GLOSARIO

1. Documento original:

Se denomina original el documento donde se consigna por primera vez y de forma definitiva la
voluntad del autor y que da fe de esta voluntad. Es, pues, un documento perfecto, con todas las
correspondientes marcas de validación y dotado de todas las condiciones de autenticidad

2. Documento publico: son documentos públicos aquellos emitidos por funcionarios públicos en ejercicio de sus
funciones. En España, el artículo 1216 del Código Civil define lo que se entiende por documento público: "Documento
expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades requeridas por la ley.

3. Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales
como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) ...
4. Clasificación de las comunicaciones:
La clasificación de la comunicación está relacionada con la intelección del mensaje (de su comprensión) y se
realiza mediante su estratificación.

5. Comunicaciones oficiales y/o publicas: Inicialmente es preciso mencionar que el acuerdo 060 de 2001 es el que
establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas y allí se define que las Comunicaciones Oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en la empresa.

6. Comunicaciones oficiales externas: recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Son las comunicaciones escritas sobre
asuntos del servicio público en las dependencias del Estado.
7. Comunicacion ordinarias: Son obras de arte aquellas cuya finalidad es la de producir en las personas goce
estético y admiración por su belleza. En la comunicación literaria intervienen los mismos elementos que en
la comunicación ordinaria: El emisor: El emisor es el autor. ... El contexto: No es compartido por el emisor y el
receptor.
8. Comunicación reservada o confidencial: es aquella se habla entre dos o mas personas pero no puede salir de
ellos ya que eso le puede traer un problema
9. Comunicación urgente certificada: Se denominan comunicaciones urgentes aquellas que tienen como
finalidad transmitir órdenes, noticias o avisos que interesan que lleguen al destinatario en el menor tiempo
posible.
10. La Gestión Documental: es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión
documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso
consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.

11. soportes documentales: Es el medio en el cual se contiene la información, este varia según los materiales y la tecnología que se emplea;
además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc.

12. Recolección de datos: La noción de recolección refiere al proceso y el resultado de recolectar (reunir,
recoger o cosechar algo). ... Esto quiere decir que la recolección de datos es la actividad que consiste en la
recopilación de información dentro de un cierto contexto.
• 13. Métodos para la recolección de información: Es importante destacar que los métodos de recolección de
datos, se puede definir como: al medio a través del cual el investigador se relaciona con los participantes
para obtener la información necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigación.
• De modo que para recolectar la información hay que tener presente:
• Seleccionar un instrumento de medición el cual debe ser valido y confiable para poder aceptar los resultados
• Aplicar dicho instrumento de medición
• Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos
14. Procesamientos de datos: es, en general, "la acumulación y manipulación de elementos de datos para
producir información significativa." El procesamiento de datos trata de un subconjunto del procesamiento de
la información, el cambio (procesamiento) de la información de cualquier manera detectable por un
observador.
15. Radicación: Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos que establezca la ley.

16. descargue de la correspondencia: Cómo ya conocemos la obligación que tienen las empresas de dejar copia fiel de la
correspondencia que dirijan en relación con sus negocios, y de conservar la correspondencia recibida, con anotación de la
fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

17. Canales o medios de ingreso de los documentos: Los canales o medios utilizados deben garantizar el
manejo de los documentos dentro del sistema de calidad de una empresa. Estos documentos pueden ser
Manuales, Documentos Externos, Guías, Normas o Procedimientos, Datos y Registros.
 TALLER
1. Los tipos de documentos que se producen en una empresa son los documentos administrativos y
los documentos característicos.
2. Es la que se encarga de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
- Se considera parte integral ya que contribuye al desarrollo del programa de gestión documental y
los programas de conservación integrándose a los procesos que se llevan en los archivos de
gestión, centrales y históricos.
3. Las empresas deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que
gestione de manera centralizada y normalizada, los servicio de recepción, radicación, distribución de
sus comunicaciones.
4. Cuando existen regionales, las entidades deberán contar con una correspondencia en cada una de
sus cedes y si tiene varias sucursales en una misma ciudad la empresa determinara conforme a sus
necesidades, si deja en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales.
5. La diferencia radica en que las comunicaciones oficiales son todos aquellos documentos recibidos y
producidos en la empresa en las funciones asignadas legalmente.
- Y las correspondencia es un documento de carácter privado que llega a nuestra entidad para una
persona en especifico.
6. –comunicaciones oficiales enviadas por correo electrónico.
-comunicaciones oficiales recibidas.
-comunicaciones oficiales enviadas .
-Comunicaciones oficiales enviadas vía fax.
 7. La ventanilla única es aquella donde las personas pueden solicitar tramites
sus principales funciones son:
-suministrar información completa.
-ofrecer soluciones al ciudadano.
-trato cordial y amable.
-sentido de urgencia.

8. Es que la radicación de comunicaciones oficiales asignan un numero consecutivo donde se deja constancia de la fecha y hora en
que fue recibido o enviado, y el registro de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual se registran datos de
las comunicaciones producidas o recibidas.

9. los procedimientos de radicación de documentos oficiales es la que vela por la transparencia y veracidad de actuaciones
administrativas.
Por lo cual no se podrá reservar numero de radicación ni podrá haber numero repetido, ni con ninguna clase de error, la
numerología será escrita de manera consecutiva, al cliente se deberá entregar una copia del documento radicado, al comenzar el
año se inicia la radicación consecutiva a partir del numero uno (1)

10. la unidad de correspondencia de toda entidad debe contar con personal calificado y medios necesarios de comunicación
donde puedan recibir y enviar documentos de manera segura, y así poder controlar oportunamente el tramite de comunicaciones,
esto facilita el trabajo de la unidad de correspondencia y del cliente.

11. Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones
escritas sirve para la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y
sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
 12. -efecty
-FedEx Colombia
-Coordinadora
-TCC

13. Acuerdo 060 de 2001. Descripción: Por el cual se establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas. Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es
necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la
Administración Pública.

14.
.Ley 80 de 1989: Señala las funciones del AGN como norma reguladora del que hacer
archivístico
.Ley 594 del 2000: Establecen reglas y principios en la función archivística por intermedio del
AGN.
.Ley 527 de 1999: Define datos del comercio electrónico, firmas digitales de certificación.
.Decreto 2150 de 1955: Suprime y reforma tramites innecesarios en la administración pública.
15. Existen tres tipos de registro.
1. Registro de entrada
2. registro de salida
3. correspondencia interna (comunicación interna).

16.Las prohibiciones que establece el acuerdo 060 son:

. No se reservan números de radiación

• No habrá números repetidos
• No habrá enmendaduras
• No habrá correcciones ni tachaduras

ACTIVIDAD
1. El tramite que le damos a estos documentos son guardarlos en un lugar seguro donde no se valla a extraviar,
mojar o deteriorar.
2. No los conservo, solo guardo el recibo anterior mientras llega el otro por si hay que hacer un reclamo.
3. Se cancelan antes de la fecha estipulada, para evitar recargos o cortos del servicio.
4. En caso de que se me extravíe un documento puedo ir a la oficina con mi cedula y pedir una copia del documento
o esperar que llegue el próximo recibo.
 CONCLUSION

Con el acuerdo 060 se pretende establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Con este acuerdo se abren puertas al uso de
nuevas tecnologías, donde se contempla la utilización de firmas digitales, el uso de los mensajes de datos y
comercio electrónico.
 INTRODUCCION

La siguiente investigación se llevo acabo con el propósito de conocer sobre la organización de la

documentación, y también conocer los elementos que hay que tener en cuenta, las herramientas informáticas
que ayudan a la gestión documental y otros aspectos sobre la gestión del cambio y la cultura informacional de
la organización.