Auditorias y Registros de

Empresa

0 Conceptos previos.
1 ¿Qué es una auditoría de calidad?
2 Tipos de Auditorías
3 Objetivos de la Auditoría
4 Cualificación de los auditores.
5 Funciones, responsabilidades y
tareas de los auditores.
6 ¿Cómo auditar?

Tema 6 - Control de Calidad 1

 6.0 - Conceptos Previos
Evolución de la Calidad  Control de la Calidad: Técnicas y
actividades de carácter operativo, utilizadas
para cumplir los requisitos para la calidad.
 Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza óptima de que una
entidad cumplirá requisitos para la calidad.
 Gestión de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la política de la
calidad, responsabilidad de la dirección.
 Calidad total: Forma de gestión de una
organización, basado en la coordinación y
participación de todos sus miembros para la
 Calidad: Conjunto de calidad.
características de una entidad que
 Sistema de Calidad (SC): Estructura
le confieren la aptitud negativa o
organizativa, procedimientos, procesos y
positiva para satisfacer las
recursos necesarios para implantar la
necesidades establecidas y las
gestión de la calidad.
implícitas.
Tema 6 - Control de Calidad 2
 6.1 - ¿Qué es una Auditoría de Control de
Calidad?
Definición:
Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.

AUDITOR Una persona calificada para planear y

conducir auditorías de acuerdo a un estándar y
este estándar puede ser usado como referencia a
una o más auditorias.

CLIENTE AUDITADO
La organización que La organización que es
requiere la auditoría, auditada; esta puede ser
para que esta se lleve a ¿Quién está implicado? una organización
cabo y así obtener completa o una parte de
seguridad en la calidad. la misma.
Tema 6 - Control de Calidad 4
6.2 - Tipos de Auditorías

Auditorías Internas

Externas - Realizadas por personal de

la organización pero que
 de Clientes
no tiene relación directa
 de Certificación con la actividad auditada.

- Las realiza personal contratado por la organización.

- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauración
de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.

Tema 6 - Control de Calidad 5

Tipos de Auditorías
Auditoria de
Auditoria Interna Auditoria de Cliente
Certificación

Proporcionan confianza Mejora de los procesos

interna
Proporcionan confianza Mejora del Sistema de
externa Calidad

 Las auditorias internas se programan en función de la

naturaleza e importancia de la actividad sometida a
auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria
externa.

Tema 6 - Control de Calidad 6

 6.3 - Objetivos de las Auditorías
Objetivos de las Auditorias Razones para realizar una Auditoria

 Determinar la conformidad o  Hacer la evaluación inicial de un

no de los elementos del SC
con los requisitos observados.
 Determinar la eficacia del SC
implantado para alcanzar los
objetivos.
 Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su
SC.
 Hacer que se cumplan los
requisitos reglamentarios.
 Permitir la inscripción del SC
del organismo auditado en un
registro.
Tema 6 - Control de Calidad
suministrador antes de establecer
relaciones contractuales.
 Verificar en el organismo, que su
SC cumple los requisitos
establecidos y que realmente esta
implantado.
 Verificar que, en una relación
contractual, el SC del
suministrador es eficiente.
 Hacer la evaluación, en el marco
del propio organismo, de su SC
con relación a una norma de SC.
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 6.4 - Cualificación de los Auditores
Personas abiertas, maduras, con sentido común,
tenacidad, realistas y con capacidad de análisis.
Cualidades Personales
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espíritu
cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos
de las normas aplicables, técnicas de
evaluación de pruebas, apreciaciones y Formación y experiencia
de informes. 4 años de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).
Estar al día en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
Mantenimiento de la aptitud los métodos y procedimientos de
las auditorias.

Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento;

estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.

Tema 6 - Control de Calidad 8

6.5 - Funciones responsabilidades y tareas
de los auditores
Responsabilidades Funciones

 Del Auditor Jefe.  Del Auditor Jefe.

 Del equipo auditor o  Del equipo auditor o
auditores. auditores.
 Del auditado.  El auditado es elemento
pasivo y no realiza ninguna
función.
 Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la
responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicación y gestión del equipo.

Tema 6 - Control de Calidad 9

 Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
 Responsable final de todas las fases de la
auditoría; debe preparar el plan y presentar
Responsabilidades el informe de la auditoría .
 Participar en la selección de los miembros
del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.

AUDITOR JEFE  Definir los requisitos de cada trabajo de la

auditoría. Revisar la documentación del SC.
Dar instrucciones al equipo auditor.
 Informar y comunicar al auditado sobre los
Funciones resultados de la auditoría, las no
conformidades críticas y los obstáculo
importantes durante el curso de la auditoría.
Tema 6 - Control de Calidad 10
 Funciones, responsabilidades y tareas de
los auditores
 Elaborar un informe sobre los resultados de
la auditoria y consignar las observaciones.
Responsabilidades
 Cooperar con el auditor jefe.
 Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.

AUDITORES
 Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de
la auditoria. Respetar la deontología
profesional.
Funciones  Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.

Tema 6 - Control de Calidad 11

 Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores

 Informar al personal afectado sobre el objeto

AUDITADO y finalidad de la auditoría; designar a los
mandos de su personal para que acompañen
al equipo auditor.
 Poner a disposición del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el
Responsabilidades desarrollo optimo de la auditoría.
 Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditoría.
 Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditoría.

Tema 6 - Control de Calidad 12

6.6 - ¿Cómo auditar?
Revisión preliminar del SC Documentos de trabajo
auditado - Listas de verificación para cada
-Si el SC no es el adecuado
elemento del SC.
conviene no continuar con
la auditoría. - Formularios para recoger
-Base para preparar la auditoría y observaciones y formularios para
juzgar el SC auditado. consignar evidencias.
PREPARACIÓN
Tareas del equipo DE LA AUDITORIA Plan de la auditoría
auditor
-Conviene asignar a cada auditor - Conocido con antelación.
la auditoría de elementos - Flexible para permitir cambios
Específicos del SC. Esta durante la auditoría.
asignación será hecha por el -Debe incluir: objetivos, identidades
del equipo auditor, fecha y lugar de
auditor jefe.
la auditoría, áreas a auditar...

Tema 6 - Control de Calidad 13

¿Cómo auditar?
Reunión inicial Recogida de evidencias
- Presentación del equipo auditor - A través de entrevistas, examen
y de un resumen de métodos y de documentos y observación de
procedimientos a utilizar. las áreas afectadas.
- Confirmar el horario de reuniones - Anotar los indicios de no
intermedias y final, y la disponibilidad conformidad para su posterior
de medios e instalacio-
investigación.
nes que se precisen. EJECUCIÓN
.
Observaciones de DE LA AUDITORIA Reunión final
la auditoría con el auditado
- Documentar todas las observa- - Presentar: las observaciones de
ciones y determinar las que deben la auditoría a la dirección del
considerarse no conformidades. auditado y asegurarse de su
- Las no conformidades deben comprensión; las conclusiones
referenciar los requisitos que se del equipo auditor relativas al SC.
Incumplen. -Levantar acta de esta reunión.

Tema 6 - Control de Calidad 14

¿Cómo auditar?

 Informe de la Auditoría

 Es responsabilidad del auditor jefe.

 El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
 En caso de duda sobre alguna situación
auditada, no considerarla.
 Debe contener: objetivo y alcance de la
auditoría, observaciones de no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribución del informe...

Tema 6 - Control de Calidad 15

 ¿Cómo auditar?
Comportamiento del auditor
 Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
 Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperación.
 Para estudiar una situación, usar las
tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?...

 Retener solo los hechos. No tener en cuenta

rumores o suposiciones.
Recomendaciones  Tener en todo momento el control de la
practicas auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.
 Adaptarse a la situación y al auditado.
Examinar en detalle la documentación.
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 ¿Cómo auditar?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA
Tarea Examinada Conforme
¿NECESITA
INSTRUCCIONES SI
ESCRITAS? SI
¿EXISTEN? SI
SI ¿ALCANZA
OBJETIVOS?
¿CONFORME
INSTRUCCIONES?
NO NO
NO
NO NO CONFORME
O
CONFORME NO CONFORME NO ADAPTADA

Tema 6 - Control de Calidad 17

Auditorías

Existen procedimientos?
Se trabaja de acuerdo a esos
procedimientos?
Las actividades ayudas a cumplir con
los objetivos?

Tema 6 - Control de Calidad 18

 VIDEO

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