Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto
Ing. Rubén Gómez Sánchez S.

Ingeniería y Servicios Tecnológicos SAC.

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 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
La Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto incluye los procesos para
comprar o adquirir los productos,
servicios o resultados necesarios
fuera del equipo del proyecto para
realizar el trabajo. Este capítulo
presenta dos perspectivas de
adquisición. La organización puede ser
la compradora o la vendedora del
producto, servicio o resultados bajo
un contrato.

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 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
La Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto incluye los procesos de
gestión del contrato y de control de
cambios necesarios para administrar
contratos u órdenes de compra
emitidas por miembros autorizados del
equipo del proyecto.

REVISION 2 14/03/08 3
 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
La Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto también incluye la
administración de cualquier contrato
emitido por una organización externa (el
comprador) que esté adquiriendo el
proyecto a la organización ejecutante (el
vendedor), y la administración de las
obligaciones contractuales que
corresponden al equipo del proyecto en
virtud del contrato.

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 Procesos de la Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto
12.2 Planificar la 12.3 Solicitar Respuestas de
12.1 Planificar las Contratación: documentar Vendedores: obtener
Compras y Adquisiciones: los requisitos de los información, presupuestos,
determinar qué comprar o productos, servicios y licitaciones, ofertas o
adquirir, y cuándo y cómo resultados, e identificar a los propuestas, según
hacerlo. posibles vendedores. corresponda.

12.6 Cierre del Contrato: 12.5 Administración del 12.4 Selección de

completar y aprobar cada Contrato: gestionar el Vendedores: revisar ofertas,
contrato, incluida la contrato y la relación entre el elegir entre posibles
resolución de cualquier tema comprador y el vendedor, vendedores, y negociar un
abierto, y cerrar cada revisar y documentar cuál es contrato por escrito con cada
contrato aplicable al o fue el rendimiento de un vendedor
proyecto o a una fase del vendedor a fin de establecer
proyecto. las acciones correctivas
necesarias y REVISION
proporcionar
2 14/03/08 5
 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
• 12.1 Planificar las Compras y
Adquisiciones: determinar qué
comprar o adquirir, y cuándo y cómo
hacerlo.
• 12.2 Planificar la Contratación:
documentar los requisitos de los
productos, servicios y resultados, e
identificar a los posibles vendedores.

REVISION 2 14/03/08 6
 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
• 12.3 Solicitar Respuestas de
Vendedores: obtener información,
presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas, según corresponda.
• 12.4 Selección de Vendedores:
revisar ofertas, elegir entre posibles
vendedores, y negociar un contrato
por escrito con cada vendedor.

REVISION 2 14/03/08 7
 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
• 12.5 Administración del Contrato:
gestionar el contrato y la relación
entre el comprador y el vendedor,
revisar y documentar cuál es o fue el
rendimiento de un vendedor a fin de
establecer las acciones correctivas
necesarias y proporcionar una base
para relaciones futuras con el
vendedor, gestionar cambios
relacionados con el contrato y,
cuando corresponda, gestionar la
relación contractual con el
comprador externo del proyecto.

REVISION 2 14/03/08 8
 Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
• 12.6 Cierre del Contrato: completar y
aprobar cada contrato, incluida la
resolución de cualquier tema
abierto, y cerrar cada contrato
aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto.

REVISION 2 14/03/08 9
REVISION 2 14/03/08 10
REVISION 2 14/03/08 11
Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto

Desarrollo de los procesos de la gestión

de las adquisiciones del proyecto

12
 12.1 Planificar las Compras y
Adquisiciones
El proceso Planificar las Compras y
Adquisiciones identifica qué necesidades
del proyecto pueden satisfacerse de
mejor manera comprando o adquiriendo
los productos, servicios o resultados fuera
de la organización del proyecto, y qué
necesidades del proyecto puede
satisfacer el equipo del proyecto durante
la ejecución del proyecto. Este proceso
implica considerar si es conveniente
adquirir, qué y cuánto adquirir, y cómo y
cuándo hacerlo.

REVISION 2 14/03/08 13
 12.1 Planificar las Compras y
Adquisiciones
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

1. Factores ambientales
de la empresa 1. Análisis de fabricaciones 1. Plan de gestión de
2. Activos de los procesos directa o compra adquisiones
de la organización 2. Juicio de experto 2. Enunciado del trabajo del
3. Enunciado del alcance 3. Tipos de contratos contrato
del proyecto 3. Decisiones de fabricación
4. Plan de desglose del trabajo directa o compra
5. Diccionario de la EDT 4. Cambios solicitados
6. Plan de gestión del proyecto
proyecto
 Registro de riesgos
 Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
 Requisitos de recursos
 Cronograma del proyecto
 Estimaciones de cotos de las
actividades
 Línea base de costos

REVISION 2 14/03/08 14
 12.2 Planificar la Contratación
El proceso Planificar la Contratación
prepara los documentos necesarios
para respaldar el proceso Solicitar
Respuestas de Vendedores y el
proceso Selección de Vendedores.

REVISION 2 14/03/08 15
 12.2 Planificar la Contratación

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

1.
1. Plan
Plan de
de gestión
gestión de de las
las 1.
1. Formulario
Formulario estándar
estándar 1.
1. Documento
Documento de de la
la adquisición
adquisición
adquisiciones
adquisiciones 2.
2. Juicio
Juicio de
de expertos
expertos 2.
2. Criterios
Criterios de
de evaluación
evaluación
2.
2. Enunciado
Enunciado del
del trabajo
trabajo
3.
3. Enunciado
Enunciado del
del trabajo
trabajo del
del
del
del contrato
contrato
contrato
contrato (actualizaciones)
(actualizaciones)
3.
3. Decisiones
Decisiones de
de fabricación
fabricación
directa
directa oo compra
compra
4.
4. Plan
Plan de
de gestión
gestión del
del proyecto
proyecto
 Registro
Registro dede riesgos
riesgos
 Acuerdos
Acuerdos contractuales
contractuales
relacionados
relacionados concon elel riesgo
riesgo
 Requisitos
Requisitos dede recursos
recursos
 Cronograma
Cronograma del del proyecto
proyecto
 Estimaciones
Estimaciones de de cotos
cotos dede las
las
actividades
actividades
 Línea
Línea base
base de
de costos
costos

16
 12.2 Planificar la Contratación
Se pueden identificar y documentar
otros criterios de selección para
respaldar la evaluación de un
producto o servicio más complejo.
Por ejemplo:
• Entender la necesidad.
• Costo total o del ciclo de vida.
• Capacidad técnica.
• Enfoque de gestión.

17
 12.2 Planificar la Contratación
• Enfoque técnico.
• Capacidad financiera.
• Capacidad e interés de producción.
• Tamaño y tipo de negocio.
• Referencias.
• Derechos de propiedad intelectual.
• Derechos de propiedad exclusiva.

REVISION 2 14/03/08 18
 12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores
El proceso Solicitar Respuestas de
Vendedores obtiene respuestas, tales
como ofertas y propuestas, de
potenciales vendedores, acerca de la
forma en que puede cumplirse con los
requisitos del proyecto. La mayor parte
del esfuerzo real en este proceso es
realizado por los vendedores
potenciales, normalmente sin coste
directo para el proyecto ni para el
comprador.

REVISION 2 14/03/08 19
12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

1. Activos de los procesos de 1. Conferencia de los oferentes directa

1. Lista odecompra
vendedores
la organización 2. Publicidad calificados
2. Plan de gestión de las 3. Desarrollo lista de 2. Paquete de documentos de
adquisiciones vendedores calificados la adquisición
3. Documentos de la
3. Presupuesto
adquisición

REVISION 2 14/03/08 20
 12.4 Selección de Vendedores
El proceso Selección de Vendedores
recibe ofertas o propuestas y aplica
criterios de evaluación, según
corresponda, para seleccionar uno o
más vendedores calificados y
aceptables como tales. En el proceso
de decisión de selección de
vendedores se pueden evaluar
muchos factores, a saber:
• El precio o costo puede ser el
determinante principal para un
artículo listo para vender, pero el
menor precio propuesto puede no ser
el menor costo si el vendedor se
demuestra incapaz de entregar los
productos, servicios o resultados a
tiempo.

REVISION 2 14/03/08 21
 12.4 Selección de Vendedores
• Las propuestas a menudo son
divididas en secciones técnicas
(enfoque) y comerciales (precio),
y cada una se evalúa por
separado. A veces, se requieren
secciones de gestión como parte
de la propuesta, que también
tienen que ser evaluadas.

REVISION 2 14/03/08 22
 12.4 Selección de Vendedores
• Pueden requerirse múltiples fuentes
para productos, servicios y resultados
críticos, para poder mitigar los riesgos
que pueden estar asociados a temas
tales como cronogramas de entrega y
requisitos de calidad. Se tienen en
cuenta el coste potencialmente
superior asociado a esos múltiples
vendedores, incluida toda pérdida de
posibles descuentos por cantidad, y
los temas de reemplazo y
mantenimiento.

REVISION 2 14/03/08 23
 12.4 Selección de Vendedores
Entradas
1. Activos de los procesos de
la organización
2. Plan de gestión de las
adquisiones
3. Criterios de evaluación
4. Paquete de documentos de
Adquisiciones
5. Propuestas
6. Lista de vendedores
calificados
7. Plan de gestión del proyecto
 Registro de riesgos
 Acuerdos contractuales
relacionados con los riesgos
Herramientas y Técnicas
1. Sistema de ponderación
2. Estimaciones independientes
3. Sistema de selección
4. Negociación de contrato
5. Sistema de calificación de
vendedores
6. Juicio de expertos
7. Técnicas de evaluación de
propuestas
REVISION 2 14/03/08
Salidas
1. Vendedores seleccionados
2. Contrato
3. Plan de gestión del contrato
4. Disponibilidad de recursos
5. Plan de gestión de las
adquisiciones
(actualizaciones)
6. Cambios solicitados
24
 12.5 Administración del Contrato
Tanto el comprador como el vendedor
administran el contrato con finalidades
similares. Cada parte se asegura de que
ambas partes cumplan con sus
obligaciones contractuales y de que sus
propios derechos legales se encuentren
protegidos. El proceso Administración
del Contrato asegura que el rendimiento
del vendedor cumplirá con los requisitos
contractuales y que el comprador
actuará conforme a los términos del
contrato.

REVISION 2 14/03/08 25
 12.5 Administración del Contrato
En proyectos más grandes con varios
proveedores de productos, servicios y
resultados, un aspecto clave de la
administración del contrato es gestionar
las interfaces entre los diversos
proveedores. La naturaleza legal de la
relación contractual hace imperativo que
el equipo de dirección del proyecto sea
muy consciente de la importancia de las
implicancias legales de las acciones
llevadas a cabo al administrar un
contrato. Por motivos legales, muchas
organizaciones tratan la administración
del contrato como una función
administrativa independiente de la
organización del proyecto.

REVISION 2 14/03/08 26
 12.5 Administración del Contrato
Entradas
1. Contrato
2. Plan de gestión del contrato
3. Vendedores seleccionados
4. Informes de rendimiento
5. Solicitudes de cambio
aprobadas
6. Información sobre el
rendimiento del trabajo
Herramientas y Técnicas
1. Sistema de control de
cambios del contrato
2. Revisión del rendimiento
realizada por el comprador
3. Inspecciones y auditorias
4. Informar el rendimiento
5. Sistema de pago
6. Administración de
reclamaciones
7. Sistema de gestión de
registro
8. Tecnología de la información
REVISION 2 14/03/08
Salidas
1. Documentación del contrato
2. Cambios solicitados
3. Acciones correctivas
recomendadas
4. Activos de los procesos de
la organización
(actualizaciones)
5. Plan de gestión del proyecto
(actualizaciones)
 Plan de gestión de las
adquisiciones
 Plan de gestión del contrato
27
 12.6 Cierre del Contrato
El proceso Cierre del Contrato respalda
al proceso Cerrar Proyecto (Sección 4.7),
ya que incluye la verificación de que
todo el trabajo y todos los productos
entregables han sido aceptables. El
proceso Cierre del Contrato también
incluye actividades administrativas,
como por ejemplo, actualización de
registros para reflejar los resultados
finales y archivo de dicha información
para su uso en el futuro.

REVISION 2 14/03/08 28
 12.6 Cierre del Contrato
El cierre del contrato aborda cada
contrato aplicable al proyecto o a una
fase del proyecto. En proyectos de
múltiples fases, el plazo de un contrato
puede ser aplicable sólo a una fase
determinada del proyecto. En estos
casos, el proceso Cierre del Contrato
cierra los contratos aplicables a esa fase
del proyecto. Las reclamaciones sin
resolver pueden quedar sujetas a litigio
después del cierre del contrato. Los
términos y condiciones del contrato
pueden prescribir procedimientos
específicos para el cierre del contrato.

REVISION 2 14/03/08 29
 12.6 Cierre del Contrato

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

1. Plan de gestión de las 1. Auditoria de adquisición 1. Contratos completados

adquisiciones 2. Sistema de gestión de 2. Activos de los procesos de
2. Plan de gestión del contrato registro la organización
3. Documentación del contrato (actualizaciones)
4. Procedimiento de cierre del
contrato

REVISION 2 14/03/08 30
 Entregables

Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto

REVISION 2 14/03/08 31
 Planificar las compras y
12.1
adquisiciones

12.2 Planificar la contratación

Solicitar respuesta a
12.3
vendedores

Selección de
12.4
vendedores

Administración de
12.5
contratos

Cierre de contrato 12.6

REVISION 2 14/03/08 32
Conclusiones y recomendaciones

Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto

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 Conclusiones y recomendaciones
1. La gestión de las adquisiciones del proyecto es el área de conocimiento que
permite al Director de Proyectos poder completar todas los recursos, insumos,
materiales, equipo que requieren los proyectos. Esta área debe permitir llegar a
la decisión de desarrollar lo que se requiere o proceder a comprar fuera de la
organización del proyecto.
2. Es necesario que todo interesado en lograr las competencias de la dirección de
proyectos siga con seriedad cada uno de los procesos recomendados, solo así
podrá cumplir con la necesidad de hacer la “procura” en forma planeado, y
cumpliendo con las líneas bases aprobadas.

REVISION 2 14/03/08 34