Capítulo 6 Sistemas para

Organizar documentos
A. El equipo para almacenar documentos en forma de
papel incluye: archivos (muebles o gabinetes
para archivar) y cualquier otro equipo necesario.
Los archivos vienen de diferentes formas:
1. Tradicionales de tres o cuatro gavetas.
2. Archivos de pared con gavetas abiertas: éstos
ocupan menos espacio
3. Sistemas movibles: son como los de pared pero
usted los puede mover de un lado a otro.
También economizan espacio.
 B. Materiales:
Incluye los distintos materiales necesarios
para guardar los documentos:
1. Cartapacios: encontramos gran variedad
de éstos. Estos cartapacios están hechos
de un cartón fuerte (demostrarles cada
uno de los mismos)
 B. Materiales

a. Cartapacios corrientes también llamados

cartapacios de manila: generalmente son
cremas aunque vienen en diferentes colores.
b. Cartapacios colgantes: éstos vienen en
diferentes colores también traen una extensión
de metal que les permite estar colgando en unos
marcos de metal que se colocan o trae la gaveta.
c. Cartapacios con bolsillos
d. Libretas
e. “binders para encuadernar los papeles de las
computadoras (print out binders)
 B. Materiales
Los cartapacios tienen una extensión en la
parte superior llamada pestaña, la cual se
usa para identificar el contenido de este
cartapacio. Al largo de esa pestaña se le
llama corte, el cual puede ser ½, 1/3, 1/5.
(explicar y mostrar el cartapacio)
 Guías
2.Guías: es un pedazo de cartón con una
pestaña, que se usa para sostener los
cartapacios (en el colgante) y para
identificar las secciones en el archivo.
Estas guías tienen un rótulo, que puede ser
sencillo o doble: A,B, C, etc., A-Ao, VW,
etc.
 Marbetes “Labels”:
3. Marbetes “Labels”: son una etiqueta que
se pega para identificar los cartapacios y
las guías. Pueden prepararse a mano, a
maquinilla o en la computadora.
C. Selección del equipo y de los materiales:
 Cont. Selección del equipo
Es muy importante hacer buena selección del
equipo. Muchas veces es responsabilidad
de la administradora de documentos o de
ustedes hacer esta selección. Debemos
tomar en consideración los siguientes
factores:
 Cont. Selección del equipo
1. El lugar: es importante saber el espacio
disponible para comprar el equipo
adecuado, pensar en el presente y en el
futuro.
2. Protección: si sabe comprar equipo
protegido contra fuego, pues a veces es
muy difícil sustituir algunos documentos.
El precio del equipo que provea mayor
protección puede ser un poco más alto
pero, vale la pena pagarlo.
 Cont. Selección de Equipo
3. Espacio: es espacio del piso que
tenemos disponible es muy importante
porque usted puede entonces decidir si
compra equipo tradicional o equipo de
pared. Recuerde que si el pie
cuadrado es muy caro, vale la pena
comprar el equipo de pared.
 Cont. Selección equipo
4. Alarmas o timbres: estos aditamentos se
consideran de acuerdo al valor de la información
que tenemos en esos documentos, pues son caros
y si se dañan es costoso su arreglo.
5. Ergonomía: es la ciencia que ajusta el equipo,
sistemas y el ambiente de trabajo para cumplir
con los requisitos de las personas, incluye las
personas con limitaciones físicas.
 Cont. Selección de equipo
6. Equipo estandarizado: es preferible comprar
equipo regular o estándar, ya que le podemos dar
más uso y son más baratos. Existe una campaña
de la Asociación de Administradores de Récord,
que le llama ELF Eliminate Legal Files, pues se
quiere eliminar el uso de los archivos y de los
papeles tamaño legal. Estos archivos son más
grandes que los del tamaño estándar y el papel
también, ocupan más espacio.
 Selección Equipo
Sin embargo, en Puerto Rico, por lo menos
los tribunales aún usan papel tamaño legal,
no es igual en los tribunales federales, que
usan papel tamaño carta.
 D. Justificación para los archivos de metal o
archivos para guardar documentos en forma de
papel
Aunque los archivos hechos para guardar papeles
son caros e incómodos, hay que considerar o
tomar en consideración los siguientes aspectos:
1. ¿Por qué debemos retener los récords en forma
de papel?
2. ¿Qué cosas tenemos que hacer o sacrificar para
convertir estos documentos en forma
electrónica?
 Cont.
3. Comparar el costo del sistema usando los
documentos en forma de papel y el costo
del sistema de reducción de papel
4. ¿Se han considerado todos los otros costos
adicionales? Por ejemplo, para el archivo
a base de papel, hay que pensar en los
espacios, personas que archivarán, tiempo
aidicional para encontrar los documentos.
 Cont.
Si es en forma electrónica, hay que pensar en
costos adicionales que incluyen tiempo y
trabajo para cambiar los documetos, otros
formatos y el costo del equipo necesario
para operar el sistema con menos papeles.
 D. Planificación de un sistema de archivo de
documentos en forma de papel
Una vez se ha decidido utilizar un sistema de
archivo de documentos en forma de papel,
éste se debe planificar para lograr mayor
eficiencia. Debe incluir lo siguiente:
1. Volumen de los documentos: cuál es el
volumen esperado de los récords y en
cuánto tiempo se entrarán los documentos
al sistema
 Cont.
2. Localización de los documentos: será en
archivos centrales controlados o se
colocarán archivos a través de toda la
organización en las oficinas que los van a
usar.
3. Adiestramiento para los empleados: qué
adiestramiento se necesita antes de
implantar el sistema.
 Cont.
4. Organización de los archivos: cómo se
organizarán los archivos: alfabéticamente, por
asunto, geográfico o numérico.
5. Manejo de los documentos: qué procedimientos
se seguirán al entrar y mover los documentos al
sistema
6. Operación del sistema: quién será responsable de
las operaciones diarias del sistema.
E. Organización de los archivos:
1. Sistema de archivo alfabético: en el
Capítulo 5 estudiamos las reglas para
invertir y organizar los nombres de los
individuos y de las compañías. Los
abogados, dentistas, médicos y otros
profesionales tienen sus documentos
arreglados en forma alfabética.
 Cont. Organización Archivos
La correspondencia se guarda por orden
alfabético, ya sea en los cartapacios,
libretas o registros de correspondencia
(éstos últimos generalmente se mantienen
por orden cronológico, o sea, por orden de
fechas). Para implantar este sistema
alfabético, usted necesita cierto tipo de
gavinetes, cartapacios y marbetes o
etiquetas.
 Cont. Organización Archivos
Estos marbetes se pueden preparar en la
maquinilla o en la computadora. En las
gavetas de estos archivos debemos colocar
un rótulo indicando el contenido de la
gaveta. Los marbetes se colocan en las
pestañas de los cartapacios y deben estar
de una manera uniforme (Ver el libro pág.
74)
 Cont. Organización Archivos
Los papeles se guardan dentro del cartapacio
con el nombre hacia arriba y colocado
correctamente. Algunas compañías fijan
los papeles con sostenedores (fasteneres).
Usar los dobleces que trae el cartapacio
para expandirlo cuando tenga muchos
documentos.
 Cont. Organización Archivos
2. Sistema de archivo por asunto: En este sistema
los documentos se clasifican por el tema que
tratan o por el asunto y no por el nombre de las
personas o de las compañías. Igual que el
alfabético, se establecen guías y carpetas. Por
ejemplo: Fórmulas, Muebles, Juegos de Sala,
Procesos, Productos, Seguros, Inversiones, etc.
En esas carpetas que ya están clasificadas por
estos asuntos, se guardan los documentos
correspondientes o relacionados.
Cont. Organización de Archivos
Es más fácil buscarlos por el asunto que
buscar el nombre de cada una de las casas
a la que le compramos o vendemos
muebles, con las que tenemos seguros, en
las que tenemos inversiones, etc.
 Clases de Archivos por Asunto
a. Archivos por asuntos combinados: en este
sistema usted encuentra carpetas con
nombres de personas y compañías y en el
mismo encuentra carpetas por asuntos. Se
usa cuando tenemos pocas carpetas por
asuntos y resulta poco práctico preparar un
archivo por asuntos y otro por el nombre
de las personas.
 Clases de Archivo por Asunto
Se ordena alfabéticamente incluyendo en ese orden los
nombres de las personas y los asuntos relacionados
(Ver pág. 77)
b. Archivo por asunto en forma de diccionario: Se
archiva alfabéticamente, el mismo orden que se
sigue en un diccionario, por los asuntos. Este
método es muy parecido al alfabético, la única
diferencia que aquí en lugar de tener los nombres de
las personas o de las compañías, tienen el nombre de
los temas correspondientes. (ver pag. 78)
 Clases de Archivo por Asunto
c. Archivo por asunto enciclopédico: En
éste, usted tiene títulos importantes
ordenados alfabéticamente. Aquí se tiene
una guía principal y luego se tienen otras
con divisiones bajo ese mismo asunto.
(ver pág. 79)
 d. Archivo por asuntos
númericos
Es similar al enciclopédico, excepto
que se usan números para
identificar cada asunto. Tiene las
mismas ventajas que un sistema
númerico. Estos números facilitan
la localización y tienen la gran
ventaja que se pueden ampliar
fácilmente.
 Cont.
Como todos los asuntos tienen un
número o código, no tienen que
ordenarse alfabéticamente, por lo tanto,
los asuntos relacionados se colocan cerca
unos de otros. Ahora, es necesario tener
un tarjetero con el nombre que le
corresponde a cada uno de esos asuntos
y su número correspondiente. (pág. 80)
3. Sistema de archivo geográfico
Se ordenan alfabéticamente en primer lugar de
acuerdo a la división geográfica: país, estado,
ciudad, pueblo, área, etc. y luego de acuerdo con
el nombre del tema. Si usted trabaja en una
región geográfica, usted puede archivar bajo esa
área específicamente. Ejemplo: Puerto Rico, o
puede ser: Mayagüez y ahí los barrios de
Mayagüez. Se usa mucho en negocios de ventas
que trabajan por áreas geográficas definidas.
 Cont. Sistema Archivo
geográfico
Se ordenan alfabéticamente en primer lugar de
acuerdo a la división geográfica: país, estado,
ciudad, pueblo, área, etc. y luego de acuerdo con
el nombre del tema. Si usted trabaja en una
región geográfica, usted puede archivar bajo esa
área específicamente. Ejemplo: Puerto Rico, o
puede ser: Mayagüez y ahí los barrios de
Mayagüez. Se usa mucho en negocios de ventas
que trabajan por áreas geográficas definidas.
 Cont. Sistema de Archivo
Geográfico
En este archivo se coloca una guía
principal con el nombre del pueblo, del
país, del estado o del área y detrás se
colocan en orden alfabético guías con los
nombres de los barrios, de los pueblos o de
lo que corresponda. (Pág. 81)
 Cont.
Ustedes saben que algunos documentos
traen ya números asignados o impresos,
como los recibos, las facturas, las órdenes
de compra, etc. Si es así, usted puede
archivar de acuerdo al número previamente
asignado.
 4. Sistema Numérico
En este sistema de archivo se usan números
en lugar de letras, es más fácil para expandir
que uno alfabético, pues usted sólo añade
números. También es más exacto, pues
usted se da cuenta cuando algo falta o está
fuera de lugar porque no sigue la secuencia.
 Cont. Sistema Númerico
Una gran desventaja del sistema númerico es
que usted tiene que saber el número que le
corresponde a cada persona para poder
encontrar el expediente o el documento,
pero esto usted lo puede eliminar si prepara
un tarjetero en orden alfabético que indique
el nombre de la persona o de la compañía y
el número que le corresponde.
 Cont. Sistema Númerico
Se dice que es un sistema indirecto de archivar
porque usted tiene que ir a otro archivo o
tarjetero a buscar la información, o sea, el
nombre. El sistema númerico es más exacto y
seguro que una persona que no esté
familiarizada con el mismo no encontrará los
documentos, lo que le da más
confidencialidad a la información.
 Cont.
Usted puede guardar por orden númerico
los documentos de los empleados, por
número de seguro social, los documentos
de los estudiantes, número de estudiantes.
 Cont. Sistema Numérico
En el sistema númerico, encontramos que se le
asignan números de diferentes formas o
maneras. Tenemos:
a. Sistema númerico simple: en el cual se le
asignan números a las personas o a los asuntos
(pág. 82)
b. Sistema númerico decimal: Permite
subdivisiones. Se usan los números y las
subdivisiones se le añade un dígito a la derecha
del punto decimal.
 Cont. Sistema Númerico
Ejemplo: Crema 510
Crema facial510.1
Crema para las manos 510.2
c. Sistema númerico-dúplex: Se usa número, un
guión y un segundo número, permite más de diez
títulos principales y más de nueve divisiones bajo
cualquier título. Algunos usan este sistema
númerico combinando con letras del alfabeto.
 Cont. Sistema Númerico
Ejemplo: Hortalizas 8
Brocoli 8-1
Cebolla 8-2
Espinacas 8-3
Pepinillos 8-10
Remolachas 8-12
5. Sistema de Archivar por orden
cronológico
Este es un orden por fechas. Usted tiene un
tarjetero con los días del mes 1-31 y ahí
guarda temporeramente los documentos de
las personas hasta que decida si luego los
guardará permanentemente y determina si
es por asunto, númerico, etc.
 Cont.
A esto se llamamos tickler. Este tarjetero nos
ayuda a mantener en un lugar los papeles que
acumulamos en el escritorio. Estos documentos
generalmente los guardamos temporeramente.
Este archivo nos sirve de recordatorio diario,
pues indica en la fecha correspondiente qué
documentos se vencen para ese día, qué informe
debemos rendir para esa fecha. Usted mira todos
los días este archivo para ver qué cosas tiene
pendiente o qué cosas se vencen para esa fecha.