Contabilidad Básica y

Contabilidad de
Gestión.
Conceptos Básicos para el mejor entendimiento de
nuestro trabajo:

Dentro de la contabilidad se distinguen dos grandes

categorías:
 La Contabilidad Financiera
 La Contabilidad de Gestión o
Administrativa: Este tipo de contabilidad que
considera este curso y para entenderla es
necesario tener presente sus fundamentos, los
que servirán de base para establecer sistemas de
información para la gestión, de acuerdo a
criterios específicos orientados a la toma de
decisiones.
Ecuación Contable:
 Activo
 Pasivo
 Patrimonio

Activo = Pasivo + Patrimonio.

 El Concepto de Cuenta:

 Balance:

 Estados de Resultados:

Contabilidad de Costos:
Clasificación y definición.
Costos y Gastos:
Construyendo Amistad con ERP CERES
LIVE:

 Vinculaciones: relacionado al Flujo de

Compras.

ORIGEN ORIGEN ORIGEN ORIGEN

PEDIDO ORDEN DE COMPRA RECEPCION FACTURA NOTA DE CREDITO

DESTINO DESTINO DESTINO DESTINO

Aplicación: relacionado con Tesorería de la Empresa,
cobranzas y pago de proveedores.
 Desde el punto de vista del PAGO:
Cuando se aplican los pagos a través de esta vía, se debe
tener en mente el asiento contable que genera el pago. Por lo
tanto, la cuenta involucrada es Proveedores Nacionales (DEBE
en el asiento del pago) v/s el Documento Factura. En
definitiva lo que se aplica es el Proveedor Nacional del Pago
(DEBE) con el Proveedor Nacional del Asiento de la Factura
(HABER). El Haber, en este caso, no tiene efecto porque se
trata de la rebaja de la cuenta Banco.
 Desde el punto de vista de la Factura:
Cuando la Aplicación se hace a través de la Factura, también
debemos tener en mente el asiento contable que se genera
al contabilizar la Factura. Por lo tanto, aquí se debe
seleccionar el Haber. Aquí de la misma forma que el anterior,
se aplica la cuenta Proveedores Nacionales del Asiento de la
Factura (HABER) v/s la cuenta Proveedores Nacionales del
Pago (DEBE).
 Desde el punto de vista Ingresos de
Bancos (cobranza):
Ahora nos mentalizamos en el asiento contable del Ingreso
de Bancos y el asiento generado con la contabilización de la
factura de Venta. Ahora la cuenta contable involucrada es la
Cuentas por Cobrar. Por lo tanto, se elige el Haber, que es el
generado por la contabilización del Ingresos de Banco.
 Desde el punto de vista de la Factura de
Venta:
Idem al anterior, pero aquí hace referencia al Debe de la
cuenta Cuentas por cobrar, con el haber del Ingreso Banco.
 Importante: tener en cuenta la fecha de aplicación,
que debe ser exactamente a la fecha del pago Proveedor
(fecha contable de la contabilización del cheque) o fecha
de depósito del cliente, o fecha de la factura de venta o
fecha de la factura de proveedor. En otras palabras, la
fecha de aplicación no debe ser posterior a cualquiera de
las fecha indicadas anteriormente.
 Casos especiales de Aplicación:
Boletas de Prestación de Servicios a Terceros:
Aquí la aplicación del pago se hace con cuentas distintas,
diferente a los casos vistos anteriores, para estos casos, el
sistema crea un asiento de vinculación, automática:
 Proceso de compras:

El proceso de compras establecido por nuestra empresa, no

dista mucho a lo que habla la literatura sobre el tema, se
analizará a través de la Fig. 1, de los Anexos.
Figura 1.
Diagrama Compras:

Asignacion a
Pedido de
Firma GA enc. de
Compra
comprar.

CCF Coni JCH

Pago con Cancelacion

OC Pedido de
OC papel Caja
CERES Compras
Chica

Recepcion
Insumos OC Recepcion de
Recepcion de Recepcion de Cancelacion
papel Contratistas
Ganado Insumos de OC
(Laboreo)

Firma GA

Asiento Factura:
Factura de Factura de Gasto o Activo XXX
Compra Compra IVA XX
Directa Proveedores Nacionales XXX

Nota de Nota de
PAGO
Credito Debito

Asiento Nota de Credito: Asiento del pago: Asiento Nota de debito:

Prov. Nacionales XX Prov. Nacionales XX Gasto o Activo XXX
Gasto o Activo XX Banco XX IVA XX
IVA X Proveedores Nacionales XXX
 Proceso de Ventas:
Idem al anterior. Fig. 2, de los Anexos.
Figura 2.

Diagrama Ventas:

Asiento Valorizacion Stock:

Despacho Asiento Valorizacion Animales: Despacho Costo de venta Insumo Stock XXX
Animales Costo de venta Animales XXX Insumos Existencia XXX
Bovinos XXX

Factura de Asiento Factura: Asiento Factura:

Cuentas por cobrar XXX Factura de Cuentas por cobrar XXX
Venta de
Venta de Animales XXX Venta Ingreso o activo XXX
Ganado
Iva Debito XX Iva Debito XX

Nota de Credito Cobranza Nota de debito

Asiento Nota de credito: Asiento Nota debito:

Ingreso o Activo XXX Cuentas por cobrar XXX
Iva debito XX Ingreso o activo XXX
Cuentas por Cobrar XXX Iva Debito XX
Asiento Cobranza:
Banco XXX
Cuentas por cobrar XXX
Productos:

Ya visto el proceso de compras y ventas ahora vemos los

Productos, que es el elemento que es usado para mover
existencia físicas y monetarias, cuando son inventariables.
También cargar los montos monetarios de costos, gastos o
ingresos cuando estos no son inventariables, a las
respectivas cuentas contables a las cuales están
configurados.
Productos Inventariables:
◦ Animales
◦ Concentrados y Sales Minerales
◦ Forrajes Comprados
◦ Hormonas del Crecimiento
◦ Fertilizantes
◦ Semillas
◦ Agroquímicos
◦ Petróleo
◦ Semen
◦ Dipping y Detergentes
◦ Productos Veterinarios (sólo medicamentos, sirve para
informes PABCO)
Productos No Inventariables:
 Reproducción y sanidad.
 Gastos Operativos.
 Gastos Generales.
 Mantención construcciones e instalaciones.
 Inversiones
 Alimento Interno
 Alimento Externo
Figura 3.

Diagrama General Para tratamiento de Productos:

El producto es
para el dueño SI Gastos fuera de la
del campo. explotacion.

NO Obras en Ejecución

SI
El producto es El producto es para
para una SI una obra en
Inversón ejecución.

NO NO
-Maquinaria
El Producto es Inventariable: -Máq. Y herramientas
o Animales menores
o Alimentos -Muebles y útiles
*Concentrados y Sales Minerales Camiones y Camionetas
*Forrajes externos Tractores
o Fertilizantes
o Semillas
o
o
Agroquímicos
Petróleo
SI EL producto es llamado
o Productos Sanitarios por su propio nombre
*Semen
*Dipping y Detergentes
*Productos Veterinarios
o Hormonas del Crecimiento
o Insumos Conservación de Forrajes

NO
 Medieria Animales
Alimento externo MOD alimentos
Flete Alimento Externos
Aceites, lubricantes, gas y gasolina
Arriendo Maquinaria Gasto
Alimento Interno Repuestos de Mantencion de Maquinaria
Mano de Obra Mantencion de Maquinaria
Fletes Insumos
Insumos Inseminacion y asesoria Genetica
Insumos Productos veterinarios
Reproduccion y Sanidad Mantencion Camas Vacas
y Honorario Chips camino
Gastos Operativos Mantencion Sala Ordeño
Felte de Animales

Mantencion Construcciones
e instalaciones Mantencion Construcciones e instalaciones

Remuneraciones Capacitaciones
Trateros y contratistas
Comunicaciones
Gastos Generales Herramienta y ropa de trabajo
Materiales de oficina
Ingresos forestales
Otros ingresos no Operacionles
No Operacioneles Venta de Arandanos
Otros egresos no operacionales
 Partida Financiera:
 Bodegas:

Componente importante del Balance, que fueron adquiridas y

no usadas hasta al cierre del ejercicio del cual se está
evaluando, por lo tanto, expondremos un par de casos para
ver la forma de detectar errores y cómo podemos dar
solución dependiendo de lo que se trate.
Figura 4.

Diagrama Bodegas:

Produccion de Recepcion de Recepcion de

Recepcion de
Leche ganado en Insumos
Ganado
medieria

INGRESOS

BODEGA

SALIDAS

SUPLEMENTACION: LABOREO: APLICACION DE CONSUMO DE DESPACHO: MOVIMIENTOS

*Concentrado y sales *Fertilizantes PRODUCTOS SANITARIOS: MERCEDERIAS: *Animales INTERNOS:
minerales. *Agroquimicos *Medicamentos *Leche a personal *Insumos *Solo Campos de
*Forrajes *Semillas *Semen *Petroleo Inversiones mas de un Fundo.
*Hormonas de *Petroleo Gasto *Dipping y Detergentes *Petroleo Generador
crecimiento *Petroleo Cultivos
*Cultivos Anuales *Insumos de
*Leche Terneros Conservacion de
Praderas (Nylon silos y
alambre fardos)
Existencia de Insumos:
 Estudio de Casos
Comparamos la existencia valorizada del Balance con la
existencia del detalle del informe, vemos que cuadra en
$87.049.068.
Ahora tomaremos como ejemplo las semillas, para ello,
acudimos a nuestro sistema y obtenemos un detalle en la
siguiente ruta, menú >>Cierre de mes >> existencia de
Insumos, aquí el sistema nos muestra lo que se muestra en
la siguiente ilustración, en la que debemos indicar la fecha
Hasta y la Empresa del análisis.
 Así obtenemos los siguiente:
A simple vista vemos un error, según lo que hemos
entregado al GA y posterior a nuestros Clientes, es un
inventario de semillas por $694.426, pero el inventario
valorizado considerando los productos es $181.020,
diferencia $513.406.

Extrayendo datos del plan de cuentas y filtrando por

productos Semillas, siguiendo la ruta>> Informe
mensual>>13.Mayor revisión

Obtenemos el siguiente cuadro ilustrativo, usando

herramientas de Excel:
 Ahora con las diferencias detectadas podemos buscar el
origen de cada una de ellas, tenemos identificado el
producto y en que cuentas: semillas (existencias) y/o
Semillas (facturas).

 Con este ejemplo como veremos, tenemos tres tipos de

problemas que dan origen a la diferencia de existencia
contable (del Balance) con la existencia de cada producto
que existe en la bodega física del campo (Existencia
valorizada de insumos).
 >>Informe mensual>>Detalle Bodegas:

 Tenemos:
 Comparamos con los asientos contables generados con las
valorizaciones de cada uno de los movimientos del
producto, >>Informe Mensual>>Mayor revisión:

 Obtenemos:
 Observando, nos damos cuenta que un asiento no existe,
el del Ajuste de Stock – 407 del 31/05/2011. Como es un
ajuste de Stock, podemos deducir que es una merma o
simplemente la intención fue dejar la existencia real que
hubo al 31/05/2011, por lo tanto, es gasto semilla (o
Costo??).

 En este caso cual es la solución?... pensando que el asiento

que no existe es aumento de gasto y disminución de
existencia y lo más importante, la valorización está hecha:
 Podemos hacer el asiento (Genérico o de Valorización)
ilustrado anteriormente, pero eligiendo el producto semillas
avena Strigosa en ambos movimientos, para que el análisis
por producto tenga efecto: