SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

AFM - Web File Manager es el software de Administración Documental

desarrollado por APG Consulting que soluciona la administración y
organización de la documentación electrónica de su organización en
forma sencilla y segura, concentrando toda su información documental
en un solo lugar. Facilitando así su organización, su búsqueda y su
seguimiento, con la seguridad necesaria para que no solo pueda estar
siempre disponible, sino también al alcance de las usuarios apropiados.
Beneficios que aporta para su gestión

Mejora de los procesos

Reducción del uso de papeles
Reducción de costos
Rápido acceso a la información
Entorno Seguro
Administración eficiente
Casos de Éxito
AFM-Producto Nacional
 Mejoras en los procesos
Generación de documentos a partir de modelos y plantillas
El AFM – Web File Manager propone un único escritorio para el desarrollo de todas las
actividades que se realizan con los documentos, permitiendo definir los modelos y
plantillas más utilizados (contratos, legajos, presupuestos, incidentes, pedidos, etc.), para
que fácilmente puedan ser creados e incorporados a la solución.
Si además se combina con los “atributos por defecto”, (utilidad que completa
automáticamente los atributos según el tipo de documento) podremos unificar el criterio
de guardado, para simplificar su búsqueda, y asegurar que pueda ser accedidos sólo por
los usuarios correctos.

Versionado que permite registrar los cambios

El AFM – Web File Manager permite guardar las diferentes versiones generadas ya sea
por cambios en los documentos, o por la participación de uno o mas autores, dejando así
registro de la evolución del contenido para que pueda ser consultado.
De esta manera se evita la pérdida de versiones, la confusión de cuál es la última
disponible, quién es su autor, o dónde debe depositarse.
 Mejoras en los procesos (cont.)
Generación automática de PDF
Sin ningún tipo de licencia adicional, el AFM – Web File Manager convierte el
documento a formato PDF automáticamente.
Esta funcionalidad no sólo permite ahorrar costos, sino también, enviar documentos a
usuarios externos manteniendo la integridad de su contenido.
Comparación automática del contenido de diferentes archivos
El AFM – Web File Manager permite seleccionar 2 archivos MS Word diferentes (ó 2
versiones diferentes del mismo documento) y realizar la comparación de los mismos. El
resultado de dicha comparación podrá generar un nuevo documento o simplemente
desplegar en pantalla las diferencias entre ambos.
.
Seguimiento de documentos vía notas y recordatorios
El AFM – Web File Manager permite programar avisos recordatorios vía e-mail según
diferentes criterios, como por ejemplo, creación o modificación de algún tipo de documento,
fecha de vencimiento, cambio de estado, modificaciones, etc. así como también es posible
agregar notas anexas a un documento, para dejar comentarios, aclaraciones, etc..
 Mejoras en los procesos (cont.)
Incorporación de Documentos automáticamente
Es posible definir bandejas de entradas, (carpetas) la cuales pueden tomar los
documentos depositados en ellas e incorporarlos a la herramienta AFM – Web File
Manager, con sus clasificaciones completadas automáticamente, evitando así la
diferencia de criterios para guardar documentos del mismo tipo, buscarlo y/o garantizar
su seguridad.
 La oficina sin papeles

Eliminación del papel como soporte

Olvídese de buscar las facturas en una carpeta, los contratos en otra, y de buscar la
información en ficheros.
Con el AFM – Web File Manager podrá de encontrar toda su información en un solo
lugar, fácil y rápidamente, con nuestro poderoso motor de búsqueda que le permite
realizar búsquedas por título, descripción, contenido, fechas, etc.

Almacenamiento de todo tipo de documentos digitales

Todo tipo de documentos podrán ser incorporados dentro del AFM – Web File
Manager (Word, Excel, Powerpoint, Acrobat, documentos escaneados, imágenes, video,
música, etc.) y una vez incorporado, disfrute de las ventajas del mismo, como el
versionado, seguridad eficiente, organización, conversión a PDF, entre muchos otros.
 Reducción de Costos

Optimización de los procesos diarios de la organización

La administración eficiente y segura de todos los documentos que maneja la
organización mejora los procesos de cada día, evitando la pérdida de documentos,
tiempos de búsqueda, errores en la versión seleccionada, etc.
El trabajar en forma eficiente, permite a la organización contar con mayor tiempo de su
personal ocupado en tareas productivas.

Reducción de costos de almacenamiento físico y localización de papeles

La Administración documental por medio de una solución informática, tiene como uno de
sus objetivos fundamentales la reducción de diferentes costos de operación. Entre estos
costos, no podemos dejar de considerar los que resultan de la impresión y
almacenamiento físico de papelería, así como también del tiempo de recuperación de la
información buscada.
Ya no necesita copias, fotocopias, o directorios públicos para compartir documentos,
ahora solo necesita indicar el documento, y todos aquellos que lo necesitan podrán
acceder al mismo y trabajar en el, según su seguridad lo permita.
 Rápido acceso a la información

Almacenamiento y clasificación de la información en un único repositorio

Toda la información documental de su organización es almacenada en un único
repositorio. Esta estructura centralizada brinda mayor seguridad para el acceso y el
resguardo adecuado, facilitando así la administración, la búsqueda, y la restauración de
la información.

Poderoso motor de búsqueda

Cada documento puede ser localizado rápidamente utilizando filtros por clasificaciones o
por las herramientas de búsquedas como:
• Búsqueda por contenido, donde cualquier documento que contenga una palabra ó
frase será inmediatamente localizado.
• Búsqueda por Tipos de Documento, Título, Descripción, Fecha de creación y/o
modificación, Autor, etc..
• Filtros, por área, número de carpeta, año, localidad, partida, etc.
Rápido acceso a la información
 Rápido acceso a la información (cont.)

Múltiples atributos para cada documento

Cada documento lleva asociados los atributos con los que ha sido generado o
importado, por ejemplo: Partido / región / proveedor / proyecto etc.
Los Atributos son totalmente configurables por el usuario Administrador del AFM –
Web File Manager, quién puede crear diferentes atributos según las necesidades de la
organización.
 Seguridad
Esquema según Roles, Grupos y Estados
Los Roles (grupos de usuarios, con conjuntos de derechos similares, como las personas
de un mismo sector) junto con el atributo Estado (estados posibles que transita un
documento, como nuevo, borrador, final, abierto, cerrado, etc.) y el atributo Grupo
(agrupamiento de documentos ya sea por tipos, Partido, área, secretaría, etc.) en
conjunción, permite controlar el acceso a los documentos, de forma tal que pueda
restringirse desde la creación de un documento, a la visualización del mismo, pasando
por todos los estados intermedios, y con la posibilidad no sólo de incluir funciones de
administración, sino también desactivar opciones en los menús.
 Seguridad
Esquema según Roles, Grupos y Estados (cont)
 Seguridad

Registro / Ingreso de los usuarios al AFM – Web File Manager

La solución se integra a la seguridad de su organización, permitiendo que un usuario
identificado en la red interna ingrese sin requerírsele nuevamente su usuario / contraseña.

Registro de toda la actividad realizada sobre un documento

El / los usuarios autorizados, tendrán la posibilidad de visualizar todas las actividades
que se realizaron en un documento, incluyendo fecha, usuario y acción.
 Seguridad
Toda la información en un solo lugar
El AFM – Web File Manager guarda todos sus documentos en un solo lugar,
permitiendo que estos sean fácilmente resguardados, administrados, y restaurados.
Esto le permite no solo trabajar desde cualquier PC de la red, sino que evita que se
pierdan documentos por problemas en su PC, cortes de luz, virus, etc.
Aun si un archivo es eliminado por error, la aplicación provee herramientas para buscarlo
y restaurarlo rápidamente.
Ya no es necesario la creación de carpetas y subcarpetas en su disco, organice
rápidamente sus documentos usando las Clasificaciones y luego encuéntrelos fácilmente,
a través de los filtros.
Con el AFM – Web File Manager ud. puede dedicarse al contenido, sin preocuparse
por el soporte de almacenamiento de sus documentos.
 Administración

El / los usuarios con rol de Administradores, podrán parametrizar el AFM – Web File
Manager a las necesidades de la organización y de cada uno de los Sectores que lo
utilicen.
Todas las funcionalidades provistas por el AFM – Web File Manager en el Módulo de
Administración permiten que la organización genere inicialmente y modifique acorde a
sus necesidades de negocio todas las funciones de clasificación y seguridad.
Las herramientas con las que cuenta el Administrador permitirán importaciones de
documentos en forma masiva (migración inicial y/o en producción), generación de
Atributos (clasificaciones, valores de los mismos, dependencias, etc.), roles por grupo de
usuarios y la Seguridad asociada a los mismos, Análisis de Logs, resguardos y recuperos
de documentos eliminados, etc.
Digitalización

El AFM – Web File Manager

dispone de herramientas sencillas y
parametrizables, como las
“Bandejas de Entrada” para
incorporar en forma automática
documentos electrónicos generados
a partir de escaners u otros
dispositivos.
Algunos Casos de éxito
 AFM-Producto Nacional
EL AFM – Web File Manager es un producto Nacional, desarrollado por APG
Consulting, una organización de Capitales Nacionales fundada por socios con una larga
trayectoria en el desarrollo de soluciones informáticas, que ha definido sus procesos de
desarrollo bajo normas ISO-9001:2000.
EL AFM – Web File Manager ha sido declarado producto de interés nacional,
premiado con un subsidio del Gobierno Nacional para financiar su crecimiento, a fin de
competir con productos internacionales
Esto nos permite desarrollar software de calidad, estando cerca de nuestros clientes,
acompañándolos en su crecimiento y brindándoles nuevos servicios para atender su
necesidades con nuevos desarrollos.
Del mismo modo contamos un soporte proactivo sobre las soluciones implementadas, con
un servicio de monitoreo en tiempo real sobre la gestión de los productos y los servicios
entregados, a fin de evitar incidentes y/o tratar los mismos de la forma mas eficiente.
En APG Consulting nos distinguimos por nuestra atención
personalizada, por nuestra vocación de servicio, y por el respaldo
a nuestros productos.
 Muchas gracias por su tiempo.
Por cualquier duda o consulta no deje de comunicarse
con nosotros a info@apgconsulting.com.ar o
llamándonos al (+54 11) 4781-3700