Primera conferencia web de bienvenida

ADMINISTRACION Y RECUPERACION DE
LA CARTERA DE LOS CREDITOS
Actividades a realizar:

1. Saludo de Bienvenida
2. Induccin a la plataforma
3. Exposicin del tema semana 1
4. Despedida
1. Conceptos de la administracin de cartera

La administracin de cartera :es un proceso bsico que

representa para la organizacin una herramienta fundamental
que apoya el desarrollo y xito econmico. La administracin
de la cartera tiene caractersticas especiales, sus
procedimientos son especficos y en ellos se deben seguir
unas etapas, teniendo en cuenta los elementos que
conforman su engranaje.

Exige que la administracin de la cartera sea eficiente y esa

eficiencia se puede lograr mediante una administracin
cientfica en donde se integren las funciones del proceso
administrativo, la planeacin, la organizacin, la ejecucin, la
direccin y el control.
Los procesos administrativos que se manejan en el rea de
cartera deben ser muy giles con el objetivo de darle al
deudor el mejor servicio, acompaado de una pronta
respuesta a sus inquietudes.

La recuperacin de los crditos por medio de la cobranza es

esencial para las finanzas de la empresa, es necesario darle la
importancia que requiere y ahondar en los esfuerzos, pues las
ventas se vern afectadas por la cartera vencida porque las
ventas vencidas impiden el despacho de nuevos pedidos o el
otorgamiento de nuevos crditos. Es propicio educar al
cliente, si se le permite constantemente que pague con atraso,
es muy difcil lograr que se ajuste nuevamente a las
condiciones pactadas inicialmente.
Uno de los factores esenciales en la administracin de la
cartera es la planeacin, a travs de ella es posible determinar
a dnde se quiere llegar y la manera de lograrlo; en esa etapa
se determina con anticipacin qu hacer, cmo hacerlo,
cundo hacerlo y quines van a hacerlo.

Aspectos a tener en cuenta cuando se inicia el proceso de

planeacin:

La planeacin es el desarrollo de la toma de una decisin

anticipada. Si se quiere emprender una determinada accin,
es necesario antes haber tomado la decisin de lo que se va a
hacer y de cmo se va a hacer. Todo plan debe ir orientado al
logro de un objetivo especfico, determinando la utilizacin de
los recursos necesarios para obtener lo decidido.
Los objetivos deben ser claros, precisos y factibles de
cumplir. Partiendo de un objetivo general se fijan los objetivos
o metas especficos de cada departamento o seccin de la
empresa. Hasta donde sea posible, los objetivos deben ser
cuantificables. Por ejemplo, aumentar en un 20 % los
recaudos de cartera durante un mes determinado, es una
meta concreta.

Todas las personas implicadas en el proceso deben ser

consultadas, y sus opiniones, tenidas en cuenta para la
fijacin final de los objetivos. El director de cartera debe, por
ejemplo, or los conceptos de todos los que integran el equipo
de administracin de la cartera.
El establecimiento de premisas nos permite suponer las
situaciones futuras. Recurdese que la planeacin es, en gran
parte, anticiparse al futuro. Si queremos aumentar los
recaudos en un 20 % Sern suficientes cuatro cobradores? y
como sta, muchas preguntas podramos hacer. A travs de
estas premisas es posible suponer las situaciones futuras.

Escogidas las diferentes alternativas se inicia la evaluacin de

cada una de ellas, sopesando los factores que intervienen, as
como analizando las consecuencias que cada una de ellas
produzca. El corto plazo es un ao, mediano plazo hasta tres
aos y el largo plazo ms de tres aos. Es importante tener
en cuenta que dentro del concepto de tiempo de la planeacin
estn incluidos otros dos elementos, la planeacin estratgica
y la planeacin tctica; la primera corresponde al largo plazo
y la segunda a un periodo ms corto.
1.2. Proceso administrativo

La administracin cientfica se fundamenta en el

establecimiento de principios administrativos generales entre
los altos niveles de una organizacin, que tienen como tarea
dirigir el proceso y el funcionamiento de todos los aspectos
de la entidad.

El proceso administrativo supone actividades

interrelacionadas de la planificacin, la organizacin, la
direccin y el control de las acciones que implican relaciones
humanas y de tiempo.
2. Cdigo de tica institucional

El cdigo de tica institucional define los fundamentos y

comportamientos ticos para todos los colaboradores, son
parmetros que los empleados deberan aplicar en las
relaciones que se establecen con los clientes.
2. Cdigo de tica institucional

El cdigo de tica institucional define los fundamentos y

comportamientos ticos para todos los colaboradores, son
parmetros que los empleados deberan aplicar en las
relaciones que se establecen con los clientes.

En un cdigo de tica tambin sobresalen las normas que

controlan el lavado de activos
3. Plataforma tecnolgica

La plataforma tecnolgica no es ms que una herramienta que

las entidades financieras utilizan para el manejo de la cartera
de crditos; en ella se consolida la base de datos de los
deudores y su historial crediticio, esta base de datos se
encuentra enlazada con los dems productos y servicios que
el cliente est utilizando en la entidad.

Dicha herramienta tecnolgica de trabajo facilita la prestacin

del servicio al cliente, en ella est registrada toda la
informacin de su actividad, la trayectoria en la entidad, los
productos que utiliza, los recursos que maneja, operaciones
de crdito vigentes, los vencimientos, condiciones de
aprobacin, los montos y las fechas de vencimiento.
4. Estructura del departamento de cartera

En la mayora de empresas el departamento de crdito y

cartera depende funcional y administrativamente de la
gerencia general o de la gerencia financiera, ya que dicha rea
est directamente relacionada con el uso, la aplicacin de
fondos y el recaudo de recursos. El rea de cartera est
dotada de las siguientes reas funcionales:

Atencin al cliente. Cobranza telefnica y escrita.

Localizacin de clientes. Controles estadsticos. Manejo
de documentos por cobrar. Cobranza prejudicial.
Cobranza judicial y su control.
Funciones del departamento de cartera

Enfocan los esfuerzos en que la cartera se recupera dentro de los

plazos establecidos, adems debe realizar las siguientes funciones:

Elaboracin de informes que reflejan los estados de la cartera.

Manejo de las relaciones con las dems reas de la compaa.
Realizar la cobranza en las diferentes etapas del crdito. Servicio
al cliente en el manejo del crdito, plazos y consecuencias del pago
irregular. Elaboracin de informes a las centrales de riesgo.
Control de acuerdos de pagos que se pactan con los clientes.
Elaborar la programacin de actividades que tengan interrelacin
con las dems reas. Traslado oportuno de las obligaciones en mora
para su cobro jurdico. Control estadstico de la cartera, tanto
vigente como la vencida. Control de las obligaciones al cobro
jurdico.
Objetivos del departamento de cartera

El departamento de cartera debe tener trazados unos objetivos

claros que le permitan medir la efectividad de su labor, entre sus
labores ms importantes estn:

La rotacin de cartera. El monto de recaudos, presupuesto de

cobranza. La racionalizacin de los costos de cobranza. La
disminucin de cuentas incobrable
Elaboracin de planes y programas de administracin de la cartera

La elaboracin de planes y programas de administracin de la cartera

fundamentalmente se centra en el conjunto de actividades que una entidad
financiera debe realizar encaminadas a la recuperacin de los crditos; en las
condiciones establecidas se puede evitar el vencimiento de la cartera, la falta
de pago oportuno e incluso, la prdida del respectivo crdito.

Adicional, el programa de administracin de cartera debe prepararse

mensualmente con las siguientes caractersticas: Algunas son:
Un objetivo general y uno o varios especficos, elementos que establecen
determinadas bases de los resultados que se buscan. El programa de
administracin de cartera debe ser preparado con la intervencin directa de
los funcionarios que lo van a desarrollar, es prudente escuchar las diversas
opiniones de cada uno de ellos. Una vez concertado, debe iniciarse su
desarrollo y a los directores del rea o al director de oficina les corresponde
ejercer los controles que se hayan establecido.