INSTITUCION EDUCATIVA EL MANGO

COMPUTACIN AVANZADA

MICROSOFT ACCES
PROFESOR: WILLIAM GOMEZ MUOZ
EL ROSARIO- MORALES
2017
 QUE ES MICROSOFT ACCES ?

Una base de datos de Microsoft Access es un

conjunto de informacin relacionada con un
tema o propsito particular.

Microsoft Access se basa en la simplicidad, con

plantillas listas para que empecemos a trabajar
y tiene herramientas eficaces para mantenerse
al da a medida que los datos crecen.

Microsoft Access es un sistema interactivo de

administracin de bases de datos para
Windows. Access tiene la capacidad de
organizar, buscar y presentar la informacin
resultante del manejo de sus bases de datos.
 Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la
potencia grfica de Windows, ofreciendo mtodos
CARACTERSTICAS
usuales de acceso a los datos y proporcionando mtodos
simples y directos de trabajar con la informacin.

Access facilita la administracin de datos, ya que sus

posibilidades de consulta y conexin le ayudan a encontrar
rpidamente la informacin deseada, cualquiera que sea su
formato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informes

sofisticados y efectivos, as como grficos y
combinaciones de informes en un solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la

productividad mediante el uso de los asistentes y las macros.
Estos permiten automatizar fcilmente muchas tareas sin
necesidad de programar.
 LOS ELEMENTOS Tablas: Coleccin de datos

QUE CONFORMAN
UNA BASE DE
Consultas: Acciones con los datos
DATOS EN ACCESS

Reportes o Informes: Impresin de los

datos

Mdulos o Procedimientos: Definicin de

procedimientos comunes, variables pblicas.
QU SE NECESITA PARA ELABORAR TABLAS EN ACCES?

Una base da datos en Access almacena la informacin en tablas. Una tabla es un

conjunto de columnas y filas donde se guardarn los datos de una manera organizada.
Una tabla en Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos disear la base de datos
para poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos
requisitos podemos proceder fcilmente a su creacin dentro de la herramienta.
 CMO CREAR UNA TABLA EN
ACCESS
1.-Podemos crear tablas para
una base de datos nueva o
para una base de datos
existente. En ambos casos el
procedimiento ser el mismo.
En primer lugar debemos ir a
la Ficha Crear y pulsar el
botn Tabla.
2.-Observars en pantalla del
lado izquierdo el panel de
navegacin enlistando la nueva
tabla y del lado derecho una
pestaa con el mismo nombre de
la tabla y una cuadrcula donde
podremos crear los campos de
la tabla.
 DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA
1.-El campo primario de esta tabla ser el campo ID
Empleado el cual contendr un texto de 5 caracteres
que identificar de manera nica a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que
Supongamos que deseo crear una Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le
tabla donde almacenar la ha puesto el nombre Id. As que el primer paso ser
informacin de los empleados de modificar el nombre de ese campo para que
una empresa con la siguiente concuerde con la definicin de la tabla. Para iniciar
informacin: con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el
encabezado del campo para mostrar el
men emergente.
 DEFINIR EL CAMPO PRIMARIO DE LA TABLA

3.-Solo nos resta cambiar el tipo de dato de

este campo que de acuerdo a mi diseo debe
ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para
2.-Selecciona la opcin Cambiar nombre
hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos,
de campo y podrs cambiar el nombre del
que se encuentra dentro de Herramientas de
campo directamente en el encabezado.
tabla, y dentro del grupo Formato encontrars
una lista con los tipos de datos disponibles y
de donde seleccionar la opcin Texto.
4.-Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de
texto llamado como Tamao del campo que tambin se encuentra dentro
de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo
que Access ya haba colocado y lo hemos modificado. A continuacin
debemos crear nuevos campos el cual ser un procedimiento diferente.
 DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

1.-En primer lugar debemos hacer 2.-Una vez seleccionado el tipo

clic en el encabezado que tiene la
leyenda Haga clic para agregar y
se mostrar la lista de tipos de dato
disponibles.
de dato para nuestro campo
Access nos permitir capturar el
nombre del campo en el
encabezado.
 DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA
3.-Para los campos de texto podrs
modificar la longitud de la misma
manera que lo hicimos con el
campo primario, es decir, al
seleccionar el campo podrs
observar el cuadro de texto
Tamao del campo dentro del
grupo Propiedades de la Ficha
Campos.
4.-De esta manera hemos
terminado de crear la estructura
nuestra primera tabla en Access
pero an hace falta el paso final!
Nunca olvides presionar el botn
Guardar (en la barra de acceso
rpido) de manera que se guarden
los cambios. Access mostrar un
cuadro de dilogo para salvar la
nueva tabla.
DEFINIR LOS CAMPOS RESTANTES DE LA TABLA

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre

descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de
informacin que guarda. Al pulsar el botn Aceptar vers reflejado el
nuevo nombre de la tabla.
 QU SE NECESITA PARA ELABORAR CONSULTAS EN ACCES?

Una consulta en Access no es ms que una pregunta que podemos hacer a la base de datos
sobre la informacin que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar
el Asistente para consultas el cual nos guiar paso a paso por todo el proceso.
Una consulta de seleccin tambin funciona bien cuando necesita extraer datos de varias
tablas relacionadas, agrupar datos o calcular totales.
El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer
a la base de datos, as que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener
una idea del tipo de informacin que deseamos obtener.
Para iniciar con la creacin de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar
el botn Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

1.- Se mostrar el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que
deseamos crear. En este ejemplo crear una consulta sencilla.
2.- Podremos elegir la tabla que contiene la informacin que necesitamos. Adems podremos
elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente ser necesario
pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.
3.- El Asistente para consultas nos permite asignar un ttulo a la consulta.
4.- Por ahora est seleccionada la opcin Abrir la consulta para ver informacin y pulsamos el botn Finalizar.
Esto cerrar el Asistente para consultas y mostrar el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrs observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de
Consultas es probable que ests observando algn otro tipo de objeto de Access, solamente haz
clic sobre el ttulo del panel izquierdo y selecciona la opcin Consultas.
QU SE NECESITA PARA ELABORAR INFORMES EN ACCES?

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la informacin contenida

en la base de datos de Microsoft Access. Antes de crear el informe debemos decidir
adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.
 Un informe es un objeto de base de datos que
resulta til para presentar la informacin de la base
de datos con alguno de los siguientes propsitos:

Mostrar o Archivar Aportar Crear

distribuir un instantneas detalles etiquetas.
resumen de de los datos. sobre un
los datos. registro
concreto.
La diferencia bsica de los informes con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede
agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.

PASOS PARA CREAR UN INFORME

Paso 1:
Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este caso, abriremos la
tabla de nuestros clientes.
Paso 2:
Selecciona la pestaa Crear. All, busca y pulsa el comando Reporte.
Paso 3:
Access crear un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de tus datos se
encuentren saltando de pgina. Para solucionar este problema, cambia el tamao de tus
campos. Slo tienes que seleccionarlo y, a continuacin, hacer clic y arrastrar el borde hasta
que el campo tenga el tamao deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede
ajustada.
Paso 4:
Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar de la barra de
herramientas de acceso rpido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el
informe y pulsa el botn Aceptar.