ASIGNATURA: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

PRESENTA:
EDUARDO ESPINOZA GUTIÉRREZ , GERARDO RAMÍREZ HEREDIA

TEMA:
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL AREA DE ADQUISICIONES
OBJETIVO PARTICULAR
AL FINALIZAR ESTE TEMA EL ALUMNO DEBERÁ COMPRENDER LAS
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL ÁREA DE ADQUISICIONES, SU
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y LAS RELACIONES QUE LOS INTEGRANTES
DEL ÁREA SOSTIENEN CON OTRAS ÁREAS Y DEPARTAMENTOS DE LA
ORGANIZACIÓN Y CON OTRAS ORGANIZACIONES.

INTRODUCCIÓN
UNA VEZ QUE SE HA EXPUESTO LA FUNCIÓN DE ADQUISICIONES, LA ÉTICA Y SU
RELACIÓN PERMANENTE CON EL ÁREA Y EL MARCO JURÍDICO DE LAS
ADQUISICIONES, PROCEDEMOS A EXPONER LOS OBJETIVOS,
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL ÁREA DE ADQUISICIONES.
Temario detallado:

 Introducción
 Relaciones de la función de adquisiciones y abastecimientos con
la organización
 Importancia de la función de adquisiciones y
abastecimientos en la organización
 Organización funcional de compras
 Organigramas
 Funciones de compras
 Funciones de abastecimientos
4.1.: INTRODUCCIÓN
LA NECESIDAD DE CREAR E INTEGRAR UN DEPARTAMENTO O ÁREA DE ADQUISICIONES EN
UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, REPRESENTA EL RECONOCIMIENTO DE LAS
ADQUISICIONES COMO UNA ACTIVIDAD ORGANIZADA, LA CUAL DEBE ENFOCARSE AL
LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA Y DEL PROPIO DEPARTAMENTO.

LA FINALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES EN REALIZAR DE FORMA EFICIENTE

SU FUNCIÓN, TIENE COMO PROPÓSITO PROPORCIONAR UN FLUJO ININTERRUMPIDO DE
MATERIALES Y SERVICIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESO DEL SISTEMA DE
PRODUCCIÓN.
4.2: RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS
CON LA ORGANIZACIÓN
LA MAYORÍA DE LAS ORGANIZACIONES REALIZAN UN GRAN ESFUERZO EN
INCREMENTAR SUS VENTAS PARA OBTENER UNA MAYOR UTILIDAD, PERO
NO TODAS ELLAS HAN LOGRADO RECONOCER QUE UN EFICIENTE
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES CON IGUAL ESFUERZO Y CON LA
COOPERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN, PUEDE LOGRAR UN EFECTO
SIMILAR SIN NINGUNA INVERSIÓN ADICIONAL
.
Ventas: en el caso de que la organización sea del tipo
comercial, la relación entre adquisiciones y ventas será mas
cercana y vital, tomando en cuenta que la función de ventas
consiste en ‘hacer llegar’ el producto final al punto de venta.

Planeación y programación: las relaciones básicas de

adquisiciones son servir a estas funciones:

a) cumplir con los programas de abastecimientos o dar

razones
para solicitar cambios

b) mantener alerta a los desarrollos del mercado y presentar

un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en la
programación
ALMACENES: LA FUNCIÓN DE ALMACENAMIENTO, INCLUYE LA RECEPCIÓN Y
CUSTODIA DEL MATERIAL REQUERIDO, EL MANEJO FÍSICO DE LOS
ABASTECIMIENTOS RECIBIDOS Y EL CONTROL DE LOS MATERIALES
RELACIONADO CON ELLOS. LA FUNCIÓN DE ALMACENAMIENTO ESTÁ
ESTRECHAMENTE IDENTIFICADA CON LA FUNCIÓN DE PLANEACIÓN Y
CONTROL DE INVENTARIOS.
MANTENIMIENTO: TOMANDO EN CUENTA QUE EL PROCESO PRODUCTIVO DE
LA ORGANIZACIÓN NO DEBE DE DETENERSE NUNCA, EL ÁREA DE
MANTENIMIENTO SE CONSIDERA BÁSICAMENTE UNA FUNCIÓN DE SERVICIO
PARA MANTENER LAS INSTALACIONES EN BUENAS CONDICIONES DE
OPERACIÓN, DE TAL MANERA QUE CONSUME MATERIALES Y SUMINISTROS
PARA REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO.

INGENIERÍA: ES EL RESPONSABLE DEL DISEÑO DEL PRODUCTO TANTO FÍSICO

COMO FUNCIONAL, REQUIERE QUE EL ABASTECIMIENTO DE LOS
MATERIALES, EQUIPO Y SUMINISTROS ESPECIFICADOS PARA TAL FIN LOS
PROPORCIONE EL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO: ESTA ÁREA EN PARTICULAR SE RELACIONA
DIRECTAMENTE CON ADQUISICIONES AL DESCUBRIR O CONOCER NUEVOS
MATERIALES, MISMOS QUE DEBEN DE SER ADQUIRIDOS EN CALIDAD Y
CANTIDAD POR EL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
CONTABILIDAD (CUENTAS POR PAGAR): EN LA MAYORÍA DE LAS
ORGANIZACIONES REALIZA VARIAS ACCIONES; REGISTRA LAS
OPERACIONES, ESTABLECE Y CONTROLA UN PRESUPUESTO PARA EL
CAPITAL DE TRABAJO NECESARIO Y ESTABLECE Y EJECUTA LOS
PROCEDIMIENTOS PARA ASEGURARSE DE QUE ESTÁN DE ACUERDO CON LAS
POLÍTICAS Y DIRECTRICES DE LA ADMINISTRACIÓN.
RELACIONES PÚBLICAS: SU FUNCIÓN RADICA EN DESTACAR EL PAPEL DE LA
ORGANIZACIÓN Y FOMENTAR ESAS POLÍTICAS DE TODA LA ORGANIZACIÓN,
CREANDO UNA IMAGEN PÚBLICA CON ACEPTACIÓN FAVORABLE. LA FUNCIÓN DE
ADQUISICIONES POR RAZONES DEL AMPLÍO E ÍNTIMO CONTACTO CON TODOS SUS
CÍRCULOS DE PROVEEDORES, NO SE ESCAPA DE ÉSTAS POLÍTICAS.

A QUIÉN LE REPORTA ADQUISICIONES

EN EL MOMENTO EN QUE EL AGENTE DE ADQUISICIONES EN CUALQUIER COMPAÑÍA
TIENE UNA CATEGORÍA DE FUNCIONARIO O EJECUTIVO (DE PODER DECIDIR LAS
POLÍTICAS), LA TENDENCIA DE HOY EN DÍA ES HACER QUE EL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES INFORME DIRECTAMENTE AL PRESIDENTE O
AL VICEPRESIDENTE.
EN EL CASO DE LAS OPERACIONES DESCENTRALIZADAS DEL DEPARTAMENTO
DE ADQUISICIONES CORPORATIVO O DE LA PLANTA REPORTA AL EJECUTIVO
PRINCIPAL DEL LOCAL, TAL COMO AL GERENTE REGIONAL O EL GERENTE DE
LA PLANTA .

EL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES ESTÁ EN POSICIÓN PARA HACER

UNA CONTRIBUCIÓN DEFINITIVA A TODOS LOS DEPARTAMENTOS Y USANDO
ESTA OPORTUNIDAD PARA ESTABLECER EL EJEMPLO CORRECTO, PUEDE
OBTENER NORMALMENTE UNA COOPERACIÓN EN TRATOS CON LOS OTROS
DEPARTAMENTOS.
DIRECTOR DE ADQUISICIONES

FUNCIÓN. DESARROLLAR, PARA LA APROBACIÓN DEL VICEPRESIDENTE, Y

PONER EN OPERACIÓN LOS OBJETIVOS APROBADOS, LAS POLÍTICAS Y LOS
PROGRAMAS QUE GOBIERNEN LAS ACTIVIDADES DE ADQUISICIONES.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. DESARROLLAR POLÍTICAS

RELACIONADAS CON LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y
ABASTECIMIENTOS, ASÍ COMO EL ARRENDAMIENTO DE EQUIPO PARA EL
USO DE LA COMPAÑÍA DE TAL MANERA QUE SE OBTENGA EL MÁXIMO VALOR
POR CADA PESO GASTADO POR LA COMPAÑÍA.
MANTENERSE PERMANENTEMENTE ACTUALIZADO EN LAS LEYES,
REGLAMENTOS Y REGULACIONES QUE AFECTAN LAS ADQUISICIONES Y LA
ENTREGA DE LOS MATERIALES REQUERIDOS.

PROPORCIONAR INFORMACIÓN OPORTUNA AL VICEPRESIDENTE Y A LOS

JEFES DE DEPARTAMENTO RESPECTIVOS, CONCERNIENTE A LAS
CONDICIONES DE MERCADO, A LAS TENDENCIAS Y AL EFECTO PROBABLE EN
LA OFERTA EN CONSECUENCIA DEL PRECIO DE MATERIALES UTILIZADOS EN
LA MANUFACTURA DE NUESTROS PRODUCTOS.
SE RELACIONA DIRECTAMENTE CON:
EL VICEPRESIDENTE DE (OPERACIONES, LOGÍSTICA, ADMINISTRACIÓN, ETC.).
REPORTANDO AL VICEPRESIDENTE EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES,
RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD, RELACIONES, EXPECTATIVAS Y LOS
RESULTADOS OBTENIDOS.

DIRECTOR DE TRÁFICO. ASESORÍA Y CONSEJO CON RESPECTO AL TRANSPORTE Y A

LOS ASPECTOS DE ALMACENAMIENTO EXTERIOR DE LAS ADQUISICIONES.

RENTES O SUPERINTENDENTES DE LA PLANTA Y ALMACENISTAS. PROPORCIONAR

CONSEJO Y ASESORÍA A LOS GERENTES, SUPERINTENDENTES DE PLANTA Y
ALMACENISTAS EN POLÍTICAS EFICIENTES DE INVENTARIOS PARA EMPAQUE,
MATERIALES Y ABASTECIMIENTOS.
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO. SUGERIR SOBRE NUEVOS MATERIALES Y
PROCESOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN LOS PRODUCTOS DE LA
ORGANIZACIÓN.

LEGAL. ASESORÍA POR PARTE DEL ABOGADO DE LA COMPAÑÍA PARA LA

CONFORMACIÓN DE LOS CONTRATOS DE ADQUISICIONES,
PARTICULARMENTE LO MÁS IMPORTANTES.

PROVEEDORES. RELACIONARSE DIRECTAMENTE CON LOS PROVEEDORES,

MANTENIENDO UN RESPETO Y AUTORIDAD EN SU ÁREA DE TRABAJO.
PERSONAL
ESTABLECER ALTOS ESTÁNDARES DE EJECUCIÓN PARA EL PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO Y REQUERIR LA EJECUCIÓN DE ACUERDO CON LOS
ESTÁNDARES ESTABLECIDOS.

MANTENER LAS RELACIONES DE PERSONAL SATISFACTORIAS PARA

ASEGURAR UN TRATO JUSTO Y EQUITATIVO PARA TODO EL PERSONAL
OPERACIONES
PONER EN PRÁCTICA Y ASEGURARSE DEL SEGUIMIENTO DE LAS POLÍTICAS
DEPARTAMENTALES APROBADAS, DE LOS PLANES, PROGRAMAS,
ASIGNACIONES Y DE LA OBTENCIÓN DE LOS OBJETIVOS.

APROBAR LOS PROGRAMAS COOPERATIVOS DETALLADOS Y LOS

PROCEDIMIENTOS RECOMENDADOS POR LOS SUBORDINADOS
INMEDIATOS.
CONSULTAR CON OTROS JEFES DE DEPARTAMENTO PARA COORDINAR LOS
PROGRAMAS , Y COLABORAR CON LOS OTROS DEPARTAMENTOS EN
ACTIVIDADES, PROYECTOS Y PROGRAMAS QUE SEAN DE INTERÉS MUTUO
CONCERNIENTE..

SERVIR CONFORME SE REQUIERA EN LOS COMITÉS REGULARES O

ESPECIALES Y EJECUTAR LAS ASIGNACIONES CONECTADAS CON ELLOS.

LLEVAR A CABO LAS RELACIONES DE OTROS TIPOS NO DEFINIDOS

ESPECÍFICAMENTE QUE SEAN NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS
FUNCIONES DE LA COMPAÑÍA
AGENTE DE ADQUISICIONES
FUNCIÓN. EJECUTAR LA ACTIVIDAD DE ADQUIRIR, DESARROLLAR, PARA LA
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE ADQUISICIONES LAS POLÍTICAS Y
PROGRAMAS APROBADOS QUE ASEGURARÁN LA ADQUISICIÓN DE
MATERIALES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
OPERACIONES: ES EL RESPONSABLE DE LA COMPRA DE TODOS LOS MATERIALES
Y ABASTECIMIENTOS REQUERIDOS EN LAS PLANTAS Y OFICINAS.
REPORTA AL DIRECTOR DE ADQUISICIONES SOBRE TALES ACTIVIDADES ,
COMO ÉL
LO ORDENE, TRANSMITE REPORTES Y RECOMIENDA A LOS SUPERINTENDENTES
DE FÁBRICA.
MANTENERSE INFORMADO DE TODAS LAS LEYES Y REGLAMENTOS QUE
AFECTEN LAS ADQUISICIONES Y LAS ENTREGAS DE LOS ARTÍCULOS
OBTENIDOS POR EL DEPARTAMENTO.
CONOCER Y ATENDER TODOS LOS DESARROLLOS Y PLANES DE LAS
FÁBRICAS QUE PUEDAN AFECTAR LA FUNCIÓN DE ADQUISICIONES.
PROPORCIONA TODA LA INFORMACIÓN DISPONIBLE DEL
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES EN RELACIÓN CON NUEVOS
MATERIALES, PRODUCTOS, PROCESOS, SITUACIÓN DE LOS
ABASTECIMIENTOS, ETC.
ASUME LA TOTAL RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE ADQUISICIONES EN
AUSENCIA DE ESTE.
SE RELACIONA CON:
JEFE DE ADQUISICIONES. ATENDER LAS ASIGNACIONES DEL JEFE DE
ADQUISICIONES RECIBIENDO AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

DIRECTOR DE ADQUISICIONES. ESTAR DISPONIBLE ANTE EL DIRECTOR DE

ADQUISICIONES PARA EJERCER SU FUNCIÓN, RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD Y
RELACIONES,

PERSONAL DE VENTAS. COORDINARSE EN ASPECTOS QUE SE REFIERAN A LAS

POSIBLES QUEJAS DE LOS CLIENTES CON RELACIÓN AL EMPAQUE, Y LOS
REQUERIMIENTOS ESPECIALES QUE IMPLICAN CAMBIOS EN LOS PLANES.
4.3. IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE ADQUISICIONES Y
ABASTECIMIENTOS EN LA ORGANIZACIÓN

EN TODA ORGANIZACIÓN, LA ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE

ADQUISICIONES SE OCUPA DE DECIDIR QUE SUMINISTROS SE USARÁN,
NEGOCIAR CONTRATOS CON LOS PROVEEDORES Y PLANEAR HASTA
CUANDO ES CONVENIENTE COMPRAR AL MISMO PROVEEDOR, CON LA
FINALIDAD DE SATISFACER LAS NECESIDADES DE SUMINISTRO A LARGO
PLAZO Y SOLVENTAR LA CAPACIDAD DE LA MISMA PARA LA PRODUCCIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS
SU IMPORTANCIA RADICA EN QUE CONTRIBUYE A QUE LA ORGANIZACIÓN :

TENGA UN PROCESO DE PRODUCCIÓN ININTERRUMPIDO, CON UN

COSTO MÍNIMO EN INVENTARIOS, LO CUAL SE LOGRARÁ CON LA TÉCNICA
DEL LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO.
PROCESE LOS MATERIALES ADQUIRIDOS CON LOS NIVELES DE CALIDAD
ESPECIFICADOS PARA ELIMINAR MERMAS Y COSTOS EXCEDENTES, Y
MANTENER O SUPERAR LA POSICIÓN COMPETITIVA DE LOS PRODUCTOS.
OBTENGA LOS MATERIALES Y SERVICIOS QUE SE ADQUIEREN AL PRECIO
MÍNIMO O MÁS CONVENIENTE, SIN DETERIORAR LO EXPUESTO EN LOS
PUNTOS 1 Y 2.
POLÍTICAS DEL ÁREA DE ADQUISICIONES
LAS POLÍTICAS DEBEN ACTUALIZARSE EN FORMA PERIÓDICA PARA QUE
ESTÉN DE ACUERDO A LOS CAMBIOS DEL ENTORNO Y DE LA PROPIA
ORGANIZACIÓN.
LAS POLÍTICAS DE ADQUISICIÓN QUE SE DEBEN SEGUIR SON:
TENER EN CUENTA EL IMPACTO AMBIENTAL DE LOS MATERIALES Y
SUMINISTROS A ADQUIRIR.
ANTE TODO CONSIDERAR LA CALIDAD DEL MATERIAL.
PREFERIR PROVEEDORES CONFIABLES Y DE CAPITAL NACIONAL.
HONRAR LA RELACIÓN CON LO PROVEEDORES, ATENDIÉNDOLES
OPORTUNAMENTE.
EL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEBE SER FUNCIONAL
EN MUCHAS ORGANIZACIONES LAS RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS SON
ASIGNADAS CON BASE A LAS PARTICULARIDADES O A LA PERSONALIDAD DE ALGÚN O
ALGUNOS INDIVIDUOS SOBRESALIENTES, PERO SÓLO AQUELLOS PUESTOS QUE SEAN
ESENCIALES PARA EL ÉXITO Y LA EFICIENCIA INTEGRAL DEL DEPARTAMENTO Y DE LA
COMPAÑÍA DEBEN SER ESTABLECIDOS BAJO ESTE LINEAMIENTO.

CANALES DE COMUNICACIÓN
EN TANTO QUE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN DEFINE LAS LÍNEAS DE
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y JERARQUÍA, NO INDICAN NI LIMITAN LOS CANALES
DE CONTACTO O FLUJO DE INFORMACIÓN ENTRE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN,
POR LO QUE ES OBVIO QUE EL MEJOR Y MÁS PRODUCTIVO ESFUERZO DE UN EQUIPO NO
PUEDA SER SOSTENIDO A MENOS QUE SE MANTENGA INFORMADO OPORTUNAMENTE
DE TODOS LOS DESARROLLOS Y AVANCES A LAS ÁREAS O DEPARTAMENTOS CON LOS
4.4.1 ORGANIGRAMAS:

UN ORGANIGRAMA ES LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA ESTRUCTURA

FUNCIONAL DE UNA ORGANIZACIÓN O DE UN ÁREA O DEPARTAMENTO DE LA
MISMA, EN ESTE CASO, EL ÁREA O DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
4.4.2. FUNCIONES DE COMPRAS
EL PERSONAL DEL ÁREA DE ADQUISICIONES DEBE A TRAVÉS DE UN
ADECUADO ENTRENAMIENTO Y EXPERIENCIA PODER ESTUDIAR LOS
MERCADOS, PRONOSTICAR LAS TENDENCIAS Y ELABORAR CARTAS DE
CONDICIONES ECONÓMICAS, ANALIZAR VALORES, REVISAR NUEVOS
MATERIALES, NUEVAS TÉCNICAS Y NUEVO EQUIPO, POR LO QUE DEBEN
ESPECIALIZARSE EN ADQUISICIONES Y SER LIBERADOS DE LA RUTINA QUE
CONSUME TIEMPO.

CADA COMPRADOR DEBE ESTAR RESPALDADO CON UNA AYUDA ADECUADA

DE OFICINISTAS PARA AUXILIARLO Y PERMITIRLE DEDICAR MAYOR PARTE
DE SU TIEMPO A LAS FASES MÁS TÉCNICAS DE SU ASIGNACIÓN.
ESPECIALIZACIÓN POR COMPRADORES
EN ORGANIZACIONES MÁS GRANDES LA FUNCIÓN DE ADQUISICIONES ESTÁ
DIVIDIDA NORMALMENTE, CON BASE EN CATEGORÍAS DE LOS MATERIALES O
PRODUCTOS, EN SECCIONES ASIGNADAS A COMPRADORES.

EN ALGUNAS ORGANIZACIONES LOS GRUPOS DE COMPRADORES PUEDEN

ESTAR BAJO LA SUPERVISIÓN DE COMPRADORES PRINCIPALES O AGENTES
DE ADQUISICIONES QUIENES A SU VEZ REPORTAN AL JEFE DEL
DEPARTAMENTO O A SU ASISTENTE
4.4.3. FUNCIONES DE ABASTECIMIENTOS
MUCHAS FUNCIONES RELACIONADAS CON ADQUISICIONES Y/O ABASTECIMIENTOS,
POR LA CARACTERÍSTICA DE FORMAR PARTE DE UN SISTEMA DE ABASTO CAEN BAJO
LA SUPERVISIÓN DEL GERENTE DE ADQUISICIONES BASADAS EN LA NATURALEZA
PECULIAR DEL NEGOCIO.
SIN EMBARGO EXISTEN CIERTAS ACTIVIDADES QUE SE INCLUYEN CON MAYOR
FRECUENCIA EN LA FUNCIÓN GLOBAL DE ABASTECIMIENTOS, SIENDO ÉSTAS:
PLANEACIÓN
CONTROL DE INVENTARIOS
ALMACENES
ESTADÍSTICAS
¡GRACIAS!