EL CONTROL

• “Un proceso administrativo a través del cual los

administradores realizan un esfuerzo sistemático
orientado a comparar el rendimiento con los estándares
establecidos por las organizaciones, y estar en capacidad
de determinar si el desempeño es acorde con las normas”.

¿QUÉ ES CONTROLAR?
• Las políticas, procedimientos, prácticas y estructuras
organizacionales
• La función administrativa que hace parte del proceso
administrativo
• La función restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar
cualquier desvío.

• Popularmente: Restricción, coerción, limitación,

dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

¿QUÉ ES CONTROLAR?
• 1ª:Clásicos. Nivel Superior que dicte la norma,
Conjunto de normas que deben ser cumplidas,
nivel de supervisión que guíe u oriente como deben
llevarse o cabo esas órdenes por los subalternos
• 2ª: control Intermedio: control a jefes,
supervisores, capataces, verificación: aceptación e
identificación.
• 3ª. Control al nivel superior de la organización:
monitorización, ir verificando permanentemente
que se cumplan los objetivos, no esperar que se
produzca el desvío, control sobre quien crea la
política.

ETAPAS DEL CONTROL

• 1) Una característica,
atributo o condición a
controlar.
• 2) Un mecanismo o sistema
sensor
• 3) Una red de
comunicación
• 4) Una Unidad de Control

ELEMENTOS DEL CONTROL

 • 1. Establece medidas para corregir las
actividades.
• 2. Se aplica a todo.
• 3. Determina y analiza las causas.
• 4. Localiza a los sectores responsables.
• 5. Proporciona información acerca de
la situación de la ejecución de los
planes.
• 6. Reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores.

IMPORTANCIA DEL
CONTROL
• A) Debe reflejar la naturaleza y
necesidades de cada actividad y
organización
• B) Debe reflejar rápidamente los
desvíos
• C) Debe ser flexible
• D) Debe reflejar el modelo de
organización
• E) Debe ser económico
• F) Debe ser comprensible
• G) Debe asegurar una acción
correctiva

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

• 1. SEGÚN LOS FACTORES DE ANÁLISIS: Depende de la
realidad articular de cada empresa:

 Del mercado : competencia, precios, participación.

(productos muy específicos).
 Burocrático: autoridad, reglas, procedimientos, políticas.
(estandarización de actividades).
 Del clan: conductas, valores, normas, tradiciones, creencias.

TIPOS DE CONTROL
• 2. SEGÚN EL NIVEL DE ESTRUCTURA FORMAL:
Depende del grado de descentralización.

 Superior: validez de Planes estratégicos, asignación de

recursos.
 Intermedio: Planeación táctica, recursos sectoriales.
 Inferior: Puesta en marcha, Seguimiento de acciones,
operaciones de rutina.

TIPOS DE CONTROL
 • 3. SEGÚN LA OPORTUNIDAD DE
REALIZACIÓN: Antes, durante y después.
 Preventivo: Emprender acciones antes del
problema.
 Concurrente: supervisión directa
 Correctivo: Basado en la retroalimentación.

TIPOS DE CONTROL
EL PROCESO DE CONTROL
• 1. ESTABLECIMIENTO DE
ESTÁNDARES O
INDICADORES DE
DESEMPEÑO:
Parte de la ultima fase de la
planeación.
Definición de una base o un
estándar (unidad de medida,
para una acción o un objetivo)

EL PROCESO DE CONTROL
• 2. LA MEDICIÓN DEL
RENDIMIENTO REAL:
• Observación directa
• Datos estadísticos
• Informes verbales
• Informes escritos

EL PROCESO DE CONTROL
• 3. LA COMPARACIÓN DEL
RENDIMIENTO REAL CON
UN ESTÁNDAR:
• Grado de variación fijado de
antemano para conocer las
desviaciones que excedan
dicho rango.

EL PROCESO DE CONTROL
• 4. IDENTIFICACIÓN Y
ANÁLISIS DE
DESVIACIONES
Análisis de las causas de las
desviaciones

EL PROCESO DE CONTROL
• 5. DEFINICIÓN DE
LAS ACCIONES
CORRECTIVAS:
Corregir el
rendimiento real
Corregir el estándar.

EL PROCESO DE CONTROL
• 1. ESTANDARES
FÍSICOS:
No monetarios, comunes en el
nivel de operación, mano de
obra, materiales etc., reflejan
calidad.
“Unidades producidas por hora
–máquina”

TIPOS DE ESTÁNDARES
• 2. ESTANDARES DE
COSTO:
• Medidas monetarias, asignan
valores monetarios a los costos
de las operaciones:
“Costo de mano de obra por
unidad”
“Costo de mano de obra por
hora”

TIPOS DE ESTÁNDARES
• 3. ESTANDARES DE
CAPITAL:
Se relacionan con el capital
invertido.
“Rendimiento sobre la
inversión”

TIPOS DE ESTÁNDARES
4. ESTÁNDARES DE INGRESOS:
Valores monetarios a las ventas.
“Venta promedio por cliente”.

5. ESTANDARES DE
PROGRAMAS: (tiempo)
-Programas de presupuestos
-Desarrollo de nuevos productos

TIPOS DE ESTÁNDARES
• CONTROL ESTRATÉGICO: (Saber hacer), cómo lograr ventajas
competitivas a través del despliegue de la estrategia y la buena
administración de las actividades.

• CONTROL TACTICO: Control del cumplimiento de lo previsto a

través del flujo de comunicaciones.

• CONTROL OPERATIVO: Base de la pirámide de control,

aumenta o no según el grado de centralización.

NIVELES DEL CONTROL

 • Una técnica de control es un
procedimiento que representa
información de la organización de una
manera tal que permita desarrollar e
implementar una estrategia adecuada
señalando los puntos fuertes y débiles de
la unidad o unidades en las cuales se
basa.

TÉCNICAS DE CONTROL
• A. LOS PRESUPUESTOS:
Son presentaciones anticipadas de
los resultados que se esperan en
términos financieros.

Al reducir los planes a números

definidos, se impone cierta clase
de orden.

TÉCNICAS DE CONTROL
• 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS:
Basado en los pronósticos de ventas.

• 2. PRESUPUESTOS DE BALANCE GENERAL:

En ellos se pronostica el estado de los pasivos, activos y cuentas de
capital para momentos determinados del futuro.

• 3. PRESUPUESTOS DE EFECTIVO:
Permite medir el comportamiento real de la disponibilidad de efectivo
para satisfacer las obligaciones a su vencimiento.

CLASES DE PRESUPUESTOS
• 4. PRESUPUESTO DE GASTOS DE CAPITAL:
Son la base para dar forma a los planes de inversión de la
organización a largo plazo, requieren un período prolongado de
recuperación.

• PRESUPUESTOS FÍSICOS:
Con los cuales se cuantifican y pronostican los volúmenes que se
requieren para la realización de las diversas operaciones de la
organización, (presupuestos de las horas de mano de obra directa,
horas-máquina, unidades producidas, unidades de material y metros
cuadrados asignados, entre otros,)

CLASES DE PRESUPUESTOS
• B. DATOS ESTADÍSTICOS:

• Su objeto es mostrar tendencias a fin de

que el administrador pueda estimar los
rumbos que siguen los sucesos más
importantes.

TÉCNICAS DE CONTROL
• C. LAS AUDITORÍAS: proporciona información sobre el
desenvolvimiento y situación de la empresa, haciendo alusión a:
• Evaluar el entorno
• Evaluar la misión, objetivos, estrategias, etc
• Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las
operaciones
• Evaluar la productividad
• Evaluar la administración del personal.

TÉCNICAS DE CONTROL
• Expresar el examen de registros financieros
• Determinar la confiabilidad de datos
contables e informes financieros.
• Evaluar el papel de mercadeo, calidad,
presupuestos.
• Evaluar la gestión del personal operativo,
etc.

TÉCNICAS DE CONTROL
• 1. DIAGNÓSTICO DEL ENTORNO
• 2. ANÁLISIS DEL RESULTADO DE ESE DIAGNÓSTICO
• 3. INVESTIGAR ÁREAS FUNCIONALES
• 4. ANALIZAR Y EVALUAR RESULTADOS FINALES.
• 5. INFORME Y RECOMENDACIONES

PROCESO PARA LLEVAR A

CABO UNA AUDITORÍA
• 1. AUDITORÍA INTERNA:
• Evaluación de controles financieros y
operativos y de la calidad del
desempeño de la alta dirección.
• Beneficios:
• Promoción y desarrollo de nuevos
controles
• Verificación del cumplimiento de
políticas y procedimientos
• Evaluación de la precisión y
confiabilidad de los datos.

CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

• 2. AUDITORÍA EXTERNA: El objeto de su trabajo es la emisión de
un dictamen el cual puede basarse, o en un examen del aspecto
contable de la empresa, o en el aspecto contable y operativo de la
misma.

• 3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA: el propósito de ésta no es la

evaluación individual de los administradores, sino el análisis del
sistema de administración de una empresa en su totalidad.

CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

• D. EL CONTROL DE CALIDAD:
Se puede entender el control de
calidad como un conjunto de técnicas
aplicados a los procesos de
producción con el fin de mantener en
todas sus etapas la calidad dentro de
los valores establecidos.

TÉCNICAS DE CONTROL
 • Pasos:
• Inspección: puntos del proceso,
forma de inspeccionar,
instrumentos o herramientas.
• Análisis: Estudio de los
resultados de la inspección, para
determinar causas.
• Acción: es aplicar las medidas
necesarias para corregir las
causas de la mala calidad

CONTROL DE CALIDAD
• E. OBSERVACIÓN PERSONAL:
• Un contacto directo con los trabajadores le permite conocer
más del funcionamiento de la compañía, escuchar ideas,
opiniones y estimular a los diferentes equipos de trabajo al
aumento del rendimiento.

TÉCNICAS DE CONTROL
• F. ANÁLISIS DE REDES, DE TIEMPOS Y HECHOS
PERT :

Técnica de revisión y evaluación de programas.

Se encarga de observar como “encajan” las partes de un
programa durante el transcurso del tiempo y de los hechos.
PERT desempeña un papel diferente en el sistema de
control total.
Principal característica: “el tiempo”

TÉCNICAS DE CONTROL
A. Decisión de añadir el producto
B. Trabajo de ingeniería terminado
C. Financiamiento arreglado
D. Colocación de pedidos de compra de materiales
E. Producción iniciada
F. Campaña de ventas arreglada
G. Llegada de pedidos iniciales
H. Envío de los pedidos iniciales
• El objetivo del Sistema de
control de Gestión es apoyar a
los directivos en el proceso de
toma de decisiones con visión
empresarial, para que se
obtengan los resultados
deseados.

CONTROL DE LA GESTIÓN
• CARACTERÍSTICAS:
• Total: cubre toda la organización
• Periódico: secuencia predeterminada
• Cuantitativo: monetario, índices y ratios.
• Integrado o coordinado: subsistemas de control
articulado.

CONTROL DE LA GESTIÓN
 Es tratado en el nivel institucional de la
empresa y se refiere a los aspectos
globales que cobijan a la empresa como
un todo, sus características son:

• 1. Nivel de decisión: en el nivel

institucional de la empresa.
• 2. Dimensión temporal: largo plazo.
• 3. Cobertura: es genérico y abarca la
empresa en su totalidad.

CONTROL ESTRATÉGICO
• DESEMPEÑO GLOBAL DE LA
EMPRESA
1. La planeación estratégica se aplica a
la empresa en su totalidad.
2. Descentralización de la autoridad.
3. Permite medir el esfuerzo total de la
empresa como
un todo.

TIPOS DE CONTROL
ESTRATÉGICO
• INFORMES CONTABLES
Constituyen una conclusión de todos
los principales
hechos de la empresa, como volumen
de ventas, volumen de producción,
gastos, costos, utilidades, utilización
del capital, retorno sobre la inversión,
etc.,

TIPOS DE CONTROL
ESTRATÉGICO
 • CONTROL DE
GANANCIAS Y
´PÉRDIDAS
Ofrece una visión resumida
de la situación de ganancias o
perdidas de la empresa en un
determinado periodo.

TIPOS DE CONTROL
ESTRATÉGICO
• ANÁLISIS EL RETORNO SOBRE
LA INVERSIÓN
La empresa evalúa sus diferentes líneas
de productos y verifica donde esta
siendo empleado el capital con mayor
eficiencia, además de poder realizar una
aplicación equilibrada del capital para
alcanzar una mayor ganancia global

TIPOS DE CONTROL
ESTRATÉGICO
 • BALANCED SCORECARD:
Apunta a construir indicadores de
desempeño claves, adecuados a
la naturaleza de la empresa, al
tipo de información de gestión
estratégica que requieren sus
ejecutivos y a los roles que éstos
deben desempeñar.

TIPOS DE CONTROL
ESTRATÉGICO
 • El control táctico se refiere a los aspectos
menos globales de la empresa. Su espacio
de tiempo es el mediano plazo. En otras
palabras, su contenido no es tan genérico
ni tan amplio como el control estratégico.
Esta orientado al mediano plazo y aborda
cada unidad de la empresa, como un
departamento o cada conjunto de recursos,
de manera aislada.

CONTROL TÁCTICO
• CONTROL PRESUPUESTAL
Constituye un plan presentado en
términos de dinero: la actividad de la
empresa se traduce en resultados
esperados, teniendo el dinero como
denominador común.
La planeación del presupuesto tiene una
fase estrictamente
de control: el control presupuestal.

TIPOS DE CONTROL
TÁCTICO
 • CONTABILIDAD DE
COSTOS
Trata las informaciones sobre
la acumulación y el análisis de
costos, asentando los costos en
algún tipo de unidad-base,
como productos, servicios,
subconjuntos,
componentes, proyectos o
departamentos.

TIPOS DE CONTROL
TÁCTICO
Es el subsistema de control efectuado en el
nivel de ejecución de las operaciones. Se
trata de una forma de control realizada
sobre la ejecución de las tareas y las
operaciones desempeñadas por el personal
no administrativo de la empresa. En este
sentido, el control operacional se refiere a
los aspectos más específicos,
como las tareas y operaciones.

CONTROL OPERACIONAL
• PRODUCCIÓN EN LÍNEA DE
MONTAJE
Es un mecanismo impersonal de control
que ejerce, más que la jerarquía
administrativa, una continua limitación al
desempeño de los subordinados. La línea
de montaje reduce las responsabilidades
del jefe en la supervisión de sus
subordinados y aumenta su
responsabilidad de ayudarlos y entrenarlos.

TIPOS DE CONTROL
OPERACIONAL
 • CUADROS DE
PRODUCTIVIDAD
Son los cuadros estadísticos que
abordan aspectos cuantitativos y
cualitativos del desempeño de los
subordinados, y que se colocan en
lugares públicos para que todos
tengan conocimiento de ellos.

TIPOS DE CONTROL
OPERACIONAL
 • AUTOMATIZACIÓN
Constituye un poderoso
mecanismo impersonal de
control sobre el
comportamiento de los
subordinados.

TIPOS DE CONTROL
OPERACIONAL
GRACIAS POR SU ATENCIÓN