Manuales

administrativos
Concepto

Los manuales administrativos son documentos que sirven

como medio de comunicacin y coordinacin para
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica
tanto informacin de la organizacin (antecedentes,
estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempee mejor sus
tareas.
Objetivos

Presentar una visin de conjunto de la organizacin

Precisar las funciones asignadas a cada unidad operativa,
para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y
detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la
componen.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones
pues evitan la repeticin de instrucciones y criterios de
actuacin.
Relacionar las estructuras jerrquicas funcionales con los
procesos de negocio.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos de
las labores encomendadas a todo el personal.
Fortalecer la cadena de valor de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin,
socializacin, capacitacin y desarrollo del personal.
Servir como una fuente de informacin para conocer la
organizacin.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con
otras organizaciones.
 Clasificacin bsica
Por su naturaleza o rea de
aplicacin

Por su contenido

Por su mbito
 Por su naturaleza o rea de aplicacin

Microadministrativos
Corresponden una sola organizacin
Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a
alguna de sus reas en forma especfica.

Macroadministrativos
Son los documentos que contienen informacin de ms
de una organizacin.

Mesoadministrativos
Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo especifico.
 Por su contenido
De organizacin
Contienen informacin detallada sobre los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura orgnica, organigrama,
misin y funciones organizacionales.

De procedimientos
Incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se
constituyen en una unidad para la realizacin de una
funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.

De gestin de calidad
Describen y consignan los elementos del sistema de
gestin de la calidad, el cual incluye informacin sobre el
alcance, directrices de calidad.
De historia de la organizacin
Refieren a su creacin, crecimiento, logros, evolucin,
situacin y composicin.

De polticas
Incluyen guas bsicas que sirven como marco de
actuacin para realizar acciones, disear sistemas e
implementar estrategias en una organizacin.

De contenido mltiple
Estos manuales concentran informacin relativa a
diferentes aspectos de una organizacin.

De puestos
Perfil del profesional que se necesita en el puesto, precisa
relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los
puestos de una organizacin.
De tcnicas
Detalla los principios y criterios necesarios para el
desempeo de las actividades.

De ventas
Es un compendio de informacin especfica para apoyar
sta funcin.

De produccin
Representa un elemento de soporte para dirigir y
coordinar procesos de produccin en todas sus fases.

De finanzas
Manual que respaldan el manejo y distribucin de los
recursos econmicos de una organizacin en todos los
niveles.
De personal
Condiciones de trabajo
Organizacin y control de personal

De operacin
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos
y apoyar funciones que deben desarrollase.

De sistema
Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de
sistemas de informacin, administrativos, informticos,
etc., de una organizacin.
 Por su mbito
Generales
Contienen informacin general de una organizacin,
segn su naturaleza, sector y giro industrial, estructura,
forma y mbito de operacin y tipo de personal.

Especifico
Concentran informacin de un rea o unidad
administrativa de una organizacin.
 MANUAL DE ORGANIZACIN
Documento que contiene informacin referente al
directorio administrativo, antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructuras y Funciones
de las unidades administrativas que integran la
institucin, sealando los niveles jerrquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, canales de
comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma grfica la
estructura de organizacin.
 IDENTIFICACIN
Este manual debe incluir, en primer termino, los
siguientes datos:
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin
Denominacin y extensin del manual (general o
especifico). En caso de corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de
esta.
Lugar y fecha de elaboracion
Numero de paginas
 Sustitucin de paginas (actualizacin de
informacin)
Unidades responsables de su elaboracin,
revisin y autorizacin.
Clave de la forma: en primer termino se deben
escribir las siglas de la organizacin: en segundo,
las de la unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el
numero consecutivo del formulario y, en cuarto,
el ao.
 INDICE O CONTENIDO

RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS

QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL
DOCUMENTO.
PROLOGO, INTRODUCCIN O AMBOS
EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA
PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL
ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIN.
LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION
DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE
ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE
APLICACIN Y LA NECESIDAD DE MANTERLO
VIGENTE.
 LEGISLACIN O BASE LEGAL
contiene una lista de ttulos de los principios
ordenamientos jurdicos que norman las actividades de
la organizacin, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades. Se recomienda que las
disposiciones legales sigan este orden jerrquico:
constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares
Como fue creada ejemplo con que capital empez donde
empez, quienes empezaron
 ATRIBUCIONES
Transcripcin textual y completa del articulo,
clausula, considerando o punto que explica las
facultades conferidas a la organizacin, de
acuerdo con las disposiciones jurdicas que
fundamentan su quehacer.
 ESTRUCTURA ORGANICA
Descripcin ordenada de las unidades
administrativas de una organizacin en funcin
de sus relaciones de jerarqua.
La estructura debe corresponder a la
representacin grafica en el organigrama.
Codificar de tal forma que sea posible visualizar
con claridad los niveles de jerarqua.
Ejemplo:

1.0 Direccin general

1.0.1 Asesora
1.0.2 Auditoria interna
1.1 Gerencia general
1.1.1 Gerente divisional A
1.1.2 Gerente divisional B
 ORGANIGRAMA
Es la representacin grafica de la estructura de
una organizacin o bien de alguna de sus areas,
la cual muestra que unidades administrativas la
integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerrquicos, canales formales de comunicacin,
lneas de autoridad, supervisin y asesora.
 MISION

Este enunciado sirve a la organizacin como gua o

marco de referencias para orientar sus acciones
y enlazar lo deseado con lo posible.
 FUNCIONES
Es la representacin de las tareas inherentes a cada
una de las unidades administrativas que forman
parte estructura orgnica, necesarias para cumplir
con las atribuciones encomendadas a la
organizacin.
Aspectos para la presentacin de las funciones:
Que los ttulos de las unidades correspondan a los
que se utilizan en la estructura orgnica.
Que se sigan el orden que se estableci en la
estructura.
Que la redaccin se inicie con un verbo en infinitivo.
 DESCRIPCIN DE PUESTOS
En la resea bsica de los puestos que componen cada
unidad administrativa, que incluye la informacin
siguiente:
Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de
operacin, etc.)
Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos
subordinados y facultades de decisin, as como las
relaciones de lnea y especificas.
Funciones generales y especificas.
Responsabilidades o deberes
Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos
dentro de la organizacin, as como las que deban
establecer externamente.
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,
experiencias iniciativa y personalidad.
Manual de procedimientos
 Qu es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripcin de

actividades que deben seguirse en la realizacin de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos
mas de ellas.
 UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno.

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y

capacitacin del personal.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de

un sistema.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteracin arbitraria.

Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su

evaluacin.

Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

 SE CONFORMA POR:
A) IDENTIFICACIN

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas
y el nmero debe colocarse un guin o diagonal.
B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIN.
Prologo es la presentacin que hace del manual alguna
autoridad de la organizacin y es del mas alto nivel
jerrquico,.

Introduccin es una exposicin de lo que es el manual, su

estructura, propsitos, su aplicacin y la necesidad de
mantenerlo vigente.
C) NDICE
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que
forman parte del documento.

D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual ya sea general o especfico.

E) OBJETIVO
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
F) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.

H) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN

Criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en
forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participaban en los procedimiento.
I) CONCEPTO.
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento.
J) PROCEDIMIENTO
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada
una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y
cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a
cabo.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las
operaciones de un procedimiento.

L) FORMULARIOS O IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la
descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia especfica de stas, empleando para ello
nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
M) GLOSARIO DE TERMINOS.
Lista de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de
procedimientos.
Manual de gestion de la calidad
 identificacion
Se deben de incluir en primer termino los siguientes
datos:
Logotipo de la organizacin
Nombre de la organizacin
Nombre del manual
Codigo que lo identifica
Nivel o numero de revision
Pagina
Edicion(fecha de la revision)
Unidades responsables de su elaboracion, revision y
autorizacion
logotipo Manual de gestion de calidad

Nombre de la codigo Fecha de Numero de pagina

organizacion revision revision

sello elaboro reviso autorizo

 Indice o contenido
Relacion de los capitulos o apartados que
contiene el documento, debe incluir, la
seccion o capitulo, la referencia o renglon
especifico del documento y la pagina
correspondiente
Generalidades
 introduccion
Presenta la situacion, compromisos y
lineamientos para la implementacion del
sistema de gestion de la calidad basado en
normas ISO 9000:2000
 Alcance
Es el Area de influecia establecida para la
aplicacin del sistema de gestion de la calidad.
De acuerdo con el giro y necesidades de la
organizacin, la cobertura variara debido a las
exclusiones que se realicen.
Directrices de calidad
 Politica de calidad
Son los objetivos que establecen un
compromiso de lograr la satisfaccion de
clientes y una buena relacion con
proveedores, a travez del mejoramieno
continuo de precios, calidad, servicio,
comunicacin e innovacion tecnologica
 Objetivos de calidad
La satisfaccion de los clientes cumpliendo con
sus expectativas
Rentabilidad
La mejora de procesos
Liderazgo en el mercado
El trabajo en equipo para crear valor
El desarrollo del capital humano
Responsabilidad y autoridad del
sistema de gestion de la calidad
Estructura organizacional
 Matriz de responsabilidades
Son enunciados que formula cada unidad
administrativa de la organizacin a nivel
direccion y gerencia, en los que se establece
en forma general la responsabilidad que
asumen en relacion con el sistema de la
calidad
 Mapa de procesos
INTERACCION DE PROCESOS:
Es la interrlacion de procesos clave (procesos
operativos criticos para el xito de una
organizacion), con procesos estrategicos
(procesos orientados a la correcta gestion de
la alta direccion que proporcionan directrices
a todos los demas procesos), y con procesos
de soporte (procesos de tipo administrativo
que apoyan al resto de los procesos)
 Requisitos generales y de la
documentacion
Es la documentacion que sustenta el sistema
de gestion de la calidad la cual esta integrada
por las generalidades, manual de calidad,
control de documentos y control de
documentos y control de registros.
 Procesos operativos
Revision de los procesos para elaborar los productos y
prestar los servicios considerando los elementos siguientes:
1.- planificacion
2.-procesos relacionados con el cliente
Determinacion de requisitos
Revision de requisitos
Comunicacin con el cliente
3.- diseo y desarrollo
4.-compras
5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del
servicio o ambas cosas
6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicion
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA
ELABORACIN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Diseo del proyecto
En el diseo del proyecto los datos
tienen que asentarse con exactitud
y objetividad.
 RESPONSABLES
COORDINADOR
Debe asignarse a un coordinador
general, auxiliado por un equipo
tcnico integrado por lideres de
proyecto, asistentes y analistas.
El equipo tcnico debe estar
integrado por personas con un
buen manejo de las relaciones
humanas y que conozca los
objetivos, estructura, funciones,
procesos y personal de la
organizacin.
 Delimitacin del universo de
estudio
Los responsables deben evaluar el nivel
tcnico requerido para el manejo de los
contenidos, las cargas de trabajo y la jerarqua
de necesidades de acuerdo con las prioridades
de la organizacin.
 Estudio preliminar
Indispensable para conocer los procesos,
funciones y actividades que se realizan en el
rea o reas donde se va a actuar.

Fuentes de informacin
Personas y mecanismos donde se puede
obtener informacin de donde pueden
obtenerse datos para la investigacin
como:
 Instituciones

Archivos de la organizacin

Directivos y empleados

Clientes y / o usuarios

Mecanismos de informacin
 PREPARACIN DEL PROYECTO
Una vez recabados los documentos preliminares el documento de
partida quedara integrado de la siguiente manera:
Propuesta tcnica que debe incluir:
Naturaleza Tipo de manual
Alcance rea de influencia
Justificacin Necesidad
del manual
Antecedentes Manuales anteriores
Objetivos Logros
Estrategia Ruta para orientar los cursos de accin
Acciones Actividades o iniciativas para elaborarlo
Recursos Humanos, materiales y tecnolgicos

Costo
Resultados Beneficios que se esperan obtener
Informacin complementaria Material e investigaciones
Programa de trabajo, que debe especificar:
Identificacin Nombre del manual
Responsable (s) Unidad o grupo quien tendr a cargo
rea Estructura orgnica la elaboracin
Clave Nmero progresivo de las actividades
Actividades Pasos para captar y procesar los datos
Fases Orden secuencial
Calendario Fechas para el inicio y terminacin de cada fase
Representacin grfica Cuadros e imgenes
Formato Presentacin del programa

Reportes de avance Seguimiento de las acciones

Periodicidad Tiempo para informar avances
Presentacin del proyecto de manual a
las autoridades competentes
A los participantes
Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parmetros y determinar su
viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las siguientes unidades.

1. rea que intervendr directamente en su aplicacin

2. rea responsable del manejo de los recursos econmicos
3. reas de la organizacin

Al responsable de su autorizacin

El proyecto debe someterse a la aprobacin del titular de la organizacin.

Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los niveles jerrquicos
de la organizacin el propsito que persegua la elaboracin del manual, resaltando
los beneficios que se obtendrn.
 Captacin de los datos
Debe obtenerse una lista del personal que va
a participar en el levantamiento de los datos.
Capacitacin del personal: Una vez integrado el equipo
debe capacitrsele, en todo el proceso que seguir para preparar el manual.
Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se debern formar equipos
distribuyendo a cada uno actividades diferentes.

Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de recopilacin

deben enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar
datos tiles para el manual.
Para recabar informacin puede utilizarse alguna informacin de tcnicas de
recopilacin siguientes:
 Investigacin documental
Observacin directa
Consulta a sistemas de informacin
Cuestionario
Cdula
Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es
conveniente:
a) Tener claro el objetivo
b) Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
c) Concertar previamente la cita
d) Atender al compromiso
 Integracin de los datos
Una vez que se cuenta con los datos de las reas
involucradas en la elaboracin del manual se
deben ordenar y sistematizar para preparar su
anlisis Objetivos
Estrategias
Resguardo Estructura orgnica
Recursos presupuestales
Normas y polticas administrativas
Clasificacin Instrumento jurdico administrativo
Funciones
Procedimientos
Antecedentes Procesos
Infraestructura tecnolgica

Situacin actual: Equipo

Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Control
Relaciones en el entorno
Anlisis de datos: Se deben revisar los datos que se captaron y debe
efectuarse desde dos perspectivas:
1. DE EXAMEN
Conocer
Describir
Descomponerlo
Examinarlo crticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento

2.-DE EVALUACION
Objetivos
Estrategias
Estructura orgnica
Recursos presupuestales organizados
Normas y polticas administrativas
Instrumentos jurdico administrativos
Funciones
Procedimientos
Procesos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Control
Relaciones con el entorno
 Tcnicas de apoyo al anlisis
Comprende los recursos tcnicos que se emplean para
examinar la informacin obtenida y estn directamente
relacionadas con el origen del proyecto, as como con la
formacin tcnica del lder o responsables.

Preparacin del manual

El coordinador general debe convocar a todos los miembros
del o de los equipos de trabajo para revisar el contenido y
presentacin de cada apartado.
Validacin: La informacin debe presentarse a las
personas entrevistadas para que firmen de
conformidad en un espacio especfico.
Estructuracin: El equipo tcnico debe reunirse las
veces que sean necesario para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.

Formulacin de recomendaciones
Se convierten las conclusiones y observaciones en propuestas
especficas, es decir, en recomendaciones. La elaboracin de un
manual relaciona aspectos como los siguientes:
 Redefinicin de objetivos
Reorientacin de estrategias
Modificacin de estructuras
Resignacin de recursos
Fortalecimiento de normas y polticas administrativas
Cambios de los instrumentos jurdico administrativos
Reorganizacin de funciones
Ajuste de procesos y procedimientos
Refuerzo de la plataforma tecnolgica
Redistribucin del espacio y organizacionales
Cambios en los mtodos de trabajo
Mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo
Mejora de la calidad de productos y servicios
Reorientacin de los controles
Replanteamiento de las relaciones con el entorno

Elaboracin del informe

Los resultados deben incluirse en un informe.
Es necesario presentar el informe de manera explicita y con un lenguaje
exento de tecnicismos; un informe consta de estos elementos: Introduccin,
Cuerpo o parte principal, Conclusiones y recomendaciones y apndices o
anexos.
 Presentacin del manual para su
aprobacin
Cuando el manual ha quedado estructurado, el
coordinador general debe someterlo a la aprobacin
de las instancias procedentes.
A los niveles directivos
Al rgano de gobierno
A otros niveles jerrquicos

Reproduccin del manual

Una vez que el equipo responsable de la elaboracin del manual haya
recabado e integrado las observaciones sugeridas en los diferentes niveles de
decisin , tiene que coordinarse con la unidad o rea que maneja los
recursos econmicos con el fin de que el documento se reproduzca para su
distribucin e implementacin.
 Caratula: Tiene como objetivo su identificacin a travs de los siguientes
elementos:
Nombre oficial de la organizacin
Logotipo oficial
Nombre genrico del manual en relacin con su contenido
Nombre de la unidad administrativas responsable de su elaboracin.

Implementacin del manual

Representa el momento para traducir las propuestas y recomendaciones en acciones
especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y
homogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales.

Mtodos de implementacin: Estn estrechamente

relacionados con elementos de las estructuras tales como:
Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurdica y tamao de la
organizacin, recursos asignados, personal de apoyo, cultura
organizacional y entorno.
 Difusin del manual
Es conveniente definir un programa para la presentacin del manual; tambin
se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin y se deben emprender
campaas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles, etc.

Revisin y actualizacin
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su
informacin, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio
de revisiones peridicas.

Mecanismos de seguimiento y evaluacin: Son aquellos que

ponen en practica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para
que la informacin administrativa llegue gil y claramente a las reas y
niveles que las necesiten.