BIENVENIDOS

SISTEMA DE
CONTABILIDAD I
CON-205

Maestro Liborio Farias Disla

liborio.farias@unicaribe.edu.do
Celular: 809-747-1010
 UNIDAD V:
DISENO Y CONTROL DE LOS FORMULARIOS
 Propósitos Específicos.

- Definir y comprender el concepto y la importancia del diseño y

uso de los formularios en una organización.
- Aplicar técnicas y creatividad para analizar y diseñar formas de
entradas y salidas de datos en los procesos administrativos.
- Establecer controles para el uso y custodia de los formularios.
 TEMAS:
5.2 Conceptos y objetivos de los formularios.
5.2.1 Importancia de las formas impresas.
5.2.2 Metodología para el análisis, Diseño y control de los
formularios. - Investigación – Análisis – Diseño – Implantación –
Control
5.2.3 Alternativas para su elaboración: - Computadora –
Imprenta – Linotipo – Fotograbado
5.2.3 Estructura del formulario: -Encabezado-papel-codificación-
tamaño-copias-color-tipografia-encuadernación.
5.2.4 Casos prácticos.
¿Qué sabes del tema?
 Conceptos y objetivos de los formularios

Son instrumentos administrativos que pueden ayudar al

empleado en la ejecución de sus tareas. Es un
documento impreso que contiene información
estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para
ser complementada con información “variable” según
cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico.
Es un medio de recolectar datos que posteriormente
serán transformados en una información deseada y
detallada, sobre un tema determinado.
 Características de los formularios

Se debe tener pendiente en todo momento, que el diseño de un

formulario debe responder a la utilidad que preste en el
procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas
que debe tener todo formulario son las siguientes:

• Sencillez en su diseño.
• Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento
especifico.
• El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado
en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
• Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por
razones de control interno, sean incompatibles.
• Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para
aquellos departamentos que manejan la información que
contienen los mismos.
• En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de
costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.
• Los formularios deben poseer espacios adecuados para las
aprobaciones y/o autorizaciones.
• Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de
tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del
formato a una función o área especifica y se indique la ultima
fecha de revisión.
 Clasificación de los formularios

De acuerdo a su presentación pueden ser:

• Simples: son aquellos documentos que están

representados por una sola forma y que no poseen
copias anexas.
• Formularios compuestos: poseen mas de una hoja
y son elaborados con base en un formato predefinido
y bajo un esquema de almacenamiento o archivo
especial
 Cont.
De acuerdo a su uso pueden ser:

• Para originar una acción: tienen el objetivo de iniciar el

proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un
cierto objetivo. Ejemplo, la emisión de una requisición de
materiales puede dar origen a la emisión de una orden de
compra.
• Formularios para registrar una acción, están orientados a
guardar información que puede ser consultada posteriormente.
Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el
principio, dado que cualquier información omitida puede ser
requerida después, ej. Los curriculum, solicitudes de empleos.
 Cont.
• Formularios para informar resultados, son aquellos que son
usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se
encuentran estandarizados, ej. Análisis de crédito en una
institución financiera.
 Cont.
De acuerdo a su elaboración pueden ser:

• Manuales son formularios que son llenados en forma

totalmente manual.
• Semimecanizados se llevan en parte manualmente y
en parte a través de un elemento maquina como un
computador o una maquina de escribir.
• Mecanizados, son aquellos elaborados totalmente
por una computadora, tanto los datos del mismo
como los campos por rellenar.
 Diseño de formularios
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos
para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los
aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir
al menos con los siguientes principios:
• Facilidad para su relleno.
• Reducción de las posibilidades de error.
• Estética.
• Reducción de costos.
 Partes de un formulario
• Encabezado, se encuentra siempre en la parte superior y
debe contener al menos el titulo, numero, fecha de
elaboración del formulario.
• Cuerpo principal contiene la información principal y
relevante para procesar el formato.
• Área de observaciones debe contener información que se
considere necesaria para la elaboración y aclaración de
cualquier duda referente a la información contenida en el
formulario.
• Las autorizaciones son los campos reservados para que
las personas involucradas evidencien su aprobación
acerca del procesamiento de la información.
 Diseño de un sistema de formularios

Un diseño de formularios comprende todos los formatos, sus

practicas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la
información escrita, a través de los documentos en la
organización. Para diseñar un adecuado sistema de
formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
1. Inventario de formularios.
2. Análisis de formularios.
3. Clasificación de formularios.
4. Codificación de formularios
Inventario de formularios:

Es elaborar una lista de todos los formularios que sean

manejados en todos los departamentos. Para hacer este
inventario se pueden considerar los siguientes parámetros de
clasificación:
• Por áreas o secciones.
• Por tamaños.
• Por cualquier característica física.
• Formales e informales
 Análisis de formularios:
Después del levantamiento de todos los formularios
que estén utilizándose de una manera formal o
informal, debe procederse a evaluar su utilización. Un
formulario consta de dos partes desde el punto de vista
de la información que posee:
• Información impresa o fija.
• Información variable o para rellenar.
Otra clasificación de formularios

La clasificación de los formularios, es un proceso por medio

del cual se efectúa una agrupación de los formularios con
base en un criterio especifico. Algunos criterios de
clasificación:
• Organigrama de la empresa.
• Grado de intervención de un computador.
• Su diseño.
• Su propósito.
• El numero de copias.
• Combinaciones de los anteriores.
 Codificación de los formularios

Una ves que las formas son clasificadas, estas deben ser
codificadas. Los métodos mas utilizados para codificar los
formularios son:
1. Método nemotécnico.
2. Método de bloques.
3. Método alfanumérico.