Centre de développement des technologies Avancées CDTA

Gestion du contenu d’entreprise ECM

« Entreprise Content Management »

6ème Journée Informatique de la Santé

Militaire ENSM
20 Mai 2008
OUDJOUDI Idir
Équipe Réseau et système d’information.
oudjoudi@cdta.dz.
 6ème Journée
6ème Journée Informatique de la Santé militaire ENSM Informatique de la Santé militaire ENSM

Plan

Introduction
Pourquoi une solution de gestion doc
umentaire ?
Présentation des concepts
De la GED à l’ECM
Enjeux principaux de la GED
Nuxeo EP
Démo
Conclusion

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ECM: Introduction

La gestion électronique des documents

ou GED est l’ensemble des outils, des
matériels et des technologies logiciell
es qui permettent :

d’acquérir*, de stocker,
d’organiser, et de distribuer
de gérer,

des documents sous forme électronique.

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ECM: Objectifs des systèmes GED

 Mettre à disposition des personnes autorisées, les docu

ments et informations d’une organisation dans un délai
rapide.
 Centraliser l'ensemble des documents dans une ou plusi
eurs bases constituant la mémoire de l’organisation.
 Garantir la pérennité de ces documents par un archivag
e sur support numérique

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SOURCES Système GED

http://

NUMERISATION OCR

INDEXATION

DIFFUSION DE L’INFORMATION

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Les 5 ETAPES pour la GED

Transfert de Reconnaissance
ACQUISITION Numérisation
fichiers de contenu

INDEXATION Indexation Classement

STOCKAGE Sécurisation Archivage

RECHERCHE Recherche Accès à l’information

RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

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ECM: Les bénéfices d’une GED open source

 L’open source gagne chaque année de nouveaux domaine

s d’application, dans une extraordinaire dynamique.
De nouveaux acteurs apparaissent,
les éditeurs open source, et la pertinence de ce business
model est aujourd’hui démontrée.
Les offres de solution sont de plus en plus matures, et s
ont de vraies alternatives aux solutions historiques, pr
opriétaires.
 Bien sûr, les bénéfices économiques sont parmi les premi
ères raisons dans le choix de solutions open source.
 La non-dépendance, ou moindre dépendance, par rapport
à un éditeur.
 L’ouverture est également un argument de poids. Les sol
utions open source sont en général plus respectueuses de
s standards, et plus ouvertes vers l’ajout de modules d’ex
tension.

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ECM: Pourquoi une solution

de gestion documentaire ?
 La mise en œuvre une solution de gestion de documen
t résulte souvent d’une crise, d’une tension dans la ge
stion des documents. Une situation qui nécessite la mi
se en place d’une organisation plus structurée du trav
ail et d’une traçabilité autour des documents que seul
e l’informatique est à même de fournir.

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ECM : Présentation des concepts

Gestion documentaire
 Objectif : Prendre en charge le stockage, le p
artage et la restitution des documents électro
niques. Il s'agit majoritairement de systèmes
gérant des fichiers incluant un fond et une for
me.
 Priorité : Gestion de documents électroniques
, donc de fichiers.
 Orientation : Stockage, partage, recherche
 Termes rencontrés : GED - Gestion Electroniq
ue de Document, EDM - Electronic Document
Management, DMS – Document Management
System
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ECM : Présentation des concepts

Gestion de contenu Web

 Objectif : prendre en charge la rédaction, la v
alidation et la mise en ligne de contenus à de
stination de sites web
 Priorité : Mise en ligne d’information
 Orientation : Diffusion, restitution de contenu
s structurés et/ou éditoriaux, contribution au
second plan.
 Termes rencontrés : WCM - Web Content Man
agement, CMS – souvent employé pour désig
ner la gestion de contenu Web

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ECM : Présentation des concepts

Workflow

 Objectif : permettre de fluidifier des processus, via l’enc

haînement de tâches unitaires entre différents acteurs
 Priorité : Gestion des processus
 Orientation : gestion de tâches attachées à des profils d’
utilisateur
 (« Taskflow », par exemple Organisation d’un séminaire)
ou à des documents
 (« Docflow », typiquement la validation d’un document)

 Termes rencontrés : BPM – Business Process Managem

ent

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ECM : Présentation des concepts

Collaboratif
 Objectif : Faciliter le travail de groupes de personnes au
moyen d’outils dédiés, souvent de communication ou d’i
nteraction en temps réel ou différé (par exemple : email
, agenda partagé…)
 Priorité : Facilitation du travail en équipe
 Orientation : Partage d’information opérationnelle
 Termes rencontrés : Groupware – travail en équipe (outi
l ou méthode), Chat – messagerie instantanée, Wiki – M
ode de partage d’information via la coédition de pages,
avec traçabilité des modifications, Agenda partagé – pos
sibilité de consulter.

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ECM : Présentation des concepts

 Portail

 Objectif : Faciliter l’accès à l’ensemble des applications du s

ystème d’information. On trouve des portails spécialisés tel
s que des « portails documentaires » qui offrent un point ce
ntral pour accéder à des ressources homogènes dans le cad
re de sources d’informations très réparties.

 Priorité : Point d’accès unique

 Orientation : Agrégateur de contenus et d’applications

 Termes rencontrés : Portail ou Portail d’entreprise, Portail d

ocumentaire, Intranet.

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ECM : Présentation des concepts

Gestion de contenu
 Objectif : Permettre la gestion des contenus numériques,
aux travers des étapes de conception, diffusion, utilisation
et fin de vie. On peut considérer la gestion de contenu (Co
ntent Management) comme un sur-ensemble pour la GED
et le WCM, on parlera le plus souvent de Gestion de conte
nu d'entreprise (ECM – entreprise content management).
Il inclut des fonctions de gestion, de type workflow et trav
ail collaboratif par exemple.
 Priorité : Tous contenus numériques
 Orientation : Prise en compte de contenus au sens large,
c'est-à-dire l'intégration des outils de GED, de WCM, parfo
is même de portail.
 Termes rencontrés : CMS – Content Management System,
ECM – Entreprise Content Management

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ECM : Présentation des concepts

 La gestion de contenu d’entreprise (ECM) est don

c le concept le plus abouti d’intégration de gestio
n d’information numérique puisqu’elle adresse à l
a fois l’information structurée et non structurée,
sur l’ensemble des étapes de leur cycle de vie.

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De la GED à l’ECM

 C'est-à-dire : de la « gestion documentaire » à la « gestion de co

ntenu d’entreprise ».

 Le périmètre de la GED

 La Gestion Électronique de Documents est un ensemble aux c

ontours imprécis, qui peut recouvrir :
 Des outils : pour la capture des fichiers documents, leur stock
age, leur circulation, leur mise à disposition, la recherche…
 Des métiers : traitement sur les documents, description docu
mentaire, application des procédures qualité, gestion du cycle
de vie de l’information, interaction avec des applications métie
r.
 Des domaines d’application : documents bureautiques, fichier
s multimédias, pages Web, contenus structurés, groupe de tra
vail…

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De la GED à l’ECM

 Ce graphique vise à positionner les domaines de la GED, du WCM

et de l’ECM les uns par rapport aux autres et vis à vis d’un certai
ns nombres de domaines connexes.

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Évolutions du concept de GED

 Les solutions de GED étant orientées vers la gestion de fichier

s, puis vers la prise en compte spécifique des documents, leur
évolution naturelle est de s'intégrer de mieux en mieux aux p
rocessus de gestion documentaire, notamment par une meille
ure prise en compte du contexte d'édition et du contenu des fi
chiers document (MS Word, Open Office, PDF...

 La gestion des contenus d’entreprise (ECM) couvre le périmèt

re fonctionnel de la gestion documentaire (GED) et y ajoute d
es outils complémentaires, tels que la gestion des contenus st
ructurés (WCM), la prise en compte de circuits de validation é
laborés (BPM) et des aspects collaboratifs (Groupware).

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ECM ?
 La gestion de contenu (en anglais Entreprise Content Man
agement, ECM) vise à gérer l'ensemble des contenus d'un
e entreprise. Il s'agit de prendre en compte les informatio
ns sous forme électronique, qui ne sont pas structurées, c
omme les documents électroniques, par opposition à celle
s déjà structurées dans les bases de données.
 Par titre d'exemple, on va pouvoir gérer l'ensemble des in
formations d'un dossier client : courriers papier, courriels,
fax, contrats, etc., dans une même infrastructure.

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ECM : Champ d’application

 ECM ou la gestion de contenu vise à couvrir l'ensemble du cyc

le de vie de l'information non-structurée : sa collecte ou capt
ure, son organisation, son utilisation, sa publication et sa disp
osition, son archivage à des fins de gestion.

Acquisition Stockage
Numérisatio
n

Archivage Indexatio
n

ECM
Capitalisatio Travail
n collaborat
if

Publicatio Workflow
n
Déploieme
nt

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Nuxeo EP

Nuxeo EP est une plateforme open sour

ce depuis 2001.
 Nuxeo est une solution complète, en environnem
ent J2EE développé sous Java : métadonnées, ty
pes de documents, workflow, collaboration, gesti
on des versions, recherche, avec cependant une
intégration bureautique assez légère pour le mo
ment.
 Tourne sous JBOSS.

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Nuxeo EP

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Vue principal de Nuxeo

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ECM: Nuxeo

L’outil Nuxeo se distingue par un édite

ur de thèmes, entièrement graphique
qui permet de personnaliser son interf
ace, et par son architecture totalement
modulaire qui facilite le développemen
t, la maintenance et la réutilisation de
fonctionnalités additionnelles.

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LES FONCTIONNALITES

Nous présentons ici les principales

fonctionnalités de l’ECM Nuxeo.

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Métadonnées

 L’indexation est une fonction centrale des outils d

e GED, elle consiste en premier lieu à attacher de
s métadonnées aux documents.
 Chaque document sera donc doté de métadonnée
s propres. Dans certains cas, il peut être intéress
ant d’indexer plusieurs fichiers avec un seul jeu d
e métadonnées.
 Nuxeo EP permet d’ajouter de nouveaux types de
documents via des facets. La saisie des métadonn
ées est manuelle ou automatique en utilisant le c
ontenu des fichiers. Les nouveaux types de docu
ments ou facets sont créés à partir de schémas X
ML (XSD) et sont ajoutés en créant un nouveau pl
ug-in (extension).

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Gestion des versions

 La gestion des versions d’un document est l’un des fonctionn

alité qui apporte un bénéfice important.

 En effet, dans un contexte de travail en groupe, qui plus est

avec des échanges d’emails multiples, il devient rapidement
complexe de connaître avec certitude la dernière version d’un
document.

 Nuxeo EP proposent des fonctions avancées de réservation et

de gestion de versions pour l’ensemble des documents. Nota
mment la distinction entre versions mineure et majeure, les c
ommentaires de version, voir la réservation automatique lors
de l'édition en ligne d'un document

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Référentiel de classement

 Un référentiel de classement est avant tout un ensembl

e structuré de mots clés ou d’expressions, on parle aus
si de « vocabulaires » métiers.

 Nuxeo propose un système de mots-clés organisé dans

un plan de classement. Ceci est utilisé pour l'indexation
des documents, la navigation et dans le moteur de rech
erche.

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Moteur de recherche

 Brique essentielle des applications de gestion d’informa

tion, les moteurs de recherche associés aux solutions d
e GED ou ECM présentent comme caractéristique princi
pale de pouvoir faire des recherches sur le contenu de l
a base documentaire.

 Nuxeo permet également une recherche en texte intégr

al sur la majorité des documents bureautiques. Les rec
herches peuvent porter sur chaque métadonnée de faço
n indépendante et il est également possible de les sauv
egarder.

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Numérisation

 Il s’agit de la transformation d’un document sur un sup

port matériel en données électroniques. Il peut s’agir d
e la numérisation d’un document papier vers un docum
ent bureautique ou d’un ensemble de formulaires vers
une base de données, de la transformation d’un film ou
d’un enregistrement sonore sur bande en fichier multim
édia...

 La société Nuxeo a déjà intégré le support de scanners

dans ces solutions. Pour Nuxeo EP, ce type de fonctionn
alités ne fait pas encore partie de l’offre.

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Gestion des droits

 Dans la GED comme dans une majorité d’appli

cations de gestion susceptibles d’avoir une div
ersité d’utilisateurs, la gestion des droits est u
ne fonctionnalité très importante.

 Nuxeo permet une gestion fine des droits utili

sateurs. La définition des droits pour un dossi
er (ou espace) donné peut être déléguée à un
responsable.

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Fonctionnalités de Nuxeo ECM

 En résumé:
 Acquisition de contenu
 Méta données
 Classification
 Gestion des version des documents
 Gestion des droits
 Workflow
 Forum de discussion
 Moteur recherche très puissant
 Archivage
 Etc.

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Conclusion

Nuxeo EP n’est pas un produit mais

une plateforme ECM très puissante
qui est soumise à l’amélioration pa
r la communauté open source que o
n vient de découvrir et que nous fer
ont parti de ceux qui vont apporté
de plus à cette plateforme.

CDTA, RSI.
Charting the Path to Enterprise
Content Management

Thank You!

Karen V. Strong
Clarity, Inc.
Kstrong@claritydmi.com