EL DESAFÍO DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL
LEADY CAROLINA ARTUNDUAGA
SENA 2018
 EL DESAFÍO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Valoración y selección Materiales impresos Dispositivos componentes de un sistema de

Documental
digitalización de imágenes

La Gestión
Electrónica
Digitalización de Materiales de audio
documentos

gestión documental Organización documental Materiales de video

Los procesos de la

La descripción documental

La descripción formal La catalogación

Estándares de descripción
formal para documentos
Análisis documental electrónicos

La clasificación Metadata
Indicadores de calidad
descriptiva La descripción de
contenido
XML
El análisis de documentos La indexación o indización (Extensible Markup
electrónicos no textuales Language)
(fotografías y videos)
Bases de datos
documentales
Estándares de metadata
Almacenamiento
Bases de datos
multimediales
El modelo tradicional de gestión basado en papel presenta, al menos en el mundo empresarial, una serie de desventajas
que entorpecen la exigente dinámica de los negocios de la era globalizada80 y que son resueltas por los documentos
electrónicos y los sistemas de gestión documental electrónica:

Dificultad para la localización de los documentos.

• Lentitud y elevado costo de recuperación.
• Copias innecesarias.
• Demoras en el tratamiento y necesidad de rearchivo.
• Pérdida o traspapelamiento de documentos.
• Falta de lineamientos de normalización.
• Pérdida de tiempo en la distribución.
• Costo del lugar de almacenamiento.
• Bajo control de los aspectos de seguridad y
confidencialidad.
• Baja calidad del servicio a clientes/usuarios.
• Progresivo deterioro del proceso por desvalorización
de la actividad.
 VALORACIÓN Y SELECCIÓN

Determina la conservación o descarte de los documentos a partir de sus

valores.

Se centra en el principio de evidencia, condicionando así la decisión de

selección.

En el ambiente computarizado, un conjunto o subconjunto de datos de un

documento puede ser entrada a documentos posteriores del flujo documental
de una actividad, por lo tanto no pueden ser eliminados
 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Aceptado un conjunto de documentos para ser digitalizados, deberán clasificarse

para derivarlos al proceso adecuado de digitalización, al término del cual todos
serán documentos electrónicos.
Una primera clasificación puede ser:

• Materiales impresos.
• Materiales de audio.
• Materiales de video.
 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos electrónicos pueden tener tres orígenes:

• Fueron creados en formato digital y están almacenados en algún soporte
óptico o magnético, que está guardado en el centro de documentación o
biblioteca.
• Fueron creados en formato digital y se encuentran disponibles en Internet.
El centro de documentación, la biblioteca o directamente el usuario no entra
“en posesión” de ellos sino que se tiene derecho de acceso mediante
licencias o porque son de uso libre y gratuito.
• Fueron creados en formato analógico y deben ser convertidos a formato
digital mediante el proceso de digitalización.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de organización de documentos electrónicos comprende el análisis

de los mismos para identificar quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados,
qué funciones y actividades documentan y su naturaleza física. Así como los
documentos mismos son la fuente concreta de toda esta información, la
colección de documentos electrónicos de cada creador proveen un muy valioso
aporte a este procedimiento.
 ANÁLISIS DOCUMENTAL

Análisis documental es el proceso por el cual se derivan de un documento

electrónico un conjunto de términos que lo representan. Cubre la descripción
física mediante elementos formales (autor, título, editorial, fecha de creación
etc.) y la descripción conceptual del contenido mediante términos de
indexación (palabras claves o descriptores de tesauros).

Se clasifica de acuerdo a:
• La descripción formal
• La descripción de contenido
 ANÁLISIS DOCUMENTAL
LA DESCRIPCIÓN FORMAL

Describe elementos objetivos y distintivos a través de dos procesos:

• La descripción documental
proceso de captura, cotejo, análisis y organización de cualquier información útil para
identificar, gestionar, localizar e interpretar las posesiones de instituciones archivísticas y
explicar el contenido y el sistema de registro de donde esos documentos fueron seleccionados.
• La catalogación
Es el proceso de crear entradas a un catálogo que incluye descripción bibliográfica y
asignación de notación clasificatoria.
 ANÁLISIS DOCUMENTAL
LA DESCRIPCIÓN FORMAL

ESTÁNDARES DE DESCRIPCIÓN FORMAL PARA DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS:
• ISBD(ER) (Internacional Standards for Bibliographic Description-Electronic Resources)
especifica los requerimientos de descripción y los identifica dándoles un orden y un
sistema de puntuación.

• ISAD (G) (Internacional Standard for Archival Description)

Reglas para la descripción de material archivístico, independientemente de su formato.

• IASA (International Association for Sound and Audiovisual Archives)

Estándar de descripción formal específico para multimedia.
 ANÁLISIS DOCUMENTAL
LA DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO

La descripción conceptual o de contenido se hace a través de los procesos:

• La clasificación
Permite ordenar el conocimiento para la posterior recuperación.
• La indexación o indización
Analiza automáticamente el contenido seleccionando los conceptos que representan ese
contenido y lo traduce al lenguaje documental del sistema. Esta se realiza por medio de
Metadatos y definidos por medio de XML basado en estándares definidos.
 ANÁLISIS DOCUMENTAL
LA DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO
Estándares de Metadatos de contenido para
documentos electrónicos:
• DCMI (Dublin Core Metadata Initiative) Creado debido a la dificultad creciente para encontrar documentos
pertinentes en Internet, por lo cual se implementan etiquetas para facilitar las búsquedas título, creador,
tema, descripción del contenido, entre otros.
• RDF (Resource Description Framework) Es un meta lenguaje que permite construir otros lenguajes de
marcado usando etiquetas de a pares (<>) y atributos, pero a diferencia de HTML define la estructura del
documento, no el diseño.
• DOI (Digital Object Identifier)-INDECS (Interoperability of Data for Electronic ComerCe Systems) Estándar
de gestión de derechos mediante metadata como una iniciativa desde el ámbito empresarial y comercial de
los editores.
• CDWA -VRA (Categories of Description of Works of Art-Visual REsource Association) Conjunto de
elementos aplicables a casos particulares de descripciones, como los objetos visuales, pinturas o esculturas.
• EAD (Encoged Archival Description) permite una estabilidad e integridad estructural mejor que la de HTML.
Los elementos y atributos fueron compendiados en un documento llamado DTD (Document Type Description).
 ANÁLISIS DOCUMENTAL
LA DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO
Estándares de Metadatos de contenido para
documentos electrónicos:
• TEI (TEXT ENCODING INITIATIVE) estándar creado para versiones electrónicas de textos impresos que soportan el área de investigación
humanística.
• LOM-SCORM (LEARNING OBJECT METADATA-SHARABLE COURSEWARE OBJECT REFERENTE MODEL) estándar de metadata
aplicable en el entorno de e-learning que permite importar, exportar, compartir y reutilizar contenido de enseñanza.
• METS-MODS (METADATA ENCODING AND TRANSMISIÓN STANDARD-METADATA OBJECT DESCRIPTION STANDARDS) es un
esquema xml, que representa la estructura, los metadata descriptivos y asociativos, y los nombres y ubicaciones de los archivos de esos
objetos digitales complejos).
• FRBR (FUNCTIONAL REQUIREMENTS FOR BIBLIOGRAPHIC RECORDS) cubre todo tipo de materiales digitales o no, textuales, de audio,
video, gráficos, cartográficos, etc.,mediante una descripción del modelo conceptual compuesto por entidades,relaciones y atributos, o sea
metadata.).
• MPEG 7-MPEG 21 (MOVING PICTURES EXPERT GROUP-MULTIMEDIA CONTENT DESCRIPTION INTERFACE / MULTIMEDIA
FRAMEWORK)
• MARC-MARC 21-MARCXML-MARCONT (MACHINE READABLE CATALOGING RECORD)
EL ANÁLISIS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
NO TEXTUALES (FOTOGRAFÍAS Y VIDEOS)

es un documento polisémico, sujeto a diferentes interpretaciones. Peirce179

plantea un esquema que evidencia la relación entre el objeto-referente y los
diferentes intérpretes:
el objeto-referente es interpretado primero por el fotógrafo en la obra
fotográfica; el documentalista hace una segunda interpretación adosándole un
pie de foto, y el usuario va a realizar una tercera interpretación en la fase de
recuperación.
INDICADORES DE CALIDAD DESCRIPTIVA

El análisis de calidad del contenido enfoca un proceso productivo: la

representación simplificada del documento. Para evaluarla, debemos separar
la descripción característica (selección de palabras) y la descripción
sustancial (selección y combinación de proposiciones).
 ALMACENAMIENTO

Una base de datos es un conjunto de datos estructurados y almacenados en un

soporte accesible por un computador. Estos datos conforman los campos de un
registro que a su vez es la unidad estructural de las bases de datos.
Hay dos modelos que se destacan por su uso en la Ciencia de la Información:
• Las bases de datos documentales
• Las bases de datos multimediales
GRACIAS