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Necesidad/

problema
Promoción
Negociacion
Documento final
By Alexander Arevalo
Herramientas de Gestion de
Proyectos!

La
MATRIZ
de La matriz de RIESGOS!?!
COMUNICACIONES
Primero...

¿Por qué es
Criterios para
importante la Plan de
identificar y Responsabilidades
matriz de Comunicaciones
clasificar los riesgos
adquisiciones

Matriz de Adquisición!!!
La matriz de Adquisiciones
Sirve de Guía para la gestión de la
contratación de bienes y servicios a lo largo
de la vida del proyecto y a la vez es un
insumo para desarrollar el plan para las
adquisiciones
Proceso de Creación de la matriz de
Adquisición
Los sistemas de Adquisición son...

Tipo Caracteristicas
Licitación Publica Publica Nacional e internacional
Licitación Privada Por invitación cerrada a empresas
Comparación de Precios Cotización de 3 Proveedores Nac. O
Extranjeras
Contratación Directa Sin Procedimiento
Administración Directa El Prestatario ejecuta la obra con su
personal y maquinaria
Pasos para crear la matriz de
adquisiciones
Ejemplo…
La matriz de Riesgos
Sirve de Guía para la gestión de la
contratación de bienes y servicios a lo largo
de la vida del proyecto y a la vez es un
insumo para desarrollar el plan para las
adquisiciones
Conceptos
Costo/Beneficio

La
El impacto Costo
Probabilidad

Tiempo Calidad Alcance


Tecnicas para identificar Riesgos...

Lluvia de Analisis Tecnica


Ideas FODA Delphi
Identificación y Clasificación
La matriz de Comunicaciones
El principal objetivo es asegurar la
generación de información con la calidad y
en cantidad adecuada y que llegue en el
momento preciso a los stakeholders.
Areas o Interesados

Objetivo Usuario

Responsabilidad Tiempo
Ejemplos
MATRIZ DE COMUNICACIONES

OBJETIVO USUARIO RESPONSABILIDAD TIEMPO

¿Qué comunicar? ¿Por qué? Destinatario Método de Preparación Envió Fecha Inicial Frecuencia
comunicación

Avances de la Para dar a conocer el Asesor General Informes escritos El Equipo ejecutor del Gerente de Durante el inicio Cada 15 días
ejecución del proyecto objetivo que se proyecto comunicaciones del proyecto
pretende alcanzar Reporte en físico

Alcance del proyecto Para dar a conocer Asesor General Informes escritos Gerente del proyecto Gerente de Al finalizar el Cada mes
de lecto-escritura los logros y con grafica de comunicaciones primer mes
dificultades resultados Reporte Digital

Beneficios obtenidos Los resultados de los Asesor General Análisis de Gerente del proyecto Gerente de En el segundo Cada mes
17 niños y niñas que resultados y comunicaciones comunicaciones mes
leen y escriben Reporte Físico
correctamente

Evaluación y análisis Presentación del Asesor General Exposición final El Equipo ejecutor del Gerente de En el tercer mes Al finalizar el
proyecto comunicaciones
del proyecto ejecutado análisis y gráficos de del proyecto proyecto
Presentación.
los 17 niños y niñas ejecutado
de primer ciclo
La matriz RACI o de
Responsabilidades
Se usa para ilustrar las conexiones entre el
trabajo que debe realizarse y los miembros
del equipo del proyecto y otros interesados
RACI
RACI – Matriz de Responsabilidades
Qué Significa Cómo Funciona
“R” – Responsable Actividad / Recurso Ricardo Esteban Lucía Marianna
 Realiza el trabajo y es responsable para
Investigación R I I A
su realización
Planificación C A R I
 Puede representar una sola persona o
Desarrollo A R
un equipo
“A” – Aprobador
 Encargadx de aprobar el trabajo RACI Sencillo, Mostrando Actividad / Recurso por Tarea
finalizado y a partir de ese momento, se
vuelve responsable por él  Una técnica usada para identificar
“C” – Consultadx actividades o decisiones, y los individuos o
 Dispone de conocimiento o capacidad grupos involucrados
necesaria para el trabajo  Se puede hacer muy detallado o a un nivel
 Comunicación bidireccional general
“I” – Informadx  A nivel general, permite asociar los roles con
los entregables del proyecto
 Debe de estar Informadx (unidireccional)  Al nivel detallado, se puede usar para
sobre el progreso entender los roles para cada tarea en un plan
de trabajo

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¿Qué tiene que ver?
Asumiendo que sabemos todo lo que tenemos que hacer – eso es, asumiendo que
tenemos un plan de proyecto, una EDT, o una carta de proyecto …

Actividades / Tareas Personas o posiciones


Pasos en el proceso Roles que tienen un rol en el
O proceso o proyecto
Actividades en un Proyecto
O R A C I
Tareas criticos
A R C I C
I C I R A
C R A
R I A C
A I R C
A C R I

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1 ¿Cómo
Plan de Proyecto debemos de usarlo?
• No tiene sentido asignar responsabilidades antes de saber los entregables
• Empieza siempre con un plan que se ha compartido con el equipo
2 Revisar / Estructurar RACI como Equipo
• Importante incluir al equipo en el proceso de pensamiento y desarrollo
• Escuchar y hacer cambios basados en el feedback
3 Identificar Disensión y Establecer Acuerdos
• Muchas veces hay desacuerdos porque el proceso tiene fallos o el proyecto no se base
en metas compartidas … identificar y entender cambios

4 Análisis Análisis Vertical (Roles) Análisis Horizontal (Tareas)

Demasiado R y/o A Demasiados A o R


• Demasidao asignado a una persona • Demasiados responsables
Muchos espacios libres Demasiados C
• Poco involucramiento • ¿Hay que pedir a todxs que decidan?
Ningún R o A Demasiados I
• Observador solo • Demasiada comunicación post-facto
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Ejemplo – Aprobando Viáticos Empleadx Admin Gerente

Documentar Viáticos AR

Llenar y Mandar Formulario AR C

Revisar Detalles C AR

Aprobar I AR

Clasificar y Auditar C AR

Pagar AR

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RACI - Pautas
• Eliminar ‘Verificaciones de Verificaciones’
• No hace falta 100% precisión
• ‘Responsable’ y ‘Aprobador’ al nivel base bajo
• Nunca más que un aprobador por tarea o etapa
• Asegurar que aprobaciones vienen con autoridad
… la encargadx tiene que poder actuar y efectuar
cambio
• Minimizar C / I
• Documentar y comunicar todo

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Ejemplos
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

OBJETIVO MIEMBROS DEL EQUIPO INTERESADOS EN EL PROYECTO

EDT
PRODUCTO / ENTREGABLE R A C I
1.1
Problema de lecto-escritura diagnosticado EQP
1.1.1
Elaboración de diagnóstico GL AG
1.1.2
Aplicación de Pruebas EGP AG GC
1.1.3
Análisis de resultados EGP
1.1.4
Elaboración de estrategias EGP
1.2
Lista de Cotejo completada GL
1.2.1
Redacción de listas de cotejo EGP
1.2.2
Aplicación de lista de cotejo EGP
1.2.3
Análisis de lista de cotejo GL
1.2.4
Elaboración de prueba objetiva con base al diagnóstico EGP

1.3
17 niños y niñas evaluados GC
1.3.1
Desarrollo de prueba objetiva EGP
1.3.2
Revisión de prueba objetiva GL
1.3.3
Análisis de prueba objetiva EQP
1.3.4
Elaboración de grafico de resultados GL
1.4
17 niños y niñas que leen y escriben correctamente GC
1.4.1
aplicación de lecturas EGP
1.4.1
escribir un cuentos A EGP
1.4.2
análisis y comprensión lectora A EGP
1.5
Diversas lecturas utilizadas (guiada, comentada, comprensiva, etc) D EGP AG

1.5.1
lectura fonológica D EGP
1.5.2
lectura en voz alta D EGP
1.5.3
lectura compartida D EGP
1.5.4
lectura independiente D EGP
1.5.5
lectura guiada D EGP
1.5.6
lectura modelada D EGP
MONITOREO Y
CONTROL DE
PROYECTOS
By. Alexander Arevalo
Herramientas Para el Monitereo y Control

1. Matriz de Planificación
2. El Plan de Ejecución del
Proyecto (PEP)
3. Tecnicas de Valor Ganado
1 La Matriz de Planificación
OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE
La matriz de Planificación
Es el instrumento que consolida la
información de siete herramientas en un
formato que facilite su aplicación.
• Se trata de un dispositivo de monitoreo
operativo que utiliza el equipo del proyecto y
sirve de insumo para preparar y actualizar el
PEP y el POA
• Se diseña apartir de las necesidades del
Gerente y del equipo del proyecto al permitir
visualizar las relaciones de los resultados con
los costos, los tiempos, los riesgos, las
responsabilidades etc.
Cada Proyecto es diferente y las necesidades
de información son diferentes sin embargo a
manera de ejemplo.
Los pasos para desarrollar una
matriz de planificación se muestran
El Contenido de la matriz de
planificación es el siguiente.
El plan de Ejecucion del
Proyecto
El plan Operativo Anual POA
Relación entre el PEP y el POP
2 GESTION DE VALOR GANADO
Gracias!