136
Paramtrage : dfinir les images de
fond
137
Paramtrage : dfinir les zones
cliquables (1/2)
138
Paramtrage : dfinir les zones
cliquables (2/2)
139
Paramtrage : dfinir la navigation
140
Chapitre 8
141
Quest ce quun rapport DM
Cration
Automatiquement partir dune recherche avance
Manuellement partir de lapplication
142
Modifier un rapport
Chronologie de modification :
Dans SQL, consulter la requte du rapport
Retrouvez la vue utilise
Ne pas modifier les vues standards, crer une nouvelle vue
Retrouver le modle, le dupliquer puis ajouter la colonne dans le
modle
Dclarer le nouveau modle XLT dans la table TEMPLATES
puis crer un nouveau rapport avec la nouvelle requte du
rapport
143
TP : Modification rapport
144
Chapitre 9
Informations utiles
145
Objectif des rgles de conversion
146
Dtail dune rgle de conversion
147
Dfinir des rgles darchivage
148
Crer des rgles darchivage
149
Quelques variables globales utiles
150
Quelques agents SQL connatre
[VDocDM] 04 PDF conversion agent Conversion planifie des fichiers qui ne sont pas
jour
[VDocDM] 13 Archive Job Envoi dun message de relance aux personnes qui
nont pas trait un document dans le dlai de
ralisation prvu
[VDocDM] 03 Notification service Relais de messages vers le serveur SMTP
[VDocDM] 02 Notification of the next Envoi priodique des mails en file dattente
operators
[VDocDM] 06 Relaunch the review date Envoi dun message aux responsables des documents
ayant atteint la date de rvision
[VDocDM] 07 Maintenance plan Plan de maintenance technique TRES IMPORTANT
[VDocDM] 09 Compare values in Mise jour des documents Word non revaloriss
attached file to the database depuis la modification des attributs
[VDocDM] 11 Web generate bundle Gnration des liasses
[VDocDM] 12 Web Publish bundles Publication des liasses
[VDocDM] 10 web reports Publication des rapports
151
Retrouver et CONSULTER des
informations
Et bien dautres
152
DM dans le portail et dans EasySite
Transverse
Recherche simple
Mes tches
A traiter
En retard
Dlgues
Mes documents
Spcial DM
Rfrentiel
Je suis destinataire
Mes recherches avances
Navigation graphique
IFrame
153