Apresentação 512

Curso de
Organização e Gestão de Eventos
1
Planeamento de Eventos
Introdução ao Planeamento
A Local, Data e Público-Alvo
G Programa do Evento
E Afectação de Recursos
N Estratégia de Comunicação
D Planeamento Logístico
A Orçamento
Plano de Evento
2
Importância do Planeamento
«A melhor preparação para o bom trabalho

de amanhã é o bom trabalho de hoje.»
Elbert Hubbard
«O fracasso no planeamento é o planeamento

para o fracasso.»
Anónimo
3
Processo de Planeamento
Metas e
Proposta Estudo de Viabilidade
Objectivos
Plano de Necessidades de
Implementação Implementação
Acompanhamento e Avaliação
Prática Futura
4
Local do Evento
Selecção do Local
• Objectivo do evento
• Formato
• Requisitos logísticos
• Interesse/expectativas dos participantes
• Seleccionar o tipo de instalações
• Avaliar a escolha (visita)
5
Local do Evento
Check-List - Visita ao Local do Evento
Acessibilidades
•Transporte disponível
•Custos de transporte
•Vias de ligação
•Proximidade do aeroporto
•Estacionamento
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Local do Evento
Envolvente
•Serviços
•Atracções
•Actividades recreativas
•Condições climatéricas
•Segurança na zona
7
Local do Evento
Aspectos Gerais
•Apresentação
•Atendimento
•Sinalética/Orientação
•Estacionamento •Acessos para Montagens e
•Área de Recepção/Check-in Desmontagens
•Acessibilidade à Informação •Abastecimento de Água e
•Serviços Auxiliares Energia
•Limpeza, Segurança •Qualidade/Reputação do Serviço
•Controlo de Acesso •Política/Condições de Aluguer
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Local do Evento
Espaços
•Dimensão/Capacidade •Acessibilidade a outras áreas

•Acessibilidade •casas de banho
•Versatilidade •bares
•Insonorização/Acústica •bengaleiros
•Climatização •salas de apoio
•Iluminação •arrumos
•Equipamento Instalado •telefones
•Zonas de serviços •hall
•Áreas de Apoio •salas de espera
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Local do Evento
Equipamentos
•Quantidade
•Diversidade
•Qualidade
•Estado dos equipamentos
•Revisão/Manutenção
•Apoio Técnico
•Funcionamento/Manuseamento
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Local do Evento
Serviços Especializados
•Decoração
•Animação
•Catering
•Registo Audiovisual
•Recepcionismo/Secretariado
•Baby Sitting
•Segurança
•Tradução Simultânea
•Primeiros Socorros
•Posto Médico/Enfermagem
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Data do Evento
Selecção da Data
Quando o organizador está a definir a data do evento

deve ter em atenção:
• Datas Comemorativas
• Feriados Nacionais
• Feriados Municipais
• Eventos Concorrentes
• Épocas Altas e Baixas
• Condições Climatéricas …
12
Público-Alvo do Evento
Conhecer o público
• Definir número de pessoas a atingir
• Identificar público de interesse (características)
• Conhecer as suas necessidades e expectativas
“Quantidade de participantes pode não coincidir
com a qualidade da sua satisfação”.
13
Programa do Evento
Diferentes Programas
• Programa Interno vs Externo
• Programa Provisório vs Definitivo
• Programa Principal
– Temas
– Oradores/Animadores
– Tempo
• Programa Extra
– Actividades sociais, desportivas, culturais, turísticas, etc.
– Participantes, convidados, acompanhantes
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Recursos Necessários
Recursos Financeiros
 Capital disponível Subsídios Públicos

Doações de Entidades Privadas
 Despesas a efectuar Contribuições Particulares
Programas Especiais
 Fontes de financiamento
Venda de Bilhetes e Mercadorias
Patrocínio, Apoio e Mecenato
Taxas
15
Patrocínio, Apoio e Mecenato
O que são? Quais as diferenças?
 Patrocínio
Financiamento com troca comercial.
 Apoio
Parceria que implica cedência de recursos.
 Mecenato
Financiamento com benefícios fiscais.
16
17
Recursos Humanos
 quantidade e qualificação do pessoal
 pessoal interno, externo ou voluntário
Processo de Gestão de RH
 Determinar necessidade de pessoal
 Analisar e descrever funções
 Definir politicas e procedimentos
 Elaborar orçamento
 Efectuar recrutamento e selecção
 Formar a equipa
 Supervisionar e avaliar o desempenho
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Recursos Humanos
Descrição de Tarefas
Nome do Cargo - Supervisor de Estacionamento.
Função Geral - Responsável pela entrada, estacionamento e

saída de todos os veículos que vêm ao evento.
Tarefas Específicas
-Organizar o espaço e a distribuição adequados para o estacionamento;
-Garantir facilidade de entrada e saída para todos os veículos
-Estacionar todos os veículos de forma segura e protegida;
-Garantir prestação de serviços a todos os grupos especiais;
-Estabelecer ligações com exigências relevantes.
Subordinado a Gerente do local

Seus subordinados Seis colaboradores
Possui ligação com Coordenador VIP, Polícia e Guardas de Trânsito
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Recursos Humanos
INFORMAÇÕES PARA A EQUIPA DE EVENTO
Regras Básicas
• Exibir sempre a Acreditação de forma visível.

• Assinar o registo de assiduidade.
• Assegurar a visibilidade do uniforme.
• Não fumar.
• Não ingerir bebidas alcoólicas.
• Não comer no local de desempenho de funções
• Não pedir autógrafos.
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Recursos Humanos
Regras Básicas (cont.)
•Não tirar fotografias (com câmara, telemóvel).

• Limitar a utilização de telemóvel ou bip.
• Não usar elementos identificativos (clubísticos, partidários
ou outros).
• Não prestar quaisquer declarações à comunicação social.
• Respeitar as indicações dos responsáveis.
• Cumprir horários definidos.
• Notificar respectivos coordenadores, em caso de atraso ou
ausência.
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Recursos Humanos
Regras de Ouro
•Ter uma aparência cuidada (cabelo, rosto e mãos).

•Manter o uniforme limpo e apresentável.
•Cumprimentar sempre, sorrir e olhar nos olhos com simpatia.
•Dar informações, explicações e alternativas.
•Mostrar disponibilidade, interesse e empatia.
•Transmitir confiança, honestidade e sinceridade.
•Usar uma linguagem correcta e adequada, evitando expressões
populares ou calão.
•Não comer, mascar e/ou ingerir bebidas alcoólicas no
cumprimento das suas tarefas.
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Recursos Humanos
Regras de um Serviço de Excelência
•Aceitar que cada pessoa é diferente.

•Dar tempo para que cada pessoa coloque questões
e tire dúvidas
•Dar uma resposta ajustada às necessidades e
motivações individuais.
•Responder de forma rápida e eficaz, dando a
resposta efectiva ou encaminhando.
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Recursos Humanos
Atendimento a Pessoas com Deficiência

• Aproximar-se com naturalidade
• Nunca ajudar sem perguntar primeiro
• Ajudar, se possível sem chamar a atenção
• Não subestimar a pessoa com deficiência
• Fazê-la sentir-se integrada e não diferente
• Assegurar-se que o portador de deficiência auditiva consegue ler
nos seus lábios, mas mantendo um tom de voz normal. Registar a
informação por escrito pode ser uma boa opção.
• Permanecer junto do portador de deficiência visual, permitindo o
contacto visual, mas respeitando o seu espaço.
• Identificar-se, ao dirigir-se ao portador de deficiência visual,
indicando os locais e percursos de modo detalhado.
• Entender se a sua ajuda for rejeitada.
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Recursos Físicos, Materiais e Serviços

Infra-estruturas
Equipamentos diversos
Serviços diversos: animação, decoração,…
Serviços de apoio: abastecimento, limpeza,…
Recursos Legais e de Risco

Contratos
Licenças e Registos
Seguros
Segurança
Serviços de emergência
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Legislação
A organização de um evento implica o cumprimento de diversa

legislação.
É conveniente a consulta de legislação nas seguintes áreas:
•Licenciamento de espaços
•Afixação de publicidade
•Lei da Acústica
•Direitos de Autor
•Registo de Marcas
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Legislação (Exemplo)
Lançamento de Fogo de Artifício

O lançamento de fogo- de-artifício encontra-se regulamentado através do
Decreto-Lei nº 156/2004 de 30 de Junho, que estipula que, em todos os
espaços rurais, durante o período crítico - leia-se época oficial de fogos -,
o "lançamento de foguetes, de balões com mecha acesa e qualquer tipo
de fogo-de-artifício ou outros artefactos pirotécnicos não são permitidos,
excepto quando não produzam recaída incandescente". Estas restrições
mantêm-se fora do período crítico, desde que se verifique o índice de
risco de incêndio de níveis muito elevado e máximo.
A competência para a concessão da licença para o lançamento de
foguetes pertence à PSP ou à GNR dos respectivos municípios e "depende
do prévio conhecimento das corporações de bombeiros locais, com vista à
tomada de indispensáveis medidas de prevenção contra incêndio".
Ainda de acordo com a legislação em vigor (DL nº 376/84), o lançamento
ou a queima de foguetes ou quaisquer outros fogo-de-artifício "só poderá
ser efectuado por pessoas tecnicamente habilitadas, mediante licença
concedida pela autoridade policial de cada município".
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Segurança do Evento
A manutenção da segurança compete à equipa de segurança e a

reposição da ordem compete exclusivamente às Forças de
Segurança.
•Em situação de insegurança, podem ajudar a:

•Encaminhar pessoas para determinadas zonas a definir pelas
autoridades.
•Auxiliar pessoas com problemas de locomoção.
•Alertar para a eventual necessidades de prestação de socorro.
•Evitar/ minimizar situações de pânico.
•Executar outras tarefas determinadas pelos responsáveis do
evento ou autoridades.
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Situação de Emergência Médica
•Contactar de imediato a Equipa de Primeiros Socorros e o

Coordenador (ou solicitar que alguém o faça, rapidamente).
•Dar indicações claras acerca do local e dos sintomas
observados.
•Desimpedir o local, se possível removendo os elementos
de risco (sem se colocar em perigo).
•Permanecer junto da vítima, procurando acalmá-la.
•Jamais mexer ou movimentar a vítima.
•Apoiar a equipa de assistência, quando solicitado.
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Situação de Incidente ou Acidente
•Contactar de imediato as Entidades competentes (Equipa de

Primeiros Socorros, Autoridades ou outras).
•Contactar o coordenador directo.
•Registar os contactos de todos os envolvidos no
incidente/acidente.
•Preencher um relatório de Incidente ou Acidente.
•Caracterizar o acidente (local, período, pessoas envolvidas,
circunstâncias, consequências, testemunhas presentes, etc.)
•Preencher devidamente as necessárias participações de seguros.
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Serviços para Eventos
Animação
Decoração
Catering
31
Animação para Eventos
Apostar na Diversidade
Música
- Clássica, portuguesa, latina, brasileira, jazz, grupos
corais, tunas académicas, etc.
Dança
- Clássica, moderna, folclore, salão, dança do ventre,
espanhola, brasileira,
russa, cubana etc.
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Animação para Eventos
Apostar na Diversidade
• Artistas Circenses
– Andas, malabaristas, mágicos, mimos, palhaços,

paintfacing, trapézio, etc.
• Diversos
– Actores, DJ`s, Modelos, karaoke,
shows de pirotecnia/laser,
animação infantil, desporto-aventura, etc.
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Decoração para Eventos
Factores de Escolha
Local
quente/fresco, fechado/aberto, localização/história
Tipo de Evento
oficial/formal/informal
Duração do Evento
tipo de materiais a utilizar
“Requinte e Qualidade não significa Ostentação e Quantidade”
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Catering para Eventos
• Almoço • Coffee-Break
• Banquete • Happy-Hour
• Brunch • Jantar
• Chá da Tarde • Pequeno-Almoço
• Churrasco • Vinho D`Honra
• Cocktail • Welcome Drink
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Vários tipos de Serviços
Especiais
36
5-VARIOS TIPOS DE SERVIÇOS ESPECIAIS
Pequeno-Almoço
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Pequeno Almoço Continental

Bebidas: Alimentos:
• Café, Leite e Chá • Pão, Croissants,
• Chocolate Quente Brioches, Bolachas,
• Águas; Sumo(s) Biscoitos (Petit-Fours)
de Fruta(s) • Compotas e Mel
• Manteiga
• Fiambre e Queijo(s)
• Fruta
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Pequeno Almoço à Inglesa

Composição igual à do Pequeno-almoço
Continental acrescido de:
• Flocos de Cereais;
• Panquecas;
• Crepes;
• Ovos Mexidos, Estrelados ou Cozidos;
• Salsichas;
• Bacon;
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Coffee-Break
Traduzido como intervalo para café, é
geralmente, uma pausa no decurso de uma
sessão de trabalho, que tem lugar a meio da
manhã ou da tarde.
Como tal, a sua duração não ultrapassa os

30 minutos, sendo servida em local próximo
do local onde decorre a sessão de trabalho.
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Coffee-Break- composição:
• Café;
• Leite;
• Chá;
• Águas;
• Sumo(s) de Fruta(s);
• Bolachas;
• Biscoitos (Petit Fours);
• Miniaturas de Pastelaria (Doces Suíços);
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Coffee Break A
Café, chá, leite, águas minerais, petit fours (sortido
de biscoitos)
Coffee Break B
Café, chá, leite, águas minerais, sumo de laranja e
Petit-fours (sortido de biscoitos)
Coffee Break C
Café, chá, leite, águas minerais, sumo de laranja, petit
fours (sortido de biscoitos), mini pastelaria e mini
sanduíches
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Lanche
Associada à tradição inglesa do chá, o lanche é
uma refeição servida a meio da tarde (Tea Time),
sendo servido numa ou em várias mesas.
De duração variável, já que se trata
normalmente de um convívio social, é também
um serviço que requer alguma formalidade, já
que está normalmente associado a um público
feminino e de elevado poder económico e
estando por vezes ligado a eventos relacionados
com arte ou com obras de beneficência .
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Lanche - composição:
• Chá;
• Leite;
• Café
• Águas;
• Sumo(s) de Fruta(s)
• Bolos Secos
• Bolachas;
• Biscoitos (Petit-Fours);
• Miniaturas de Pastelaria (Doces Suíços)
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Lanche - É possível incluir ainda:
• Vinho de Mesa Branco e/ou Tinto;

• Espumantes;
• Vinho do Porto;
• Vinho da Madeira;
• Moscatel;
• Sherry;
• Licores;
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Lanches - destinados a crianças pode

acrescentar-se ainda:
• Refrigerantes;
• Gelatinas;
• Gomas;
• Bombons;
• Chocolates;
• Bolo Comemorativo;
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Brunch
Este termo inglês designa o serviço constituído

por elementos servidos habitualmente ao
pequeno-almoço (Breakfast) e outros que são
normalmente servidos ao almoço (Lunch).
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Composição:
A composição de um Brunch contempla, para
além dos elementos referidos no pequeno-almoço:
• Iguarias salgadas aperitivas;
• Pratos quentes e sobremesas doces;
• Queijos e frutas;
• Aperitivos;
• Cocktails;
• Bebidas refrescantes;
• Vinhos e digestivos.
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Piquenique ou Merenda
Em situações que decorrem ao ar livre,
normalmente durante o Verão, seja na praia
ou no campo, ou no exterior de casas e
quintas ou até em espaços desportivos
(campos de golfe, cricket, basebol, pistas de
atletismo, equitação, etc.), a opção recai
sobre um serviço simples, campestre e
totalmente informal, com uma composição
leve e constituida por iguarias na sua
maioria frias e preparadas antecipadamente.
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Composição: (Comidas)
Na sua composição podem constar:
• Sandwich;
• Pequenos Aperitivos Salgados (Rissóis,
Croquetes, Pastéis, Empadas, Folhados)
• Ovos Cozidos;
• Saladas de Arroz;
• Filetes de Peixe;
• Escalopes de Carne;
• Bolos Secos;
• Salada de Frutas;
50
Composição: (Bebidas)
• Bebidas refrescantes e frescas;

• Água;
• Refrigerantes;
• Cerveja;
• Sangria;
• Cup
51
Churrascada
Se bem que exista uma tradição forte deste tipo
de convívios nos EUA., também é de realçar o
cariz tradicional de algumas ocasiões em
Portugal, muitas vezes ligadas a actividades
agrícolas (Desfolhada, Vindimas) ou pecuárias
(Matança do Porco).
São situações informais de convívio, em que se
pretende servir uma refeição quente num local
ao ar livre e em que as iguarias a servir são
maioritariamente confeccionadas no local.
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Composição: (Comidas)
Carne : Peixe:
•Frango Assado •Sardinhas
•Fêveras de Porco •Carapau
•Entrecosto ou •Lulas
•Entremeada •Mariscos
•Espetadas de •Espetadas
Carne
Na composição de um churrasco, para além dos pratos
principais, é habitual encontrarmos entradas, sopa (o Caldo
Verde é disso exemplo) e sobremesas mais ou menos variadas,
tomando-se numa refeição completa e nem sempre leve.
53
Composição: (Bebidas)
• Bebidas refrescantes;
• Bebidas alcoólicas;
• Sangria;
• Vinhos de Mesa (Normalmente da
Pipa);
• Água.
54
Porto d’ Honra
Quando o motivo é prestar uma homenagem
ou desejar as boas vindas, ou votos de boa
viagem a alguém, ou ainda a propósito de
uma inauguração ou abertura ao público de
um espaço, é habitual organizar-se um Porto
d‘ Honra ou Brinde d‘ Honra.
Geralmente o nome dado ao evento varia em
função da ocasião e do local, bem como da
bebida a servir. Porque não chamar Champagne
d‘ Honra, se o brinde for feito com Champagne,
ou Verde d‘ Honra se for feita com Vinho verde 55
Composição:
Antes do Jantar: Após o jantar:
• Salgados • Pequenos doces
• Frutos secos • Chocolates
• Batata frita • Frutos secos
• Azeitonas recheadas • Fruta
• Queijos
O serviço é volante, de duração inferior a duas horas e
normalmente ao final da tarde ou após o jantar. O
ambiente é formal e decorre em espaços fechados e
muitas vezes públicos, como é o caso das inaugurações
de exposições ou abertura de espaços comerciais.
56
Cocktail
Dentro do mesmo tipo de motivos dos que
levam à realização de um Porto d'Honra, um
Cocktail é um serviço constituído por um
conjunto de bebidas e alimentos destinados
a tornar mais agradável um convívio
motivado por um acontecimento especial,
normalmente a propósito de um evento de
carácter profissional.
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Composição:
Bebidas refrescantes, bebidas aperitivas e
espirituosas, acompanhadas por uma diversidade de
pequenos aperitivos frios e quentes, bem como
doces e frutas servidos abundantemente.
Nota:
Nos casos em que o objectivo seja realmente a substituição do
jantar, poderemos encontrar situações em que esteja previsto o
serviço de um consommé ou creme e até mesmo o serviço de um
prato volante. Nestes casos podemos falar em Cocktail Ajantarado.
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Opção A
Frutos secos Vinho do Porto seco,

Broa de milho com fumeiro regional
Vinho do Porto Tawny
Pão de passas com queijo
Ilha de São Jorge Vinhos brancos
Azeitona marinada com chouriço Sumo de laranja,
Mini quiches Água mineral
Sonhos de bacalhau
Rissóis de marisco
Mini pastelaria
59
Opção B
Frutos secos Vinho do Porto seco,

Queijo cabra com ervas aromáticas e
azeite
Vinhos brancos
Espetadinhas de melão com presunto
Morcela da beira com broa de Avintes Sumo de laranja,
Choux com mousse de coentros e alho Água mineral
Cogumelos gratinados
Pãezinhos de queijo
Tártaro de salmão
Empadinhas de bacalhau
Figos marinados em limão e canela
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Opção C
Pão de noz com serra amanteigado Vinho do Porto seco,

Espetadinhas de tomate cherry e queijo
Presunto com pão de milho
Vinhos brancos
Alheiras de Mirandela com pão de
centeio Sumo de laranja,
Polvo em vinagrete com cornichons Água mineral
Queijo Chévre panado
Tâmaras com bacon
Sonhos de bacalhau
Empadinhas de galinha do campo
Figos marinados em limão e canela
Amêndoas com pimenta
61
Creme ou Caldo
(selecção de 1)
Aveludado de aves com amêndoas

Creme de abóbora com hortelã
Consommé com crepes e Porto velho
62
O organizador pode optar por três tipos de formato de

serviço de uma refeição:
Serviço Sentado
Serviço de Pé/Volante
Serviço Buffet
Quais as diferenças? Vantagens e Desvantagens?
63
Sentado
 Convidados servidos nas mesas pelos empregados;

 Pode haver uma mesa para o “buffet” de sobremesas.
Vantagens Desvantagens
Serviço personalizado Serviço demorado Maior

Maior controle no serviço número de empregados
Conclusão média Custos maiores
64
De pé / Volante
 Convidados servem-se de mesas “buffet” ou de bandejas que

circulam;
 Existem só algumas mesas e cadeiras de apoio;
 Os empregados recolhem/repõem loiça e travessas.
Serviço rápido Menos personalizado

Maior/menor número de Menor controle sobre o
empregados serviço
Custos menores Pouco confortável
65
Buffet
 Convidados servem-se das várias mesas de “buffet”;

 Existem mesas e cadeiras para todos.
Serviço rápido Menos personalizado

Menor número de Custos maiores
empregados Conclusão lenta
Ementas variadas e em (Aplicável a serviços +/- 50
quantidade pax)
66
REUNIÕES E CONFERÊNCIAS
REUNIÕES E CONFERENCIAS
REUNIÕES E CONFERÊNCIAS
•Um dos segmentos a desenvolver hoje em
dia pelos organizadores de eventos e não só,
é o das Reuniões e Banquetes.
•São alternativas de aumento do volume de

vendas e consequentemente de resultados,
permitindo ocupar as suas brigadas
(equipas) em altura de mais baixa ocupação
com os seus evidentes benefícios.
As reuniões são consideradas altamente

lucrativas pois normalmente têm associados
vários aspectos:
•Aluguer de Salas (por si só com muito

poucos custos)
• Aluguer de Material
• Refeições
• Pausas para café
• Cocktails, etc.
• Quartos.
Dossier de apresentação:
• Descrição das instalações e respectivas salas
(áreas, capacidades, características)
• Equipamento disponível
• Menus de refeição
• Tipos de pausas
• Preços
• Condições de venda
Torna-se aqui muito importante estudar a
concorrência e se possível conhecer
pessoalmente as suas estruturas para este
género de manifestações.
Descrição das salas:

(áreas, capacidades, características)
Preço:
A fixação dos preços para esta área é muito
delicada e exige um estudo aprofundado .
• Investimento efectuado
• Custos
• Concorrência
• Margens de negociação
Importante:
Muitas empresas com instalações próprias adoptam a
política de oferecer a sala quando os clientes tomam as
suas refeições no local.
Tal procedimento não me parece a alternativa mais
correcta, pois de princípio, o elemento base de uma
compra não deve ser oferecido, além de que, o lucro
obtido no aluguer de uma sala, em termos percentuais
é muito maior do que o lucro da Alimentação e Bebidas.
EQUPAMENTO PARA MONTAGEM DE SALAS
Preparação de
salas
Equipamento montagem de salas
Reuniões
Conferências
Banquetes
Cadeiras
Normais - com 45/43 cm. de altura
De braço (s) - com 45/5I cm. de altura
Mesas
Todas devem ter cerca de 75/76 cm. de
altura.
Rectangulares
de 185x80 em., para Cabeceiras, Mesas em "U",
Buffets.
de 240x80 cm. e 120x80 em., são usadas com o

tipo anterior
de 185x45 cm., são usadas para montar salas

em Escola tendo em vista poupar espaço.
Redondas
de 120 cm de diâmetro, para banquetes,
sentando de 4 a 6 pessoas, são também
úteis para Recepções e Cocktails como mesas de

apoio.
de 150 cm, para sentar de 8 a 10 pessoas.
de 185 cm. para sentar de 10 a 12 pessoas

Púlpitos
De 2 tipos
de mesa
de chão
Equipados com extensão eléctrica para luz
e/ou microfone.
Plataformas/Estrados
Para:
passagem de modelos
pistas de dança
palcos
(Série de placas que se ligam entre si)

Quadros Didácticos
•De ardósia com Giz (já muito pouco utilizados)
•De platex Laminado
•De porcelana
estes 2 últimos utilizam marcadores de feltro.
•De Cortiça - para afixação.

•De Borracha com ranhuras, para colocar letras
plásticas
•De Feltro
"Flip-Charts" ou Tripé
Providos com blocos de papel cenário
Estes quadros normalmente possuem um

suporte, podendo este ter ou não rodas.
Possuem normalmente, uma adaptação nas

costas, a fim de se poderem pendurar numa
parede
Outro tipo de quadros

Quadros Avisadores - hoje em dia é vulgar
utilizarem-se os electrónicos
Quadros Expositores - para Cartas, Menus,

Folhetos etc.
Quadro fotocopiador - é uma espécie de

quadro de escrita, mas com o qual se pode
fotocopiar os elementos escritos
Mesas de Projecção
Normalmente com rodas, para utilizar com
diversos aparelhos de projecção
Telas
Outro Material relacionado

com reuniões
Retroprojector - para transparentes a rolo ou
folhas
Providenciar sempre, fusíveis, e lâmpadas
sobresselentes.
Projector de diapositivos
de "carrossel"
blocos lineares
providenciar lâmpadas extras
•Projector de filmes (8 mm, vídeo)

•Ecrãs (Plasmas) para pendurar
•Aparelhagem sonora - amplificador, colunas
e microfones
•“Compact-Disc"
•Máquina de filmar
Fax
TV a cores (com ou sem écran gigante)
Biombos ou divisórias amovíveis
Separadores de cordões
Bar portátil
Aparelhagem de tradução simultânea
Máquina de fotocópias
Ligação wireless
Estratégia de Comunicação
Comunicar
90
• Comunicação Verbal
– Escrita e Oral
• Comunicação Não-Verbal
– Gestos, Postura, Aparência, etc.
• Comunicação Visual
– Imagem de Marca e sua aplicação
• Comunicação Electrónica
- E-mail, newsletter, etc
91
A informação a veicular deve ser:
 Clara
 Concisa Definir os meios

em função
 Cortês
do público-alvo
 Correcta do evento!
 Completa
 Bem direccionada
92
MEIOS
• Televisão
– Spot publicitário, programa de divulgação, entrevistas…
• Rádio
– Anúncios em estações de rádio nacional, regional e local.
• Imprensa
– Anúncios e, jornais, revistas e outras publicações de carácter
geral e especializada.
• Internet
– Site, banner, blog, mailing list.
93
MEIOS
• Publicidade Exterior
– Outdoors, mupies, cartazes, telões, bandeiras, bandeirolas,
banners em fachadas, viaturas, wc públicos, zeppling, balão de
ar quente e avionetas.
94
MEIOS
• Flyers, Desdobráveis, Postais
• Cartas e Convites
• Merchandising
- Pastas, canetas, blocos, bonés, pisa-papéis, etc.
• Outros Agentes
- Agências de viagem, ATM`s, Cinemas, Centros
Comerciais, Transportes Públicos, etc.
95
Relação com os Media
Existem vários meios de comunicação: revistas,

jornais, rádios, tv’s, Internet, e-mail.
A comunicação de um evento deve ser feita de
acordo com as necessidades e características de seu
público, dos convidados, clientes, patrocinadores, e
comunidade.
Da divulgação depende boa parte do sucesso de um
evento.
96
A relação com a media pode dar-se de duas formas:

•Com a compra de espaço num veículo de
comunicação
•Por intermédio de uma assessoria de imprensa, que
procura a chamada media espontânea, distribuindo aos
meios de comunicação Press-releases contendo
assuntos de interesse jornalístico.
O envio de material para a imprensa não significa que
essa informação seja necessariamente publicada.
97
O que dizer aos Media?
Quem, O quê, Porquê, Onde, Quando e Como
Como dizer?
Comunicado de Imprensa, Dossier de Imprensa,
Conferência de Imprensa, Entrevista, etc.
98
COMUNICAÇÃO DE EVENTOS
99
100
Grupos Socio-económicos de Mercado
SIC
RTP
SIC
RTP
TVI
TVI
SIC
TVI
TVI
SIC
101
ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
Campanha de Meios
Fantasporto 2005
102
Campanha de Meios - Fantasporto 2005
103
104
105
106
Planeamento Logístico
O que é o planeamento logístico?
“ Um cronograma de tarefas ou acções não supõe a
existência de um processo de planificação; ao inverso, um
processo de planificação e/ou um plano, não podem existir
tecnicamente sem um cronograma das acções que vão
empreender.”
Agustín Gordillo
107
Funções:
 Ordenar de forma lógica as actividades a realizar;
 Atribuir responsabilidades e tarefas;
 Fixar alternativas possíveis no caso de ocorrerem falhas.
108
Cronograma Geral de Evento

EVENTO:
DATA: 21/05/2015
LOCAL:
RESPONSÁVEL: EQUIPA:
PRÉ-EVENTO
C ATÉ DIA 15/01/2015 RESP. SIT.
H
E Reserva do Local (...) Ana Ok
C DURANTE O EVENTO
K
L ATÉ DIA 21/05/2015 RESP. SIT.
I Verificação do espaço (...) Ana Ok
S PÓS-EVENTO
T
ATÉ DIA 25/05/2015 RESP. SIT.
Carta de Agradecimento (...) Isabel Pendente
109
Checklists
EVENTO:
PROVIDÊNCIAS DATA RESPONSÁVEL EXECUTIVO PONTO
LIMITE SITUAÇÃO
(…)
EVENTO:
ITEM:
SUB-ITEM Nº:
PROVIDÊNCIAS RESPONSABILIDADES ALTERNATIVAS
(…)
110
Diário de Gestão de Espaço
Sala X / Actividade 1 2 3 4 5 6 7
o Montagem
o Evento
o Desmontagem
 Acompanhamento de Montagens
 Afixação – Decoração
 Transporte – Armazenamento
 Horários de Trabalho
111
Orçamento
Deve indicar todos os serviços a prestar, bem como os seus

custos.
Deve, ainda, fazer referência:
1) Condições do Orçamento: modalidade de

pagamento, condições de cancelamento, validade.
2) Serviços Complementares: honorários a pagar à empresa

de organização de eventos (calculo de um valor que cubra
despesas tais como deslocações, telefonemas, etc.)
112
Orçamento
Orçamento-Tipo (externo)
1. Local Valor/Dia NºDias Valor

1.1 Auditório
1.2 Sala de secretariado
Sub-total
2. Catering Valor/Pax NºPax Valor

2.1 Almoço
2.2 Coffee-Break
Sub-total
(…)
10. Orçamento Valor

10.1 Sub-Totais
10.2 IVA
10.3 Total
113
Orçamento
Orçamento-Tipo (interno)
EVENTO
ORÇAMENTO PREVISIONAL ORÇAMENTO EFECTIVO
Custos Proveitos Custos Proveitos
1. Preparação 1. Participantes 1. Preparação 1. Participantes

1.1 1.1 1.1 1.1
2. Execução 2. Patrocínios 2. Execução 2. Patrocínios

2.1 2.1 2.1 2.1
3. Avaliação 3. Parcerias 3. Avaliação 3. Parcerias
3.1 3.1 3.1 3.1

Custo Total: Proveito Total: Custo Total: Proveito Total:
Resultados Previsionais: Resultados Efectivos:
114
Plano de Evento
Estrutura-Tipo
Folha de rosto
Apresentação
(organização anfitriã e o evento)
Objectivo (gerais e específicos)
Local, Data e Público Alvo
Desenvolvimento
(métodos, estratégias, acções e actividades planeadas)
Recursos
(recursos humanos, materiais, físicos e financeiros)
115
Plano de Evento
Estrutura-Tipo (cont.)
Orçamento
(controlo de custos e proveitos)
Aproveitamento Promocional
(meios de divulgação/promoção)
Cronograma
(tempo de duração de cada fase)
Assinaturas/Parcerias
(logomarca das entidades que fazem parte do projecto)
Avaliação (interna e externa)
Anexos (ex.: mapas, desenhos, fotos, etc.).
116
Em suma…
Planear passa por responder às seguintes questões:
 O quê - natureza do projecto

 Porquê - origem e fundamentação
 Para quê - objectivos e propósitos
 Onde - localização física
 Como - actividades e tarefas, metodologia
 Quando - calendarização
 A quem - destinatários ou beneficiários
 Quem - recursos humanos
 Com quê - recursos materiais e financeiros
117
Perguntas
118

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Curso de

Organização e Gestão de Eventos

«A melhor preparação para o bom trabalho

«O fracasso no planeamento é o planeamento

• Interesse/expectativas dos participantes

• Seleccionar o tipo de instalações

• Avaliar a escolha (visita)

•Dimensão/Capacidade •Acessibilidade a outras áreas

•Estado dos equipamentos

Quando o organizador está a definir a data do evento

• Épocas Altas e Baixas

• Definir número de pessoas a atingir

• Identificar público de interesse (características)

• Conhecer as suas necessidades e expectativas

“Quantidade de participantes pode não coincidir

com a qualidade da sua satisfação”.

• Programa Interno vs Externo

• Programa Provisório vs Definitivo

 Capital disponível Subsídios Públicos

Patrocínio, Apoio e Mecenato

O que são? Quais as diferenças?

 quantidade e qualificação do pessoal

 pessoal interno, externo ou voluntário

Função Geral - Responsável pela entrada, estacionamento e

Subordinado a Gerente do local

• Exibir sempre a Acreditação de forma visível.

Regras Básicas (cont.)

•Não tirar fotografias (com câmara, telemóvel).

•Ter uma aparência cuidada (cabelo, rosto e mãos).

Regras de um Serviço de Excelência

•Aceitar que cada pessoa é diferente.

Atendimento a Pessoas com Deficiência

Recursos Físicos, Materiais e Serviços

Recursos Legais e de Risco

A organização de um evento implica o cumprimento de diversa

É conveniente a consulta de legislação nas seguintes áreas:

Lançamento de Fogo de Artifício

A manutenção da segurança compete à equipa de segurança e a

•Em situação de insegurança, podem ajudar a:

Situação de Emergência Médica

•Contactar de imediato a Equipa de Primeiros Socorros e o

Situação de Incidente ou Acidente

•Contactar de imediato as Entidades competentes (Equipa de

– Andas, malabaristas, mágicos, mimos, palhaços,

“Requinte e Qualidade não significa Ostentação e Quantidade”

• Chá da Tarde • Pequeno-Almoço

• Churrasco • Vinho D`Honra

• Cocktail • Welcome Drink

Pequeno Almoço Continental

Pequeno Almoço à Inglesa

Como tal, a sua duração não ultrapassa os

Lanche - É possível incluir ainda:

• Vinho de Mesa Branco e/ou Tinto;

Lanches - destinados a crianças pode

Este termo inglês designa o serviço constituído

• Bebidas refrescantes e frescas;

Frutos secos Vinho do Porto seco,

Frutos secos Vinho do Porto seco,

Pão de noz com serra amanteigado Vinho do Porto seco,

Aveludado de aves com amêndoas

O organizador pode optar por três tipos de formato de

Quais as diferenças? Vantagens e Desvantagens?

 Convidados servidos nas mesas pelos empregados;