Administración de Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE LOS
ABASTECIMIENTOS
• Incluye administrar los
procesos requeridos
para adquirir los bienes
y servicios de empresas
externas a la
organización que
genera y encarga el
proyecto.
 Administración de Proyectos

PLAN DE ABASTECIMIENTOS
• El plan de
abastecimientos es el
proceso de identificar
cuales necesidades del
proyecto deberán ser
cubiertas por productos
o servicios ofrecidos por
empresas fuera de la
organización del
proyecto.
 Administración de Proyectos

PLAN DE ABASTECIMENTOS
• Un plan de abastecimientos debe definir lo siguiente:
1. Establecer el tipo de contrato a utilizar
2. Quien y cómo deben prepararse las especificaciones
técnicas para definir el abastecimiento necesario.
3. Si se harán contrataciones externas completas definir
cuáles serán los criterios de evaluación de alternativas.
4. Cómo se pueden administrar varias empresas de
abastecimiento si éstas son necesarias.
5. Cómo se pueden coordinar los abastecimientos con otros
proyectos de la misma empresa si ésta los tuviera y fueran de
la misma naturaleza.
 Administración de Proyectos

PLAN DE ABASTECIMIENTOS
• La ejecución de un proyecto
puede realizarse de alguna
de la siguientes formas:
1. Otorgando por contrato
toda la ejecución del
proyecto.
2. Ejecutando la empresa
cliente la totalidad del
proyecto.
3. Método híbrido:
ejecutando la empresa parte
del proyecto y
subcontratando otras áreas
 Administración de Proyectos

GESTIÓN DE LOS ABASTECIMIENTOS

Grupo de
procesos

planifica
Planificar las Definir qué comprar, cuándo y cómo

ción
de
adquisiciones hacerlo

ejecución
Grupo de
procesos
Dirigir las Revisar ofertas, elegir ganadores y

de
GESTIÓN DE adquisiciones vendedores, negociar contratos
LOS

Grupo de procesos
ABASTECI
Gestionar el contrato y la relación
MIENTOS

de control
Administración contratante/contratista, gestionar
del contrato cambios relacionados con el contrato,
control de tiempo y costos del
contrato
Grupo de
procesos
de cierre

Cierre del Completar cada contrato en todas sus

Contrato cláusulas

PMBOK Guide, 2008

ADMNISTRACIÓN DE CONCURSOS Y
LICITACIONES
 Administración de Proyectos

LICITACIONES
• Concurso entre varias empresas especializadas
en ofrecer un producto o servicio para
desarrollar parte o la totalidad del trabajo en
la ejecución de un proyecto.
• Generalmente se hace un concurso público o
por invitación expresa.
• Generalmente se analizan propuestas técnicas
y económicas
 Administración de Proyectos

¿POR QUÉ SE GENERAN CONCURSOS?

• Concursar competitivamente obteniendo los
mejores precios por el mayor valor.

• Establecer un sólido principio para el desarrollo de

relaciones a largo plazo.

• Lograr el manejo profesional, oportuno,

transparente, ordenado y ético de las licitaciones y
contrataciones, generando confianza y orden ante
el ámbito laboral y profesional.
 Aclaraciones
SI

Empresas
Definir paquete Preselección Convocar a
de concurso
hacen Dudas
empresas concursantes
propuestas

NO
Análisis de Apertura Recibir
propuestas de propuestas propuestas

Ajustes Apego a
alcances
no
si
Selección y Contrato
Recotización
negociación firmado,
con finalistas
contrato fianza y anticipo
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN
• El equipo de proyectos es el encargado de
crear y preparar la licitación.
• Debe generar todos los documentos y
procedimientos para llevar a cabo la licitación.
• Se invita a empresas o personas de notable
capacidad para realizar los trabajos requeridos
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN:
LOS DOCUMENTOS
• Es toda la documentación
que el propietario
proporciona a los
participantes para la
adecuada y completa
información sobre el objeto
de la licitación,
instrucciones y condiciones
generales, especificaciones,
planos, esquemas y
cualquier otro documento o
información que se
considere necesaria.
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN:
LOS DOCUMENTOS
• Aviso o invitación
• Bases de licitación: se establecen las principales condiciones y
características de la licitación:
a) Instrucción a los licitantes
b) Condiciones Generales
c) Condiciones Especiales
d) Especificaciones técnicas
e) Documentos suplementarios
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN:
LOS DOCUMENTOS
Las instrucciones de los licitantes
1. Objeto del concurso
2. Descripción del trabajo
3. Modalidad de la contratación
4. Preparación de oferta económica
5. Recepción de las ofertas
6. Plazo para ejecutar las obras
7. Plazo del mantenimiento de las
ofertas
8. Bases de adjudicación
9. Garantías
10. Plazo para suscribir el contrato
11. Origen de los materiales y equipos
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN:
LOS DOCUMENTOS
CONDICIONES GENERALES
1. Alcance del proyecto
2. Control del proyecto
3. Control de los materiales
e insumos
4. Responsabilidades legales
5. Prosecución y progreso
6. Mediciones y pagos
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN
LOS DOCUMENTOS
CONDICIONES ESPECIFICAS
1. Definición y Alcance del producto
2. Descripción general del proyecto
3. Ubicación
4. Documentos del contrato
5. Facilidades a los supervisores
6. Encargados del proyecto
7. Rótulos y propaganda
8. Plan de pagos
9. Anticipo
10. Garantías
11. Plazo de entrega
12. Sanciones aplicables al contratista
13. Libro de bitácora e informes
 Administración de Proyectos

GENERAR LA LICITACIÓN:
LOS DOCUMENTOS
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS
Son las características
físicas propias del
producto resultante del
proyecto, o de los
componentes e
insumos necesarios
para llevarlo a cabo.
 Administración de Proyectos

TIPO DE CONTRATO SEGÚN EL TIPO DE SERVICIO

SERVICIO CONTRATO
Servicios •Contrato servicios
Profesionales profesionales
•Orden de trabajo – adéndum
Instalación o •Contrato maestro – adéndum
Construcción •Contrato compacto
•Orden de trabajo
Suministro de •Orden de compra
equipo y/o •Compra/venta de equipo
materiales
 Administración de Proyectos

TIPO DE CONTRATO
TIPO DE CONTRATO DESCRIPCIÓN
Contrato Maestro Se aplica al proveedor general o
proveedores principales, en función al
monto y riesgo.
Contrato compacto Versión simplificada del contrato maestro
cuando no es práctico aplicar todas las
cláusulas.
Adéndum Es una extensión del contrato ya firmado.
Simplifica los procesos ya establecidos.
Orden de trabajo Contiene la información legal mínima
necesaria para establecer la relación entre
contratante y contratado. Es una sola hoja.
Orden de compra Incluye las condiciones de compra y
entrega: concepto, calidad, precio, fletes,
etc.
 CONTRATO PARA SERVICIOS PROFESIONALES
CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Declaración Inicial Información legal y fiscal

Tipo de contrato Por administración

Precio máximo garantizado
Precio unitario
Precio fijo (llave en mano)
Alcance de los trabajos Qué incluye y qué excluye –
Objeto del contrato.
Tiempo de entrega Fecha de inicio y terminación
Fechas de entregas parciales
Costo Importe de los servicios incluidos

Actualización de costos Inflación, actualización de la

propuesta.
 Administración de Proyectos

CONTRATO PARA SERVICIOS PROFESIONALES

CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Forma de pago y anticipo % de anticipo: fecha, forma pago
Pagos quincenales, mensuales…
Pagos sobre entregables
Responsabilidades de las Obligaciones
partes
Revisión del cliente Revisiones

Premios y castigos Bonos de resultados

Penalidades por incumplimiento o
retrasos
Otros Formas adicionales de
terminación anticipada, además
de las causales de rescisión.
 Administración de Proyectos

CONTRATO PARA CONTRATISTA GENERAL

CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Declaración Inicial Información legal y fiscal

Tipo de contrato Precio alzado

Precio unitario
Por administración
Esquema de contratación Diseño/implementación
Implementación
Alcance de los trabajos Qué incluye y qué excluye – Objeto del
contrato
Tiempo de entrega Fecha de inicio y terminación y fechas
de entregables parciales
Costo Importe de los servicios incluidos
 CONTRATO PARA CONTRATISTA GENERAL
CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Forma de pago y anticipo % de anticipo. Fecha y forma de pago
Pagos quincenales, mensuales, etc.
Pagos sobre entregables
Pagos por administración
Actualización de precios Bases para la actualización de precios.
Inflación.
Bases para la actualización de la
propuesta económica.
Retenciones – fondo de % de retención precautoria o fondo de
garantía garantía.

Calidad de los trabajos Descripción de aplicación de criterios

de aceptación.
Consecuencias de rechazo o
aceptación

CONTRATO PARA CONTRATISTA GENERAL
CONTENIDO
Responsabilidad sobre el
diseño
Reposición de los trabajos
Supervisión del proveedor
Especificaciones aplicables
Reglamento interno del sitio
Reglamento de seguridad e
higiene
Administración de Proyectos
DESCRIPCIÓN
En el caso de diseño/implementación.
En el caso de implementación con
revisión de diseño.
Bases para los trabajos que requieran
ser corregidos.
Cómo de llevará a cabo y con quién.
Estándares y reglamentos
Si existe, o si es necesario definirlo.
Guías y estándares requeridos por la
organización del cliente
 Administración de Proyectos

CONTRATO PARA CONTRATISTA GENERAL

CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Reportes de avance Formatos, contenidos, frecuencias y
medios a utilizar.
Suspensión de los trabajos Bases para la suspensión temporal o
definitiva del proyecto.
Penas por incumplimiento Criterios aplicables en caso de no
cumplir con lo convenido en el contrato.
Premios Por entrega adelantada
Por cumplimiento de objetivos parciales
y finales
Causas de rescisión Bases para rescindir el contrato

Seguros y fianzas Seguros y fianzas aplicables: alcance y

términos de las mismas.
 Administración de Proyectos

CONTRATO PARA CONTRATISTA GENERAL

CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Responsabilidad sobre el El proveedor es responsable de sus
personal obligaciones laborales hacia su
personal asignado al proyecto
Aceptación definitiva Criterios y procedimientos para la
recepción de los trabajos.
Participación en ahorros % y distribución de participación en
ahorros generados por el proveedor
Otros Otras cláusulas aplicables según la
industria, proyecto y cliente.

GARANTÍAS Y FIANZAS
CONTENIDO
Fianza de buen cumplimiento
Fianza de responsabilidad
ante terceros
Fianza de anticipo
Administración de Proyectos
DESCRIPCIÓN
•10% - 15% del monto del contrato, su
duración deberá ser al menos por un año.
•Garantiza la buena calidad y
comportamiento de los bienes contratados
•Se presentan previa firma del acta de
recepción.
•10% del monto del contrato durante la
vida del proyecto.
•Garantiza cualquier responsabilidad
laboral, fiscal, civil, administrativa derivada
del contrato
•100% del monto del anticipo
•Garantiza la debida inversión, o la
devolución del monto de anticipo.
 Administración de Proyectos

SEGUROS
CONTENIDO DESCRIPCIÓN
Seguro de responsabilidad 5% del valor contratado
contra terceros Cubre daños a terceros, ya sean bienes o
personas, por causas directamente
relacionadas con la ejecución del proyecto
Seguro de bienes Cubre las instalaciones en el sitio del
proyecto.
No debe sobrepasar el valor original de
aseguramiento de los bienes, ya sea
contra incendios, explosiones, terremotos,
etc.
Seguro de gastos médicos Cubre al personal asegurado en casos de
accidentes, enfermedades, emergencias,
etc.
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS
Evaluación mobiliario Ponderación Opción Opción Opción Opción
10 --- 1 1 2 3 4

1. Durabilidad 10 3 4 4 3
30 40 40 30
2. Costo 9 3 4 3 3
27 36 27 27
3. Tiempo de entrega 8 4 3 3 3
32 24 24 24
4. Comodidad 7 3 4 3 3
21 28 21 21
5. Facilidad de limpieza 6 3 3 2 3
18 18 12 18
6. Mantenimiento 5 4 4 4 4
20 20 20 20
7. Garantía 4 3 3 3 2
12 12 12 8
8. Espacio para archivo 4 4 4 4 3
 Administración de Proyectos

1 Malo
2 Regular
3 Bueno
4 Muy Bueno
5 Excelente

Evaluación mobiliario Ponderación Opción Opción Opción Opción

10 --- 1 1 2 3 4

TOTAL 176 194 172 160

LUGAR 2 1 3 4
 Administración de Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
• El objetivo de la Administración de Contratos
es asegurar que el proveedor cumpla con los
requerimientos contractuales
• Las herramientas utilizadas para la
administración de contratos son:
1. Estado de cuenta del contrato
2. Requisición de pago
 ASPECTOS A ADMINISTRAR EN CADA
CONTRATO
• Anticipo
• Pagos
• Retenciones
• Multas y premios
• Programa de trabajo
• Correspondencia
• Apego a la calidad
• Bitácora
• Cambios al contrato
• Fianzas y garantías
• Seguros
• Actas de Recepción de los trabajos
 Administración de Proyectos

ADMINISTRACIÓN INTERNA:
PLANEANDO EL ABASTECIMIENTO

• Si el proyecto se realizará
utilizando abastecimiento
interno de materiales, mano
de obra y equipo, es
necesario planificar cómo se
realizará, qué papelería se
utilizará y quienes serán los
responsables (matriz de
roles y funciones)
 Administración de Proyectos

MATERIALES E INSUMOS:
CANTIDADES A SOLICITAR
• Lo ideal es que del análisis de costos unitarios
del estimado de costos se obtenga la cantidad
de materiales a utilizar, para que de esa
manera obtengamos una lista de ellos
completa y real a utilizar en el proyecto.
• Esto se complementa con una buena
programación por material a utilizar.
PROGRACIÓN MENSUAL DE CEMENTO
MATRIZ ABASTECIMIENTOS - TIEMPO
 Administración de Proyectos

GESTIÓN DE COMPRA
a) Investigación de precios: significa mantener un sistema de actualización
continua de los proveedores existentes y potenciales, incluyendo sus
condiciones de pago, facilidad de transporte, tiempos de entrega y
referencias históricas de sus relaciones comerciales con la empresa.

b) Negociación: debe ser realizada por el gerente del proyecto y la

persona asignada a las compras, donde después de escoger el proveedor
de determinado insumo se procederá a la negociación del mejor precio y
situación para el abastecimiento buscando siempre mantener la relación
ganar/ganar.

c) Ejecución de la compra: a cargo de los ejecutivos de compra; lleva un

procedimiento que arranca desde el lugar de ejecución del proyecto.
 Administración de Proyectos

EJECUCIÓN DE COMPRA:
PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO
1. Requerimiento de materiales o insumos por parte de una
persona designada y a través de un formato
predeterminado.
2. Revisión y autorización del pedido de materiales quien debe
confrontar con la planificación general del proyecto.
3. Investigación de mercado
4. Autorización de la compra por medio de una orden de
compra o un cheque.
5. Ejecución de la compra, entregando el cheque o la orden de
compra y el proveedor entrega el material con su
documento correspondiente.
6. Transporte del material hacia la obra según lo pactado
7. Entrega del material y sus documentos de envío en el lugar
donde se ejecuta el proyecto.
 Alcance

Riesgo Abastecimientos

Calidad Calidad

Integración

Calidad Tiempo
Costo
Recurso humanos Comunicación
 ELEMENTOS DE LA INTEGRACIÓN

• El desarrollo del plan

del proyecto.
• El sistema de control de
cambios.
• Las lecciones
aprendidas
 SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS

• Lo importante ante la inminencia de un

cambio durante el desarrollo de un proyecto
es la forma en que el EQUIPO responderá y lo
manejará.
• Muchas veces los administradores de
proyectos se convierten en administradores
de cambios constantes
 PRÁCTICA COMÚN
La tendencia natural en la mayoría Consecuencia del enfoque informal
de los proyectos es: o tradicional:

Tomar decisiones informalmente Confusión (la comunicación verbal no

asegura efectividad)

Comunicar decisiones verbalmente Conflictos (fallas en la comunicación,

trabajos con información obsoleta, etc)

No evaluar impactos y justificaciones Programas no cumplidos pues los

compromisos de contrato ya no están
vigentes.
Ignorar y omitir actualizar los Proyecto fuera de tiempo y
documentos del proyecto presupuesto

Crecer gradualmente el alcance Clientes y proveedores molestos

 ¿PARA QUÉ UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
CAMBIOS?

• Para administrar los cambios acontecidos de

tal forma que:
- Añadan valor al proyecto.
- Se autorice el cambio y sus efectos en costos,
tiempo, calidad y alcance.
- Se actualicen todos los documentos
correspondientes.
RELACIÓN DE CAMBIOS
 LECCIONES APRENDIDAS
• Permiten al equipo aprender, tanto de sus
logros como de sus errores, para buscar un
mejor desempeño en la próxima experiencia.
• Las lecciones aprendidas comúnmente se
refieren a problemas; sin embargo, también
existen lecciones al documentar aciertos.
 LECCIONES APRENDIDAS
• Es recomendable documentar las lecciones
aprendidas en cuanto sucedan, pues de otra manera
corremos el riesgo de perder el valor de su
oportunidad y de atacar los puntos importantes.
• Para que el equipo utilice realmente esta
herramienta, la cultura no debe castigar el cometer
errores. Los problemas deben ser solucionados y
compartidos para capitalizar las experiencias
 LECCIONES APRENDIDAS
CRITERIO DE BÚSQUEDA
Diseño/ Arquitectura/ tienda coveniencia/alcances/costo/tiempo
SITUACIÓN
La solución de diseño que propuso el arquitecto encargado resultó en un
proyecto un 50% más caro con relación al presupuesto con que se
cuenta.
CONSECUENCIAS
No podemos autorizar el diseño ya que hay que ajustarlo al presupuesto
existente.
EVALUACIÓN
Retrasamos la ingeniería, además de que requerimos autorizar un
cambio al alcance del arquitecto para realizar los ajustes al diseño.
Con el conocimiento que ahora tengo, ¿qué ¿Cómo lo resolvimos?
haría diferente en esta situación?
Establecer un modelo de costos con el Negociamos un costo
arquitecto para que diseñe con base a considerable con
éste el arquitecto para
Comprometerlo desde el contrato para que que ajustara el
ajuste el presupuesto y las diseño y quedara
modificaciones, y que las revisiones dentro del
queden dentro de su alcance. presupuesto