Human Resource (HR) and

Logistic Management in
Primary Healthcare

Arief Alamsyah

Company
LOGO
 HR Characteristics in Primary Healthcare

• To work well as a team

• A Primary health care team must :
– Understand and communicate with community
– Encourage community participation in identifying
problems and seeking solutions
– Work in the community (Puskesmas/Clinic, Community
meeting places, work places, schools, people’s home)
 Primary Health Care Team

• Dokter/Dokter Layanan Primer

• Dokter gigi
• Perawat
• Bidan
• Tenaga Kesehatan Masyarakat
• Tenaga Kesehatan Lingkungan
• Ahli teknologi laboratorium Medik
• Tenaga Gizi
• Tenaga Kefarmasian
(Permenkes No. 75/2014 tentang Puskesmas)
Tuckman’s Five Stages Theory of Group Development

1st Phase 2nd Phase 3rd Phase 4th Phase

Forming Storming Norming Performing

5th Phase
Adjourning
 Challenge :
Different Sub Cultures In Healthcare Organization
Sub Culture
Basic Assumptions Medical Nursing Managerial
Relationship to
Environment :
Basic Identity Expert, specialist Helpers, supporters Public autorities
Relevant environments Scientific, Technical Socio-cultural Economic, political
Position vis- a vis
environment Dominant Harmonious & symbiotic Dominant

Nature of Reality & Truth

Basic Orientation Physical , External criteria Physical, social Physical
Criteria of verifiability Scientific Test, authorities Traditional, moral dogma Authorities, rational-legal
Time Orientation Past & Present Past & present Past &Present

Essence of Human Nature

Basic Nature Neutral Neutral Neutral
Mutability Own group members Same Same
mutable, doubting others
Nature of Human
Relationship
Relationship between
people Inviduality, competition Collaterality, group Collaterality, autocratic
Relationship between consensus
organization Paternalism, collegial Participation, delegation Paternalism, consultation
 HR Functions

HR Planning

Motivating Recuitment
and
Selection

HR
Functions
Reward and Training and
punishment Development

Performance
Appraisal
 HR Planning

Job Analysis

Job Description
And
Job Specification

Recruiting and
Performance Job Evaluation and Training
Selection
Appraisal Compensations Requirements
Decisions
 Contoh Job des (Kepmenkes 857/2009)

• Job
descriptions
help to guide
work
organization
 Recruitment

is the act or process of an organization

attempting to obtain additional manpower
for operational purpose

Recrutiment including the identification and

evaluation of source, is major step in the
total staffing process. It continues with
inventories of capabilities, recruitment,
selection, placement and orientation
 Selection Process

• Successive Hurdles
Harus lulus secara bertahap
• Compensatory
Kekurangan di salah satu faktor dapat ditutup oleh
faktor lain
 Successive Hurdles

STOP STOP STOP STOP STOP

Seleksi Personality Cek

Tes Wawancara Diterima
Berkas Check Kesehatan
 Compensatory

STOP
Berkas Tes

Personality
Diterima

Cek Kesehatan
Training and Development

Hard Skills
-Kemampuan BLS
-Kemampuan pemasangan IUD
-dll

Soft Skills
-Integritas
-Motivasi
-Teamwork
-dll
Soft Skills Training
Performance Appraisal

• System of review and

evaluation of job performance
• Assesses accomplishments
and evolves plans for
development
Establish Performance

• Traits
• Behaviors
• Competencies
• Goal Achievement
• Improvement Potential
 Performance Appraisal Methods

• 360-Degree Valuation
• Forced Distribution
• Rating Scales (Bobot)*
• Behaviorally Anchored
• Critical Incidents Rating Scales (BARS)
• Essay • Result-Based Systems
• Work Standards • Assessment Centers
• Ranking
• Paired Comparisons

* Digunakan di puskesmas
 Variabel Penilaian
(Dapat digunakan sebagai dasar Reward/Remunerasi)

• Variabel Kelompok SDM

– Berdasarkan tugas pokok dan fungsi (Job Desc)
• Variabel Pendidikan
• Variabel Masa Kerja
• Variabel Kehadiran
• Variabel Pengurang
– Ada tidaknya teguran dan surat peringatan (SP)
• Variabel Penambah
– Ada tidaknya penghargaan yang diperoleh
• Variabel Produktifitas
Sistem Bobot Variabel Kelompok dan Pendidikan
Variabel Masa Kerja dan Kehadiran
Sangsi dan Penghargaan (Pengurang dan Penambah)
Variabel Produktivitas (Ada 3 Pola)
 Penghargaan (Reward)

• Penghargaan Non Finansial

– Mengikuti pelatihan,kursus dll dibiayai puskesmas/klinik
– Pengembangan karir
– Diusulkan tugas belajar
• Penghargaan Finansial
– Insentif (bedasarkan penilaian kinerja/performance
based payment)
dari Performance appraisal
 Motivating a Primary Health care Team
(Herzberg Theory)

Hygiene Factors Motivators

(Dissatisfiers)

Policy & Administration Achievement

Supervisor Recognition
Salary Work Itself
Interpersonal Relation Responsibility
Working Conditions Advancement
 Motivating Health Team

− Achievement : Help people to achieve work objectives

− Recognition : Give praise when it is due
− Work Itself : Explain the value of work
− Responsibility : Help others take responsibility
− Advancement : Help others train for promotion
 Different Styles of Supervision

• Autocratic : “Do what I say”

• Anarchic : “Do what you like”
• Democratic : “Let us agree on what we are to do “
 Logistic Management

Bahan Habis Pakai

Bahan Tidak Habis Pakai

 Four main procedures in the management of Equipment

• Ordering : obtaining equipment from store/shops

• Storing : recording, labelling and holding equipment in a
stock/store room
• Issuing : giving out, recording the issue, and the balance of
remaining stock
• Controling/ maintaining : controlling expendable equipment,
maintaining and repairing non-expendable equipment
 Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai

• Perencanaan Kebutuhan
• Permintaan
• Penerimaan
• Penyimpanan
• Pendistribusian
• Pengendalian
• Pencatatan,pelaporan,pengarsipan
• Pemantauan dan evaluasi pengelolaan
 Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai
(Permenkes 30/2014)

• Perencanaan :
– Perkiraan jenis dan jumlah obat dan Bahan Medis Habis
Pakai (BMHP)
– Penggunaan obat rasional
– Peningkatan efisiensi penggunaan obat
– Mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Obat
periode sebelumnya, data mutasi Obat, rencana
pengembangan, Daftar Obat esensial Nasional (DOEN)
dan Formularioum Nasional (Fornas)
 Permintaan dan Penerimaan

• Permintaan ke Dinas Kesehatan untuk puskesmas

• Untuk Puskesmas BLUD dan klinik pratama bisa order
sendiri
• Petugas penerimaan wajib melakukan pengecekan
terhadap Obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang
diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan
jumlah Obat, bentuk Obat sesuai dengan isi dokumen
(LPLPO), ditandatangani oleh petugas penerima, dan
diketahui oleh Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi
syarat, maka petugas penerima dapat mengajukan
keberatan
• Masa kedaluwarsa minimal dari Obat yang diterima
disesuaikan dengan periode pengelolaan di Puskesmas
ditambah satu bulan.
 Penyimpanan

• Bentuk dan jenis sediaan;

• Stabilitas (suhu, cahaya, kelembaban);
• Mudah atau tidaknya meledak/terbakar;
• Narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari
khusus.
 Sistem Peyimpanan

• First in First Out (FIFO)

– Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan
meletakkan barang baru (datang terakhir) di belakang barang
yang datang sebelumnya
• Last in Fist Out (LIFO)
– Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan
meletakkan barang baru (datang terakhir) di depan yang datang
sebelumnya
• First Expired First Out (FEFO)
– Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan obat yang
mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai
tanggal kadaluarsa lebih akhir
 Pendistribusian

• Individual Prescribing
– Sistem distribusi ini adalah distribusi obat kepada pasien berdasarkan
resep obat dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini semua obat yang
diperlukan untuk pengobatan di-dispensing dari bagian obat puskesmas
• Floor Stock
– Sistem distribusi ini adalah menyiapkan obat yang dibutuhkan pasien di ruangan
perawatan (UGD/Rawat Inap/puskesmas pembantu) kecuali obat mahal atau
obat yang jarang digunakan

• Unit Dose Dispensing

– Sistem distribusi ini adalah penyiapan obat dosis tunggal untuk
pemakaian selama 24 jam
• Kombinasi antara individual prescribing dengan floor
stock
– Sistem distribusi ini adalah distribusi obat dengan menggunakan sistem
penulisan resep secara individu dan juga memanfaatkan floor stock
secara terbatas
THANK YOU.....