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CONTROL DE

DOCUMENTOS Y
CONTROL
OPERACIONAL

Logro: Conocer el propósito y requerimientos de las


Cláusulas 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6
Utilidad e Importancia

… establecer y mantener la información


“DOCUMENTACIÓN”
4.4.4. Documentación

La organización debe establecer y mantener la información


en un adecuado medio soporte tal como papel electrónico,
que:
a. Describa los elementos del SGSSO y sus interacciones; y
b. Proporcione las referencias de la documentación relacionada.

OHSAS 18001: 2007


4.4.4 Documentación

LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN S&SO DEBE


INCLUIR:

a) Política y objetivos S&SO;


b) Descripción del alcance del sistema de gestión S&SO;
c) Descripción de los elementos principales del sistema de gestión S&SO y su
interacción, y referencia de los documentos relacionados;
d) Documentos, incluyendo registros, requeridos por la norma OHSAS; y
e) Documentos, incluyendo registros, determinados por la organización como
necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de
procesos que se relacionan con la gestión de sus riesgos S&SO.
4.4.4 Documentación

NOTA Es importante que la documentación


sea proporcional al nivel de complejidad,
peligros y riesgos concernientes y sea
mantenida en el mínimo requerido para la
efectividad y eficiencia.
4.4.5. Control de Documentos
La organización debe establecer y mantener un
procedimiento para:
Aprobar documentos con relación a su adecuación previo a su
emisión;
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobados nuevamente;
Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión
actual de los documentos;
Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables estén disponibles en los puntos de uso;
4.4.5. Control de Documentos
La organización debe establecer y mantener un
procedimiento para:
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y
fácilmente identificables;
Aprobar documentos con relación a su adecuación previo a su
emisión;
Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo que
la organización ha determinado que son necesario para la
planificación y operación del SGSSO y se controla su distribución; y
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y
aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón.
CONTROLANDO LA
DOCUMENTACIÓN
LOS “DEBE” DE LA NORMA
INTERNACIONAL
OHSAS 18001
Procedimiento Documentado para controlar:

Aprobación, Identificación
Disponibilidad
revisión y de cambios y
actualización estado vigente

Documentos obsoletos Documentos de origen Legibilidad


externo y distribución
Aquel en el cual su distribución y su
actualización están reguladas

Es aquel del que no hay necesidad de


informar a su poseedor en el momento
de una actualización.
 Escritura clara y legible
 Codificado
 Fecha de emisión

 Hojas numeradas

 Firmas del o los responsables

 Leyenda “documento controlado”

 Número de revisión o versión


ENTREGA DEL DOCUMENTO

EN LOS SITIOS NECESARIOS

PARA SU APLICACIÓN
RECOLECCIÓN DE LOS

DOCUMENTOS CONTROLADOS

QUE HAN SIDO ACTUALIZADOS

O QUE SU USO NO ES PERTINENTE EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN
Forma específica para llevar a cabo una

actividad o un proceso que se encuentra en

un medio de soporte como:

 Papel

 Disco magnético, óptico o electrónico

 Fotografía o muestra maestra

 O una combinación de éstos


ES UN DOCUMENTO QUE EN

ESENCIA, RESPONDE A:

¿Cómo se hace el trabajo?


ENCABEZADO

CUERPO

PIE DE PAGINA
 Logo de la empresa

 Título

 Código

 Paginación

 Fecha de emisión

 Versión
 Objetivo
 Alcance
 Definiciones
 Responsables
 Procedimiento
 Registros
 Documentos de referencia
 Anexos
1. Realismo
2. Evitar el exceso de detalles
3. Emplear gráficos y
diagramas de flujo
4. Usar referencia a otros
documentos
5. Utilizar modelos cuando sea apropiado
6. Aprovechar la documentación existente
4.4.6. Control Operativo
La organización debe determinar las operaciones y actividades asociadas con
riesgos identificados.
Para estas Operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener:
a. Controles operativos requeridos por la organización y sus actividades;
b. Controles relacionados con compra de bienes, equipamiento y servicios;
c. Controles relacionados por sus contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo;

d. Procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia podría


llevar a desviaciones de la política SSO y los objetivos;
e. Establecer criterios operativos cuando su ausencia podría llevar a desviaciones de la
política SSO y los objetivos.
4.4.7. Preparación y Respuesta
ante Emergencias
La organización debe establecer y mantener planes y
procedimientos para identificar la posibilidad de incidentes y
situaciones de emergencia, y para dar respuesta a los
mismos, y para prevenir y mitigar las probables enfermedades
y lesiones que puedan estar asociados a ellos.
La organización debe revisar sus planes y procedimientos de
preparación y respuesta ante emergencias en particular,
después de la ocurrencia de incidentes o de situaciones de
emergencia.
Ejercicios y
Prácticas
(Simulacros)
La organización también debe ensayar periódicamente
sus procedimientos, donde sea posible.
OHSAS 18001: 2007
4.5. Verificaciones y Acciones Correctivas
4.5.5. Auditorias 4.5.1. Medición y
Internas Seguimiento del
Desempeño

V
4.5.2. Evaluación del
Cumplimiento Legal

AA/35

4.5.3. Investigación de Incidentes, No


4.5.4. Control de los Registros conformidades, Acción Correctiva y Acción
Preventiva.
4.5.1. Medición y Seguimiento del Desempeño
La organización debe establecer y mantener procedimientos para supervisar y
medir los resultados de la SSO. Estos procedimientos deben proporcionar:
Medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas;
La supervisión del grado en que son alcanzados los objetivos de la organización
en SSO;
Medidas proactivas de los resultados que supervisen el cumplimiento del
programa de gestión de SSO
Medidas reactivas de los resultados para supervisar accidentes, enfermedades,
incidentes y otras evidencias de resultados de SSO;
El registro de datos y resultados de la supervisión y las mediciones, suficientes
para facilitar posteriores análisis de acciones correctivas y acciones
preventivas.

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4.5.2 Evaluación del Cumplimiento
Legal
4.5.2.1. Consistente con su compromiso de cumplimiento Legal
la organización establecerá y mantendrá un procedimiento(s)
para evaluar periódicamente los requisitos legales
aplicables:
La Organización mantendrá registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas.
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento
Legal
4.5.2.2. Consistente con su compromiso de cumplimiento con
otros requisitos a los que se ha suscrito. La organización puede
desear combinar esta evaluación con la referida al
cumplimiento legal referida en 4.5.2.1. o establecerá un
procedimiento(s) separado.
La organización mantendrá registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas.
4.5.3. Investigación de Incidentes, No Conformidades,
Acción Correctiva y Acción Preventiva.
4.5.3.1. La organización debe establecer procedimientos para definir las
responsabilidades y la autoridad para la investigación de incidentes;
4.5.3.2. La organización debe establecer procedimientos para el
establecimiento de No conformidades. Se debe tener en
cuenta:
Identificación de deficiencias subyacentes o factores
contribuyentes;
Las acciones correctivas;
Las acciones preventivas;
Oportunidades de mejoras; y
Comunicación de los resultados.

AA/39
4.5.4. Control de Registros

La organización debe establecer y


mantener registros necesarios para
demostrar la conformidad con los
requisitos de su sistema de gestión
S&SO, con esta norma OHSAS, y los
resultados alcanzados.
4.5.4. Control de Registros

La organización debe establecer,


implementar y mantener un
procedimiento(s) para la
identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y
disposición de los registros.
Los registros deben ser legibles,
identificables y trazables.
4.5.5. Auditoria Interna
La organización debe asegurar que las auditorias internas del sistema
de gestión S&SO se realicen a intervalos planificados para:

a) Determinar si el sistema de gestión S&SO:

1. Es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión


S&SO, incluyendo los requisitos de esta norma OHSAS; y
2. Ha sido implementado apropiadamente y es mantenido; y
3. Es efectivo para alcanzar la política y objetivos de la organización;

b) Proporcionar información sobre los resultados de las auditorias a la


gerencia.
4.5.5. Auditoria Interna

El programa(s) de auditoria debe


planearse, establecerse,
implementarse y mantenerse por la
organización, basado en los
resultados de la valoración del riesgo
de las actividades de la organización,
y los resultados de auditorias
previas.
4.5.5. Auditoria Interna

El procedimiento(s) de auditoria debe


establecerse, implementarse y mantenerse
y que definan:

a) las Responsabilidades, competencias, y


requisitos para planear y conducir
auditorias, reportar resultados y guardar los
registros asociados; y
b) La determinación de los criterios de
auditoria, alcance, frecuencia y métodos.
4.5.5. Auditoria Interna

La selección de los auditores y realización


de auditorias debe asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoria.
TAREA ACADÉMICA
EXPLICAR COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
Y LA RELACIÓN CON LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS

Determinar las acciones preventivas y correctivas y


verificar posteriormente su eficacia como parte del cierre
del reporte de no conformidad.
2 CASOS PRÁCTICOS
Redactar y Explicar
el reporte de no
conformidad al
sistema de gestión
de seguridad y
salud ocupacional