LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ALDEMAR CLAVIJO GONZLEZ

Actividades de contextualización e identificación de
conocimientos necesarios para el aprendizaje.

• Descripción:

El Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, trata de los principios del proceso de gestión
documental, escoja uno de ellos y realice una presentación en PowerPoint en donde
explique su importancia y cómo debe aplicarse en la empresa privada, emplee la primera
diapositiva como portada y las siguientes para el desarrollo de la temática, no olvide tener
en cuenta la relación entre el texto y la imagen, el vocabulario, la ortografía, un buen
desarrollo del contenido, el fundamento personal y finalmente las conclusiones.
 DESARROLLO

• El Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, trata de los principios del proceso de
gestión documental, escogí el principio de PLANEACION
• La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen
los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de
estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto,
medio y largo plazo.
• Este principio de planeación es importante porque Planear implica que los
administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus
actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes
para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines
La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados
que pretende alcanzar el grupo social. Determinan planes más específicos que se refieren a
cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes
para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines
La planeación es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados
que pretende alcanzar el grupo social.
Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
ENTIDAD: COLJUEGOS
NATURALEZA: PRIVADA
DIRECCION: BOGOTA
TELEFONO: 7420698

OBJETIVO
El PGD de COLJUEGOS aplica para toda su información, independientemente en el
medio en el cual esté contenida: soporte papel, digital, electrónico; Abarca desde la
planeación pasando por la producción del documento hasta su disposición final.
Objetivos
Diagnosticar el estado de la gestión documental de COLJUEGOS, a través de la verificación del
cumplimiento de los lineamientos archivísticos.
Robustecer la seguridad de la información en la entidad.
Determinar una hoja de ruta para completar todos los instrumentos de gestión documental.
Beneficios del PGD
Con la adopción del PGD la entidad podrá:
Reducir el volumen de documentos innecesarios, independientes de su soporte y los costos
asociados al mantenimiento de información redundante.
Administrar la información plasmada en documentos para agregar valor a la gestión del
conocimiento de la entidad.
Apoyar la transparencia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad.
Brindar lineamientos en materia de gestión de documentos para la planeación, diseño y
operación de los sistemas de información de la entidad, mediante la articulación con los procesos
de gestión documental.
ARCHIVO CENTRAL
 Establecer la metodología para la planeación y estrategias del programa de
gestión documental y lograr el alcance de los objetivos programados.

Garantizar la seguridad, protección y disposición de la información para facilitar la

consulta requerida por los usuarios internos y externos, en cumplimiento de las
normas que garanticen la reserva de la información.

Concienciar al equipo humano y así difundir las políticas del alto gobierno,
reconociendo la importancia de cero papel
 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

En concordancia con el Acuerdo 006 expedido por el Archivo General de la Nación la

implementación del PGD se desarrolla en tres (3) etapas, de acuerdo a la necesidad del
Sistema de Gestión Documental que están incluidas en el Plan de Acción Anual, con las
siguientes orientaciones:
Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo. Asignar los recursos necesarios,
para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. Articular con los programas y
sistemaas de SATENA de acuerdo con la normatividad.