Bases de Datos

Access
 Base de datos…qué es?

• Una base de datos es un conjunto de datos que están

organizados para un uso determinado
• Las bases de datos de Access tienen la extensión .MDB
para que el ordenador las reconozca como tal.
• En un sistema de base de datos relacional, los datos se
organizan en Tablas.
• Las tablas almacenan información sobre un tema como
pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos.
 Tablas de datos

• Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza

para almacenar los datos.

• Una tabla contiene información sobre un tema o asunto

particular, como pueden ser clientes o pedidos.

• Las tablas contienen campos que almacenan los

diferentes datos como el código del cliente, nombre del
cliente, dirección,...

• Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla

se le denomina registro o fila, así todos los campos de un
cliente forman un registro.
 Ejemplo

• Si consideramos una posible base de datos con los datos de una

empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

Campos

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625

Registro 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

 Consultas

• Una consulta es un objeto que proporciona una visión

personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.

• Existen varios tipos de consultas para seleccionar,

actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para
extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.

• Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener

todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.
 Formularios

• Un formulario es el objeto de Access diseñado para la

introducción, visualización y modificación de los datos
de las tablas.

• Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se

utilizan tienen la forma de fichas de datos.
 Informes

• Un informe es el objeto de Access diseñado para dar

formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados
de una tabla.

• Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma

impresa.
 Crear una base de datos

• Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del

panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.
• A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
donde indicaremos el nombre de la base de datos que
estamos creando y el lugar donde se guardará.
• Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a
la cual Access asignará la extensión .MDB, y aparecerá la
ventana Base de datos:

Tipos de objetos que

podemos tener en la
BD
 Crear una tabla de datos

• Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el

objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se
abre una ventana con las distintas formas que tenemos
para crear una tabla:
• Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente
los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en
la columna determinará el tipo de datos que tiene la
columna.
• Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando
un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
• Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir
de otra existente en otra base de datos.
• Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla
almacenada en otra base de datos.
• Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde
la ventana Base de datos con el objeto tablas
seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una
tabla en vista Diseño.
 • Aparecerá la ventana Diseño de tabla:
Nombre de la tabla

Rejilla de datos
Ayuda

Fichas General y
Búsqueda

• Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrán la tabla.
• Fichas General y Búsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo.
• Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer.
 Tipos de datos

• A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de

qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
• Los diferentes tipos de datos de Access son:
– Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud máxima
de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como
números de teléfono o códigos postales.
– Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres.
– Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
– Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año
9999.
– Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales.
– Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o
número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla.
– Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
– Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel,
un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos
binarios.
– Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como
texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo
puede tener hasta tres partes:
• Texto: el texto que aparece en el campo o control.
• Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
• Subdirección: posición dentro del archivo o página.
• Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
 Definir campos

• En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al

pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato.
• Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
• Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda
columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a
Propiedades del campo se activa para poder indicar más
características del campo.

• Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente

sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del
campo, de forma que la persona que tenga que introducir datos en la
tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la
barra de estado de la hoja de datos.

• Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos

(columnas) de la tabla.
 La clave principal

• Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

• La clave principal proporciona un valor único para cada fila de
la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro
al cual identifica.
• Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes
pasos:
– Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
– Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
– A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
 Guardar una tabla

• Para guardar una tabla, podemos:

– Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar.
– O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de
herramientas.
– Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
 Practica 1: Crear BD

1. Abrir Access
2. Si no aparece a la derecha el panel de tareas, abre el menú Archivo y elige la opción
Nuevo o bien haz clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.
3. Haz clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas.
4. Aparecerá el cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de
datos.
5. Guardar en la carpeta Mis documentos
6. En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro
archivo, Clases.
7. Haz clic sobre el botón Crear.
8. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.mdb, pero que de
momento está vacía.
 Practica 2: Crear Tabla

• Abre la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis

documentos del disco duro (la que se creó en la practica anterior).
• Crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será Alumnado y la otra Cursos.
• Tabla Alumnado.
– Haz clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana Base de
datos estando seleccionado el objeto Tablas.
– Escribe los siguientes campos:
• Codigo Alumnado (tipo Auto numérico)
• Nombre Alumnado (tipo Texto, descripción “Introducir el nombre del alumno”)
• Apellidos Alumnado (tipo texto)
• Dirección (tipo texto)
• Población (tipo texto)
• Codigo postal (tipo numérico)
• Fecha de nacimiento (tipo Fecha/Hora)
• Define como clave principal el campo Codigo Alumnado.
• Guarda la tabla (nombre: Alumnado)
• Cierra la tabla
• Tabla Cursos
– Escribe los siguientes campos:
• Codigo Curso (tipo numérico)
• Nombre Curso (tipo texto)
• No. Horas (tipo numérico)
• Fecha inicio (tipo Fecha/hora)
• Fecha final (tipo Fecha/hora)
• Define como clave principal el campo Codigo Curso
• Guarda la tabla (nombre: Cursos)
• Cierra la tabla
• Cierra la base de datos