DECRETO 2609 DE 2012

PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

RUEDA SOTO JOSE EDUARDO

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
 PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL
• Conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como
producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos.
 PLANEACIÓN
Planeación es decidir o identificar los objetivos
que se van a alcanzar en un tiempo determinado
para lograr un fin en especifico, luego de esto lo
siguiente es como alcanzarlos.
La planeación es importante por que propicia el
desarrollo de la empresa, reduce al máximo los
riesgos y maximiza el aprovechamiento de los
recursos y tiempo.
• En esencia, la palabra planeación se formular un plan o un
patrón integrando predeterminando de las
futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de
visualizar, del propósito de ver hacia delante.

Tipo de
Alcance Niveles Objetivo
plantación
Elaboración del mapa
ambiental para evaluación.
Largo
Institucional Estratégica Debilidades, oportunidades,
plazo
fortalezas y amenazas.
Incertidumbre.
Conversión e interpretación de
Mediano
Intermedio Táctica estrategias en planes concretos
plazo
en el nivel departamental.
Subdivisión de planes tácticos
Corto de cada departamento en
Operacional Operacional
plazo planes operacionales para cada
tarea.
 ASPECTOS DE PLANEACIÓN
• Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un
programa de gestión documental, obedece a
un plan de acción con líneas concretas que
facilite su implementación de manera efectiva,
contempla la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos, análisis y
determinación de los requerimientos de
información, mantenimiento, evaluación y
documentación del programa, planes de
mejoramiento y planes de contingencia.
 REQUISITOS TECNICOS
• Se refieren a las condiciones o instrumentos
técnicos previos como: contar con manuales
de procesos y procedimientos, con
compilación de formas o formatos regulados,
manual de funciones y tablas de retención
documental, tablas de valoración documental,
adopción de normas técnicas y normatividad
en general,
 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
Hacen relación a la necesidad de integrar el
programa de gestión documental (PGD) con
todas las funciones administrativas de la
entidad.