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EN UN SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
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DOCUMENTACIN EN UN SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
Necesidad de evidenciar la planificacin del SGC
Complejidad de los procesos y actividades de la
organizacin
Necesidad de definir y comunicar las Interacciones
de los procesos
Garantizar una adecuada comunicacin de las
disposiciones del SGC
Cambios y rotacin del personal
Falencias en la competencia del personal
Herramienta de entrenamiento
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DOCUMENTACIN EN UN SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD
Apoya el cumplimiento y la evidencia de requisitos
obligatorios
Necesidad de definir los criterios de la auditora
interna
Preservacin del saber y hacer de la organizacin
Unificacin en el enfoque y la ejecucin de las
actividades y procesos
No lo hago porque no saba................
Si con documentos se presentan problemas de
dispersin, como ser sin ellos?
3
eeeeeeeeeeeeeeeeeeeee
4
Sistema de Administracin de la Calidad
Mejoramiento Continuo
S C
C a
5. Responsabilidad t
L L
gerencial i
R s
I f
I
e
a
E q
8. Mediciones, c E
u 6. Administracin
anlisis, c
N i de recursos i N
mejoramiento
s
T i n T
t 7. Elaboracin
E Entradas del producto Salidas Productos E
o servicios
s y/o servicio S
S
5
Figura1- Modelo de proceso de Administracin de la Calidad
ISO/CD2 9001:2000
LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN
ISO 9001-2000
7
POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIN
10
DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000
Control
11
DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000
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MERCADEO
Y
VENTAS
DESARROLLO
HUMANO
CLIENTES
CALIDAD
LOGISTICA
INVESTIGACION
PROVEEDOR Y DESARROLLO
COMPRAS
ADMINISTRACION
FINANCIERO
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Input E MANAGEMENT Output E
PROCESS E
SUPPORT
AP
Input A MANAGEMENT Output A
CD
PROCESS A
SUPPORT
AP
CD Input C MANAGEMENT Input D MANAGEMENT Output D
PROCESS C Output C PROCESS D
SUPPORT
SUPPORT AP
AP CD
CD
MANAGEMENT
Input B PROCESS B
SUPPORT Output B
AP Input F MANAGEMENTOutput F
Internal Internal
CD PROCESS C
Customer Customer
SUPPORT
AP
CD
A P Feedback
C D
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Caracterizacin de los procesos
Proceso:_________________________________
Objetivo:________________________
Que hace/subprocesos
Entrada Salida
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
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PIRAMIDE DE LA DOCUMENTACION
Poltica de Calidad
Un Documento Manual
Un Documento
Referencia en
para cada
Manual de Calidad
funcin Procedimientos
Un Documento
para cada Instrucciones de Referencia en
actividad Procedimientos
Trabajo
Registros externos
Registros internos (especificaciones y
Formularios, Estndares normas de clientes,
(formatos,informes
listas) Registros, y especificaciones y
normas tcnicas de
Archivos, etc. Cdigos
la industria,
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requerimientos legales)
DIFUNDIBLES POLITICA DE CALIDAD
MANUAL Y OBJETIVOS
DE CALIDAD
CONSULTABLES PROCEDIMIENTOS Y
FICHAS TECNICAS
INSTRUCCIONES
CONFIDENCIALES
REGISTROS
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QU ES UN PROCESO?
Es un conjunto de actividades mutuamnete
relacionadas o que interactan las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Norma ISO 9000
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ELEMENTOS A
IDENTIFICAR
Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el
producto o servicio final.
Cliente Final: Son aquellos que reciben un
producto o servicio al final.
Fronteras o Limites: Define los siguientes aspectos
que incluye el proceso y que no incluye, los
insumos y exsumos del proceso, los
departamentos involucrados etc.
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CLASIFICACIN DE LOS
PROCESOS
1. Segn su jerarqua
2. Segn su funcin
3. Por la combinacin de ambos
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SEGN SU JERARQUA
Primer Nivel:
Macroproceso
Segundo Nivel:
Procesos y Subprocesos.
Tercer Nivel:
Procedimientos (Actividades, Tareas)
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N1. Macroproceso: Conjunto de procesos,
relacionados y enfocados hacia el cumplimiento
de la misin.
N2. Proceso: Conjunto de actividades que
transforman entradas en salidas (o productos)
utilizando recursos y aplicando controles.
N2. Subprocesos: Son partes bien definidas en un
proceso. Es la divisin que puede tener un
proceso.
Su identificacin puede resultar til para aislar los
problemas que pueden presentarse y posibilitar
diferentes tratamientos dentro de un mismo
proceso.
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SEGN SU JERARQUA
N3. Procedimiento: Forma especifica de llevar a
cabo una actividad. En muchos casos los
procedimientos se expresan en documentos.
OPERACIN CONTROL
APOYO/SOPORTE CONTINGENCIA
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Operacin: Procesos involucrados directamente en la
transformacin para la realizacin del producto o servicio
que el cliente desea. Ej:
Procesos relacionados con el cliente.
Diseo y desarrollo de productos.
Compras
Produccin y prestacin del servicio
Preservacin del producto
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CARACTERSTICAS DE LOS
PROCESOS:
El nombre asignado a cada proceso debe ser
sugerente de los conceptos y actividades incluidos
en el mismo.
Tienen un responsable
Tienen limites bien definidos
Tienen interacciones y responsabilidades internas
bien definidas
Tienen procedimientos documentados y requisitos
de entrenamiento.
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2. ELABORACIN DE LA
RED DE PROCESOS
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GERENCIA DE PROCESOS
D.E G.P
MACROPROCESO
CADENA DE VALOR
CICLO PHVA PROCESO
ANLISIS Y
EVALUACIN TAREA
DE PROCESOS
MTODO Y ANLISIS
DE SOLUCIN DE ACTIVIDAD
PROBLEMAS
ESTANDARIZACIN
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La Cadena de Valor
Herramienta para el reconocimiento
de los procesos de la empresa
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Cadena de Valor Genrica
Actividades de Apoyo
Infraestructura
Administracin de Recursos Humanos
Desarrollo Tecnolgico
Abastecimiento
Mercado-
Logstica Operacio- Logstica Servicio
tecnia y
Interna nes Externa
Ventas
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Actividades Primarias
Identificar los procesos a travs de la
Cadena de Valor (cont.)
Procesos
Subprocesos
Actividades
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CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
DIRECCIN
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Procesos Generales o de conduccin
Planeacin estratgica
y del Sistema de Gestin Control de la gestin
de la calidad y revisin gerencial
Planifica- Compras,
Gestin cin y/o Recepcin Realizacin Entrega
Cliente Comercial diseo tcnica producto del Cliente
Mercadeo de inspeccin o servicio producto
y ventas producto y Almacn o servicio
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Identificar los procesos a travs de la
Cadena de Valor (cont.)
Docencia Macroproceso
G. G. G. G. G.
Procesos Inscripcin Seleccin Curricular Titulacin Profesionales
Subprocesos G. Insc. G. G. G.
Asignaturas Matrcula Docencia Evaluacin
Generacin Turnos
Actividades Entrega de Turnos
...
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JERARQUIA DE LOS PROCESOS
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
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Bases para Documentar
los Procesos
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Caracterizacin de los procesos
Proceso:_________________________________
Objetivo:________________________
Que hace/subprocesos
Entrada Salida
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CARACTERISTICAS DE LA
DOCUMENTACIN.
Actualidad de la informacin.
Integridad de la informacin. Principio a fin del
proceso
Claridad y simplicidad. Fcilmente
comprendidos por todos en la organizacin
Flexibilidad: Adaptables a cambios.
Responsables.
Cumplir el ciclo PHVA
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CARACTERIZACIN DE
PROCESO
Describe en forma
resumida las
actividades, entradas y
salidas, clientes y
proveedores de un
proceso.
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Caracterizacin del Proceso
Nombre del Proceso________________________________________
Responsable______________________________________________
Objetivo y alcance__________________________________________
_________________________________________________________
Solicitante Cargo
Telfono E-mail
Empresa
Contacto
Direccin
Concepto
Valor
Observaciones
Fecha Recepcin
Fecha Realizacin
Factura
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PROCEDIMIENTOS
Conjunto de pasos que
explican la forma de
llevar a cabo una
actividad.
Debe especificar el
QUE se hace, el
COMO se hace y
quien es el
RESPONSABLE.
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PROCEDIMIENTO
Fecha __________________________________________________
Macroproceso _____________________________________________
Proceso __________________________________________________
Subproceso _______________________________________________
Objetivo __________________________________________________
__________________________________________________________
Alcance ___________________________________________________
Definiciones________________________________________________
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INSTRUCTIVOS
Son documentos que
amplan y detallan la
informacin de una
actividad.
APRO BADO
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PROCESO COMPRAS
OBJETIVO: Suministrar a los procesos internos la materia prima e insumos requeridos con las
especificaciones solicitadas, de4 manera oportuna, en la cantidad pedida y
manteniendo los niveles de inventario estipulados.
Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente
Gerencia Poltica, objetivos rdenes de Proveedores
y metas compra Almacn
Ingeniera de Fichas tcnicas de Facturas Proveedores
producto materiales COMPRAS Almacn
Proveedores Base de datos de Producto Almacn
proveedores, Precios comprado
y cotizaciones,
Especificacin de Referencia a Informes de Gerencia
producto. los documentos desempeo
que describen
Logstica Niveles de mtodos de
inventario y operacin y
puntos de re control del
orden proceso
Manufactura. Requisiciones
Mantenimiento
y servicios
generales
RECURSOS
PERSONAS INFRAESTRUCTURA INFORMACIN
Gerente General, Directores de Mercadeo y Ventas, Documentacin referencia Procedimiento Revisin por la direccin
Produccin y los Jefes de Laboratorio, Compras y para la revisin , computador, ACP10.
Programacin y el representante de la direccin y
Coordinador del sistema de gestin de calidad.
CONTROLES AL PROCESO
QU QUIN CMO
Que se realice la revisin segn la frecuencia. Representante de la direccin. Teniendo en cuenta la frecuencia especificada
en el procedimiento de revisin por la direccin.
Que se cumpla la poltica y objetivos de calidad. Representante de la direccin. Definiendo actividades a realizar, responsables
y plazos y registrando en el acta de revisin.
Que la estructura organizacional se mantenga Representante de la direccin. Analizando la estructura organizacional frente
vigente. a la realidad.
Que se ajuste el sistema de gestin de calidad a Representante de la direccin. Analizando los cambios en el momento en que
los cambios, se tengan los recursos para mejorarlo se presentan para definir los planes de accin
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y se mejoren los procesos. necesarios.
INDICE CONTENIDO DEL
MANUAL DE PROCESOS
Introduccin
ASPECTOS Objetivo
GENERALES Conceptos Bsicos
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INDICE CONTENIDO DEL
MANUAL DE PROCESOS
INVENTARIO Estratgicos
DE PROCESOS Claves o Fundamentales
Soporte o Apoyo
Nombre
Insumos y
Objetivo Exsumos Procesos
VISION GENERAL
DEL Diagrama de Involucrados Base Legal
MACROPROCESO Bloque
Clientes Formularios
Fronteras
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INDICE CONTENIDO DEL
MANUAL DE PROCESOS
Nombre
Insumos y
Objetivo Subprocesos
VISION GENERAL Exsumos
Diagrama de Base Legal
DEL PROCESO Involucrados
Bloque Formularios
Clientes
Fronteras
Polticas y Manual de
Objetivos de la Calidad
Calidad
Manual de
Procedimientos
Documentos: Registros de
MP, DFP, DP, Calidad por
Instrucc.Trab.,...etc ISO 9000
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Manual de
Calidad
Manual de
Organizacin
Polticas y
Objetivos de la
Calidad
Documentos:
MP, DFP, DP,
Instrucc.Trab.,....etc
Manual de
Procesos
Manual de
Procedimientos 56
Manual de
Calidad
Manual de
Organizacin
Polticas y
Objetivos de la
Calidad
Manuales
Administrativos
Documentos:
MP, DFP, DP,
Instrucc.Trab.,....etc
Manual de
Organizacin
Manual de
Procedimientos
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58
FIN DE LA EXPOSICIN
GRACIAS POR SU
ATENCIN! 59