EL PERSONAL

LOS INVITADOS
Especialistas de un determinado tema invitados para
dar conferencias dentro del evento. Generalmente, son
invitados extranjeros que vienen ocasionalmente a algunas
actividades y que cuentan con una trayectoria importante, por lo
que suelen ser uno de los mayores atractivos o motivo principal
de convocatoria.
 LOS PANELISTAS

Especialistas invitados para desarrollar un tema y

debatir diferentes cuestiones, en el marco de un foro,
un panel o una mesa redonda.
 LOS ASISTENTES

Son los participantes o visitantes del evento,

quienes asisten a las diferentes actividades.
LA AGENDA
Es:
El programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de
temas, tareas o actividades para su realización en un periodo de
tiempo determinado.
La palabra proviene del latín agenda, que significa ‘cosas que se
han de hacer’. Se utiliza en general para denominar al cuaderno
de notas en blanco que ha de ser llenado por el o los usuarios
que desea organizar algo.
Se refiere a:
Serie de asuntos, compromisos u obligaciones que
una persona ha ordenado, dispuesto y planificado
para ir tratando en un periodo de tiempo específico.
Lista de temas que serán abordados durante una
reunión.
 TIPOS DE AGENDA
 Agenda religiosa: libro con las regulaciones para las acciones de culto y la
liturgia de algunas religiones como el bautismo, el matrimonio, el entierro, etc.
 Agenda personal: cuaderno de anotaciones cronológicas, en donde una
persona va registrando sus actividades pendientes como: pagos, cobros, ahorros,
citas sociales o de trabajo, sus fechas importantes familiares cumpleaños,
aniversarios y toda clase de fechas importantes.

 Agenda electrónica: se ajusta a las necesidades del usuario en cuanto a

la organización de sus actividades en el tiempo. Actualmente existen también
aplicaciones para el teléfono celular Smartphone o Tablet, que cumplen con esas
funciones. Estos equipos cuentan con pantalla táctil, conectividad por cable o
WiFi.
 Agenda de reunión: conocida como la orden del día. Es el menú de actividades
programadas para un día y una hora específica, un listado de temas que serán discutidos o
tratados en el transcurso de la reunión. Establece los objetivos de las juntas de trabajo.
Son la mejor manera de cubrir la mayor cantidad de temas pendientes, pues siguiéndolas
al pie de la letra, las necesidades informativas o estratégicas de la organización quedan
perfectamente cubiertas. El orden del día utiliza un formato predefinido que incluye unos
minutos para la bienvenida y otros para la clausura de la misma.
LAS INVITACIONES
Hacen parte de las comunicaciones de las compañías para el manejo de las relaciones
públicas.

Debe llevar:
 Logotipo de la empresa
 Razón social
 Datos completos de quien invita
 Motivo de la reunión
 Día y hora
 Número telefónico
 Las reuniones eficientes
1. Establecer una agenda: cada reunión debe tener un objetivo que se debe
incluir en la invitación junto con los temas que se van a tratar. La duración y el lugar.
2. Preparar la reunión: preparar todo previamente para que este disponible
para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos,
hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.
3. Exigir puntualidad: comenzar a tiempo y con todos los invitados presentes
asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Si se ve
limitado por tardanzas, quedarán temas pendientes y se tomarán decisiones
apresuradas.
4. Realizar la apertura formal de la reunión: el coordinador debe dar
comienzo a la reunión, con un repaso de la agenda. La presentación de los participantes o la
primera intervención de cada uno.
5. Conducir la reunión: El conductor del encuentro tiene que asegurar el
cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones y orientar al grupo
hacia los objetivos planteados. Si hay una negociación como centro de la reunión, el
coordinador debe actuar como mediador, para que pueda resolverse.
6. Cerrar la reunión: toda reunión debe tener un punto final en el que se recapitule
lo tratado y decidido. Generalmente este espacio de cierre incluye el debate de dudas,
próximos pasos o tareas pendientes.
7. Recordatorio de tareas: es necesario que el coordinador se asegure de que se
comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas, para lo que una síntesis de la
reunión es la herramienta indicada.