OFICINA GENERAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

(OGBU)

INTEGRANTES:
Barrantes Pérez Juan Alonzo
Carrillo Contreras James Esteban
DESCRIPCION DEL SISTEMA
a. Describir las actividades que realizan las entidades en el sistema

 Actualmente en la Oficina General de Bienestar Universitario (OGBU) existen 13

áreas que se encargan de brindar los diferentes servicios que esta entidad posee.
 En este estudio solo se tomaran en cuenta las áreas de carácter medico o afines
con esta, debido que es acá donde se presentan los problemas de aglomeración de
personas.
 Áreas:
1. Área de enfermería:
Es acá donde se realiza el proceso de triaje, colocación de inyectables, a este oficina se
llega cuando el usuario necesita atención del área medica o del área de odontología.
2. Área de Medicina:
En esta entidad, esta el médico que se encarga de revisar a los usuarios que llegan,
hacer análisis, él puede otorgar las recetas médicas, derivarlos a hospitales si es que
padecen algún problema más grave y que no se puedan atender ahí.
DESCRIPCION DEL SISTEMA
a. Describir las actividades que realizan las entidades en el sistema

3. Área de Odontología:
Aquí se puede brindar desde las simples revisiones dentales, hasta diferentes
procesos odontológicos, como odontogramas, limpiezas dentales y profilaxis.
4. Área de obstetricia:
En esta área se brinda asesoramiento y orientación en temas de sexualidad y
protección a todos los usuarios.
5. Área de Psicología:
En esta área se brindan charlas, aplicación de test de personalidad, análisis
psicométricos, etc.
6. Farmacia:
Aquí están los medicamentos que el usuario podrá comprar presentando su receta
medica.
DESCRIPCION DEL SISTEMA
b. Describir claramente los recursos que posee el sistema para realizar el
proceso de transformación
 Medicamentos Básicos:
Se los tiene en farmacia, y en las áreas medicas de enfermería, medicina y odontología, y
se los usará de acuerdo al procedimiento que se este llevando a cabo.
 Utensilios y Equipamiento Médico:
En el área de enfermería y medicina se usan las jeringuillas, algodón, alcohol. Para el
área odontológica se poseen dos camillas especiales para extracción y tratamiento dental.
En todas las áreas se tienen camillas.
 Material Administrativo:
En cada área se cuenta con un computadora con acceso a internet para la gestión de sus
atendidos, cuentan cada una con impresoras para la emisión de recetas o boletines
informativos. También se posee el Sistema de Información de Bienestar Universitario
(SISBU) que integra todas las áreas de la OGBU.
 Personal:
Todos los encargados de cada área, son profesionales en sus respectivos campos, con un
historial y transcendencia reconocida.
DESCRIPCION DEL SISTEMA
c. Identificar los límites del sistema

 Un limite identificado es la falta de equipamiento médico especializado, que

dificulta poder atender problemas mas graves.
 Otro limite es la falta de personal en el área de triaje y recepción que
ocasiona gran parte de acumulación en las colas.
 Los usuarios atendidos que son: ALUMNOS (Matriculados en el presente
semestre académico), ADMINISTRATIVOS, FAMILIARES DE ADMINISTRATIVOS,
DOCENTES Y FAMILIARES DE DOCENTES
*NOTA: Para FAMILIARES DE ADMINISTRATIVOS y FAMILIARES DE DOCENTES, solo se
atenderán si estos son de Primer Orden.
DESCRIPCION DEL SISTEMA
d. Describir los subsistemas

 Servicio Médico:
Los usuarios llegan al Área de enfermería, hace el triaje y se les deriva a cualquiera
de las áreas del servicio médico que puede ser: Odontología, Medicina.
 Servicio Social:
Los usuarios van al Área de Servicio Social, solicitan información de algún beneficio
que puedan obtener o presentan documentos para obtener algún beneficio, como
vacante comedor universitario, u otros.
DESCRIPCION DEL SISTEMA
e. Identificar quiénes están a cargo de la planificación y control del sistema

 Las personas que están cargo de la planificación son:

1.- El jefe de la OGBU , Msc. José Reupo Periche.
2.- La odontóloga, Amalia Nava Arauco
3.- La psicóloga, Srta. Ingrid Rado Quiñones.
 Los encargados del control del sistema son:
1.- La secretaria de dirección, Srta. María Esperanza Rondoy Gonza.
2.- La enfermera, Srta. Teresita Alida Damian Cubas.
3.- El servicio de seguridad.
 DESCRIPCION DEL SISTEMA
f. Elaborar un diagrama general de procesos
ESTRATÉGICOS

SATISFACIÓN DE LOS USUARIOS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

PLANEACIÓN GESTIÓN DE
INSTITUCIONAL GESTIÓN DE CALIDAD
PROMOCIÓN Y
MARKETING
DE LOS USUARIOS

OPERATIVOS

SERVICIO SERVICIO
MÉDICO PSICOPEDAGÓGICO

SERVICIO DE RECREACIÓN Y SERVICIO SOCIAL

DEPORTE

APOYO

ÁREA DE
SECRETARÍA

ÁREA DE GESTIÓN
COMUNICACIÓN DE TIC
DESCRIPCION DEL SISTEMA
g. Elaborar diagramas detallados de procesos

 Breve descripción del proceso:

El proceso comienza cuando el usuario llega a la oficina general de bienestar universitario en busca de
algún servicio que necesite, una vez ahí el de seguridad le pregunta sobre lo que desea atenderse,
entonces el recepcionista de turno separa una cita con el área deseada, de no haber nadie en espera
le puede pactar la cita para ese mismo momento, de no ser así el usuario tendrá que volver otro día,
continuando con el proceso, el recepcionista busca el expediente clínico del usuario en sus archiveros,
en caso de que no posea se le abre un expediente en ese momento, a continuación se evalúan las dos
opciones:
1.- Si el usuario requiere una atención medica este deberá pasar a triaje donde se le hará un
chequeo rutinario de talla, peso, presión arterial, etc., para luego continuar al área solicitada, por
este rumbo se puede llegar a tres áreas: medicina general, odontología y nutrición, ya en donde se
les bridara los diferentes servicios que requieran, una vez terminado el servicio, se le puede
reprogramar un control para una fecha posterior o no, también se le puede derivar un hospital de ser
necesario.
2.- Si el usuario requiere una atención de los servicios de psicología u obstetricia este no necesita
hacer un triaje, puede continuar al área solicitada de frente, donde de igual forma recibirá los
servicios que esa área pueda ofrecer, también al finalizar se puede pactar una cita de control para
otro día o no, como también se le puede derivar a otras áreas u a otro hospital.
DESCRIPCION DEL SISTEMA
g. Elaborar diagramas detallados de procesos
FORMULACION DEL PROBLEMA
Descripción de amenazas:

 Personal que no se da abasto con el numero de usuarios.

 Falta de equipo médico.
 Exceso de tiempo en atenciones, como en el caso de psicología, obstetricia,
odontología.
 Demasiados usuarios, esperando atención.
 A pesar de ser parte del control del sistema, el servicio de seguridad en
algunos casos desconocen los servicios que hay se brindan, por ende no saben
dar indicaciones.
 Muchos encargados de cada áreas , desempeñas funciones dobles y hasta
triples, descuidando sus labores principales.
 Falta de control en la asistencia y hora de llegada del personal.
 Algunas veces se priorizan temas externos, y se descuidan los problemas que
ahí se tienen
OBJETIVO DEL ESTUDIO
Como se resolverá el problema:
OBJETIVO GENERAL

Disminuir las colas generadas en la atención de las áreas del servicio médico de
la OFICINA GENERAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Aumentar la satisfacción de atención del usuario.

 Aumentar la cantidad de Usuarios atendidos.
 Control del personal de la OFICINA GENERAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO.
 Conocimiento de los usuarios sobre los servicios que ofrece OGBU.
ANEXOS
Jornada de Atención en Obstetricia
Jornada de Atención en Servicio Social