PROCESO PARA LA COMPRA

Y/O ABASTECIMIENTO
 REQUISICIÓN
Una requisición de compra es una solicitud al Departamento de Compras con el fin de
abastecer bienes o servicios.
El documento es a su vez originado y aprobado por el Departamento que lo requiere.
Requisición estándar Una requisición estándar debe contener la siguiente información:
 1. Fecha.
 2. Número (identificación).
 3. Departamento de origen.
 4. Cuenta a la que deberá cargarse.
 5. Descripción completa del material o servicio que se desea y cantidad.
 6. Fecha en la que se necesitará el material o el servicio.
 7. Cualesquiera instrucciones especiales de embarques o de entrega del servicio.
 8. Firma de la persona autorizada
 Requisición viajera Las personas siempre han adoptado y amoldado nuevas tecnologías
para los procesos de negocios. La forma de requisición para viajes es una innovación
usada para satisfacer las necesidades recurrentes y las partes estándares a efecto de
reducir los gastos operativos. En un sistema manual, es una forma de tarjeta de almacén
que contiene una descripción completa de un artículo. La persona que hace la
requisición envía la tarjeta al área de suministro, en la cual indica la cantidad y la fecha
en la que se necesitará. El área de suministro registra el proveedor, el precio y el número
de la orden de compra (purchase order, PO) del viajero y la devuelve a la persona que
hizo la requisición, quien llena la tarjeta hasta la siguiente orden.
El proceso para determinar qué conceptos se deben introducir en una requisición de viajes
y el flujo de información son útiles durante la transición hacia un sistema automatizado.
Lista de materiales Una lista de materiales (bill of materials, BOM) simplifica el proceso de
requisición de los artículos en línea que con frecuencia se necesitan en las organizaciones que
elaboran un artículo estándar a lo largo de un periodo relativamente largo.
Incluye todos los materiales y todas las partes, además de una provisión de repuesto que se
necesita para elaborar una unidad final: por ejemplo, un tostador de dos rebanadas.

Requisición de almacenes/inventarios Las necesidades se pueden satisfacer mediante una

requisición de materiales proveniente del inventario o a través de la transferencia de un
inventario excesivo a partir de otro departamento o división.
Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son:
– Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe estar pre-
impreso.
– Departamento solicitante.
– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.
– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que realiza la
autorización correspondiente.
– Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos imprecisos.
La cantidad debe ser exacta; es muy importante colocar la unidad requerida (kilos, litros,
unidades, etc.).
– Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra.
– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la
 COTIZACIÓN

Es un documento que no puede ser editable para quién la recibe, que informa del costo de
un servicio o producto además da una imagen de seriedad por parte de quién la emite que
es el vendedor o proveedor, además puede ser una carta de presentación para el cliente.

Una cotización por lo general tiene una vigencia, puede ser de una semana, 15 días o un
mes. Depende mucho de la empresa o servicio que estés cotizando.
-Nombre del cliente
-Nombre del vendedor, empresa
-Fecha de expedición
-Lugar de expedición
-Cantidad de productos, horas o servicios (si aplica)
-Descripción del producto/s o servicio/s
-Costo total (mencionar si se incluye I.V.A)
-Tiempos de entrega o realización del servicio
-Datos de contacto del proveedor o vendedor
-Zona territorial en donde se ofrecen los servicios, se
venden o envían los productos.
-Forma de pago
-Vigencia de la cotización
 PEDIDO
El pedido es un contrato de compraventa, y cualquier
incumplimiento del mismo puede perjudicar a alguna de las
partes. Hay diferentes formas de hacer un pedido; por
teléfono, por carta, por fax, por correo electrónico, con un
formulario de pedido, a través de agente comercial, etc.
Generalmente, el pedido será un documento que
redactará el comprador y se lo enviará al vendedor. Pero, a
veces, puede ocurrir que el comprador haga el pedido
utilizando fórmulas como la de devolver “aceptado” un
presupuesto que anteriormente había sido confeccionado y
remitido por el vendedor, etc.