UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD

INFORMÁTICA

Dr. Lucio Arnulfo Ferrer Peñaranda

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Conceptos básicos de Excel

•Que es Excel: Es un programa de

hoja de calculo escrito y distribuido
por Microsoft para ordenadores
usando como sistema operativo
Microsoft Windows y Applet
Macintosh.
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NOVEDADES DEL EXCEL 2013

•La creación de pequeñas graficas en una sola

celda para detectar fácilmente modelos en
sus datos.

•Tener el control sobre los iconos, los estilos y

la barra de datos mejorada.

•Realizar procesos y tareas mas rápidas y

sencillas .
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Acceso a Excel

•Activar el ícono:

•Desde el cuadro de ejecutar escribe

la opción EXCEL.
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Conceptos básicos de Excel 2013

•Numero de columnas:
Las columnas se definen por letras que
dan inicio desde la letra A hasta la letra
XFD
Se cuentan con 16 384 columnas.
•Numero de filas:
•Las filas se identifica por número de 1 al
1 048 576 filas.
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Conceptos básicos de Excel 2013

•Celdas:
•Una celda es una localidad en la cual
se consigue almacenar un dato que
puede ser un número, un rótulo, o
una fórmula.
•El total de celdas existentes en una
hoja de calculo 19 165 872 128.
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Tipo de datos admitidos por Excel 2013

• Rótulos: Son combinación de caracteres alfanuméricos , es

decir letras ,números y caracteres de puntuación.

• Fecha y Hora: Dentro del Excel se pueden aplicar formatos

de fecha y hora desde la opción formato de celda .

• Valores: Se captura cualquier valor numérico ,aplicándolo

un formato especial en decimales o símbolo especiales

• Fórmulas: En Excel es posible insertar fórmulas para

realizar cálculos dentro de la hoja; todas las fórmulas
deberán comenzar un signo de igual, celdas a seleccionar
donde se encuentren los valores, operador aritmético, y
presionar la tecla Enter.
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Cinta de opciones
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1
Cinta de opciones
3

4 5
8 6

11
9 7

1. Pestaña o ficha 6. Barra de fórmulas

2. Grupo 7. Columnas
8. Filas
3. Comando
9. Celda
4. Nombre de celda o rango 10. Chunk o fragmento
5. fx : Funciones 11. Galería
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Cinta de opciones

Una forma de activar la cinta de opciones

es presionando la tecla F10.

O bien presiona la tecla Alt + la letra

subrayada que despliega la cinta de
opciones
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VISTA BACKSTAGE
•Permite mostrar todas las funciones básicas de manejo de archivos en un menú
espacioso , además dela vista previa de impresión., incluye la exportación de
archivos PDF(formato de documento portátil).
•La función básica de la vista backstage son las siguientes:
•GURDAR
•GUARDAR COMO
•ABRIR
•INFORMACIÓN
•IMPRIMIR.
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Como crear un nuevo libro

•Activa en la barra de acceso rápido la opción

nuevo.
•O bien activa la combinación de teclas
•CRL + U
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Guardar con contraseña

•Sobre el cuadro de guardar como sobre la opción
herramientas , selecciona la opción opciones
generales
•Define la contraseña para proteger el archivo creado
en Excel
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MARCAR UN DOCUMENTO AL FINAL

•El comando marcar un documento como final te permite comunicar que esta
compartiendo una versión completa de un archivo. Tambien te permite impedir que
los revisores o los lectores hagan cambios inesperados en el documento.

•Dirígete a la Pestaña Archivo , selecciona la sección información , posteriormente

haz clic en el icono Proteger presentación y elige Marcar como final.
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Cerrar un libro de trabajo

•Activando la barra de acceso rápido y

selecciona la opción salir.
•Presiona el meta comando CTRL + F4.
•En la barra de titulo presiona el icono de
cerrar
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Como insertar hojas

•Dentro de Excel se cuenta con tres formas para

insertar hojas a una hoja de cálculo.

1. Sobre la barra de etiquetas, ficha insertar hoja de

cálculo.
2. Ficha de insertar , sobre el grupo celdas , insertar
hoja
3. Presiona el meta comando Shift + F11
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Desplazamiento ente hojas

• Una forma básica Es seleccionando la etiqueta

presionando un clic izquierdo.
• Otra forma es presionando el meta comando CRL +
Av pag y CRL + Re pag
•Color a las Etiquetas
• Activa la ficha de inicio sobre le grupo de celdas
opción color de etiqueta.
• Presiona un clic derecho sobre la etiqueta opción
color de etiqueta
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Selección de celdas

•Para seleccionar un rango de celdas realiza

los siguientes pasos:
•Coloca el cursor sobre la celda inicial que dará
inicio a la selección de celdas.
•Presiona la tecla Shift + flechas de cursor
•Presionando el botón izquierdo del mouse y
generando un arrastre hacia la derecha
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Desplazamiento entre las celdas

• Algunas de las formas para desplazarte sobre una hoja de

cálculo:
•Tecla del tabulador
•Shift + Tabulador
•Ctrl + Inicio
•Ctrl + flecha a la derecha
•Ctrl + flecha a la izquierda
•La tecla F5
•Ctrl + flecha hacia abajo
•Para pasar de una hoja a otra :
•Ctrl + av pag , Ctrl + Repag
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Formato de celdas

•Manipulación de filas y columnas:

• Para modificar el ancho a una columna se define por
medio de caracteres el ancho de una columna es de
0 a 255 caracteres
• La altura de una fila se define por medio de puntos
es de 0 a 409 puntos
• El alto alto predeterminado de una fila es de 12.75
puntos y la anchura predeterminada de una columna
es de 8.43 caracteres
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Como insertar filas , columnas o celdas

•Para insertar columnas sobre una hoja de

calculo realiza lo siguiente:
•Activa la ficha insertar sobre el grupo de
celdas opción insertar columnas de hoja.
•De la misma forma utiliza la misma ficha de
insertar sobre le grupo de celdas opción
insertar filas de hoja
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Eliminar filas , columnas o celdas

• Para eliminar filas o columnas en Excel activa la
ficha de inicio sobre el grupo de celdas opción
eliminar
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Formato de celdas

• Es una herramienta la cual me permite aplicar

formatos personalizados, sobre un conjunto de
celdas seleccionadas
• Para activar la herramienta formato de celdas
realiza los siguientes pasos.
• Activa la ficha de inicio sobre el grupo de celdas
formato de celdas
•Presiona el meta comando CRL + 1
• Pulsa un clic derecho sobre las celdas seleccionadas
opción formato de celdas
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Formato de celdas

•La ficha Número: En esta ficha formatea un

grupo de números
•Así mismo determina los símbolos , indicador
de decimales y formatos personalizados
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Formato de celdas

•Ficha alineación: Permite alinear los textos o

rótulos ya sea en forma horizontal o vertical
así como el combinar y ajustar textos.
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Formato de celdas

•Ficha fuentes:
•Permite reemplazar el tipo de fuente , estilo y
color.
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Formato de celdas

•Ficha de relleno: Permite aplicar un color de

relleno al conjunto de celdas así como aplicar
tramas.
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Formato de celdas

•Ficha bordes:
•Aplica bordes preestablecidos y
personalizados así como colores y estilos
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Formato de tablas

•Aplica un formato rápidamente a las tablas

•Los estilos de la tabla predefinida no
satisfacen tus necesidades y puedes crear y
aplicar un estilo de tabla personalizada.
•Para activa esta opción en la ficha de inicio
sobre el grupo de estilos opción formato como
tabla.
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SELECCIONAR UN ESTILO DE TABLA AL CREAR
UNA TABLA

•Selecciona el rango de celdas al cual deseas aplicar rápidamente un

formato de tabla.
•Activa la cinta de opciones selecciona la ficha inicio y el grupo Estilos
haz un clic Dar formato como tabla.
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ESTILOS DE CELDA
• Los Estilos de celda pueden agregar rápidamente un borde
alrededor de las celdas o rango de celdas. Si los bordes de celda
predeterminados no se adaptan a tus necesidades , puedes crear
uno personalizado.
• Activa la ficha inicio, grupo estilos y elige el comando Estilos de
celda.
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Creación de series

•Una forma rápida de configurar en Microsoft

Excel los datos y rellenarlos de forma
automática es necesario Activar la ficha de
inicio sobre le grupo de modificar opción
rellenar.
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INSERCIÓN DE FÓRMULAS

• Para insertar una formula realiza los siguientes

pasos:
1.- Coloca el signo de igual
2.- Define la referencia en la cual porta el valor
numérico
3.- Especifica el tipo de operador aritmético que se
desee aplicar.
4.- Define la segunda referencia en la cual porta el
valor numérico
5.- Presiona la tecla Enter.
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INSERCIÓN DE FORMULAS

•Ejemplo de una fórmula:

=(A1+B1+C1)/3
•En esta fórmula se esta
desarrollando un promedio sobre
un conjunto de celdas.
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EJERCICIO

Desarrolla la siguiente tabla y

diseño aplicando las siguientes
formulas:
Diseño
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REFERENCIAS

• Es posible copiar la formula para obtener de forma

mas rápida los resultados.
•En Excel existen los siguientes tipos de defenecías:
• Referencias relativas: Si se copia una formula que
utiliza referencias relativas Excel ajustara las
referencias en la formula pegada para hacer
referencia a diferentes celdas relativas a la posición
de la formula.
•Ejemplo: = a1 + b1
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REFERENCIAS

•Referencias absolutas: Cuando se copia

una formula y se desee fijar tanto la
columna como la fila es necesario
colocar un signo de $ ya que Excel en
forma automática ajusta sus valores al
tratar de copiar la formula.
•Ejemplo : =a1 * $b$1
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REFERENCIAS

•Referencias mixtas:
•Este tipo de referencias puede fijar
cualquier valor ya sea fijando la columna
o su fila.
Ejemplo de referencia de columna.
= $a1
Ejemplo de referencia de fila
=a$1
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FUNCIONES MATEMATICAS

•Funciones matemáticas:
•ABS: Convierte valores negativos a
valores positivos.
•Ejemplo: -12356 =ABS(A1) = 12356
•SUMA: Permite sumar un conjunto de
valores seleccionados.
•Ejemplo: 12,45,63 =suma(a1:c1) =120
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FUNCIONES MATEMATICAS

•PRODUCTO: En esta función permite

multiplicar valores sobre un conjunto de celdas
y le devuelve un producto
Ejemplo: 5 , 2 =producto(a1,b1) = 10

POTENCIA: Devuelve un resultado de elevar un

número a la potencia
Ejemplo: 5 , 2 =potencia(a1:b1) =25
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FUNCIONES MATEMATICAS

•REDONDEAR: Redondea un numero al

numero de decimales especificado
Ejemplo:0.85764286=redondear(a1,3) =0.858.
•TRUNCAR: Determina el numero de decimales
que se desee contener en la cifra No redondea
el valor
Ejemplo: 12.875632 =truncar(a1,3) =12.875.
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FUNCIONES DE ESTADISTICA

• PROMEDIO: Permite obtener un promedio sobre un

conjunto de valores seleccionados .
Ejemplo: 10,8,9 =promedio(a1:c1) =9
MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de
valores.
Ejemplo:10,8,9 =Max(a1:c1) =10
MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de
valores
Ejemplo:10,8,9 =Min(a1:c1) =8
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FUNCIONES DE ESTADISTICA

•CONTAR: Devuelve el numero de celdas que

contengan valores numéricos sobre un rango
especificado.
•CONTARA: Devuelve el numero de celdas que
contengan valores en general y no toma en
cuenta las celdas vacías sobre un rango
especificado
•MEDIANA: Devuelve la media de un conjunto
de datos.
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FUNCIONES DE ESTADISTICA

•MODA: Devuelve el valor que mas se

repita dentro de un conjunto de datos.
Ejemplo: 12,36,12,20 =moda(a1:e1) = 12
•Entero: Redondea un numero hasta el
entero inferior mas próximo.
Ejemplo: 12.36 =entero(a1) =12
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FUNCIÓN CONSULTAV

•Esta función me permite buscar valores de

izquierda a derecha en forma
vertical(columnas) ; determinado por medio de
un criterio o filtro a buscar.
•Sintaxis:
=consulta v(criterio a buscar , rango o matriz a
seleccionar, indicador de columna , orden de la
información falso o verdadero)
Ejemplo: función consulta v
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FUNCIÓN CONSULTAH

•Esta función me permite buscar valores de

izquierda a derecha en forma horizontal(filas) ;
determinado por medio de un criterio o filtro a
buscar.
•Sintaxis:
=Consultah(criterio a buscar , rango o matriz a
seleccionar, indicador de la fila , orden de la
información falso o verdadero)
•función consulta h
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FUNCIONES LOGICAS

•Las funciones lógicas permiten efectuar

operaciones con operadores lógicos dentro de
Excel.
•La función mas utilizada es si la cual se
detalla a continuación.
•Devuelve un valor si la condición especificada
se evalúa con VERDADERO Y otro valor si la
misma condición es evaluada como FALSO.
•Ejemplo
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FUNCIONES DE FECHA Y HORA

•Función Hoy: Muestra la hora actual del sistema

•Ejemplo: =hoy()
•Función Ahora: Muestra la fecha y hora del sistema
•Ejemplo: =ahora()
•Función DIA: Muestra el día actual
•Ejemplo: =dia(ref1)
•Función Mes: Muestra el mes actual
•Ejemplo: =mes(ref1)
•Función Año: Muestra el año actual
•Ejemplo: =año(ref1)
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FUNCIONES DE TEXTO Y DATOS

• Permiten realizar operaciones con los datos y textos

de una hoja de calculo.
• Función Izquierda: Devuelve el numero de caracteres
de una cadena de texto de izquierda a derecha
indicando el numero de caracteres a extraer.
Ejemplo: =izquierda (ref1,N.de caracteres)
• Función Derecha: Devuelve el numero de caracteres
de una cadena de texto de derecha a izquierda
indicando el numero de caracteres a extraer
Ejemplo: =derecha(ref1, N. de caracteres)
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FUNCIONES DE TEXTO Y DATOS

• Función Extrae: Esta función te permite posicionarte

sobre el carácter; de acuerdo a la posición del
cursor ubicado sobre el carácter desde el cual
deseas sustraer caracteres a la izquierda.
• Ejemplo: =Extrae (ref1 , Indicador del cursor, N. de
caracteres a sustraer)
• Función Minusc: Convierte los textos escritos en
mayúsculas a minúsculas.
Ejemplo: =minusc (ref1)
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FUNCIONES DE TEXTO

• Función Mayusc: Convierte los textos escritos en

minúsculas a mayúsculas.
•Ejemplo: =mayusc (ref1)
• Función Largo: Devuelve el numero de caracteres de
una cadena de textos.
•Ejemplo: =largo (ref1)
• Función concatenar: Es la unión de varios textos o
caracteres
•Ejemplo: =concatenar (ref1 , ref2 , ref3)
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INSERTAR FUNCION

• En Excel provee una forma mas sencilla de insertar

funciones como las detalladas utilizando un cuadro
de dialogo insertar función.
• Activa la ficha formulario opción insertar función
muestra el siguiente cuadro.
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AUDITORIA DE FÓRMULAS

•Esta herramienta rastrea la relación entre formulas y celdas

•Activa la ficha formula de la cinta de opciones y el grupo Auditoria de formula.

Ejemplo de auditoria
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CREACIÓN A GRÁFICOS

•Que es un Gráfico: Es la representación de

datos por medio de figuras geométricas como
círculos , cuadrados , rectángulos etc.
•Algunos tipos de gráficos :
•De Barras
•De Columnas
•De Lineal
•Circular o Pastel
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ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

• Ejes del Gráfico:(excepto en circulares) Indica la

escala o la distancia de separación de las líneas de
división.

EJE DE
VALORES
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ELEMENTOS DE UN GÁFICO

• Leyendas: Es la representación grafica de datos

graficados

Leyendas
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ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

•Líneas de división: Permiten ubicar de mejor forma el

valor de una columna dentro de una gráfica

Titulo

Líneas de división
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CREACIÓN DE GRÁFICOS

•Para crear gráficos realiza los siguientes

pasos:
•Selecciona las celdas sobre las cuales se
aplicara el grafico.
•Activa la cinta de insertar sobre le grupo de
gráficos.
•O bien presiona la tecla de función F11.
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UBICACIÓN DEL GRÁFICO

•Existen 2 formas para la ubicación de un gráfico .

• Como objeto incrustado: Se refiere a que el grafico
se insertara a un costado de la base de datos.
• Objeto Nuevo: Se colocara sobre un a nueva hoja
convirtiendo al gráfico como objeto independiente.
• Sobre la ficha datos sobre le grupo de ubicación se
encuentra la opción mover gráfico
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FORMATEAR UNA GRÁFICA

• Para asignarle un nuevo formato al grafico es necesario

activar la fichas diseño, presentación o formato.
• En la ficha diseño muestra un serie de datos por filas o por
columnas.
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MINIGRÁFICOS
• Un mini gráfico te permite obtener un resumen visual de los datos
mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a
los datos del texto.
Para insertar un mini gráfico realiza los siguientes pasos:
Activa la ficha Insertar , opción Mini gráficos, y selecciona el estilo de
mini gráfico.
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MANEJO DE BASE DE DATOS

•Que es una base de datos: Es una

recopilación de información almacenada
en forma organizada la cual es relativa a
un asunto o propósito particular, como el
seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de
música.
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Ejemplo de una BD.

Campos

Registros
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ORDENAR

•El orden de los datos es algo esencial del

análisis de datos. Puede ser que desees poner
un alista de nombres en orden alfabético ,
compilar una lista de niveles de inventario de
productos de mayor a menor u ordenar filas
por colores o por iconos.
•Para realizar las tareas de ordenar a una base
de datos realiza los siguientes pasos.
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ORDENAR

• En la cinta de , selecciona la ficha datos en el grupo de

ordenar y filtrar selecciona ordenar.
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FILTROS

Los datos filtrados solamente muestran las

filas que cumplen con los criterios que hayas
especificado y ocultan las filas que no desean
ver. Tras filtrar los datos puedes copiar,
buscar, modificar aplicar formato,
representaciones mediante gráficas etc.
Dentro dela aplicación de Excel se aplican los
siguientes filtros:
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AUTOFILTRO

•Puedes crear filtros por lista de valores ,

por un formato o por criterio. Este tipo de
filtros se excluyen mutuamente para
cada rango de celdas o tabla de
columna.
•En Excel proporciona dos tipos de filtros.
•Autofiltro
•Filtro Avanzado
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AUTOFILTRO

• Un autofiltro ; oculta temporalmente las filas que no deseas

mostrar , es decir las que no cumplan con el criterio
establecido.
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FILTRO AVANZADO

•Filtra un rango de celdas utilizando un

criterio(condiciones que se especifican para
limitar los registros que incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta).
•Para aplicar un filtro avanzado realiza los
siguientes pasos:
•Activa la ficha de Datos sobre le grupo de
filtrar y ordenar opción avanzadas.
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FILTRO AVANZADO

•Selecciona los campos que conforman la base

de datos para aplicar el filtro avanzado.
•Copia los campos de la base de datos
•Pega los campos en la parte inferior de la
base de datos.
•Deja una separación entre la tabla y los
valores que desees pegar
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FILTROS AVANZADOS

•Activa la ficha datos sobre le grupo

ordenar y filtrar opción avanzada
•Ejemplo
•Practica:
•Desarrolla de la tabla de Elektra el
ejemplo de filtros avanzados
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TABLAS

• Cuando se crean tablas en Excel los datos se pueden

administrar y analizar independientemente de la información
que haya fuera de la tabla.
•Presiona la combinación
•De teclas ctrl + Q
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SUBTOTALES

• Para calcular automáticamente subtotales y totales

generales en una lista de una columna utilizando el comando
subtotal del grupo Esquemas de la ficha de datos.
• Un subtotal es una función de resumen que me permite
realizar varios desgloses sobre sus valores.
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TABLAS DINAMICAS
• Una tabla dinámica es una hoja de calculo interactiva que resumen rapidamente
grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de calculo que se
elijan.
• Para crear una tabla dinámica realiza los siguientes pasos:
• Selecciona la base de datos sobre la cual se aplicara la tabla dinámica
• Activa la ficha insertar sobre el grupo tablas opción tabla dinámica
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Herramientas avanzadas

• Formato condicional : Permite cambiar el aspecto de un

rango de celdas en función de una condición (criterio). Si la
condición es verdadera , el rango de la celda basa el formato
en dicha condición. Si la condición es falsa , el rango de
celdas no tiene formato basando en dicha condición.
• Para realizar el formato condicional realiza los siguientes
pasos:
• Selecciona el rango de celdas al cual deseas condicionarle
un formato.
• Activa la cinta de la ficha de inicio sobre el grupo de estilos
opción formato condicional , selecciona la opción nueva
regla.
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CONSOLIDAR

• Una consolidación es un resumen de datos sobre varias hojas

al combinarlas desarrolla una información completa de todas
las hojas seleccionadas.
•Para realizar una consolidación realiza los siguientes pasos.
• Selecciona la ficha de datos sobre le grupo de herramientas
de datos, opción consolidar.
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ESCENARIOS

• Si requieres de ver un problema desde varios

ángulos, moviendo los datos para seleccionarlos es
conveniente realizar una evaluación general para
tomar la decisión correcta a este concepto se le da
el nombre de escenario
• Para crear un escenario debes de realizar lo
siguiente:
• Activa la ficha de datos sobre le grupo de
herramientas de datos opción análisis y si opción
administrador de escenarios.
Ejemplo y Ejercicio de Microsoft ®

escenarios
•Abre un libro de Excel nuevo , coloca los siguientes datos:
• Marca de l vehículo, nombre del vehículo, modelo ,color,
enganche del 15%, seguro 10%, pago inicial , precio del
vehículo, préstamo , mensualidad , N. de meses.

• Desarrolla las siguientes formulas para aplicar el desarrollo

del escenario.
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VALIDACION DE DATOS
• En ocasiones es necesario que a los usuarios al capturar valores dentro
de las base de datos se evite el introducir valores nulos (o basura)
;permitiendo tener un mejor control sobre le contenido que se tiene
dentro de la base de datos.
• Para crear un validación realiza los siguientes pasos:
• Abre un libro o la hoja donde se capturara los datos para crear la BD.
• Activa la ficha de datos sobre le grupo herramientas de datos, opción
validación de datos.
 Microsoft ®

MACROS
• Los marcos se utilizan para modificar una serie de procesos
automáticamente.
• Técnicamente una macro es una serie de comandos y funciones que se
almacenan en un modulo de VISUAL BASIC y que pueden ejecutarse
siempre que sea necesario realizar la tarea.
• Dentro del Excel existen 2 tipos de macros :
• Las macros automatizadas : las cuales consisten en crear un formato
personalizado , aplicándole tipo de fuente , tamaños , colores , estilos ,
bordes, rellenos , aguardarse la macro puede ejecutarse dentro de
nuevas macros en Excel.
• Macros Programadas: Consisten en crear una macro por medio de
instrucciones , eventos y métodos sobre las cuales al ser ejecutadas
muestran un interfaz donde el usuario puede interactuar con las
necesidades del sistema.
 Microsoft ®

Ejercicio

•Desarrolla una macro

personalizada diseñando una
factura aplicándole un formato
personalizado. Graba la macro
con el nombre de factura.