Documentos

Administrativos
¿Qué son documentos administrativos?
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es
decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte
en el que se materializan los distintos actos de la Administración
Pública, la forma externa de dichos actos.
 Son dos las funciones primordiales que
cumplen los documentos administrativos
Función de constancia Función de comunicación
• El documento asegura la • Los documentos administrativos
pervivencia de las actuaciones sirven como medio de
administrativas al constituirse en su comunicación de los actos de la
soporte material. Administración.
 Características:
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser
calificado como documento administrativo.
• Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos
que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los
resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a
terceros o en la propia organización administrativa.
• Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo -
aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran la organización de una
Administración Pública.
• Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y
sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
 TIPOS DE DOCUMENTOS:

LA CARTA
Una carta es un medio de
comunicación escrito por un
emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario).
INSTANCIA o SOLICITUD

Se emplea para hacer una petición o

demanda en alguna administración.
Normalmente se encuentran modelos
oficiales normalizados.
 CERTIFICADO

En este documento una autoridad da fe de

un hecho o de una circunstancia
administrativa a requerimiento del
interesado. Generalmente es extendido por
un Secretario con el visto bueno del
Presidente o del Director.
 ACTA
En ella se da cuenta de determinados hechos o
circunstancias. Es frecuente que sirva para dejar
constancia de deliberaciones y acuerdos que se
adoptan por parte de un colectivo, una asamblea,
etc. Debe ser aprobada por la mayoría de los
asistentes. Si existe alguna discrepancia, se
muestra en una diligencia.
Son típicas las actas notariales.
 CIRCULAR

Orden, carta o aviso por el que una autoridad se

dirige a órganos inferiores para transmitirles
una directriz. Debe ser breve y sencilla.
 OFICIO

Se emplea para la comunicación entre distintas

administraciones o departamentos. Si estos
pertenecen a un mismo órgano o entidad se
denomina nota interior.
 SALUDA

En este documento una autoridad invita a algún

acto protocolario
DECLARACIÓN JURADA (O
PROMETIDA)

Este documento puede acompañar a una solicitud

para que conste su veracidad.
 CURRÍCULUM VITAE

Documento que acompaña a una solicitud o

instancia para que consten los méritos del
demandante de un acto. En él aparecen las
titulaciones, cursos o experiencias de quien
argumenta a su favor.
 INFORME

Puede pertenecer al ámbito científico-técnico, como

es el caso del informe médico. Puede referirse
también al terreno administrativo cuando informa
acerca de una operación comercial.