Funciones de la administración

P Planificación.
O Organización.
D Dirección.
E Ejecución.
R Retroalimentación:
Evaluación.
Control.
¿Qué es planificar?
 Predecir el futuro y concebir los medios para
llegar a el: "cálculo que precede y preside la
acción"
 Acción y efecto de elaborar un plan o
programa.
 Anticipar la toma de decisiones antes de
realizar cualquier acción.
 Preveer las acciones que se deben lograr
para alcanzar un objetivo o meta
preestablecida.
Clasificación:

Según el contexto en que

aplica:

1. Estatal o gubernamental.
2. Bélica o militar.
3. Empresarial.
4. Organizacional
Clasificación.....Continuación.

Según el nivel jerárquico de

la organización:

1. Estratégico.
2. Funcional o táctico.
3. Operativo.
NIVELES JERÁRQUICOS DE UNA ORGANIZACIÓN:

Niveles Niveles de Según Tipo de

Jerárquicos Responsabilidad Tiempo Plan

Nivel Conducción y toma Plan

Largo Plazo Estratégico
Estratégico de decisiones

Desagregación de
Nivel directrices y Plan
Mediano Plazo
Funcional coordinación de Funcional
áreas funcionales

Concreción de
Nivel objetivos y metas. Plan
Corto Plazo
Operativo Ejecución de Operativo
Acciones.
Clasificación.....Continuación.

Según la forma de abordar

el problema o situación:

1. Normativa.
2. Estratégica.
Diferencias:
NORMATIVA
La acción se rige por etapas o fases
algorítmicas que son normadas.
Existe un sujeto planificador que decide
la acción antes de que se ejecute.
Se considera sólo los recursos
económicos o materiales disponibles
para la acción.
Los cálculos de la acción se hacen sobre Los cálculos de la acción se hacen sobre
una situación ideal. (Factible)
Los sujetos afectados por la acción son
considerados como aliados.
ESTRATÉGICA
Se establece momentos para la acción
que son oportunos e interrelacionados.
No existe un planificador sino un
conjunto de actores sociales que
deciden la acción.
Se consideran los recursos de poder de
los actores comprometidos con la acción
donde se incluyen los recursos
económicos o materiales.
una situación intermedia entre lo ideal y
lo posible. (Viable)
Los sujetos afectados por la acción son
considerados como aliados u oponentes.
 NORMATIVO ESTRATÉGICO

V
Plan
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
MOMENTOS
Táctico
Explicativo Normativo Estratégico
operacional
Distancia al
Ver / Ser Deber / Ser Poder / Ser Hacer
objetivo
Mayor Identificación de Análisis de
Análisis de
Globabilidad la visión y Viabilidad / Análisis Táctico
situación
misión Factibilidad
Mayor Formulación de
Investigación Diseño de Plan
Especificidad proyectos u
de problemas estrategias operacional
objetivos

Construcción y representación intelectual

de los hechos o fenómenos de la situación y
¿por qué? y ¿por quiénes? suceden.

Expresa y explica deseos y valores de los actores sociales

que planifican para resolver los problemas.

Movimientos que intentan articular el “deber ser” con el “poder ser”

para poner al alcance el objetivo.

Organización de las operaciones tácticas requeridas por los objetivos y estrategias

establecidas en el deber ser y el poder ser.
 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
¿Qué nos está pasando?
¿Por qué nos está pasando?
¿Por quiénes nos está pasando?

Sujetivo o posicional

Posicionamiento Intersujetivo
Objetivo
Histórico
ANÁLISIS

GENOESTRUCTURA
Planos FENOESTRUCTURA
FENOPRODUCCIÓN
Investigación de problemas:

1. IDENTIFICACIÓN:
- Indicadores cuantitativos.
- Registros cualitativos.
- Técnicas mixtas.
2. JERARQUIZACIÓN. (Matriz)
3. ANÁLISIS CAUSAL:
- Diagrama de Ishikawa.
- Árbol de problemas.
- Red explicativa.
 MATRIZ DE JERARQUIZACIÓN
VARIABLES
PROBLEMAS
A B C D E F

VARIABLES: PONDERACIÓN:
A: Magnitud. 0: Baja.
B: Frecuencia. 1: Moderada.
C: Gravedad. 2: Alta.
D: Vulnerabilidad.
E: Recursos.
F: Impacto.
 DIAGRAMA DE ISHIKAWA: 6 M
Métodos de
Mano de obra trabajo Materiales

CAUSAS PROBLEMA

Maquinaria Medio Medición

ambiente
DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Flujo de procesos

Exámenes
Recepción Diagnóstico
complementarios
Tratamiento Dolor pulpar
 DIAGRAMA DE ISHIKAWA: Enumeración

¿? ¿? ¿?

CAUSAS PROBLEMA

¿? ¿? ¿?
ÁRBOL DE PROBLEMAS:

EFECTO-1 EFECTO-2 EFECTO-3

PROBLEMA
FENÓMENO

GENESIS

CAUSA-1 CAUSA-2 CAUSA-3

CAUSA-11 CAUSA-12 CAUSA- CAUSA-31 CAUSA-32

21
 La atención asistencial es
insuficiente para los grupos de Carpetas familiares e historias Atención insuficiente al
clínicas incompletas paciente
riesgos

Los servicios de No existe control

salud prestados a secuencial integral
la comunidad no (médico-odontológico) Insuficiente equipamiento
son óptimos de salud del paciente del centro asistencial

Fallas en la implementación de la Política de Atención

Integral en una comunidad rural
Insuficiente capacitación Falta de integración del equipo Médico del Ambulatorio y Falta de integración política
del personal sobre la PAI el personal Odontológico del C.O.I.M. entre el ambulatorio y la
Alcaldía de Motatán

Diferencia Problemas Interes en Uso aislado

Actitud Falta No hay una personales que no se de la
paternalista asistencia s de
de entre la ejecute la papeleria por Falta de Escasa Falta de
de la representativ ideología
motiv a del equipo
coordinador politica por parte de l voluntad interés en
sociedad política participació
frente a los ación de salud a a las ambulatorio y política cuanto al
asistencial exigencias el COIM
n
problemas de la los talleres conocimient
de salud de y el de carga
comu o de la
información Falta de personal del horaria P.A.I.
nidad
informació ambulatorio
n de la
P.A.I. Falta de
recurso Falta de
motivación Desentendimiento
humano para
cubrir los
dos turnos
 MOMENTO NORMATIVO: VISIÓN

Estrategia
?

?
?
EL SUEÑO POSIBLE

?
RAZON DE SER
 MOMENTO NORMATIVO: MISION

LOS OBJETIVOS PERMITEN OPERAR LA MISIÓN

PARA APROXIMAR LA SITUACIÓN OBJETIVA ENTORNO A LA VISIÓN

VISIÓN

MISIÓN
LAS METAS PERMITEN CUANTIFICAR EL GRADO DE
OBJETIVOS APROXIMACIÓN ALCANZADO ENTORNO A LA MISIÓN
METAS
MOMENTO ESTRATÉGICO ANÁLISIS DE PROYECTOS 1/2

VIABILIDAD POLÍTICA

ALIADOS

Análisis de actores NEUTROS

OPONENTES

POSIBILIDADES DE GANAR ALIADOS (Alianzas)

POSIBILIDADES DE REDUCIR OPOSICION (Negociaciones,Alianzas)

POSIBILIDAD DE IMPONER POSICIONES (Entrenamiento)

VOLUNTAD POLÍTICA
MOMENTO ESTRATÉGICO ANÁLISIS DE PROYECTOS 2/2

FACTIBILIDAD

INFRAESTRUCTURA

RECURSOS HUMANOS

TÉCNICA RECURSOS TECNOLÓGICOS

TIEMPO

RECURSOS PRESUPUESTARIOS

FINANCIERA FUENTES ALTERNAS DE FINANCIAMIENTO

DETERMINACIÓN DE VIABILIDAD
 MATRIZ D.O.F.A o F.O.D.A

INTERNAS
Fortalezas Debilidades
Externas (1 o más) (1 o más)

Oportunidades Alternativas FO Alternativas DO

(1 o más) Alternativas: Fortalezas Alternativas: Debilidades

DOFA
Alternativas más de dos fuerzas

Amenazas Alternativas FA Alternativas DA

(1 o más) Alternativas: Fortalezas Alternativas: Debilidades
 FORTALEZAS Y DEBILIDADES

FORTALEZAS

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS DE LA ORGANIZACIÓN

QUE SE REALIZAN BIEN Y QUE CONSTITUYEN ELEMENTOS FAVORABLES
PARA SU DESEMPEÑO.

DEBILIDADES

ACTIVIDADES O SITUACIONES INTERNAS QUE DIFICULTAN

O COMPROMETEN EL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN,
TALES COMO: LIDERAZGO, MOTIVACIÓN, TECNOLOGÍAS, ETC…

ELEMENTOS A CONSIDERAR
• GERENCIA, DIRECCIÓN, LIDERAZGO.
• RECURSOS HUMANOS.
• ORGANIZACIÓN.
• TECNOLOGÍA.
• INVESTIGACIÓN.
• PRODUCTOS Y SERVICIOS (MERCADEO).
• CALIDAD COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD.
• INFORMACIÓN.
• SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
• IMAGEN.
 OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

OPORTUNIDADES

TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS DE CARÁCTER SOCIAL, POLÍTICO,

ECONÓMICO, TECNOLÓGICO, DE MERCADO QUE PODRÍAN
FAVORECER EL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

AMENAZAS

TENDENCIAS O HECHOS EXTERNOS QUE SERÍAN POTENCIALMENTE

PERJUDICIALES PARA LA ORGANIZACIÓN,
TANTO EN EL PRESENTE COMO EN EL FUTURO

ELEMENTOS A CONSIDERAR
• ASPECTOS ECONÓMICOS (MACRO Y MICRO).
• ASPECTOS POLÍTICOS.
• ASPECTOS GUBERNAMENTALES.
• ASPECTOS SOCIALES, CULTURALES, DEMOGRÁFICOS.
• ASPECTOS TECNOLÓGICOS.
• USUARIOS.
• COMPETIDORES ACTUALES Y POTENCIALES.
• GRUPO DE INTERÉS.
• FUERZAS REGULATORIAS.
 VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO
Oportunidades:
1.- Participación comunitaria
en las distintas etapas del
proceso de gestión y
construcción de viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldías para acceder a los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernación del Estado.
Amenazas:
1.- Eliminación del presupuesto
coordinado por parte de la
Gobernación del Estado.
2.-Alta demanda insatisfecha
de viviendas.
3.- Retardo en el envío de
presupuesto.
4.- Inestabilidad política
Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las
comunidades rurales.
2.- Motivaciòn del personal.
3.- Dispone de proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de
bajo costo.
Estratégias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio
del Programa en las comunidades y la
demanda insatisfecha de viviendas,
para la firma de Convenios con las
Alcaldías y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del FIDES,
LAEE y Gobernación del Estado.
Estratégias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernación
del Estado los proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de bajo
costo que permitan la asignación de
recursos para una cobertura mayor
de población con necesidad de
vivienda insatisfecha.
Debilidades:
1.- No hay misión y visión compartida.
2.- Faltade planificación.
3.- Faltan relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado.
4.- Baja Recuperación de créditos.
5.- Ausencia de sede propia.
Estratégias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para
mejorar las relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado y a
través de la participación comunitaria,
disminuir costos
Que permitan incrementar el número
de viviendas ofertadas.
Estratégias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de
cobranza regionalizada y local que
permita incrementar la recuperación
de créditos y reinvertirlos en el Estado
a fin de disminuir el número de
familias con necesidad de vivienda.
 VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO
Oportunidades:
1.- Participación comunitaria
en las distintas etapas del
proceso de gestión y
construcción de viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldías para acceder a los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernación del Estado.
Amenazas:
1.- Eliminación del presupuesto
coordinado por parte de la
Gobernación del Estado.
2.-Alta demanda insatisfecha
de viviendas.
3.- Retardo en el envío de
presupuesto.
4.- Inestabilidad política
Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las
comunidades rurales.
2.- Motivaciòn del personal.
3.- Dispone de proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de
bajo costo.
Estratégias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio
del Programa en las comunidades y la
demanda insatisfecha de viviendas,
para la firma de Convenios con las
Alcaldías y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del FIDES,
LAEE y Gobernación del Estado.
Estratégias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernación
del Estado los proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de bajo
costo que permitan la asignación de
recursos para una cobertura mayor
de población con necesidad de
vivienda insatisfecha.
Debilidades:
1.- No hay misión y visión compartida.
2.- Faltade planificación.
3.- Faltan relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado.
4.- Baja Recuperación de créditos.
5.- Ausencia de sede propia.
Estratégias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para
mejorar las relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado y a
través de la participación comunitaria,
disminuir costos
Que permitan incrementar el número
de viviendas ofertadas.
Estratégias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de
cobranza regionalizada y local que
permita incrementar la recuperación
de créditos y reinvertirlos en el Estado
a fin de disminuir el número de
familias con necesidad de vivienda.
 VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO
Oportunidades:
1.- Participación comunitaria
en las distintas etapas del
proceso de gestión y
construcción de viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldías para acceder a los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernación del Estado.
Amenazas:
1.- Eliminación del presupuesto
coordinado por parte de la
Gobernación del Estado.
2.-Alta demanda insatisfecha
de viviendas.
3.- Retardo en el envío de
presupuesto.
4.- Inestabilidad política
Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las
comunidades rurales.
2.- Motivaciòn del personal.
3.- Dispone de proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de
bajo costo.
Estratégias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio
del Programa en las comunidades y la
demanda insatisfecha de viviendas,
para la firma de Convenios con las
Alcaldías y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del FIDES,
LAEE y Gobernación del Estado.
Estratégias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernación
del Estado los proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de bajo
costo que permitan la asignación de
recursos para una cobertura mayor
de población con necesidad de
vivienda insatisfecha.
Debilidades:
1.- No hay misión y visión compartida.
2.- Faltade planificación.
3.- Faltan relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado.
4.- Baja Recuperación de créditos.
5.- Ausencia de sede propia.
Estratégias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para
mejorar las relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado y a
través de la participación comunitaria,
disminuir costos
Que permitan incrementar el número
de viviendas ofertadas.
Estratégias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de
cobranza regionalizada y local que
permita incrementar la recuperación
de créditos y reinvertirlos en el Estado
a fin de disminuir el número de
familias con necesidad de vivienda.
 VECTOR DE DEFINICION DE PROBLEMA (V.D.P) EJEMPLO
Oportunidades:
1.- Participación comunitaria
en las distintas etapas del
proceso de gestión y
construcción de viviendas.
2.- Firmas de convenios con
Alcaldías para acceder a los
recursos FIDES, LAEE,
Gobernación del Estado.
Amenazas:
1.- Eliminación del presupuesto
coordinado por parte de la
Gobernación del Estado.
2.-Alta demanda insatisfecha
de viviendas.
3.- Retardo en el envío de
presupuesto.
4.- Inestabilidad política
Fortalezas:
1.- Prestigio del programa en las
comunidades rurales.
2.- Motivaciòn del personal.
3.- Dispone de proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de
bajo costo.
Estratégias (FO):
(F1-O1-02) Aprovechar el prestigio
del Programa en las comunidades y la
demanda insatisfecha de viviendas,
para la firma de Convenios con las
Alcaldías y lograr acceder a los
recursos presupuestarios del FIDES,
LAEE y Gobernación del Estado.
Estratégias (FA):
(F2-A1-A2) Ofrecer a la Gobernación
del Estado los proyectos de vivienda
con tecnologías alternativas de bajo
costo que permitan la asignación de
recursos para una cobertura mayor
de población con necesidad de
vivienda insatisfecha.
Debilidades:
1.- No hay misión y visión compartida.
2.- Faltade planificación.
3.- Faltan relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado.
4.- Baja Recuperación de créditos.
5.- Ausencia de sede propia.
Estratégias (DO):
(D3-O1) Establecer mecanismos para
mejorar las relaciones institucionales
con la Gobernación del Estado y a
través de la participación comunitaria,
disminuir costos
Que permitan incrementar el número
de viviendas ofertadas.
Estratégias (DA):
(D4-A2) Implementar sistema de
cobranza regionalizada y local que
permita incrementar la recuperación
de créditos y reinvertirlos en el Estado
a fin de disminuir el número de
familias con necesidad de vivienda.
 MOMENTO TÁCTICO OPERACIONAL

OPERACIONALIZACION DE LAS ESTRATEGIAS

OBJETIVOS ACCIONES INDICADOR RESPONSABLES

RESULTADOS METAS RECURSOS

ESTRATEGIA FO (F1-01-O2). EJE DE INTERVENCIONES (EJEMPLO 1|2)
OBJETIVOS OPERATIVOS
1.- Realizar un estudio de demanda de viviendas
para cuantificar la cantidad de familias con
necesidad de ellas.
2.- Promocionar la creación de organizaciones
civiles a través de la realización de reuniones en
las comunidades que les permitan la elaboración
de proyectos y acceder a los recursos.
3.- Gestionar apoyo financiero a través de las
Alcaldías, considerando el prestigio del Programa y
su aceptación dentro de las comunidades.
INDICADORES
1.- número de familias por comunidad que
necesitan vivienda.
2.- Porcentaje de inversión en vivienda realizada
en relación a todo el presupuesto del municipio en
el año fiscal.
3.- IFA = Índice de familias atendidas en un año.
4.- Número de reuniones a realizar en las
comunidades en un año.
OPERACIONES
1.- Realización de censo sobre la demanda
de vivienda rural en cada municipio.
2.- Promoción de reuniones en las
comunidades asesorándolas y orientándolas
para la creación de asociaciones civiles.
3.- Gestión de firma de convenios SAVIR –
ALCALDIAS que permitan la asignación de
recursos para la construcción de viviendas.
PRODUCTOS ESPERADOS
1.- Censos elaborados en las distintas
comunidades a atender.
2.- Organizaciones civiles registradas en las
distintas comunidades atendidas.
3.- Viviendas construidas con los recursos
asignados a través de distintos convenios.
ESTRATEGIA FO (F1-O1-O2). EJE DE INTERVENCIONES (EJEMPLO 2|2)

METAS TIEMPO
1.- Construir 460 viviendas rurales en los 23
municipios del Estado a razón de 20 viviendas por
Ejecución: Un (1) año.
municipio.
2.- Invertir Bs.4.600 millones en el Estado para
construir 460 viviendas a Bs.10 millones\vivienda. Evaluación: Una (1) Mensual en cada
comunidad.
3.- Realizar 138 reuniones en 46 comunidades a
razón de 3 reuniones\comunidad
RECURSOS ACTORES RESPONSABLES
Humanos:
- 1 ingeniero inspector.
- Jefe de SAVIR.
- 3 trabajadores sociales.
- Personal de SAVIR.
- 4 inspectores de construcción.
- Jefe de estudios socio-económicos.
- 1 topógrafo.
- personal de Alcaldías. - Jefe de inspectoría de construcción.
Materiales:
- 8 vehículos. - Jefe de administración de SAVIR.
- Implementos de inspector.
- Equipo audiovisual.
- Jefes de INMUVI de alcaldía.
- Teodolito.
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: RESUMEN 1/2

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:

RESPONDE O DEBE RESPONDER BÁSICAMENTE A LAS PREGUNTAS: ¿ QUE NOS

ESTÁ PASANDO? Y ¿POR QUÉ Y POR QUIENES NOS ESTÁ PASANDO?. PERMITE
DELIMITAR UNA PROBLEMÁTICA GLOBAL QUE CONFIGURA LA SITUACIÓN.

INVESTIGACIÓN DE PROBLEMAS:

CONSISTE EN IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS ESPECIFÍCOS Y BUSCAR LAS

EXPLICACIONES DE LOS MISMOS.

IDENTIFICACIÓN DE LA VISIÓN:

ES EL MOMENTO EN QUE UNA FUERZA SOCIAL IDENTIFICA Y PRECISA LO QUE

QUIERE LOGRAR, EL SENTIDO GENERAL Y LA DIRECCIÓN HACIA DONDE SE
MUEVE.
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: RESUMEN 2/2

DISEÑO DE PROYECTOS:

ES EL MOMENTO DE CONCEBIR FORMAS CONCRETAS Y ESPECIFÍCAS DE

INTERVENCIÓN SOBRE AQUELLOS PROBLEMAS QUE HAN SIDO PREVIAMENTE
SELECCIONADOS POR SU IMPORTANCIA.

CONSTRUCCIÓN DE VIABILIDAD:

CONSISTE EN ENCONTRAR Y DISEÑAR MOVIMIENTOS CAPACES DE

ACERCARNOS O PONER AL ALCANCE EL OBJETIVO DESEADO.

PROGRAMA OPERACIONAL:

ES TAMBIÉN LLAMADO TÁCTICO – OPERATIVO. PERMITE CONDUCIR NUESTRAS

INTERVENCIONES SOBRE LA REALIDAD TRATANDO DE VERIFICAR LAS
CONSECUENCIAS DIRECTAS DE LAS ACCIONES PARA HACER CORRECCIONES Y
AJUSTES.
“...EL FUTURO NO SUCEDE, SINO
QUE LO CREAMOS CON LO QUE
HACEMOS Y DEJAMOS DE HACER
AQUÍ Y AHORA...”

Giulio Santosuosso