PRESENTACIÓN

GTC 185
 ASPECTOS GENERALES: Son aspectos esenciales para la generación de documentos. Todos estos documentos pueden
imprimirse a dos caras si llega a ser necesario

2. ESTILOS 3. MÁRGENES 4. FUENTES

1. ZONAS

ZONA 1 Para efectos de la distribución Se recomiendan las siguientes Se recomienda en toda la

del contenido de la como se márgenes: comunicación se escriba en una
Se recomienda usar estas medidas: 14 cm
tienen tres estilos. Nota: Estos fuente clara y agradable a la
horizontal desde el borde izquierdo de la hoja y  Superior: 3 y 4 cm
entre 3 y 4cm verticales desde el borde superior estilos se usan de acuerdo con vista del lector. La fuente
 Inferior: 2 y 3 cm
los establecidos en los debería ser homogénea con el
 Razón social  Lateral izq: 3 y 4 cm
procesadores de palabras. fin de no presentar
 Logotipo y NIT  Lateral der: 2 y 3 cm
inconvenientes ara su lectura,
impresión, digitalización y
ZONA 2 BLOQUE EXTREMO Si se va a imprimir por ambos lados microfilmación.
Todas las líneas parten del margen se recomienda márgenes laterales
Se recomienda usar estas medidas: 1,5 y 2 de 3 cm. Cuando se usa papel sin Tamaño: 10 y 12
izquierdo.
cm desde el borde inferior de la hoja y membrete se deja un margen Se sugiere no utilizar negrilla.
centrado. superior de entre 3 y 4 cm y un
 Dirección BLOQUE inferior de 2 y 3 cm
 Apartado Las líneas de código, lugar de
 Correo electrónico
origen, firma y cargo se escriben
 Sitio web
partiendo del centro del escrito
 Fax y Lugar de origen
 País hacia el margen derecho.

ZONA 3 SEMIBLOQUE
Espacio superior derecho destinado al El primer renglón de cada
registro y radicación del documento; es párrafo tiene una sangría de 5 a
complementaria de la zona uno. 10 espacios.
 ASPECTOS GENERALES: Son aspectos esenciales para la generación de documentos. Todos
estos documentos pueden imprimirse a dos caras si llega a ser necesario

5. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

5.1. Identificación de páginas subsiguientes 5.7. Datos del Remitente

5.2. Código 5.8. Líneas Especiales
5.3. Lugar de Origen y Fecha de Elaboración • Anexos
5.4. Datos del Destinatario • Copias
• Denominación o Título Académico • Identificación del Transcriptor, redactor y
otros participantes en la elaboración de las
• Nombre del Destinatario
comunicaciones
• Cargo
5.9. Número de Copias
5.5. Asunto
5.10. Soportes
5.6. Cuerpo o Texto
5.11. Recomendaciones
 CARTAS: La expedición está a cargo de funcionarios o empleados, se recomienda
elaborar las cartas, oficios, A4 con logo, membrete y pie de página
1. CARACTERÍSTICAS
• Distribuir el texto de
acuerdo con su extensión
• Usar tratamiento
respectivo y cortés
• Emplear estilo
gramatical, natural y
sencillo continuo
• Tratar un solo tema por
comunicación
• Redactar en forma clara
y concreta.
2. UTILIZACIÓN DE
LA CARTA
• Tramitar, desarrollar o
agilizar un asunto
• Dar respuesta a una
comunicación decidida
• Confirmar eventos
ocurridos o pendientes
• Felicitar, invitar o convocar
• Hacer llamados de
atención entre otros
• Informar sobre un hecho,
expresar necesidades o
hacer solicitudes.
3. CLASES DE 4. PARTES DE LA
CARTA CARTA
• ORGANIZACIONALES: Se • Código
produce en el desarrollo • Lugar, Origen y Fecha de
de las actitudes Elaboración
• Destinatario
• OFICIALES: Se produce en • Denominación o Título
las oficinas públicas y las Académico
organizaciones del estado • Nombre del Destinatario
• Cargo
• PERSONALES: Se produce • Organización
entre quienes se conocen, • Dirección
en ellas se puede utilizar • Nombre Lugar de Origen
un lenguaje informal • País
• Asunto
• Saludo
• Texto
• Despedida
• Remitente y Firmas
Responsables
 MEMORANDOS: Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre
las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización

1. CARACTERÍSTICAS 2. UTILIZACIÓN DE 3. PARTES

DE REDACCIÓN Y MEMORANDO
PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los • Informar sobre un hecho en forma • Encabezado

siguientes aspectos: breve • Denominación del
documento
▪ Utilizar los formatos normalizados • Expresar necesidades • Código
en los manuales de cada • Fecha
organización • Hacer requerimientos • Encabezamiento
▪ Redactar en forma clara, breve, • Destinatario y remitente
directa, sencilla, cortés y en modo • Regular o aclarar una situación • Asunto
impersonal o en primera persona • Texto
• Tramitar, desarrollar o agilizar un • Despedida
del plural.
asunto • Remitente y firmas
▪ Distribuir el texto de acuerdo con responsables
su extensión. • Dar respuesta a una comunicación • Líneas especiales
recibida
▪ Tratar preferiblemente un solo
tema por memorando. • Reiterar información, requerimiento
o solicitud urgente
 CIRCULARES: Son comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas tanto interna como externamente

1. CARACTERÍSTICAS DE 2. CLASES DE 3. PARTES 4. USO DE LAS

REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN CIRCULARES CIRCULARES

Se deben tener en cuenta los siguientes • La circular general se • Encabezado • Informar sobre un hecho
aspectos: dirige a un grupo • Código • Permite, dentro de una
específico de personas • Lugar de Origen y Fecha institución, un enlace
• Tratar un solo tema vertical descendente (de
de Elaboración
• Iniciar y finalizar el texto con una frase • La carta circular está • Encabezamiento y superior a subordinado) y
de cortesía dirigida en forma Destinatarios horizontal (entre personas
personalizada. • Asunto del mismo rango)
• Redactar en forma clara, precisa, • Saludo • Generalmente, se dirige a
concreta y concisa • Texto todo el personal o a las
• Usar un tratamiento respetuoso y cortés • Despedida dependencias
• Remitente y Firmas subordinadas
• Emplear un estilo gramatical natural, Responsables • Cuando la circular tiene un
sencillo y continuo • Líneas Especiales buen número de
• Utilizar los formatos normalizados en el • Identificación de Páginas destinatarios se recurre a
Subsiguientes la impresión
manual de procedimientos de cada
mimeografiada o a copias
Organización
fotostáticas.
• Distribuir el texto de acuerdo con su
extensión
 ACTAS: Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor
administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

1. CARACTERÍSTICAS DE 2. UTILIZACIÓN DE 3. CLASES DE 4. PARTES DE

REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN LAS ACTAS ACTAS LAS ACTAS

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que • Las actas se Existen varias clases de actas • Título
se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter utilizan como entre las cuales se destacan: • Denominación del
de la reunión es ordinario o extraordinario. registro de todo lo documento y número
acontecido y • Actas de comités • Encabezamiento
Cada acta que se elabora debe expresar lo • Actas del concejo • Lugar de origen y
acordado en una
tratado en una reunión o situación específica, reunión o situación municipal fecha de la reunión
sin describir detalles intrascendentes. específica. • Actas de consejos • Hora
• Actas de junta directiva • Lugar
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto
• Actas de asambleas • Asistentes
las de descargo que deben redactarse en tiempo
presente. Se recomienda no presentar errores • Actas de reuniones
administrativas
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
• Actas de levantamientos
puntuación.
de cadáveres
Los párrafos deben ser concisos, claros y con • Actas de baja de
énfasis en las decisiones tomadas. Sin inventarios
embargo, por solicitud expresa de algún • Actas de eliminación de
participante, se anotan las discrepancias o documentos
aclaraciones necesarias. • Actas de sociedades
• Actas de entrega
 INFORMES: Es un documento escrito, con el propósito de comunicar o dar una información a nivel de la organización.
Su expedición está a cargo de funcionarios o empleados autorizados en cumplimiento de sus funciones.

1. CARACTERÍSTICAS DE 2. UTILIZACIÓN DEL 3. CLASES DE 4. PARTES DE

REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN INFORME INFORMES LOS INFORMES

En los informes se deben tener en cuenta los • Regular o aclarar una Los informes pueden ser: • Encabezado
siguientes aspectos: situación
• Informar sobre un hecho, • Resumen ejecutivo, que tiene de • Razón social
• Tratar un solo tema por informe • Dependencia
expresar necesidades o una a tres páginas
• Redactar en forma clara, precisa, hacer requerimientos
concreta y concisa • Tramitar, desarrollar o • Informe corto, que consta de • Código
agilizar un asunto una a 10 páginas
• Usar tratamiento respetuoso y cortés • Titulo
• Reiterar una información,
• Redactar en forma impersonal (se un requerimiento o • Informe extenso, de 11
proyecta, se estudió) solicitud urgente páginas en adelante. • Lugar de origen y
• Impugnar o corregir una fecha de
• Utilizar los formatos normalizados, de Existen informes periódicos y elaboración
situación
acuerdo con los manuales de cada • Presentar detalles sobre esporádicos, de acuerdo con los
organización un aspecto determinado. requerimientos de la entidad. • Objetivo
• Disponer el orden en que se van a Entre ellos tenemos: comerciales,
técnicos, de actividad, de gestión, • Conclusiones,
describir y contar las actividades
de proyectos, de investigación o recomendaciones
realizadas y Firma
financieros.
• Elegir el lenguaje técnico adecuado, así
como el tono para presentar los hechos.
 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS: Son documentos de carácter probatorio, público o privado

1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y 2. UTILIZACIÓN DEL 3. PARTES DE LOS

PRESENTACIÓN CERTIFICADO Y CONSTANCIAS CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
CERTIFICADOS: El certificado es La constancia y la certificación tienen como Dar fe mediante un
• Código
un documento de carácter objetivo fundamental dar a conocer información escrito sobre el
• Lugar de origen y
probatorio, público o privado de carácter personal. Se deben tener en cuenta comportamiento de una
fecha de
los siguientes aspectos: persona, también en
• Calificaciones obtenidas elaboración
cuanto a estudios
dentro de períodos • Redactar en forma clara, precisa, concreta y • Cargo
realizados y demás.
académicos concisa • Identificación del
documento
• Registro civil o parroquial de • Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y • Texto
nacimiento, bautizo o de cortés • Remitente y firmas
defunción responsables
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y
CONSTANCIAS: La constancia continuo
es un documento de carácter • Utilizar los formatos establecidos en cada
probatorio, que no requiere organización
solemnidad, puede ser personal
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
• Tiempo de servicio
• Suministrar la información en forma
• Experiencia personalizada
• Salarios u honorarios • Expedir siempre en original.
 HOJA DE VIDA CORPORATIVA: Relación de datos personales, información laboral, académica y experiencia laboral
que registra y guarda la organización al cual se encuentra vinculado el trabajador. Esta hoja de vida es alimentada por la
organización en donde agregan todas las competencias, logros eventos, novedades que obtenga un trabajador durante su
periodo laboral en la organización

1. CARACTERÍSTICAS 2. UTILIZACIÓN DE 3. PARTES DE LA

DE REDACCIÓN Y HOJA DE VIDA HOJA DE VIDA
PRESENTACIÓN CORPORATIVA CORPORATIVA

Se recomienda que cada • Este documento es estipulado por • Identificación del

organización establezca tanto los cada organización para la documento
datos que considere necesarios y decisión del manejo de • Nombre
información interno • Datos básicos
relevantes, de acuerdo con las
• Información laboral
particularidades de su perfil y
• Se puede archivar de manera • Información
operación, así como el formato o
física o digital académica
formulario que más se ajuste a • Experiencia laboral
dichas necesidades, el cual puede • Investigaciones,
• Se tiene información breve, veraz
conservarse en forma física o y eficaz publicaciones y
digital o ambas. distinciones o premios
 SOBRES COMERCIALES: Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es
el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente

1. CARACTERÍSTICAS DE 2. UTILIZACIÓN 3. CLASES DE 4. ZONAS DE 4. PARTES DE

REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS SOBRES SOBRES LOS SOBRES LOS SOBRES
COMERCIALES
• Registrar los datos del Según su uso, los sobres se ZONA 1: Razón • Tercio I29 se
destinatario de forma clara y Proteger el clasifican en: social, sigla o escribe información
completa. documento acrónimo y Nit. como confidencial,
y la • Sobre oficio con personal, contiene
• Tener impreso el membrete de la ventanilla o sin ventanilla ZONA 2: disquete,
información
organización. • Sobre carta con Impresión de la videocinta,
ventanilla o sin ventanilla dirección CD.ROM, entre
• Que el sobre tenga el tamaño • Sobre para tarjeta d) topográfica y otros en mayúscula
apropiado. sobre de manila (extra electrónica, fax, sostenida
oficio, oficio, carta y pág. web, el • En el tercio central
• En los sobres grandes los datos media carta, con apartado aéreo, se escriben los
del remitente puede ser ventanilla o sin el teléfono fijo o datos del
horizontal o vertical en este en ventanilla). móvil, el nombre destinatario
este último caso dejar la solapa de la ciudad o • El tercio derecho
hacia el lado derecha. De acuerdo con su destino, municipio de uso exclusivo de la
en: origen, el país. oficina de correos.
• Número de teléfono.
• Local ZONA 3: Exclusivo
• La etiqueta debe adherirse al • Nacional de las oficinas de
segundo tercio del sobre. • Internacional. correo
 MENSAJES ELECTRÓNICOS: Es un medio por el cual se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas,
memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido

1. CARACTERÍSTICAS 2. UTILIZACIÓN DE 3. PARTES DE

DE REDACCIÓN Y MENSAJES MENSAJES
PRESENTACIÓN ELECTRÓNICOS ELECTRÓNICOS

• Tratar un solo tema por comunicación • Gestionar contactos • Encabezamiento: informa a

la receptores quien es el
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y remitente del mensaje
• Enviar y recibir
concisa documentos • Para: indica la dirección del
• Usar tratamiento respetuoso y cortés destinatario
• Comunicarse • Asunto: se recomienda una
• Redactar en primera persona del plural y usar
frase corta y lo mas
el tratamiento de usted en singular o plural • Gestionar agenda descriptivo
• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y • Cuerpo del texto: se
continuo recomienda que el saludo y
la despedida sean como una
• Utilizar los formatos normalizados en los carta norma
manuales de cada organización
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
 TARJETAS PROTOCOLARIAS: Forman Parte de la Comunicación Organizacional Escrita Para el Manejo de
Relaciones Públicas y de Negocio. Proyecta Imagen Corporativa, Ejecutiva, de Oferta y Venta en Bienes y Servicios.

1. CARACTERÍSTICAS 2. UTILIZACIÓN DE 3. PARTES DE LAS

DE REDACCIÓN Y LAS TARJETAS TAREJETAS
PRESENTACIÓN PROTOCOLARIAS PROTOCOLARIAS

La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían • Informar de una • Logotipo de la organización
de acuerdo con el objetivo que buscan. manera adecuada (adaptado al tamaño de la tarjeta)
• Tarjetas de presentación (Buscan facilitar, a quien las y clara sobre algún
recibe, tener la información para contactar al directivo o hecho o • Razón social completa con el
acrónimo o sigla que lo representa
funcionario requerido) acontecimiento a
realizar • Nombres y apellidos completos del
directivo o funcionario de la
• Tarjetas de invitación • Expresar gratitud o organización que va a utilizar la
felicitaciones tarjeta
• Tarjetas de agradecimiento y felicitación (Las de • Cargo que desempeña
agradecimiento incluyen mensajes que expresan gratitud. Su
estilo requiere pertinencia de acuerdo con la ocasión y • Dirección, teléfonos fijos y móviles,
preferencias del remitente) telefax, apartado, correo
electrónico, sitio web, si lo tiene,
ciudad o municipio y país.

Tratamiento: Ejemplo:
• Señor.
• Doctor.
• Licenciado.
• Ingeniero.
Saludos: Ejemplos:
• Apreciado señor Botero
García:
• Respetada ingeniera Gloria
María:
• Señora ministra:
El uso de estimado o apreciado
señor se hace solamente para
personas de confianza
Despedidas: Ejemplos:
• Atentamente, Cordialmente,
Sinceramente,
• Agradecemos su gentil
colaboración.
• Nos despedimos atentamente
y esperamos su respuesta
antes de cuatro días.
ANEXOS A
Uso de mayúsculas y
minúsculas: nombres propios
de personas, lugares,
organizaciones, nombres de
cargos y dependencias se
escriben con mayúscula
inicial.
En español se escriben con
minúscula los días, los meses,
los puntos cardinales y las
estaciones del año, excepto
después de punto y al
comienzo de párrafo.
Se deben tildar todas las
vocales escritas en mayúscula
sostenida.
Escrito de fechas, horas y números:
Los números de cuatro cifras que
representan años no se separan con
espacio ni con punto. Ejemplos:
Año 2009, Año 2010.
Dentro de un texto o documento se
escribe la fecha completa, se
representa en orden de día, mes y
año. Ejemplo: 1 de enero de 2009.
La hora del día está basada en el
sistema internacional de 24 horas y
después de la cifra se escribe la
palabra horas. Ejemplo: La reunión
del Comité 188 será a las 15:30
horas.
Las cantidades dentro de un texto
del uno al nueve se escriben en
letras y del 10 en adelante, en
cifras. Ejemplo: Enviamos dos folletos
con un total de nueve hojas cada
uno.
Plegado de los documentos:
• Para sobre con
ventanilla:
Se hace de acuerdo con las
dimensiones del sobre que
emplee cada organización,
teniendo cuidado de que se
puedan leer todos los datos
del destinatario.
• Documentos con más de
dos folios:
Cuando el documento consta
de más de dos folios, se
recomienda no utilizar sobre
rectangular. Lo más
conveniente es utilizar el
sobre de manila carta u
oficio, dependiendo del
tamaño y cantidad de folios
de los documentos que se van
a enviar.
 GTC 185
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las
organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas
aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.

La Guía tiene como base las normas:

NTC: 3393
NTC: 3234
NTC: 3397
NTC: 3394
NTC: 3588
NTC: 3369
NTC: 3235
NTC: 4176