UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

INFORME
AUDITORÍA
AU-05

Auditores Internos del SIGC

15 de octubre de 2007
 CONTENIDO:

 REALIZACIÓN DE AUDITORÍA

 RESULTADOS

 ÁREAS DE OPORTUNIDAD

 CONCLUSIONES
REALIZACIÓN
DE AUDITORÍA
 Papel de la Auditoría Interna

 Es una herramienta eficiente y

confiable que tiene por objetivo
determinar la eficacia del Sistema
Institucional de Gestión de la Calidad
implantado y proporcionar
información para la toma de
decisiones de la Alta Dirección.
 Auditoría AU-05
Cliente

 La presente Auditoría ha sido

solicitada por la Alta Dirección, quien
definió los objetivos y alcance de la
misma. Por lo anterior, se reconoce a
ésta como cliente de la misma.
 Auditoría AU-05
Objetivos

 Verificar
la eficacia del SIGC (forma
en que contribuye a que la institución
cumpla sus objetivos)

 Localizar las oportunidades de

mejora, tanto para productos,
procesos o para el propio SIGC.
 Auditoría AU-05
Alcance

 El alcance de la Auditoría fue

dirigida a los procesos del SIGC:
A) Procesos Estratégicos
B) Procesos Sustantivos
C) Procesos de Soporte (No se incluyen
servicios bibliotecarios)
 Auditoría AU-05
Criterios

 Para la identificación de hallazgos de

conformidad y en su caso, detectar las No
Conformidades*, el equipo auditor utilizó
los siguientes criterios:
 • Documentación vigente del SIGC.
 • Norma ISO 9001:2000
 • Norma ISO 19011.
*Incumplimiento de los criterios de la auditoría.
 Auditoría AU-05
¿Cómo se auditó?

 Con la participación de 16 personas 8

auditores certificados y 8 en formación y
con la asesoría del Lic. Gabino Villa
Auditor de AENOR.
 Mediante entrevistas, encuestas y revisión
documental se verificó el cumplimiento de
los criterios de la auditoría en los procesos
y áreas bajo alcance de la misma.
RESULTADOS
 Auditoría AU-05
Resultados

 La Universidad de Quintana Roo cuenta

con un sistema de gestión de calidad
implantado, documentado y certificado, el
cual demuestra evidencia de su
operación.
 El personal entrevistado demostró interés
en trabajar utilizando el Sistema
Institucional de Gestión de la Calidad.
 Auditoría AU-05
Resultados

 El personal mostró interés en iniciar los

trabajos para evaluar el desempeño de
sus procesos, en seguir otorgando los
servicios y productos que por su
experiencia está comprometido a realizar.
 Se confirma el compromiso y la
oportunidad de avanzar hacia la mejora
continua en la organización.
 Auditoría AU-05
Resultados

 La Alta Dirección tiene identificado los

Objetivos de Calidad e indicadores
institucionales dentro de las “Parrillas
OVAR”.
 Auditoría AU-04
Resultados
Con base en los Criterios de la Auditoría, no se encuentra
evidencia documental suficiente de que la Alta Dirección
haya:
 Realizado las acciones necesarias para asegurar la atención de las no
conformidades de la auditoria Interna AU-04.
 Realizado un curso de inducción acerca del SIGC a los nuevos integrantes de
la comunidad universitaria comprometiendo principalmente a la Alta Dirección.
 Realizado la actualización de los organigramas.

 Evaluado los riesgos y el impacto sobre clientes, proveedores y otras partes

interesadas.

 Proporcionado una inducción, capacitación y evaluación de la eficacia de las

competencias de los recursos humanos.

RESUMEN DE NO CONFORMIDADES
 Auditoría AU-05
Resultados
TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Observaciones No en todos los casos, se muestra evidencia que exista un compromiso por parte
de los responsables del proceso, ya que las actividades las realizan
paralelamente al sistema.
El SIGC fue creado considerando a la Universidad como un todo y que
independientemente de las Unidades Académicas existentes, se hace
necesario operarlo como fue planteado y no como entidades independientes.
Se muestra evidencia documental de que no todos los procesos están
documentados en el SIGC.
No todos los casos, se encontró evidencia de que las áreas auditadas tengan
conocimiento de la elaboración del PAL 2008, aún cuando se señala en el
manual del SIGC que se desarrolla de agosto a noviembre, referente al PAL
2007, como costumbre institucional es utilizado como instrumento de
medición del alcance de metas, en algunos casos, las áreas auditadas se
encuentran registrando en fechas actuales sus logros correspondiente a los 3
primeros trimestres. Ejemplo: DBME, DCPH, DCI, DCSEA.
No en todos los casos se encontró evidencia de que las metas fijadas en el PAL
2007 puedan alcanzarse con los recursos finalmente otorgados. Ejemplos:
DCPH y DBME.
 Auditoría AU-05
Resultados
Desempeño de la Institución respecto a la Calidad
Zona 1. Baja Madurez de la “Cultura
de Calidad”; No Conforme
NO CONFORMIDAD - CONFORMIDAD

con la norma ISO 9001:2000.

ZONA 3 ZONA 4 Zona 2. “Cultura de Calidad Madura”;
No Conforme con la norma
ISO 9001:2000

ISO 9001:2000.
Zona 3. Baja madurez de la “Cultura
de Calidad”; Conforme con la
norma ISO 9001:2000.
ZONA 1 ZONA 2
Zona 4. “Cultura de Calidad Madura”;
Conforme con la norma ISO
9001:2000.
BAJO ALTO
MADUREZ DE LA CULTURA DE CALIDAD
 ÁREAS DE
OPORTUNIDAD
 Auditoría AU-04
Áreas de Oportunidad de Mejora

 El área especializada del SIGC debe verificar que las acciones se efectúen,
estableciendo las líneas de comunicación que aseguren el logro de las
mismas.

 La Alta Dirección debe asegurarse de que el SIGC funcione

permanentemente, aún cuando existan cambios de personal, para que se
vuelva un sistema sólido, eficaz y eficiente.

•No deberían aplicarse soluciones de tipo funcional, a nivel operativo,

sin la aplicación de un método eficaz para el análisis de las causas
raíz de los problemas y sin un enfoque a procesos.
 Auditoría AU-04
Áreas de Oportunidad de Mejora

 Plantear objetivos medibles y coherentes con la política de calidad y

asegurar su implantación.

 Analizar los procesos, para satisfacer los objetivos del SIGC y lograr su
eficacia.

 Verificar los procesos de toma de decisiones (para la planificación, gestión

y administración de los recursos, materiales, infraestructura y ambiente de
trabajo).

 Verificar los mecanismos para asegurar la efectiva planeación, operación y

control de los procesos.
 Auditoría AU-04
Áreas de Oportunidad de Mejora

 Identificar las necesidades de capacitación y las competencias del personal

y evaluar la eficacia de las acciones realizadas.

 Diagnosticar la actitud y disponibilidad al cambio en todos los niveles de la

organización.

 Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la

eficacia del SIGC y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua
de la eficacia del sistema.
 Realizar una Revisión al Manual de Calidad para su actualización
 Auditoría AU-04
Áreas de Oportunidad de Mejora

 Redefinir el proceso del CEN

 Asegurar que los objetivos de la
calidad y/o de la organización se
estén cumpliendo.
CONCLUSIONES
 Auditoría AU-04
Conclusiones
De no implementarse las acciones correctivas necesarias
para atender las No Conformidades, el SIGC corre el riesgo
de:
 Una reproducción geométrica de la documentación.
 Pérdida de eficacia y eficiencia del los procesos y del sistema.
 Auditoría AU-04
Conclusiones

LOS RESULTADOS DE ESTA AUDITORÍA DEBEN SER

CONSIDERADOS PARA DEFINIR E IMPLEMENTAR
ACCIONES INMEDIATAS QUE ASEGUREN SU
OPERACIÓN Y MEJORA. EN ESTE SENTIDO, SE INVITA
A TODAS LOS PROCESOS QUE AÚN NO HAN SIDO
INCLUIDOS, INCORPORARSE AL SIGC, COMO ES EL
CASO DEL PROCESO ENSEÑANZA- APRENDIZAJE.
 Auditoría AU-05
Informan
Función en la
Nombre Completo Dirección
Auditoría
Alberto del Moral Cima Auditoría Interna Auditor
Adela Marissa Joven Sánchez Dirección de Administración y Finanzas Auditor
Blanca Estela Moo Canul División de Desarrollo Sustentable Auditor
Cristina Caamal Pérez Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor
Francisco Sánchez Hidalgo Morales Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor
Lila García Álvarez Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor
María de Guadalupe Cuellar Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor
Espadas
Rosario Lima Pita Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor
¡Gracias por su tiempo!