“UNIVERSIDAD NACIONAL JOSÉ FAUSTINO

SÁNCHEZ CARRIÓN”

TEMA: CODIFICACIÓN DE DATOS

INTEGRANTES:
❖ ABARCA TIPO, Stefany
❖ ARCE POLLERA, Emely Fabiola
❖ CÁCERES ESCOBAR, Claudia Julissa
❖ CANO AGREDA, María Isabel
❖ CHAVEZ ANASTACIO, Naylea Sulene
❖ JIMENEZ FERRER, Greysy Estef

Huacho - 2018
 CODIFICACION DE DATOS
▶ La automatización de las operaciones contables
requiere que el contador de la empresa, defina
previamente el método de codificación a utilizar
por cada uno de los sistemas administrativos o
contables.
▶ Los sistemas de codificación identifican mediante
el uso de símbolos como letras y/o números,
elementos de un conjunto o subconjunto y los
relacionan.
▶ En todo momento, se debe tener presente que un
computador únicamente puede identificar y
operar los datos si previamente almacenados en
un esquema lógica de organización.
 Estudiar los distintos sistemas de codificación
existentes y aplicables a las operaciones contables y
financieras.

 Unir la aplicación de métodos de codificación con la

teoría contable, a través de una adecuada
clasificación de las operaciones reflejadas en lo que
representa la columna vertebral del sistema contable:
El código de cuentas.
1. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE
UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN
▶ PRECISIÓN DEL CÓDIGO
 Significa que debe de aceptar una sola codificación
▶ VBV
correcta para cada elemento de un conjunto.
 Como ejemplo que a una persona abra una cuenta
corriente, debe de asignársele un solo código y debe
de ser único.

Correcto Incorrecto

013-22482-T 013-22482-T
Carlos Hernández Carlos Hernández
013-22483-O 013-22482-T
José Meza José Meza
FLEXIBILIDAD
 Debe permitir aceptar mas elementos en caso
de ser necesario.
 Uno de los problemas mas comunes que se
presentan en los códigos contables, es la falta
de flexibilidad, al no tomar en cuenta las
operaciones futuras de la empresa.

Correcto Incorrecto

1-01-01-001 1-01-01-1
Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar banco
Banco del Caribe caribe
CONCISO

 Establece que no se deben adicionar códigos

que no tengan relevancia al momento de
identificar un elemento dado.

Correcto Incorrecto

FC-96749 FC-96749-W
Factura del Proveedor X Factura del Proveedor X
FC-83835 FC-83835-O
Factura del Proveedor Z Factura del Proveedor Z
SIGNIFICATIVO

 Para que el código se considere significativo,

debe indicar alguna característica diferencial
de los elementos que se están codificando.

Correcto Incorrecto

GI-83412 83412
Efectos por pagar del Efectos por pagar del
proveedor M proveedor M
GI-21225 21225
Efectos por pagar del Efectos por pagar del
proveedor W proveedor W
 OPERABILIDAD
 Facilita el manejo de los códigos por un
sistema de computo.
 También debe tomarse en cuenta que una
computadora entiende principalmente códigos
que sean fáciles de operabilidad.

correcto incorrecto

1-01-01-002 1-01-A235
Cuentas por cobrar Cuentas por cobrar banco
banco del caribe caribe
2. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
Las características que deberían tener los diferentes
métodos de codificación y sus correspondientes
códigos..
• Secuencial • Con digito de
• Por bloques verificación
• Por grupo • De consonantes
• Alfabético • Fonético
numérico • De barras
• Nemotécnico

A. SECUENCIAL
Consiste en la asignación de un numero
a una lista de elementos.
B. POR BLOQUES
Representa una derivación del secuencial, ya que
bajo este método los códigos se asignan
secuencialmente, pero en bloques de dígitos
consecutivos que identifiquen alguna característica.

C. POR GRUPO

Consiste en la asignación de un código subdividido en

clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un
mayor numero de posiciones, que sirven para
identificar un grupo de funciones.
D. ALFABETICO NUMERICO

Se asigna un código alfabético junto a un código

numérico que tiene en cuenta las características de un
elemento a codificar.

E. NEMOTECNICO

 Es una combinación de números y letras para

identificar por varias características a cada uno
de los elementos.
 Su aplicación es sumamente útil en aquellas
empresas que manejan una gran variedad y
cantidad de ítems.
F. CON DÍGITO DE VERIFICACIÓN
Este método consiste en agregar un numero o letra a
una secuencia de caracteres con base en un algoritmo
predefinido o calculado en la computadora.

Errores mas comunes

Transcripción Consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir
el código en la posición del carácter correcto.
Ejemplo:
12745 12345

Transposición Consiste en la inversión de dos dígitos adyacentes.

simple o Ejemplo:
doble 12534 12345
Error al azar Es una combinación de los dos errores anteriores
Ejemplo:
83245 12345
 VENTAJAS DESVENTAJAS
Absolutamente seguro al Desconocimiento por gente del
validar la información. área acerca de este método.

Ejemplo:
Código Nombre del elemento
112354 Jimena Rubina cuenta corriente
Paso 1: Ponderar el código.
Código 1 1 2 3 5 4
Clave de ponderación 4 9 3 8 3 8
4 + 9 + 6 + 24 + 15 + 32 = 90
Paso 2: Dividimos la ponderación entre 11
90 ÷ 11 = 8 Residuo 2
Paso 3: Restamos al módulo 11,el resto de la división
11 – 2 = 9 Digito verificador
Paso 4: Construimos el nuevo digito verificador
Código Nombre del elemento
Antiguo 112354 Jimena Rubina cuenta corriente
Nuevo 112354 -9 Jimena Rubina cuenta corriente

Paso 5: Probar el digito de verificación

G. DE CONSONANTES
Consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la
primera letra de la palabra.

Código Nombre del elemento

Ejemplo:
CCRS CACERES
CHVZ CHAVEZ
ARC ARCE
CN CANO
JMNZ JIMENEZ
ABRC ABARCA

Este método se usa en las consultas de datos como:

Direcciones de datos, índices por temas y otros
puntos similares.

VENTAJAS DESVENTAJAS
▶ Facilidad en su aplicación ▶ Uso limitado
▶ Requiere conocimiento del método
para que tenga significado
H . FONÉTICO
Este método codifica los nombres de los elementos de
acuerdo con su sonido. Es conocido como «MÉTODO
SOUNDEX» .
Debe de mantenerse la primera letra sea vocal o
consonante.

Ventajas: Desventajas:
Útil para una búsqueda Aplicable a situaciones
alfabética. muy especificas.
Paso 1: Eliminar todas las vocales y las
consonantes W, H, Y. Pero se debe mantener la
primera letra de la palabra.

Paso 2: El resto de la letra se codifica de acuerdo

a la tabla.
Cambiar Cuando aparezca
1 PRZ
2 YDT
3 JMN
4 AL
Paso 3: Si el campo asignado para codificar
fonéticamente no alcanza para ser ocupado por los
números que representan las consonantes se
rellena con ceros las posiciones no ocupadas.
Código Nombre del elemento
E5250 Emely
E5250 Emily
E5253 Emelin
E5253 Emelina
E5253 Emiliana
I. DE BARRAS
• Se define, como la asignación de una líneas y
espacios de distintos anchos que son impresos a un
producto para su identificación. Es como una huella
digital.
• Almacena información con distintos ordenamientos
que se denominan ``simbologías``, como precio,
cuanto queda en el almacena, si está o no en oferta
y otros.

PERMITE
IDENTIFICAR DE
SU MAYOR MANERA ÙNICA
REPRESENTACIÒN LOS PRODUCTOS
EL CODIGO DE COMERCIALES
GS1, antes
llamado "EAN BARRAS
Internacional
 DIGITO VERIFICADOR
(DEFINIDO POR
REGLA MATEMATICA)

NÙMERO DE LA EMPRESA
(ASIGNADO POR EL
FAFABRICANTE)
NÙMERO DE LA EMPRESA
(ASIGNADO POR GS1 PERÙ)
CODIGO DEL PAIS( ASIGNADO POR
GS1 GLOBAL AL PERÙ)
3. CARACTERÌSTICAS DE UN
CODIGO CONTABLE

Debe estar diseñado que cumpla los

objetivos de la contabilidad, se ajuste
a las necesidades de la empresa y
demás.
La estructura del código contable
permitirá generar información optima
y relevante.
• Flexibilidad
El código contable debe estar diseñado bajo ciertos
parámetros de tal forma posteriormente se pueda permitir
nuevas clasificaciones o detalles.
Generalmente cuando surgen nuevos requerimientos de
información.

Ejemplo:
• Adecuada clasificación
INDICA QUE UN CODIGO CONTABLE DEBE ESTAR
CLASIFICADO DE ACUERDO CON LAS NORMAS
CONTABLES QUE ESTABLECE LA PROFESIÓN Y
ADECUADAS DIRECTAMENTE A LAS CUENTAS QUE
CONFORMAN LAS CIFRAS DE BALANCE DE
COMPROBACIÓN.

CORRECTO INCORRECTO
ACTIVO
1 ACTIVO CORRIENTE 1ACTIVO
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE 10 ACTIVO REALIZABLE
. EFECTIVO 101 CAJA
101 CAJA -
- -
-
• JERARQUIZACION

DEBE ESTABLECER SUBDIVISIONES PARA CADA UNO DE

LOS GRUPOS Y SUBGRUPOS DE PARTIDAS QUE
CONFORMAN LOS ESTADOS FINANCIEROS

CORRECTO INCORRECTO
ACTIVO
1 ACTIVO CORRIENTE 1ACTIVO
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE 10 ACTIVO REALIZABLE
. EFECTIVO 104 CUENTAS CORRIENTES EN
101 CAJA INSTITUCIONES FINANCIERAS
- -
- -
102 FONDOS FIJOS 106 DEPOSITOS EN ISTITUCIONES
- FINANCIERAS
- -
4. DISEÑO DE UN CÓDIGO
DE CUENTAS
PASO 1:

BALANCE GENERAL
CODIGO GRUPO
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO
4 CUENTAS DE ORDEN

BALANCE DE GANANCIAS Y PERDIDAS

CODIGO GRUPO
5 INGRESOS OPERACIONALES
6 COSTO DE VENTAS
7 GASTOS DE OPERACION
8 OTROS INGRESOS Y EGRESOS
9 COSTOS DE CIERRE
PASO 2:

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

NIVEL 4
PASO 3:
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
Caja y Bancos
Valores Negociables
EXIGIBLE
Cuentas por Cobrar Comerciales
Cuentas por Cobrar a Vinculadas
Otras Cuentas por Cobrar
REALIZABLE
Existencias
Existencias en transito
PREPAGADO
Gastos Pagados por Anticipado

ACTIVO NO CORRIENTE
Cuentas por Cobrar a Largo Plazo
Cuentas por Cobrar a Vinculadas a Largo Plazo
Otras Cuentas por Cobrar a Largo Plazo
INVERSIONES PERMANENTES
Edificios
DEPRECIABLES
Inmuebles, Maquinaria y Equipo (depreciación acumulada)

INTANGIBLES
Patentes
OTROS ACTIVOS
Deposito en garantia
PASO 3:

PASIVO
CORRIENTE
Sobregiros y Pagarés Bancarios
Cuentas por Pagar Comerciales
Cuentas por Pagar a Vinculadas
OTROS PASIVOS
Depósitos recibidos en garantía
Provisión para servicios en garantía
LARGO PLAZO

Deudas a Largo Plazo

Prestamos bancarios
Hipotecas
Cuentas por Pagar - mas de 1 año
PATRIMONIO
Capital
Acciones de Inversión
5. RELACIÓN DE LA CODIFICACIÓN
CON LOS SISTEMAS MECANIZADOS

 Los Métodos de Codificación son

aquellos que permiten clasificar
adecuadamente todas las operaciones,
transacciones y listas de elementos
que son manejados por un Sistema de
Contabilidad.

 Los Sistemas de Contabilidad

comprenden una serie de elementos
que funcionan en forma coordinada,
desde una simple aplicación de la
partida doble hasta la total
automatización de las operaciones
financieras en una empresa.
 Características de la Contabilidad
CLASIFICACIÓN ANÁLISIS INTERPRETACIÓN

REGISTRO ESTRUCTURACIÓN

RESUMEN SISTEMATIZACIÓN

 Estas acciones son llevados a cabo para que un Sistema

Contable Mecanizado pueda producir información
organizada de acuerdo con los requerimientos que tengan
los usuarios.
 Asimismo, se debe saber que no todos Sistemas de
Codificación serán aplicados en todos los casos, pues los
resultados generados serán consistentes si la información
almacenada en él están organizados bajo algún esquema
significativo y de una manera sistemática.
CONCLUSIONES
 Los Métodos de Codificación son
importantes para el procesamiento de las
transacciones y operaciones que puede
manejar una compañía.

 Todo Sistema de Codificación posee como

características: la precisión del código,
expandibilidad, ser conciso, significativo y
tener operabilidad.

 Asimismo, para realizar una correcta

clasificación y tratamiento de las
transacciones contables se deberá tener
presente las normas de carácter contable y
los principios emitidos por los cuerpos
colegiados de la profesión.