REGISTRO Y

ORGANIZACIÓN
DE LA
CORRESPONDENCIA
ESTUDIANTES: Lizeth Claudia Poma
C. Fernanda Tarquino
CURSO : 1SBD
 Registro y Control de la Correspondencia en Oficinas
Públicas y Privadas

Para llevar la correspondencia al día, el oficinista o

asistente debe seguir, paso a paso, un procedimiento
rutinario de registro y clasificación.
 REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Para llevar una buena gestión de la correspondencia
en una oficina es necesario
 El registro de entrada
 Registro de salida
Registro de Entrada
Denominamos (Registro de Entrada) tanto al libro en
el que se llevan las anotaciones de la
correspondencia que entra en la empresa, como al
número que se le asigna a dicha correspondencia.
ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
• La entrada y salida de la correspondencia es una de
las tareas de organización laboral más destacadas que
deben efectuar una secretaría. Se clasifica en interna
(se origina en el propio domicilio social de la empresa) y
la externa (es la generada por la empresa o la que se
dirigió a ella). La correspondencia externa presenta dos
funciones de entrada, que tiene como destinatario a la
empresa, y de salida, que la misma empresa remite.
Llevar la correspondencia al día requiere un libro
especial para controlar las cartas, los documentos,
impresos "que entran y salen de la oficina. el llamado
libro de protocolo o registro de la correspondencia. A
pesar de su utilidad, no todas las empresas disponen de
el ya que muchas secretarías conservan el original de las
cartas, más una copia, archivadas perfectamente y sus
asuntos.
Para el registro se Anotará
lo siguiente
1. Número de registro.
2. Fecha del documento.
3. Fecha del registro.
4. Tipo de documento.
5. Procedimiento y/o destino.
6. Breve resumen explicativo del documento.
Ejemplo: Registro de
entrada
Registro de Salida
 Registro de correspondencia

Se ha de registrar los documentos de solicitud y los de

correspondencias, siempre que se identifique el
emisor y figure el destinatario, incluidos los
telegramas.
Se registrarán tanto los documentos de entradas
como los de salidas, siempre que cumplan las
características antes mencionadas.
PUNTOS IMPORTANTES
• Es necesario llevar un registro de entrada y otro de
salida para una correcta gestión de la
correspondencia
• La correspondencia que llega a la empresa se
puede controlar a través del registro de entrada
• Es necesaria una buena organización en la gestión
de la correspondencia
• Dentro de la empresa suele haber una persona
responsable de la recepción de la
correspondencia
• La correspondencia personalizada no debe abrirse.
• LA CORRESPONDENCIA

• La correspondencia de la empresa representa todos los paquetes, etc,

que se despachan o reciben dentro de ella.

• RECEPCION: Debemos diferenciar si es para la empresa (abrirla) o si es

personal (no abrirla).

• SALIDA: Comprobaremos si es interna o externa, y en este último caso

comprobaremos que las direcciones de remitente y destinatario sean
correctas.

MODALIDADES DE ENVIO

-Certificado
-Entrega en mano
-Urgente
-Postales Express
-Valores declarados
-Reembolso
-Listas o aparatos de correo
-Giros
 Control de
Correspondencia
Los responsables de las correspondencias en las
organizaciones públicas y privadas deben elaborar
planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan mantener un
seguimiento de las entradas y salidas de estas
correspondencias.
Las correspondencias que ingresen a las instituciones
deberán ser revisadas, para verificar la competencia,
los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que el remite, dirección donde
se deba enviar respuesta.
La organización diaria de
la correspondencia
Las fases que comprende la entrada de la
correspondencia son:
 Recepción
 Clasificación
 Distribución
 RECEPCIÓN DE LA
CORRESPONDENCIA
• Una persona es la responsable de la recepción de la
correspondencia. En otras ocasiones, cuando se trata de empresas
grandes, esta persona suele responsabilizarse del servicio de
correspondencia formado por varias personas.

• La correspondencia a nombre de la empresa debe abrirse, poner la

fecha de recepción y posteriormente proceder a su distribución
según donde corresponda

• La correspondencia personalizada, por el contrario, no debe abrirse,

salvo orden en contra. Debe ser entregada personalmente al
destinatario
 La clasificación de la correspondencia de
entrada, puede efectuarse con la siguiente
distribución:

 Cartas cerradas dirigidas a la atención de

superiores o personas determinadas
 Facturas
 Comunicaciones bancarias (avisos de remesa,
descuentos, estado de cuenta, etc).
 Circulares y anuncios publicitarios diversos.
 Material impreso (diarios, revistas y libros).
 Distribución de la
Correspondencia
La distribución se la debe hacer prestando mucha
atención en no equivocarse de despach o persona a
la que se le entrega
Bianakajoarrobagmail.com
 Procedimiento a seguir al
recibir
Correspondencia Personal
No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el
sobre y se envía al destinatario

Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la
empresa, se les imprime la fecha de recibo y se envían a la
dependencia interesada de acuerdo con el contenido de
la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha

en el sobre y se envía al destinatario respectivo.
Correspondencia Empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a
los de la empresa. Si no es así, se devuelve al
mensajero o correo correspondiente