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3.

LOS PROCESOS Y LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO


DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Ing. CIP Oscar Omar Nuñez Tejada, M.Sc.


Interacciones entre los grupos de procesos
(fases) de la administración de proyectos

Procesos de
planificación Entregables
del
Entradas Procesos Procesos proyecto
al de de
proyecto iniciación Cierre
Registros
Procesos de
ejecución
del
proyecto

Procesos de seguimiento y
control

Ing. CIP Oscar Omar Nuñez Tejada, M.Sc.


Interacciones entre procesos de la
administración de proyectos

Procesos de
Procesos de ejecución
planificación
Procesos de
Procesos de
cierre
iniciación Proceso de seguimiento y control

Inicio Final

Los procesos para la administración de proyectos se superponen.

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Grupo de procesos de la administración de
proyectos
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas
entre sí (procedimiento), que se realizan para «crear» un producto
o resultado predefinido.
Procesos
Cada proceso se caracteriza por: de
planificación
Sus entradas (Inputs)
Las herramientas y técnicas que se pueden aplicar
Las salidas que se obtienen (Outputs)

PROCESO
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y SALIDAS
TECNICAS

Un PROCESO siempre debe ofrecer un valor agregado


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Grupos de procesos y áreas de conocimiento en la
administración de proyectos
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
47 Procesos
y control
Gestión de integración 1 1 1 2 1
del proyecto
6
Gestión del alcance 4 2 6
Gestión del tiempo 6 1 7
Gestión de los costos 3 1 4
Gestión de la calidad 1 1 1 3
Gestión de los RRHH 1 3 4
Gestión de las 1 1 1
comunicaciones 3
Gestión de los riesgos 5 1 6
Gestión de las 1 1 1 1
adquisiciones 4
Gestión de los 1 1 1 1
interesados 4
2Ing. CIP Oscar Omar24
Nuñez Tejada, M.Sc. 8 11 2
• Grupo de Procesos de Iniciación. Procesos
orientados a definir un nuevo proyecto (o
nueva fase de un proyecto existente) y
obtener la autorización para iniciar el
proyecto (o fase del proyecto).
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Identificar a los Interesados

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• Los Procesos de Iniciación permiten:
– Conocer el “ambiente” de la empresa.(Factores ambientales).
– Conocer los “procesos” de la Organización. (Activos de los procesos).
– Enunciar o definir el trabajo.
– Hacer el contrato de ejecución del proyecto.
– Conocer el Plan Estratégico
– Señalar los disparadores del proyecto (Exposición de motivos).
– Describir el producto y los objetivos del proyecto (Criterios de aceptación)
– Identificar a los interesados
– La aprobación formal del proyecto, la designación del Director del proyecto y
definir la estructura organizacional de proyecto.
– En estos procesos debería participar la Alta Dirección.
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• Grupo de Procesos de Planificación. Son aquellos
procesos requeridos para predefinir el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y definir las
acciones requeridas para alcanzar los objetivos
propuestos del proyecto
Planificar el alcance (Resultado)
Desarrollar el cronograma
Determinar los costos y el presupuesto
Planificar la calidad, los RRHH, las comunicaciones, los riesgos, las
adquisiciones y la gestión de los interesados.
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• Los Procesos de Planificación permiten:
– Determinar si es factible o no llevar a cabo el proyecto. En
caso que sea posible, la planificación deberá detallar cómo
se desarrollará el proyecto para cumplir con los objetivos.
– Detallar el trabajo a desarrollar (EDT), alcance, tiempo y
costo.
– Definir roles y responsabilidades del equipo.
– Compras y suministros

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• Grupo de Procesos de
Ejecución. Son aquellos
procesos realizados para
completar el trabajo
definido en el plan del
proyecto a fin de satisfacer
las especificaciones del
mismo.
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• En los Procesos de Ejecución
– Se invierte la mayor parte del presupuesto. En esta etapa el DP tiene
un rol pro-activo para llevar a cabo, entre otras, las siguientes
actividades:
• Implementar el plan para la dirección del proyecto
• Coordinar todos los procesos
• Asegurar que se cumpla con la calidad pre-establecida
• Adquirir el equipo humano del proyecto (RRHH), desarrollarlo y
gestionarlo
• Distribuir la información con los avances del proyecto
• Gestionar las expectativas de los interesados
• Efectuar las adquisiciones de los bienes y servicios necesarios para el
proyecto.
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• Grupo de Procesos de Monitoreo y Control. Son aquellos
procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el
progreso y el desempeño del proyecto, para identificar
áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes.
– Validar y controlar el alcance.
– Controlar el cronograma.
– Controlar los costos
– Controlar la calidad, las comunicaciones, los riesgos, las
adquisiciones y la participación de los interesados.
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• Los Procesos de Monitoreo y Control permiten:
– Una retroalimentación continua que permite detectar
acciones preventivas y recomendar acciones
correctivas
– Asegurarse que sólo se implementen los cambios
aprobados.
¡Controla todo, ya que el ojo del amo engorda el ganado!

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• Grupo de Procesos de Cierre. Son aquellos
procesos realizados para finalizar todas las
actividades a fin de cerrar formalmente el
proyecto o una fase del mismo.

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• En los Procesos de Cierre
– Se realizan actividades de cierre administrativo o cierre
interno tales como:
• Entrega formal y aceptación de los “entregables” por parte del
cliente.
• Liquidar y Re-integrar los recursos que ya no se utilizarán.
• Archivar toda la información con índices que faciliten su futura
localización (Activos de los procesos).
• Dejar por escrito las lecciones aprendidas.
• ¡Festejar!

¡Todo proyecto que comienza debe cerrarse!


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Practica
• Proyecto:
– Decoración y preparación de la fiesta de
cumpleaños.
• Tarea:
– Haga un listado de las actividades que formen
parte de la iniciación y planificación del proyecto.

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Áreas de conocimiento de la administración de
proyectos

• Área de Conocimiento representa un


conjunto completo de teorías, conceptos,
términos y actividades que conforman las
competencias profesionales, en el ámbito de
la dirección de proyectos.

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Grupos de procesos y áreas de conocimiento en la
administración de proyectos
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
47 Procesos
y control
Gestión de Integración 1 1 1 2 1
del proyecto
6
Gestión del alcance 4 2 6
Gestión del tiempo 6 1 7
Gestión de los costos 3 1 4
Gestión de la calidad 1 1 1 3
Gestión de los RRHH 1 3 4
Gestión de las 1 1 1
comunicaciones 3
Gestión de los riesgos 5 1 6
Gestión de las 1 1 1 1
adquisiciones 4
Gestión de los 1 1 1 1
interesados 4
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Nuñez Tejada, M.Sc. 8 11 2
• Gestión de Integración del Proyecto
– Para que un proyecto sea exitoso, será importantísimo tener un
DP con una buena visión de conjunto de todas las partes del
mismo.
Visión integral del proyecto

¿Por qué? ¿Quien? ¿Cuanto?

¿Qué? ¿Como? ¿Cuando?

Calidad, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones

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• Gestión del Alcance del Proyecto
– El alcance del proyecto consiste en definir los procesos de
«fabricación» y el trabajo necesario para lograr el «producto» y
que tenga todas las características y funciones requeridas.
• Por ejemplo, definir todo el trabajo y los procesos que tendremos
que seguir para construir una casa en tiempo y forma establecida.
– El alcance del producto se refiere a las características y
funciones del producto o servicio.
• Por ejemplo, queremos producir una casa que tenga sala, comedor,
dormitorios, baños y jardines en 150 m2 de terreno.
– Se podría decir que el alcance del proyecto es más amplio que el
alcance del producto.
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• Gestión del Tiempo del Proyecto
– Generalmente los Proyectos tienen un plazo de ejecución y
un plazo de entrega del producto.
– Contractualmente puede tener penalidades de no entregar el
producto en la fecha pactada, además de los sobre costos
que puede acarrear.
– Por lo que, es necesario manejar el tiempo como una
restricción del proyecto.
– Se tiene que preparar un Cronograma, con la secuencia de
actividades y los recursos estimados, para luego controlar
dicho cronograma.
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• Gestión de los Costos del Proyecto
– La ejecución de un Proyecto genera costos de
diferente índole.
– La tarea del DP es gestionar el proyecto según
su presupuesto.
– Los costos pueden ser: variables o fijos,
directos o indirectos, etc.
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• Gestión de la Calidad del Proyecto
– En todo proyecto es sumamente importante dedicar tiempo a la
gestión de calidad para:
• Prevenir errores y defectos
• Evitar realizar de nuevo el trabajo, lo que implica ahorrar tiempo y
dinero
• Tener un cliente satisfecho
– Calidad: “El grado en el que un proyecto cumple con los
requisitos” (American Society for Quality”)
– Entonces, hay que lograr la satisfacción del cliente a través de la
ejecución del proyecto y que el producto cubra sus necesidades.
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• Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
– Las personas serán las que harán realidad un proyecto
exitoso y de allí la importancia de saber liderarlos,
motivarlos y retribuirlos de manera apropiada.
– Se utilizará la palabra “equipo” en referencia a las personas
del equipo de trabajo.
– Adquirir el equipo adecuado, desarrollar el equipo,
gestionar el equipo y gestionar los conflictos, son algunas
tareas que debe desarrollar el DP.

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• Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
– La principal habilidad de un DP es saber comunicar. Si no
aprende a comunicar de manera efectiva no conseguirá
proyectos exitosos.

Ruido

Respuesta
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• Gestión de los Riesgos del Proyecto
– Todos los proyectos tienen implícitos algún tipo de riesgo.
– Podemos decir que el riesgo es algo desconocido que, si se
produce, afecta en forma negativa o positiva los objetivos del
proyecto. Por lo tanto, un evento incierto puede ser algo bueno
o algo malo.
– No deberíamos comenzar con la ejecución del proyecto sin un
análisis de riesgo.
– No podemos afirmar que tenemos un cronograma y
presupuesto realista si todavía no hemos finalizado el análisis de
riesgo. Con el análisis de riesgo se determinarán las reservas
para contingencia de plazos y costos que deben incluirse en el
plan para la dirección del proyecto
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• Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
– El DP no debe ser un experto en contrataciones y adquisiciones,
pero si no maneja los conceptos básicos en esta materia, pondrá
en riesgo el éxito del proyecto.
– Firmar un buen contrato con los proveedores que abastecerán
al proyecto es una excelente acción proactiva para disminuir los
riesgos antes que comience la ejecución del proyecto.
– Comprador es el Proyecto
– Vendedores son los que venden insumos al Proyecto, o sea los
proveedores y contratistas.

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• Gestión de los interesados del Proyecto
– Permite identificar a los interesados,
gestionar su participación y hacer un
efectivo control.

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Ejercicio 3.1

Rompecabezas

http://rapibook.com/file/e14b99a10c1/

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Practica

• Proyecto: Implementación de la oficina de


certificaciones en la UNSA.
– Describa el alcance del proyecto.
– Identifique la secuencia de pasos a seguir para
lograr los entregables del proyecto.
– Calcule el tiempo probable de duración del
proyecto.
– Describa los factores ambientales del proyecto.
– Identifique los activos de los procesos.
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