Le projet GMAO

1. Introduction
2. La conduite du projet
3. Cahier des charges
4. Comparaison des progiciels
retenus
Six principes pour réussir

Principe n°1
• tout le personnel de
maintenance devra
pouvoir utiliser le
système : il n’est pas
réservé qu’aux cadres
et à la maîtrise
Principe n°2
• La mise en place d’une
GMAO s’insère dans un
plan d’amélioration de la
maintenance ; en
particulier, on n’est pas là
pour faire de l’informatique

Six principes pour réussir

 Principe n°3
• La mise en place doit
être participative :
elle s’appuie sur des
groupes de travail

Six principes pour réussir

Principe n°4
• Des objectifs minimums
doivent être obtenus
dans des délais courts.
Exemples : gestion du
stock de pièces de
rechange, enregistrement
des travaux effectués
dans les 6 mois du
démarrage de l’opération

Six principes pour réussir

 Principe n°5
• Le personnel concerné doit
recevoir la formation
nécessaire pour pouvoir
comprendre et participer.
• Il ne sert à rien de former
quelqu’un s’il ne comprend
pas les raisonnements de
l’informatique.
• Il ne sert à rien de confier
les tâches importantes de
préparation à des agents
qui n’ont pas appris à
travailler en groupe

Six principes pour réussir

Les trois points clés du succès :
• volonté du chef de service : on
ne met pas en place une GMAO
si le chef n’en veut pas ;
• qualité du responsable de la mise
en place : on ne met pas en place
une GMAO si on ne peut pas
dégager un cadre pour l’animer ;
• motivation des hommes : on ne
met pas en place une GMAO si on
n’a pas convaincu la maîtrise et
les équipes de son intérêt

Six principes pour réussir

Importance de l’aspect humain

• Une GMAO est un projet

« structurant » remettant
en cause des habitudes
de travail
• Elle est donc susceptible
de modifier en
profondeur l’état d’esprit
et la motivation des
acteurs
La mise en place d’une
GMAO est une opportunité
pour :
• réorganiser un secteur
• optimiser des procédures
• élever le niveau de
sensibilité à la gestion de
tous les acteurs
•promouvoir certains de
ces acteurs

Importance de l’aspect humain

 Acceptation de l’outil GMAO = facteur
incontournable de la réussite du projet

• La formation est donc

indispensable et liée
au niveau de base de
chaque élément de
l’équipe
• Si on y fait attention,
ce sera un élément
fondamental de la
motivation

Importance de l’aspect humain

 30% des échecs sont liés à
l’aspect humain
• techniciens peu motivés
parce que non impliqués
dans le projet
• techniciens peu compétents
parce qu’on a « mégoté »
sur leur formation pour des
raisons bassement
matérielle
• techniciens mis directement
devant l’écran sans
préparation

Importance de l’aspect humain

 Conduite du projet GMAO

• Période 1 : audit - étude de faisabilité -

établissement des besoins - cahier des
charges - appel d’offres
• Période 2 : étude comparative des offres -
sélection et adaptation - sélection de 3
progiciels
• Période 3 : choix définitif - décision
d’achat - installation
• Période 4 : audit à un an
Préalable = forte implication de la
direction

• plan de communication interne

• rédaction de directives encadrant
le projet et mettant en évidence
les ressources (internes et/ou
externes) allouées
• nomination d’un chef de projet
(celui-ci pourra être aidé par un
groupe de pilotage)
• affectation de moyens techniques
(salle spécifique, matériel)
Une période est divisée en plusieurs
étapes,
une étape est divisée en phases

Pour chaque phase, on définira :

• des objectifs,
• son organisation
• les résultats espérés
Etape 1 : Formalisation des besoins

• Divisée en 3 phases
• Ne doit être abrégée ou raccourcie dans le
temps pour « économiser » les moyens
• Ne pas rêver : l’implantation d’une GMAO
ne pourra réussir qu’à partir d’une
organisation rationnelle de la maintenance
• Cette étape doit être menée si possible
avec l’aide d’un consultant extérieur
expérimenté en GMAO
 Etape 1

A) Démarche de choix – Définition

Objectifs : Sous-phases :
• énoncé précis du • préciser les objectifs
problème à résoudre • définir le champs
• structure générale du d’étude
déroulement du projet • initier l’opération

Résultats : note de synthèse présentée et commentée


B) Analyse – Audit – Etude de
faisabilité
Objectifs :
• établir les schémas fonctionnels
• déterminer les procédures à
informatiser
• évaluer les besoins
d’aménagement de l’entreprise
• évaluer les besoins
d’aménagement de l’entreprise
Etape 1
Sous-phases :
• analyser l’organisation et le
système d’information
• définir les schémas
d’organisation et de gestion de
la maintenance
• planifier les étapes de la mise en
place

Résultats : mesure de l’adéquation entre les attentes du service

et les fonctionnalités d’une GMAO, plan d’organisation et
d’informatisation de la gestion de la maintenance
 Etape 1

Exemple : gestion des stocks

Audit : la gestion du stock n'existe pas, il n'y a pas de
magasinier, chacun prend des pièces sans le noter, il y a
trop de pièces de certains modèles et trop de rupture de
stock, on passe trop de temps à commander

Etude de faisabilité :
• obtenir un magasin parfaitement rangé par familles
• obliger chaque technicien à saisir ses sorties de pièces
• définir le minimum et le maximum pour chaque pièce
• diminuer le stock mort, connaître le coût du stock immobilisé et le
diminuer
• connaître les quantités de pièces consommées par mois, par an
• lister et codifier les familles de pièces, les pièces stockées, les
pièces critiques
• lister et codifier les fournisseurs pour disposer des meilleures
conditions d'achat et/ou délais
 Image de la fonction Etape 1
maintenance après audit
Gestion
Gestion des
desstocks
stocks

Planification Gestion
Gestion des
des
équipements
équipements

Polygone idéal

Gestion Gestion des

des coûts travaux

Gestion du
Gestion du
préventif
personnel
maintenance
Analyse FMDS
 Etape 1

C) Formalisation

Objectifs : Sous-phases :
• traduire les besoins de • planifier le projet en le
l’entreprise en matière jalonnant par des recettes
d’informatisation de la • établir la structure du
gestion de la document final
maintenance • rédiger le cahier des
charges

Résultats : cahier des charges, planning des

opérations
 Période 2
Etape 2 : étude comparative des offres –
appel d’offres

Objectifs : Sous-phases :
• effectuer un appel • établir la liste des éditeurs de
logiciels et de leurs concessions
d’offres vers les commerciales les plus proches
éditeurs de progiciels • établir les principales
caractéristiques de leurs produits
à partir d’une étude de
documentations, publicités
• sélectionner les produits les
Résultats : mieux adaptés
émission de • écrire l’appel d’offre en lui
l’appel d’offres adjoignant le cahier des charges
 Période 3

Etape 3 : sélection et adaptation

Objectifs : Sous-phases :
• sélectionner la • analyse des réponses
solution la mieux • visites de sites où sont déjà
adaptée installés des solutions
intéressantes, demande de
démonstrations par les
fournisseurs
• présélection de 3 progiciels
• Choix final

Résultats : une solution répondant à la majorité

des besoins et adaptée à la culture d’entreprise
 Période 3

Etape 4 : achat et installation - planification

Objectifs : Sous-phases :
• sélectionner la • acquisition du système
solution la mieux (matériel et progiciel)
adaptée • installation
• paramétrage et saisie

Résultats : une équipe prête à s’investir sur un nouveau

système de gestion, une GMAO prête à l’emploi
 Période 4
Audit d’efficacité à un an

Objectifs : Etapes :
• mesurer les résultats et 1. analyse technique de la
améliorations obtenues disponibilité
par la mise en place de 2. taux de rotation, valeur
la GMAO des stocks
• identifier les 3. appréciation des tableaux
réajustements de bord et statistiques
nécessaires diverses

Résultats : réajustement de la politique de maintenance

 Cahier des charges

• rassemble les fonctions

et caractéristiques du
Cahier progiciel recherché
des
charges • remis aux fournisseurs de
GMAO consultés
1. Xxxxxxx
2. Yyyyyyy • permet une meilleure
3. Zzzzzzzz évaluation et comparaison
des offres de prix
• 6 grandes rubriques
 Rubrique 1 : présentation de la société

• le nom et l’adresse de la
société
• appartenance éventuelle à un
groupe
• Type et organisation de la
production (journée continue
ou non, nombre d'équipes,
etc..),
• l’évolution future de
l'entreprise
• nombre de zones, d'ateliers,
d’équipements, de machines
• nombre de salariés
Cahier des charges
Rubrique 2 : présentation succincte du
projet

Pour avoir une offre qui

correspond exactement aux
souhaits, on liste ici les
besoins :
• gestion des stocks
• gestion des équipements
• gestion des travaux
• etc..

Cahier des charges

 Rubrique 3 : présentation du service
maintenance

• nombre de techniciens ainsi que leurs spécialités

• présence d'un service préparation-méthodes
• organisation par rapport au service production,
formalisation des demandes d'intervention
• nombre de bon de travaux journaliers,
d’opérations de maintenance préventive
• nombre de magasins, d’articles en stocks, de
commandes
• nombre de fournisseurs
• présence ou non d’un magasinier

Cahier des charges

 Rubrique 4 :
présentation de
l’informatique de la • type d'informatique
société (centralisée, réseau de PC,
client/serveur, etc..)
• type d'informatique
• évolution à moyen terme
• solution informatique
envisagée du projet de
GMAO
• reprise ou non d'une base
de données existante
• obligation ou non de
fonctionner sous une base
de données spécifique

Cahier des charges

 Rubrique 5 : présentation de la GMAO
souhaitée

• utilisateurs, nombre, limites

d'utilisation
• fonctionnalités recherchées
• arborescence
• exploitation prévue
• informations personnalisées exigées
• liste des indicateurs souhaités
• imprimés souhaités
• interfaçages souhaités et possibles

Cahier des charges

 Rubrique 6:
présentation du
devis Nécessité d’un un imprimé
standard comportant :
• prix du progiciel pour un
nombre de postes donné et coût
par poste sup.
• coût d’installation et des
options
• coût de récupération des
données existantes et
d’interfaçage
• coût et la durée de formation
• coût du contrat de maintenance

Cahier des charges

Comparaison des progiciels
retenus

Etablir un tableau de
comparaison à 4
colonnes :
• une pour le projet
• une pour chaque progiciel
retenu
et n lignes pour les n
spécifications retenues
 Colonne du projet

Spécification P S Remarques
Le débutant a envie d’y
Convivialité • revenir
Simplicité •

P = spécification prioritaire
S = spécification secondaire
 Colonne progiciel

Spécification Note Remarques

Convivialité 3 Très agréable pour un

débutant
Simplicité 2 Deux fonctionnalités
manquent de simplicité

Les notes :
Les notes peuvent être
• bien = 3
coefficientées :
• assez bien = 2
• 2 si spécif. prioritaire
• moyen = 1
• 1 si spécif. secondaire
• peu satisfaisant = 0
Et pour conclure
Rôle du service maintenance

• Conseiller, Contrôler,
Dépanner, Maintenir
• Cela signifie encore :
gérer, consulter et
modifier les
informations les plus
diverses et en très
grand nombre
• Il doit donc disposer
des outils modernes
qui contribuent à le
rendre plus
performant
• La GMAO est l'un de
ces outils
La mise en place de
la GMAO est
l'aboutissement
d'une longue
démarche du
responsable du
service maintenance
 Sa volonté doit être présente à
tout instant :
• convaincre pour disposer d'un outil
informatique
• organiser son service en
conséquences
• rechercher et choisir l'outil le mieux
adapté
• le mettre en œuvre par la saisie initiale
• former l’ensemble des techniciens pour
une utilisation quotidienne
• disposer de données chiffrées pour
analyser et améliorer le service de
maintenance
Le projet GMAO demande
beaucoup d’énergie pour :

• Convaincre,
• Écouter
• Décider
• Communiquer
 Mais c’est la seule voie pour :
• valoriser le service
maintenance
• le rendre plus
performant
• qu’il réponde aux
impératifs
modernes de
production

Bref pour aller vers l’excellence !