Sustentación Proyecto Grado

Integrantes: Rollynson Robles

Jairo Gomez
Ricardo Gonzalez

Agosto 16 / 2018
Proyecto:
Tercerización administración red LAN, Wireless,
cableado estructurado Colpensiones
 Glosario de Términos

Red LAN: Una red LAN es aquella que está formada por computadoras,
periféricos y otros dispositivos que se encuentran interconectados para
que puedan compartir sus recursos y están conectados dentro de un área
geográfica especifica

Red Wireless: Es una red LAN inalámbrica

Cableado estructurado: se conoce como cableado estructurado al

sistema de cables, conectores, canalizaciones y dispositivos que permiten
establecer una infraestructura de telecomunicaciones en un área
geográfica especifica.
ARBOL DE PROBLEMAS
ARBOL DE OBJETIVOS
Ajustes: 1.1 No es clara la figura 2. Objetivos Estratégicos
 Ajustes: 1.2 Caso de Negocio
Analisis de Alternativas.

Impacto
Alternativas Costo 30% Tiempo 50% Total
Organizacional 20%

Alternativa 1 1 1 1 1
Administrar Servicio
Directamente
Alternativa 2 3 3 2 2,8
* ¿Cómo se determinó el valor de
Tercerizar Servicio
las alternativas en la tabla de
análisis de alternativas?¿ Cómo se
Criterios de aceptación.
define la escala de calificación de
Criterios
1,5 o 4,5.?
Impacto
Calificación Costo Tiempo
Organizacional
1 Inversión Alta >=$ Mayor a un año Alto, afecta más del
500.000.000 80% de la
organización
2 Inversión Media > $ Entre seis y doce meses Medio, afecta entre
100.000.000 y < $ el 20% y el 80% de
500.000.000 las áreas de la
organización
3 Inversión Baja <= $ Menor a seis meses Bajo, solo afecta el
100.000.000 área dueño del
proceso
Ajustes: 1.3 Marco Metodológico para realizar el trabajo
de grado

* Realizar una descripción de las herramientas para la

recolección de información, ¿únicamente contarán con
entrevistas estructuradas?

Herramientas para la recolección de información

* Entrevistas estructuradas: Son entrevistas que se realizan a los involucrados en el

proceso de administración de la red LAN mediante una lista de preguntas predeterminadas

* Software ARANDA: Software para la administración de incidentes y requerimientos de

tecnología
 Ajustes: 2.1 Estudio de Mercado
* Cómo se determina el incremento del 10% en el
dimensionamiento de la demanda.

Dimensionamiento de la Demanda

Se generan según estadísticas de Colpensiones del último año donde se

presentaron 320 incidentes, 83 requerimientos anuales y se espera un incremento
estimado del 10% de acuerdo a la información recolectada de los últimos tres años
así:

Año Incidentes Requerimientos Casos Incremento

2015 270 69 339

2016 293 84 377 11%

2017 320 91 411 9%

 Ajustes: 2.1 Estudio de Mercado
* No está definido el punto equilibrio oferta – demanda

En la siguiente grafica se muestra como los ahorros obtenidos mes a mes ($ 7.848.000) durante la
ejecución del contrato recuperan los costos asociados al proyecto ($ 36.635.844) , obteniendo la
recuperación total en el mes 5

Recuperación Costos Proyecto

$45,000,000

$40,000,000 $36,635,844 $39,240,000

$35,000,000
$31,392,000

$30,000,000

$23,544,000
$25,000,000
Valor

$20,000,000
$15,696,000
$15,000,000

$10,000,000 $7,848,000

$5,000,000

$-
1 2 3 4 5
Mes

ahorro costo proyecto

 Ajustes: 2.2 Estudio Tecnico
* Ampliar el análisis y descripción del proceso o bien o
producto o resultado que se desea obtener o mejorar con el
desarrollo del proyecto. Aquí se pueden plasmar los
requerimientos definidos en el contrato.

El proceso de licitación busca contratar el proveedor que cumpla con el 100% de los requerimientos
definidos en el contrato con el fin de mejorar el servicio de administración, operación y soporte de la red LAN,
WLAN y cableado estructurado de Colpensiones.

Con la contratación establecida se verá reflejado la mejora del servicio en los siguientes tópicos:

 Atención oportuna de incidentes

 Cobertura
 Disminución de fallas
 Alta disponibilidad de los servicios
 Renovación tecnológica
 Atención 7x24
 Recurso humano especializado
 Documentación actualizada y oportuna
 Actualizaciones de software y firmware
 Ajustes: 2.3 Estudio Económico - Financiero
* No se evidencia la evaluación financiera del proyecto
(indicadores de rentabilidad o de beneficio-costo o de análisis
de valor o de opciones reales) y el análisis de sensibilidad.

Análisis
Costo Anual Actual $ 358.176.000
(-) Costo Anual Tercerizado $ 264.000.000

Subtotal Ahorro Anual $ 94.176.000

(-) costo proyecto $ 32.754.231

Total Ahorro Anual $ 61.421.769

Al realizar la tercerización del servicio se obtendrá una reducción de costos en los gastos para el primer año
de operación por valor de $ 61.421.769 correspondiente al 17,15% de lo que se paga actualmente.
Si el contrato es renovado un año más manteniendo las condiciones de costos iguales, el ahorro es de $
94.176.000 correspondiente al 26,29%.

Conclusión

El resultado del análisis financiero es positivo ya que desde el inicio de ejecución del contrato de
tercerización no solo se empiezan a percibir ahorros en gastos de operación, sino que también se ven
beneficios a nivel de servicio basados en la disponibilidad de la red, el soporte y atención oportuno al
usuario final
 ACTA DE CONSTITUCION

Ver Anexo: Acta Constitucion.docx

ACTA DE CONSTITUCION.docx
 REGISTRO INTERESADOS
Influencia /
Información de Responsabilidad en el
Nombre del Interesado Titulo Expectativas Interés
Contacto proyecto
(1 a 5)
Mauricio Olivera Gerente general Cra 10 No. 72 - 33 Tercerizar el 5/5 Brindar los recursos
González Torre B Piso 11 servicio para el proyecto

Profesional. Tecnología Tecnología Cl. 73 #10-70 Piso 4 Mejoramiento en 3/5 Define requerimientos
el servicio tecnológicos

Abogado Jurídica Cl. 73 #10-70 Piso 5 Realizar contrato 4/2 Definición pliegos y
en la fecha contrato
estimada

Ordenador del gasto Financiera Cra 10 No. 72 - 33 Que se apruebe el 4/2 Solicita presupuestos
Torre B Piso 09 presupuesto
requerido

Arquitecto Administrativa Cl. 73 #10-70 Piso 5 Mejoramiento en 3/3 Define requerimientos

el servicio

Profesional área Administrativa Cl. 73 #10-70 Piso 4 Mejoramiento en 3/3 Define requerimientos
administrativa el servicio administrativos
 REGISTRO INTERESADOS
Profesional seguridad física Administrativa Cra 10 No. 72 - 33 Mejoramiento en el 3/3 Define requerimientos
Torre B Piso 09 servicio

Gerente técnico Tecnología Cra 10 No. 72 - 33 Integración de los 4/5 Gerente funcional
Torre B Piso 09 servicios

Encargado presupuesto Financiero Cl. 73 #10-70 Piso 5 Que se apruebe el 4/1 Asigna y expide
presupuesto requerido presupuestos

Asistente gerente técnico Tecnología Cl. 73 #10-70 Piso 5 Integración de los 3/5 Apoyo gerente funcional
servicios

Profesional mesa de ayuda Tecnología Cl. 73 #10-70 Piso 5 Mejoramiento en el 3/5 Define
servicio Requerimientos

Gerente Área Adtva Administrativa Cl. 73 #10-70 Piso 5 Cumplimiento con la 1/3 Asigna recurso humano
asignación del recurso administrativo al proyecto
humano

Gerente proyecto Gerente tecnología Cl. 73 #10-70 Piso 5 Cumplir con el 5/5 Liderar proyecto
proyecto en el tiempo
estimado
 EDT

Ver Anexo: EDT.xlsx

EDT.docx

DIAGRAMA DE RED

Ver Anexo: DiagramadeRed.xlsx

Diagrama de red.xlsx
 Plan de Gestión de Costos

Ver Anexo: desagregaciondecostos.xlsx

desagregaciondecostos.xlsx
ORGANIGRAMA
 ESTRCUTURA DESAGREGACION DE RECURSOS
Recursos del
Proyecto

Equipos Materiales
RRHH
$0 $0

Papelería
Gerente de Proyecto
Computadores Impresora 1 resma
Costo $11.267.593
11 1

Gerente Técnico Asistente gerente Técnico

Costo $3.018.296 Costo $2.672.882

TECNOLOGIA ADMINISTRATIVA JURIDICA FINANCIERA

1
1
Profesional
Profesional Profesional Profesional Ordenador Encargado
Seguridad Arquitecto Abogado
tecnología Mesa Ayuda Adtvo del Gasto presupuesto
Fisica $ 2.985.433 $ 4.853.652
$ 1.535.419 $ 1.549.814 $1.531.235 $ 725.737 $ 2.275.606
$ 1.531.235
 Plan de Gestión de Costos
* No se evidencian los indicadores de medición de desempeño

Los indicadores de desempeño están definidos dentro del formato de Plan de Gestión de
Costos
Indicadores de desempeño Descripción
NEGATIVO es por encima del presupuesto;
Variación del Costo ( CV) EV-AC
POSITIVO es por debajo del presupuesto.

NEGATIVO es retrasado respecto del

cronograma;
Variación del Cronograma (SV) EV-PV
POSITIVO es adelantado respecto del
cronograma.
Por cada $1 que gastamos, estamos obteniendo un
valor de $ _ en trabajo.
EV
Índice de Desempeño
AC Los fondos se están o no se están utilizando
del Costo (CPI)
eficientemente.
Mayor que uno es bueno; menor que uno es malo.

Estamos progresando (únicamente) a un por

Índice de Desempeño ciento del ritmo originalmente planificado.
EV
del Cronograma (SPI)
PV Mayor que uno es bueno; menor que uno es malo.
 Plan de Gestión de Recursos Humanos
* No se evidencia el histograma y horario de recursos
 Plan de Gestión de Recursos Humanos
* No se evidencia la definición de indicadores de medición del desempeño.

Los indicadores de desempeño están enunciados en el formato de plan de gestión de recursos

humanos

DEFINICION DE INDICADORES DE DESEMPEÑO

Se tomarán los siguientes indicadores para la evaluación de desempeño del equipo
del proyecto.
Indicador de cumplimiento: Mide el cumplimiento de los entregables en los
tiempos establecidos en el cronograma.
Cumplimento = Fecha planeada - Fecha de entrega
Si es positivo entrego a tiempo
Si es negativo entrego con retraso

Indicador de ausentismo: Mide el tiempo dedicado al proyecto respecto al planeado

Ausentismo= Tiempo laborado /Tiempo planeado
Si es 1 no hubo ausentismo del recurso
Si es menor que 1 hubo ausentismo del recurso
 Plan de Gestión de Comunicaciones
* En el marco del sistema de información de las comunicaciones se debe elaborar el flujograma y
el glosario de las comunicaciones (ver glosario.docx)

Flujograma Comunicación Reuniones

 Plan de Gestión de Comunicaciones

Flujograma
Comunicación Escrita
 Plan de Gestión de Adquisiciones
* No se evidencian los criterios de contratación
ID NOMBRE DESCRIPCION

Será requisito imprescindible acreditar la certificación ISO 9001 Sistema de

Gestión de Calidad.
CR01 Certificaciones de calidad y TI
En caso de participación en la licitación de una unión temporal, el criterio de certificación

de calidad deberán ser acreditados por todos y cada uno de los miembros de la misma

La empresa adjudicataria deberá portar una suscripción de soporte Premium o

CR02 Acuerdos fabricantes
similar para los equipos y herramientas a gestionar en el contrato

Podrán participar al concurso las empresas que demuestren mediante

CR03 Experiencia
certificaciones, la realización de mínimo tres contratos similares al objeto solicitado

Se requiere que los recursos destinados a dar el servicio de soporte y gestión

realicen su labor de forma presencial, para esto se requerirá un equipo de trabajo en el que

CR04 Recurso humano todos sus componentes disponga de certificación ITIL y tengan cinco años de experiencia

mínima en cargos similares en participación de proyectos basado en la utilización de

soluciones de gestión monitorización y operación de redes de telecomunicaciones

Se requiere de manera imprescindible que el proveedor cuente con cobertura en

CR05 Cobertura
 Plan de Gestión de Adquisiciones
* No se evidencian los criterios ejecución y control de compras y contratos.

Para gestionar y controlar de manera apropiada al proveedor es indispensable utilizar las siguientes
técnicas o criterios:

 Reuniones mensuales de seguimiento: Donde se verificarán las actividades realizadas por el proveedor
durante el mes inmediatamente anterior identificando cumplimiento o incumplimiento de acuerdos de
servicio, tiempos de atención, soluciones a incidentes, requerimientos y verificacion de reincidencias.
 Se realizará la evaluación del servicio prestado de acuerdo a las métricas establecidas en el plan de gestión
de adquisiciones
 Informes: Se solicitará al contratista la entrega de un informe ejecutivo el cual muestra de manera gráfica el
comportamiento de la red y su Up-Time de los últimos seis meses. Informe detallado de cada uno de los
incidentes y requerimientos presentados en el mes, con sus respectivas soluciones.
 Revisión Facturación: Para evitar sobrecostos innecesarios en la ejecución del contrato
 Documentación: El proveedor debe entregar mensualmente la documentación actualizada de la red,
indicando cambios realizados en el periodo, mediante actualización de planos, inventarios y topologías.
 Actas de entrega de equipos: Por este medio se documentarán los entregables de equipos o servicios
 Plan de Gestión de Interesados
* No se evidencia la matriz de temas y respuestas

Respuesta de la Empresa
Grupo de Temas relevantes
ID Subgrupos de Interés Categoría Cor Media Largo
Interés Tratados
to Plazo no Plazo Plazo

Clientes y Mejorar la calidad

1 Frecuentes Importante X
Usuarios del servicio

Condiciones de
2 Proveedor Necesario Importante X
contratación del servicio

Disponibilidad del
3 Tecnología Importante X
servicio

4 Áreas Administrativa Básico Formas de pago X

5 Colpensiones Jurídica Importante Pólizas necesarias X

Asignación
6 Financiera Básico X
 Plan de Gestión de Interesados
* No se evidencia la matriz de temas y respuestas
 Conclusiones

 De acuerdo al análisis realizado la mejor alternativa para Colpensiones es

tercerizar el servicio de administración red LAN, WLAN y cableado estructurado
por lo que se abre un proceso licitatorio para elegir el proponente que cumpla con
las mejores alternativas técnicas y económicas para llevar a cabo el proyecto.

 Con la ejecución del proyecto se obtiene un mejor servicio, generando una mejor
atención al usuario final y una administración de red eficiente

• Al tercerizar el servicio también se perciben ahorros en los gastos de la operación

 Recomendaciones

• Se debe asignar como supervisor del contrato para su respectivo

seguimiento, al área de tecnología, quien es el dueño del servicio.

• Es necesario realizar seguimiento periódico con el fin de evaluar el

desempeño del contratista.
Gracias