CONTROL

ORGANIZACIONAL
Y CONTROL
ADMINISTRATIVO

“ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE

INGENIERIA INDUSTRIAL” ALUMNOS:
•CAMONES CASTILLO RICARDO
•HUAMÁN MARQUEZ MARYCARMEN
CURSO : AUDITORIA DE SISTEMAS
•MANRIQUE COSME HENRY

DOCENTE : Mag. JORGE LUIS MANTILLA FLORES •RURUSH TOLENTINO CAROLINA

Para alcanzar los fines toda empresa y, en
particular, cada una de las unidades y personas
que forman parte de ella, establecen una
determinada política y realizan una serie de
funciones y actividades que se orientan finalmente
a la venta de un producto o servicio
Para ello, es necesario que existan mecanismos de
control que faciliten que las actividades internas
sean coherentes con los fines de la empresa y las
exigencias del entorno
La ausencia de orden en los procesos de una
entidad, representa una diversidad de riesgos,
por lo tanto, es necesario evaluarlos y darles
una respuesta inmediata para evitar los
posibles fraudes o errores que pudieren surgir.
el control es un mecanismo que permite
corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos
Es importante construir un sistema de control
que permita dar un apoyo confiable y oportuno
que valla encaminada a toda la gestión
gerencial
La palabra control sugiere la idea de comprobación,
inspección, verificación, revisión, supervisión, etc.
El control es la función de administración que cierra el
proceso administrativo, es la consecuencia lógica del acto
de administrar.
Es una función indelegable de todo cargo con
responsabilidad de conducción, ya que ambos
conceptos están unidos.
CONCEPTOS
• “El conjunto de • “El control se ejerce a • En general podemos
procesos de recolección través de diferentes
y utilización de mecanismos que no
información que tiene sólo miden el resultado
por objeto supervisar y final obtenido sino que,
dominar la evolución de también, tratan de
la organización en todos orientar e influir en que
sus niveles” (Dupuy y el comportamiento
Rolland, 1992). individual y organizativo
sea el más conveniente
para alcanzar los
objetivos de la
organización” ( Amat,
1992).
definir control como:
“un sistema de
información que
permite comparar los
planeado con los
resultados obtenidos a
través de la gestión,
adoptando las medidas
correctivas pertinentes
en caso de detectarse
desviaciones
significativas”.
5
TIPOS DE CONTROL

La tipología del control dependerá del criterio de

análisis que se adopte. Podemos mencionar tres
clasificaciones básicas:

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 Según los factores de análisis: supone que, dependiendo de la realidad particular de cada empresa,
existen tres enfoques del control que deberá considerar, poniendo mayor o menor énfasis en cada
uno.

DEL CLAN: Este tipo de

1. DEL MERCADO: Aplica
mecanismos externos de mercado,
como la competencia, los precios y
la participación relativa de
mercado, entre otros.
2. BUROCRÁTICA: Pone énfasis en
la autoridad organizacional y se
basa en reglas administrativas,
reglamentos, procedimientos, y
políticas.
enfoque se basa en las conductas de
los recursos humanos de la
organización dadas por los valores
compartidos, las normas de grupo, las
tradiciones, las creencias y otros
aspectos de la cultura organizacional.

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FIGURA N° 01: FACTORES Y CONTROLES

MECANISMOS EXTERNOS DEL

FACTORES EXTERNOS CONTROL DE MERCADO
MERCADO

AUTORIDAD
CONTROL BUROCRATICO
ORGANIZACIONAL

FACOTRES INTERNOS

CONTROL DEL CLAN CULTURA ORGANIZACIONAL

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 Según el nivel de estructura formal: La división en niveles de control no es uniforme para todas las
organizaciones y dependerá básicamente del grado de descentralización que exista en cada una de ellas,
lo que determinará el nivel jerárquico en el que se adopten decisiones vinculadas al control.

1. Superior: tiene por objeto establecer la validez de los planes de nivel

estratégico y evaluar la adecuada y coherente asignación de los recursos
en este nivel de la estructura.

2. Intermedio: se ocupa de medir la consistencia de los planes de

nivel táctico en el marco del sistema de planeamiento integral y
evaluar la correcta asignación y distribución de recursos sectoriales.

3. Inferior: es el encargado de supervisar el cumplimiento de los planes

de este nivel, comprobando su puesta en marcha y funcionamiento a
partir del seguimiento de las acciones desarrolladas.

9
 Según la oportunidad de realización: Los administradores

pueden implementar controles en diferentes momentos,

es decir, antes de comenzar una actividad,

1. Preventivo: Se constituye como el tipo
más deseable de control e intenta
mientras ésta se encuentra en marcha o prevenir los problemas previstos.

después que la misma ha terminado.

2. Concurrente: Se realiza al mismo

tiempo que una actividad se está
desarrollando.

3. Correctivo: Este tipo de control se basa

en la retroalimentación. Dicho control se
realiza después de que la actividad ha
llegado a su término.

10
CARACTERISTICAS DE CONTROL
Como se señaló anteriormente, el
diseño del sistema de control
variará de acuerdo a la realidad
particular de la organización en
cuestión. Sin embargo existen una
serie de características comunes
que procuran la eficacia del
sistema:

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- Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna cuando se
producen las variaciones.

- Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica,

- Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a
cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

- Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor.

- Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de

alcanzarse.

- Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles sobre los factores que
sean estratégicos para el rendimiento de la organización.

- Acción Correctiva: Un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino también
especificar una solución.

12
PROCESO DE CONTROL
El control puede ser
analizado como el
proceso de
evaluación tendiente
a determinar la real o
efectiva aplicación
del sistema de
planeamiento integral
establecido para la
organización.

13
El establecimiento de normas de control, estándares o indicares de desempeño

Esta etapa se relaciona directamente con la fase de planeamiento. En

esta última se definen los objetivos o acciones a realizar. La fase de
control surge como la instancia necesaria para medir el cumplimiento
de lo planeado.

Se requiere entonces de la definición de una base, un estándar

o un indicador de la gestión. Es decir, el nivel de desempeño
esperado (unidad de medida) para una acción o un objetivo.

14
La medición del rendimiento real
• La observación • Datos estadísticos: La •Los informes verbales • La comparación
directa tiene como accesibilidad actual de presentan como ventaja
los sistemas
del rendimiento
ventaja proveer la rapidez y la real con un
informáticos ha
información no permitido expresar la
posibilidad de
estándar.
filtrada a través de información a través retroalimentación
otra persona. datos estadísticos. instantánea.

• La identificación y • La definición y de la/s

acción/es correctiva/s.
el análisis de las
• Identificadas y analizadas
desviaciones las desviaciones
(rendimiento real significativas, se avanza
vs. estándar) hacia el diseño e
implementación de las
acciones correctivas.

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HERRAMIENTAS DE CONTROL

Para ejercer el control en cada uno de

los niveles señalados, la administración
emplea diversas herramientas o
instrumentos en función de los
atributos a considerar en cada caso:

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 De Control Superior: En este caso, las herramientas estarán orientadas a evaluar y
monitorear el desempeño global de la organización. A modo de ejemplo, se enuncian
a continuación:

Análisis económico/financiero/patrimonial

Auditoría externa

Evaluación estadística

Control histórico (de resultados, de inversiones, de capital, de operaciones,

etc., en general, es el control que se realiza con información contable).

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 De Control Intermedio: En este nivel, las herramientas de control se
abordan desde cada unidad de la organización como un conjunto
de recursos, de manera aislada, orientadas al mediano plazo.

 Control presupuestario: El presupuesto como plan, tiene una fase

estrictamente de control, el control presupuestario.

 El control presupuestal: El presupuesto como plan, tiene una fase estrictamente

de control, el control presupuestario.

 Control de costos: El sistema de información que opera sobre los costos está dado por
una rama especializada de la contabilidad como lo es la contabilidad de costos.

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AUDITORIA INTERNA
De Control Inferior: En el nivel inferior, las herramientas estarán
orientadas al control de ejecución de las operaciones. Las
herramientas deberán abordar entonces, aspectos más
específicos como las tareas y operaciones. Al ser su espacio de
tiempo el corto plazo, su objetivo es inmediatista, es decir,
evaluar y controlar el desempeño de las tareas y operaciones
en cada momento.

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•Es un mecanismo impersonal
de control que ejerce más que
jerarquía, una continua
limitación al desempeño de los
subordinados.
Control de
producción en
línea de montaje
•Existen instrumentos de
recolección de datos que
actúan como verificadores o
controladores de la ejecución
de tareas o actividades
especifica o bien, del estado
de determinados procesos o
productos.
Hoja de Registro
de datos
•Este control consiste en
• la implantación de programas, analizar el desarrollo actual de
• Permite que hagamos un procedimiento, de principio
mecanismos, herramientas a fin, considerando cada una
como ejemplo la y/o técnicas en una empresa de sus sub-fases de realización.
comparativa de dos para la mejora de la calidad
empresas de sus productos
Control de
Cuadros de Control de
calidad de
Productividad procedimientos
productos
• es el examen de la • Vigilancia o dirección de la •El examen critico, sistemático e
realización de una actividad imparcial de la administración de una
información contenida en entidad, para determinar la eficacia
determinada por parte de una
los estados de cuentas persona con autoridad o
con que logra los objetivos pre-
establecidos y la eficiencia y
capacidad para ello. economía con que se utiliza y obtiene
los recursos, con el objeto de sugerir
las recomendaciones que mejoraran
la gestión en el futuro.
Contabilidad Auditoria
Supervisión
General Operativa
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DIAGRAMAS DEL ARBOL

Es un método gráfico
que recoge a modo de
tronco y ramas, todas
las actividades que son
necesarias para
realizar un proceso o
alcanzar un objetivo.
Revelan estructura e
interrelaciones.

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GRAFICOS DE CONTROL:

Es una herramienta
gráfica que mide la
trayectoria de una
variable a través del
tiempo, considerando
rangos de aceptación
máximos y mínimos
respecto de la variable
controlada.

22
GRAFICOS DE CONTROL:

Es una herramienta
gráfica que mide la
trayectoria de una
variable a través del
tiempo, considerando
rangos de aceptación
máximos y mínimos
respecto de la variable
controlada.

23
 CONTROL ADMINISTRATIVO

el proceso administrativo es un sistema abierto y cíclico

Todas sus funciones administrativas están íntimamente
ligadas entre sí.

La palabra control tiene muchas connotaciones y

su significado como: “comprobar o verificar;
regular; comparar con un patrón; ejercer
autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); frenar
o impedir.

Otra definición de control es aquella que considera que es

la medida y corrección de la actividad empresarial a fin de
asegurar que los objetivos de la empresa y los planes
ideados se lleven a cabo.

Además, La función de control está relacionada con las demás funciones del proceso
administrativo tal como vemos en la siguiente figura
 CONTROL ADMINISTRATIVO
“Proceso administrativo”

Fuente: “La Dirección Y El Control Estratégico Su Aplicación En Los Recursos Humanos”

 CONTROL ADMINISTRATIVO

los controles
Administrativos pueden
clasificarse de acuerdo
con su actuación en
tres niveles
organizacionales, es
decir, de acuerdo con
su esfera de aplicación,
en tres amplias
categorías

Fuente “Proceso administrativo- Chiavenato”

 CONTROL ADMINISTRATIVO

“LA INTERCONEXIÓN ENTRE LOS CONTROLES

ESTRATÉGICO, TÁCTICO Y OPERACIONAL” La finalidad del control es asegurar que:

Nivel institucional CONTROL los resultados de las estrategias,

ESTRATÉGICO políticas y directrices

Nivel intermedio CONTROL TÁCTICO de los planes tácticos

Nivel operacional CONTROL

y de los planes operacionales
OPERACIONAL
se ajusten tanto como sea posible a los
Fuente “Proceso administrativo- Chiavenato” objetivos previamente establecidos.
se refiere a los aspectos globales que cobijan Debido a la complejidad y a las muy diversas actividades de la
a la empresa como un todo empresa, se hace difícil abordar el control en su totalidad ya
que existen muchos tipos de control como:

De
financiero contable
producción

de
De calidad de ventas
inventarios

de personal
DESEMPEÑO GLOBAL DE LA
EMPRESA

INFORMES CONTABLES

CONTROL DE GANANCIAS Y
PÉRDIDAS

CONTROL MEDIANTE EL
ANÁLISIS DEL RETORNO SOBRE
LA INVERSIÓN (RSI)
a) La planeación estratégica se aplica a la empresa en
su totalidad, en el sentido de alcanzar los objetivos
empresariales globales. Para observarlos y medirlos También es posible
medir el desempeño
es necesario efectuar algunos controles igualmente
global de la empresa
globales y amplios, a fin de permitir las acciones
respecto a su imagen
correctivas por parte de la dirección de la empresa.
en el mercado, su
potencial de recursos
b) En la medida en que se da la descentralización de la humanos y de
autoridad, especialmente en los departamentos o conocimiento
divisiones por productos o por localización geográfica, tecnológico
las unidades pasan a ser semiautónomas en sus
operaciones y en sus decisiones locales, lo cual exige
controles globales capaces de medir sus resultados y
evaluar su desempeño.

c) Los controles globales permiten medir el esfuerzo total

de la empresa como un todo, o de un área integrada,
en vez de medir simplemente algunas partes de ella.
El control estratégico toma la forma de informes la administración en el nivel institucional la empresa,
contables que constituyen una conclusión de como un todo, puede saber si está siendo bien o
todos los principales hechos de la empresa mal manejada en relación con sus objetivos.

Implican volumen de ventas, volumen de

La contabilidad considera sólo los activos
producción, volumen de gastos generales, costos,
tangibles de la empresa, es decir, instalaciones,
utilidades, utilización del capital, retorno sobre la
máquinas, dinero, etc.; los activos intangibles,
inversión, etc.,
como los conocimientos y el talento, se ignoran.
ofrece una visión resumida de la situación de
ganancias o pérdidas de la empresa en un
determinado periodo.

Al comparar los balances de los periodos

anteriores, se pueden verificar las variaciones y
detectar las áreas (como gastos de ventas, o las
ganancias brutas sobre ventas, etc.) que
necesitan mayor atención por parte de la
administración.

Un método para analizar las ganancias y pérdidas

es el análisis porcentual, que utiliza porcentajes o
índices contables o financieros, para comparar lo
planeado (presupuestado) con lo real.
multiplicada

Mide el éxito absoluto o relativo de

una empresa o de una unidad
departamental, en razón de las
ganancias con respecto a la
inversión de capital
VARIABLES CAUSALES
VARIABLES INTERVINIENTES
Como la estructura
organizacional, la VARIABLES RESULTANTES
filosofía y las políticas Los empleados con sus
administrativas, el estilo actitudes, percepciones, Corresponden a la
de liderazgo, los planes y motivaciones, producción, la
controles habilidades y las productividad, los costos,
capacidades, interacción las ganancias, etc
social, comunicación,
lealtad, decisiones
personales
El control es la función administrativa que consiste
en medir y corregir el desempeño
para asegurar que los objetivos empresariales y los
planes establecidos para alcanzarlos
se realicen. Por tanto, es la función según la cual
todo administrador, desde el presidente
de la empresa hasta el supervisor de primera línea,
se asegura de que lo efectuado
concuerde con lo que se pretendía hacer. La esencia
del control es la acción que
ajusta las operaciones a los patrones
predeterminados y su base es la información
que los directores (nivel institucional), los gerentes
(nivel intermedio) y los supervisores
(nivel operacional) reciben y utilizan.
a)Retroinformación:
• es la retroalimentación, o el mecanismo
que proporciona informaciones relativas al
desempeño pasado o presente, capaces de
influir en las actividades futuras o los
objetivos futuros del sistema.

Homeostasis:
• es la tendencia que todos los organismos y
organizaciones tienen a autorregularse, es decir,
a retornar a un estado de equilibrio estable
toda vez que se someten a alguna perturbación
a causa de algún estímulo externo
 d. Acción
correctiva
a.
Ejecutivo necesita asegurar cuando se
Establecimiento
que el desempeño de la presentan
de patrones
ejecución corresponda a los desviaciones o
planes. En este sentido, el variaciones
ejecutivo, en el nivel
intermedio, necesita
desarrollar un proceso de
control que implica las
siguientes cuatro fases:

c. Comparación
de los b. Evaluación de
resultados con resultados
los patrones
Figura .1 El proceso de control en el nivel intermedio
Los patrones de control dependen directamente de los objetivos, especificaciones y resultados previstos,
generados a partir del proceso de planeación.
Un patrón significa un nivel de realización o de desempeño que se toma como referencia. Un patrón puede
servir como un resultado esperado, en función de la planeación.
Los patrones proporcionan los parámetros que deberán determinar el funcionamiento del sistema. Las
decisiones sobre los patrones se toman en el curso del proceso de planeación, pero podrán reajustarse a
medida que el proceso de control empiece a producir la información de realimentación capaz de definir si los
patrones están adecuadamente prefijados o si deben alterarse (en mayor o menor grado) a fin de ajustarse a la
realidad de los hechos.
La finalidad del control es asegurar que los resultados se ajusten a los planes establecidos.
El control necesita detectar y localizar las fallas y las desviaciones respecto a los planes, para que pueda
aplicarse la acción correctiva.
En el nivel intermedio, los patrones de control generalmente se establecen a partir de ciertos objetivos de los
departamentos, tomados como criterios para evaluar los resultados y el desempeño de cada departamento.
Así, cada departamento, al fijar sus objetivos principales y secundarios, define los patrones por los cuales
podrá verificar si se está logrando o no el conjunto de objetivos que se propone alcanzar.
El control táctico se basa en las informaciones obtenidas a través del
seguimiento de la ejecución de los planes de acción o de la operación
de los programas previamente establecidos.
Su objetivo es evaluar el desempeño o garantizar que los resultados
estén dentro de los límites previstos por los patrones, a fin de asegurar
el alcance de los objetivos trazados.
La frecuencia de las evaluaciones
también cambia con la
descentralización. En la centralización,
la administración se preocupa por los
detalles, y su mira es de corto plazo. A
medida que se descentraliza, la
administración deja de lado los detalles
y reportes diarios, para dirigir su
atención hacia los resultados globales y
hacia las amplitudes de tiempo más
extensas.
Observación
• La observación del nivel de actividad, mediante
indagaciones hechas a los empleados,
comentarios obtenidos de los clientes, noticias
de los consumidores, etc., es un importante
medio para saber cómo van las cosas.

Informes
Narrativos
Estadísticos
Periódicos
Informes de progreso
Especiales:
Existen varios tipos de control táctico, es decir, de controles
efectuados en el nivel intermedio de las empresas.

contabilidad
de costos.
presupuesto-
control programa
presupuestal
El presupuesto constituye un plan presentado en términos de dinero: la actividad de la
empresa se traduce en resultados esperados, teniendo el dinero como denominador
común. La planeación del presupuesto tiene una fase estrictamente de control: el
control presupuestal. En general, los presupuestos involucran acciones administrativas
que producen resultados observables dentro de determinado periodo contable,
como un mes o un año.

I.Auxilio a la coordinación
por medio de
intercambio de
I.Mejoramiento de la informaciones, y el
planeación, volviéndola equilibrio entre las
más objetiva y realista. diferentes actividades, al
detectar posibles
desequilibrios existentes.
I.Control global, al
establecer patrones para
todas las actividades y
divulgación deinformes
de resultados reales
capaces de indicar
desviaciones y posibilitar
las medidas correctivas.
• El presupuesto-programa requiere
la identificación de las misiones y
gastos relacionados con ellas,
desde la justificación de su
necesidad, el proyecto y la
producción, hasta su entrega y
utilización. Con esto, se hace
énfasis en la naturaleza
planificadora del proceso
presupuestal y se facilita la
asignación de los recursos sobre
una base uniforme, permitiendo
una base acumulativa para
cualquier punto del ciclo de vida
del programa.
• Sin embargo, el presupuesto-
programa también tiene sus
limitaciones, puesto que exige la
implementación de una sistemática
administración programática en
todos los niveles de la empresa.
Por otra parte, no todas las
decisiones se fundamentan en el
análisis cuantitativo, y muchas de
ellas implican juicios personales
que no están previstos en el
presupuesto-programa
• La contabilidad de costos se considera una rama especializada de la
contabilidad.
• Trata las informaciones sobre la acumulación y el análisis de costos,
asentando los
• costos en algún tipo de unidad-base, como productos, servicios,
subconjuntos,
• componentes, proyectos o departamentos.

a.Costos
a.Costos fijos
variables:
La gráfica del punto de
equilibrio muestra la
relación entre la renta total
de ventas y los costos de
producción, desde cero
hasta la plena capacidad de
producción de la fábrica