Manuales

administrativos
Concepto

Los manuales administrativos son documentos que

sirven como medio de comunicación y coordinación
para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto información de la organización
(antecedentes, estructura, objetivos, políticas,
sistemas, procedimientos, elementos de calidad,
etc.), como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
Objetivos

•Presentar una visión de conjunto de la organización

•Precisar las funciones asignadas a cada unidad
operativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
•Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
que la componen.
•Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de
funciones pues evitan la repetición de instrucciones y
criterios de actuación.
•Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales
con los procesos de negocio.
•Promover el aprovechamiento racional de los
recursos de las labores encomendadas a todo el
personal.
•Fortalecer la cadena de valor de la organización.
•Facilitar el reclutamiento, selección, inducción,
socialización, capacitación y desarrollo del personal.
•Servir como una fuente de información para conocer
la organización.
•Funcionar como medio de relación y coordinación
con otras organizaciones.
 Clasificación básica
•Por su naturaleza o área
de aplicación

•Por su contenido

•Por su ámbito
 Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos
•Corresponden una sola organización
•Se refiere a ella de modo general o se circunscriben
a alguna de sus áreas en forma específica.

Macroadministrativos
•Son los documentos que contienen información de
más de una organización.

Mesoadministrativos
•Incluyen a una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especifico.
 Por su contenido
De organización
•Contienen información detallada sobre los
antecedentes, legislación, atribuciones, estructura
orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales.

De procedimientos
•Incluye información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones concatenadas entre sí,
que se constituyen en una unidad para la realización
de una función, actividad o tarea específica en una
organización.

De gestión de calidad
•Describen y consignan los elementos del sistema de
gestión de la calidad, el cual incluye información
De historia de la organización
•Refieren a su creación, crecimiento, logros,
evolución, situación y composición.

De políticas
•Incluyen guías básicas que sirven como marco de
actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e
implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple
•Estos manuales concentran información relativa a
diferentes aspectos de una organización.

De puestos
•Precisa relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organización.
De técnicas
•Detalla los principios y criterios necesarios para el
desempeño de las actividades.

De ventas
•Es un compendio de información específica para
apoyar ésta función.

De producción
•Representa un elemento de soporte para dirigir y
coordinar procesos de producción en todas sus fases.

De finanzas
•Manual que respaldan el manejo y distribución de los
recursos económicos de una organización en todos
los niveles.
De personal
•Condiciones de trabajo
•Organización y control de personal

De operación
•Estos manuales se utilizan para orientar el uso de
equipos y apoyar funciones que deben desarrollase.

De sistema
•Instrumento de apoyo para conocer el
funcionamiento de sistemas de información,
administrativos, informáticos, etc., de una
organización.
 Por su ámbito
Generales
•Contienen información general de una organización,
según su naturaleza, sector y giro industrial,
estructura, forma y ámbito de operación y tipo de
personal.

Especifico
•Concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Documento que contiene información referente al directorio
administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones,
estructuras y Funciones de las unidades administrativas que
integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados
de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen
en forma gráfica la estructura de organización.
 IDENTIFICACIÓN
Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Denominación y extensión del manual (general o especifico). En
caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de esta.
• Lugar y fecha de elaboracion
• Numero de paginas
• Sustitución de paginas (actualización de información)
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
• Clave de la forma: en primer termino se deben escribir las siglas
de la organización: en segundo, las de la unidad administrativa
responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el
numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.
 INDICE O CONTENIDO

• RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS QUE

CONSTITUYEN EL CUERPO DEL DOCUMENTO.
 PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS

• EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA PRESENTACION QUE

HACE DEL MANUAL ALGUNA AUTORIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN. LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION
DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE ESTRUCTURA,
PROPOSITOS, AMBITO DE APLICACIÓN Y LA NECESIDAD DE
MANTERLO VIGENTE.
 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
contiene una lista de títulos de los principios ordenamientos
jurídicos que norman las actividades de la organización, de los
cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda
que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico:
constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares
 ATRIBUCIONES

• Transcripción textual y completa del articulo, clausula,

considerando o punto que explica las facultades conferidas a
la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer.
 ESTRUCTURA ORGANICA

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una

organización en función de sus relaciones de jerarquía.
• La estructura debe corresponder a la representación grafica en
el organigrama.
• Codificar de tal forma que sea posible visualizar con claridad los
niveles de jerarquía.
Ejemplo:

1.0 Dirección general

1.0.1 Asesoría
1.0.2 Auditoria interna
1.1 Gerencia general
1.1.1 Gerente divisional “A”
1.1.2 Gerente divisional “B”
 ORGANIGRAMA
• Es la representación grafica de la estructura de una organización
o bien de alguna de sus areas, la cual muestra que unidades
administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría.
 MISION

Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de

referencias para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo
posible.
 FUNCIONES
Es la representación de las tareas inherentes a cada una de las
unidades administrativas que forman parte estructura orgánica,
necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la
organización.
Aspectos para la presentación de las funciones:
• Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan
en la estructura orgánica.
• Que se sigan el orden que se estableció en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
En la reseña básica de los puestos que componen cada unidad
administrativa, que incluye la información siguiente:
• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de
operación, etc.)
• Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos
subordinados y facultades de decisión, así como las relaciones de
línea y especificas.
• Funciones generales y especificas.
• Responsabilidades o deberes
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro
de la organización, así como las que deban establecer
externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,
experiencias iniciativa y personalidad.
Manual de procedimientos
 ¿Qué es un manual de procedimientos?

Es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò
mas de ellas.
 UTILIDAD

• Permite conocer el funcionamiento interno.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y

capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de

un sistema.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su

evaluación.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 SE CONFORMA POR:
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:

• Logotipo de la organización.
• Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de revisión.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas
y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN.
• Prologo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización y es del mas alto nivel
jerárquico,.

• Introducción es una exposición de lo que es el manual, su

estructura, propósitos, su aplicación y la necesidad de
mantenerlo vigente.
C) ÍNDICE
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que
forman parte del documento.

D)CONTENIDO
Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual ya sea general o específico.

E) OBJETIVO
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
F) AREAS
DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.

G) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.

H) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Criterios o lineamientos generales de acción que se
determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban
en los procedimiento.
I) CONCEPTO.
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento.
J) PROCEDIMIENTO
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una
de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en
qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

K) DIAGRAMAS DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento.

L) FORMULARIOS O IMPRESOS
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se
intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la
descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia específica de éstas, empleando para ello
números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.
También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
M) GLOSARIO DE TERMINOS.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos.
Manual de gestion de la calidad
 identificacion

• Se deben de incluir en primer termino los siguientes datos:

• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Nombre del manual
• Codigo que lo identifica
• Nivel o numero de revision
• Pagina
• Edicion(fecha de la revision)
• Unidades responsables de su elaboracion, revision y
autorizacion
logotipo Manual de gestion de calidad

Nombre de la codigo Fecha de Numero pagina

organizacion revision de revision

sello elaboro reviso autorizo

 Indice o contenido

• Relacion de los capitulos o apartados que contiene el

documento, debe incluir, la seccion o capitulo, la referencia o
renglon especifico del documento y la pagina
correspondiente
Generalidades
 introduccion

• Presenta la situacion, compromisos y lineamientos para la

implementacion del sistema de gestion de la calidad basado
en normas ISO 9000:2000
 Alcance

• Es el Area de influecia establecida para la aplicación del

sistema de gestion de la calidad. De acuerdo con el giro y
necesidades de la organización, la cobertura variara debido a
las exclusiones que se realicen.
Directrices de calidad
 Politica de calidad

• Son los objetivos que establecen un compromiso de lograr la

satisfaccion de clientes y una buena relacion con
proveedores, a travez del mejoramieno continuo de precios,
calidad, servicio, comunicación e innovacion tecnologica
 Objetivos de calidad

• La satisfaccion de los clientes cumpliendo con sus

expectativas
• Rentabilidad
• La mejora de procesos
• Liderazgo en el mercado
• El trabajo en equipo para crear valor
• El desarrollo del capital humano
Responsabilidad y autoridad del sistema de gestion
de la calidad
Estructura organizacional
 Matriz de responsabilidades

• Son enunciados que formula cada unidad administrativa de la

organización a nivel direccion y gerencia, en los que se
establece en forma general la responsabilidad que asumen en
relacion con el sistema de la calidad
 Mapa de procesos

• INTERACCION DE PROCESOS:
• Es la interrlacion de procesos clave (procesos operativos
criticos para el éxito de una organizacion), con procesos
estrategicos (procesos orientados a la correcta gestion de la
alta direccion que proporcionan directrices a todos los demas
procesos), y con procesos de soporte (procesos de tipo
administrativo que apoyan al resto de los procesos)
 Requisitos generales y de la documentacion

• Es la documentacion que sustenta el sistema de gestion de la

calidad la cual esta integrada por las generalidades, manual
de calidad, control de documentos y control de documentos y
control de registros.
 Procesos operativos

• Revision de los procesos para elaborar los productos y prestar los

servicios considerando los elementos siguientes:
• 1.- planificacion
• 2.-procesos relacionados con el cliente
• Determinacion de requisitos
• Revision de requisitos
• Comunicación con el cliente
• 3.- diseño y desarrollo
• 4.-compras
• 5.-control de la elaboracion del producto, prestacion del servicio o
ambas cosas
• 6.-control de los dispositivos de seguimiento y medicion
 PROCEDIMIENTO GENERAL
PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS
• Diseño del proyecto
En el diseño del proyecto los datos tienen que
asentarse con exactitud y objetividad.
 RESPONSABLES

COORDINADOR
• Debe asignarse a un coordinador
general, auxiliado por un equipo
técnico integrado por lideres de
proyecto, asistentes y analistas.
• El equipo técnico debe estar
integrado por personas con un
buen manejo de las relaciones
humanas y que conozca los
objetivos, estructura, funciones,
procesos y personal de la
organización.
 Delimitación del universo de estudio

• Los responsables deben evaluar el nivel técnico requerido

para el manejo de los contenidos, las cargas de trabajo y la
jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la
organización.
 Estudio preliminar

• Indispensable para conocer los procesos, funciones y

actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a
actuar.

Fuentes de información
• Personas y mecanismos donde se
puede obtener información de donde
pueden obtenerse datos para la
investigación como:
 Instituciones

 Archivos de la organización

 Directivos y empleados

 Clientes y / o usuarios

 Mecanismos de información
 PREPARACIÓN DEL PROYECTO

• Una vez recabados los documentos preliminares el documento de partida quedara

integrado de la siguiente manera:
Propuesta técnica que debe incluir:
 Naturaleza
Tipo de manual
 Alcance
 Justificación Área de
Necesidad
influencia
 Antecedentes Manuales anteriores
del manual
 Objetivos
Logros
 Estrategia
Ruta para orientar los cursos de
 Acciones acción
Actividades o iniciativas para
 Recursos Humanos, materiales y tecnológicos
elaborarlo
 Costo
 Resultados Beneficios que se esperan obtener
 Información complementaria
Material e investigaciones
Programa de trabajo, que debe especificar:
 Identificación Nombre del
 Responsable (s) manual Unidad o grupo quien tendrá a
 Área Estructura orgánica cargo la elaboración
 Clave Número progresivo de las
 Actividades actividades
Pasos para captar y procesar los
 Fases Orden datos
 Calendario secuencial Fechas para el inicio y terminación de cada
 Representación gráfica fase Cuadros e
 Formato Presentación del
imágenes
programa
 Reportes de avance Seguimiento de las
 Periodicidad Tiempo para informar avances
acciones
 Presentación del proyecto de manual a las
autoridades competentes

• A los participantes
Para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y determinar su
viabilidad operativa, es necesario presentarlo a las siguientes unidades.

1. Área que intervendrá directamente en su aplicación

2. Área responsable del manejo de los recursos económicos
3. Áreas de la organización

Al responsable de su autorización

El proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la organización.

Una vez autorizado del responsable debe divulgar entre todos los niveles
jerárquicos de la organización el propósito que perseguía la elaboración del
manual, resaltando los beneficios que se obtendrán.
 Captación de los datos

• Debe obtenerse una lista del personal que va a participar en

el levantamiento de los datos.
 Capacitación del personal: Una vez integrado el equipo debe
capacitársele, en todo el proceso que seguirá para preparar el manual.
Cuando el equipo de trabajo sea numeroso, se deberán formar equipos
distribuyendo a cada uno actividades diferentes.

 Levantamiento de los datos: Los esfuerzos de recopilación deben

enfocarse en el registro de hechos que permitan conocer y analizar datos
útiles para el manual.
Para recabar información puede utilizarse alguna información de técnicas de
recopilación siguientes:
 Investigación documental
 Observación directa
 Consulta a sistemas de información
 Cuestionario
 Cédula
 Entrevista: Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva es
conveniente:
a) Tener claro el objetivo
b) Establecer anticipadamente la distribución del trabajo
c) Concertar previamente la cita
d) Atender al compromiso
 Integración de los datos

Una vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas en
la elaboración del manual se deben ordenar y sistematizar para
preparar su análisis
 Resguardo
 Clasificación • Objetivos
• Estrategias
 Antecedentes • Estructura orgánica
• Recursos presupuestales
 Situación actual: • Normas y políticas administrativas
• Instrumento jurídico – administrativo
• Funciones
• Procedimientos
• Procesos
• Infraestructura tecnológica
• Equipo
• Condiciones de trabajo
• Ambiente laboral
• Control
• Relaciones en el entorno
Análisis de datos: Se deben revisar los datos que se
captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas:
1. DE EXAMEN
• Conocer
• Describir
• Descomponerlo
• Examinarlo críticamente
• Ordenar cada elemento
• Definir las relaciones
• Identificar y explicar su comportamiento

2.-DE EVALUACION
• Objetivos
• Estrategias
• Estructura orgánica
• Recursos presupuestales organizados
• Normas y políticas administrativas
• Instrumentos jurídico administrativos
• Funciones
• Procedimientos
• Procesos
• Infraestructura tecnológica
• Equipo
• Condiciones de trabajo
• Ambiente laboral
• Control
• Relaciones con el entorno
 Técnicas de apoyo al análisis

• Comprende los recursos técnicos que se emplean para

examinar la información obtenida y están directamente
relacionadas con el origen del proyecto, así como con la
formación técnica del líder o responsables.

Preparación del manual

El coordinador general debe convocar a todos los
miembros del o de los equipos de trabajo para revisar el
contenido y presentación de cada apartado.
Validación: La información debe presentarse a
las personas entrevistadas para que firmen de
conformidad en un espacio específico.
Estructuración: El equipo técnico debe
reunirse las veces que sean necesario para
compaginar e integrar el proyecto final del
manual.
Formulación de
recomendaciones
Se convierten las conclusiones y observaciones en
propuestas específicas, es decir, en recomendaciones. La
elaboración de un manual relaciona aspectos como los
siguientes:
• Redefinición de objetivos
• Reorientación de estrategias
• Modificación de estructuras
• Resignación de recursos
• Fortalecimiento de normas y políticas administrativas
• Cambios de los instrumentos jurídico – administrativos
• Reorganización de funciones
• Ajuste de procesos y procedimientos
• Refuerzo de la plataforma tecnológica
• Redistribución del espacio y organizacionales
• Cambios en los métodos de trabajo
• Mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo
• Mejora de la calidad de productos y servicios
• Reorientación de los controles
• Replanteamiento de las relaciones con el entorno

Elaboración del informe

Los resultados deben incluirse en un informe.
Es necesario presentar el informe de manera explicita y con un
lenguaje exento de tecnicismos; un informe consta de estos
elementos: Introducción, Cuerpo o parte principal, Conclusiones y
recomendaciones y apéndices o anexos.
 Presentación del manual para su aprobación

Cuando el manual ha quedado estructurado, el

coordinador general debe someterlo a la aprobación
de las instancias procedentes.
 A los niveles directivos
 Al órgano de gobierno
 A otros niveles jerárquicos

Reproducción del manual

Una vez que el equipo responsable de la elaboración del manual haya
recabado e integrado las observaciones sugeridas en los diferentes
niveles de decisión , tiene que coordinarse con la unidad o área que
maneja los recursos económicos con el fin de que el documento se
reproduzca para su distribución e implementación.
 Caratula: Tiene como objetivo su identificación a través de los
siguientes elementos:
• Nombre oficial de la organización
• Logotipo oficial
• Nombre genérico del manual en relación con su contenido
• Nombre de la unidad administrativas responsable de su elaboración.

Implementación del manual

Representa el momento para traducir las propuestas y recomendaciones en
acciones específicas para elevar la productividad, mejorar la coordinación,
agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y
componentes organizacionales.

 Métodos de implementación: Están estrechamente

relacionados con elementos de las estructuras tales
como: Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurídica y
tamaño de la organización, recursos asignados,
personal de apoyo, cultura organizacional y entorno.
 Difusión del manual

Es conveniente definir un programa para la presentación del manual;

también se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización y se deben
emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos,
paneles, etc.

Revisión y actualización
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de
su información, por lo que es necesario mantenerlos actualizados por
medio de revisiones periódicas.

 Mecanismos de seguimiento y evaluación: Son

aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer los
flujos adecuados para que la información administrativa llegue ágil
y claramente a las áreas y niveles que las necesiten.