Sesión 9

Gestión de Proyectos
Informáticos

Guía del PMBOK

Project Management Body of Knowledge
 Temas a tratar:

 Proceso de Cierre

 Formatos

2
Procesos de la
Dirección de Proyectos

Inicio 1

2 Planeación

Seguimiento 4 3 Ejecución
y Control

5
Cierre
3
Gestión de Proyectos
Informáticos
Guía del PMBOK
2. PROCESOS DE PLANIFICACION
Parte E
5.1. Cerrar el Proyecto

 Definición :

Establece los procedimientos

para coordinar las actividades
requeridas para verificar y
documentar los entregables,
coordinar formalmente su
aceptación e investigar y
documentar porque se tomaron
ciertas acciones “lecciones
aprendidas”
5
5.1. Cerrar el Proyecto

Ejemplo de Informe de Cierre del

Proyecto

6
 CIERRE DE PROYECTO
(Cierre formal del proyecto)
“Nombre de Proyecto”

Dia, Mes Año

 ÍNDICE

01 Generalidades
02 Equipo de trabajo
03 Cronograma
04 Cronología
05 Lecciones aprendidas
06 Análisis del Proyecto

8
01 GENERALIDADES (NOMBRE DEL PROYECTO)

Descripción Describa brevemente el proyecto.

• Del negocio:
•Describa brevemente el objetivo genérico de
Objetivo negocio.
• De Sistemas:
•Describa brevemente el objetivo genérico de
sistemas para este proyecto

Describa la situación actual, luego de haber culminado

los pases a producción, monitoreo, post-implantación.
Situación actual También es necesario describir que se realizará en
adelante, como por ejemplo el mantenimiento, la
atención por Help Desk, etc.

9
02 EQUIPOS DE TRABAJO
Sponsor del proyecto: Xxxxxxx
Director del Proyecto Sistemas: Xxxxxxxxx
Jefe de Proyecto: Xxxxxxxx
EQUIPO USUARIO EQUIPO DE SISTEMAS

Nombre Area Nombre Area

• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
• Xxxx Xxxxx Xxxxxxx • Xxxx Xxxxx Xxxxxxx

10
04 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

2005 2006
MACROETAPAS
SET OCT NOV DIC ENE FEB MAR

EVALUACIÓN
Factibilidad Áreas de Soporte
Factibilidad Técnica
Factibilidad de Sistemas

ESPECIFICACIÓN
Mapeo de Procesos
Elaboración de documento 1
Elaboración de Especificaciones

IMPLEMENTACIÓN
Implantación Técnico Operacional
Implantación de Sistemas
Elaboración de Contratos

LANZAMIENTO

11
 05 CRONOLOGÍA DEL PROYECTO
Gestión del Proyecto
Propuesta Modelo datos Diseño Diseño Plan pruebas Software Infor. Prue. Plan de Manual de
Solución Procesos Externo Proce/ Archi del cliente construido del Cliente Implantación Usuario

14 abril 19 may 01 jun 14 jun 12 ago 12 set 16 set 07 oct 14 oct

09 may 14 Oct
100
INICIO FIN

95 95
Reunión
Lanzamiento
15/06/2009
85
81
Entrega MD, DE,
DF 76
17/06/2009 40
72
% Avance
% de avances

35
30 Se acuerda con
usuario para pasar 2
24 24 25 aplicaciones batchs a
post implantación
06/10/2009

16 16

Evaluación 8 8
0
Entregables
12
Planificado Real
06 LECCIONES APRENDIDAS

Indicar si hubo alguna anécdota o

Desarrollo del lección aprendida a nivel del
Producto
desarrollo del producto

Equipos Indicar si hubo alguna anectota a

de Trabajo nievl de los equipos de trabajo

13
06 ANÁLISIS DE PROYECTO
Fortalezas Debilidades
1.- Capacidad de escucha. 1.- Desconocimiento del sistema de
planta.
2.- Capacidad para resolver Valores
problemas. 2.- Manejos de tiempos.
Coherencia
3.- Capacidad para controlar el 3.- Prioridades no identificadas.
Aprendizaje
coraje. 4.- Herramientas modernas en
Sensibilidad
4.- Comunicación. gestión.
Critica Constructiva
5.- Coordinación. 5.- Orientación a solución de
conflictos.
Comunicación
6.- Colaboración.
6.- Aceptación de cambios durante
Respeto
7.- Confianza.
del desarrollo. Alegría
8.- Experiencia en desarrollo.
7.- Transferencia inadecuada del Objetividad
9.- Habilidades de equipo.
conocimiento de los proyectos Sacrificio
10- Capacidad de aprendizaje. concluidos. Desprendimiento
Optimismo
Oportunidades Amenazas Flexibilidad
1.- Identificar funcionalidades 1.- Desarmar al equipo. Superación
adicionales al proyecto. 2.- Cambios propuestos por el Autoestima
2.- Paquetes de mejoras propuestas usuario durante la construcción y Compromiso
y realizadas por el equipo pruebas.
Laboriosidad
durante la prueba con cliente. 3.- Concurrencia de otros proyectos Responsabilidad
3.- Realizar nuevos proyectos con el vinculados a planta.
mismo equipo.
Libertad
4.- Falta de compromiso de parte
4.- Identificación de otras del usuario para la revisión y
Perseverancia
tecnologías que se podrían validación de entregables. Empatía
aplicar como solución a este Serenidad
proyecto.
5.- Capacitación al equipo.
14
5.1. Cerrar el Proyecto

Las Lecciones Aprendidas deben servir

para mejorar el proceso

Metodología de mejora del Proceso de

Gestión del Proyecto

15
 Metodología de Mejora de Procesos

MODELO
Diseño del Modelo
PASO 1
Identificación
oportunidades

PASO 2 PASO 3 PASO 4 PASO 5 PASO 6

Lanzamiento Análisis de la Propuestas de Desarrollo del Implantación
del Proyecto Situación Actual Mejora Plan de Acción de Soluciones

PASO 7
Evaluación de
Resultados

16
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 1
Identificación de Oportunidades

¿Cómo se Algo ¿Cuál es el

inicia? importante: resultado?
DIÁLOGO

Con la • Solicitud de
identificación desarrollo de
de G. Sistemas Negocio mejoras en los
necesidades procesos
de mejora en • Aprobación de
la eficiencia A través de reuniones, se inicio del
de los Identifican los procesos proyecto
Procesos de críticos y necesidades
la Gestión de de mejora
Proyectos

17
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 1
Identificación de Oportunidades

Identificar Solicitud de Concepción

Inicio procesos solución del proyecto PASO 2
críticos

Solicitud de desarrollo de mejora de los procesos

Entregable de gestión de proyectos

18
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 2
Lanzamiento del Proyecto

¿Qué Acción ¿Cuál es el

comprende? resultado?

• Definir el
plan de Comunicación de los Definición del
Acción del objetivos proyecto a
Proyecto y del plan de acción través de:
• Formar el
equipo del Establecimiento de bases • Plan de
proyecto de colaboración y el trabajo
• Establecer equipo del proyecto a
las bases de través de reuniones de
colaboración trabajo

19
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 2
Formación Equipo del Proyecto
• COORDINADOR DEL PROYECTO:
Responsable de la coordinación de los recursos y
actividades de desarrollo en las mejoras de los
procesos.
Coordinador del
Proyecto • GERENCIA DE SISTEMAS: Área que gestiona
los proyectos

• EQUIPO DEL PROYECTO: Conocedores de la

Gerencia de
gestión de proyectos, actúan directamente en
Sistemas
las áreas involucradas con los procesos.

Equipo del Proyecto

20
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 2
Lanzamiento del Proyecto

Plan de
acción del Formación Establecer
PASO 1 proyecto del equipo del bases de PASO 3
proyecto colaboración

Plan de trabajo
Entregables
Cronograma macro
Formación del equipo de trabajo
Establecimiento de las bases de colaboración

21
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 2
Cronograma Macro

Diseño del Modelo

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1. Identificación de Oportunidades
2. Lanzamiento del Proyecto
3. Análisis Situación Actual
4. Propuestas de Mejora
5. Desarrollo Plan de Acción

Diseño Detallado e Implantación

6. Implantación de Soluciones
7. Evaluación de Resultados

Coordinación y Control del

Proyecto

Entregables

22
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 3
Análisis de la Situación Actual

¿Qué ¿Cómo lo ¿Qué

queremos haremos? resultados
hacer? obtendremos?

• Conocer los
procesos
Monitoreo
• Diagnóstico de la
• Vislumbrar
situación actual
los procesos
críticos Obtener la Revisar y Análisis y • Situación
• Obtener el información analizar la crítica
del campo información conjunta criticada
material de
presentación
situación
actual
Rol del coordinador

23
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 3
Análisis de la Situación Actual

Inventario de
datos

Crítica de la
Entendimiento
de los Situación PASO 4
PASO 2 procesos actual

Flujo de los
procesos
situación
actual

Conocimiento del área (Datos Preliminares)

Entregables
Documentación detallada (Flujo Actual Detallado)
Visión e identificación de puntos críticos del proceso
Presentación de la situación
24
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 4
Propuestas de Mejora

¿Qué ¿Cómo lo ¿Qué

queremos haremos? resultados
hacer? obtendremos?

• Propuestas de
• Evaluación
mejora de acuerdo
conjunta Análisis:
con el uso Validar la a los objetivos
con los Plantear propuesta y
de técnicas alternativas establecer • Aprobación del
clientes y de mejora los
herramienta modelo propuesto
para s beneficios
• Pre evaluación
establecer
Costo/beneficio
las
propuestas Tarea intensa
de mejora

25
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 4
Propuestas de Mejora

Análisis de Elaboración Definición de Validación y

PASO 3 factores de propuesta puntos de acuerdo de PASO 5
críticos control resultados

Propuestas de mejora del Proceso

Entregables
Pre-Evaluación Costo / Beneficio
Aprobación del Modelo Propuesto

26
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 5
Desarrollo del Plan de Acción
¿Qué ¿Cómo lo ¿Qué
queremos haremos? resultados
hacer? obtendremos?

• Tareas específicas
• Planificar la
implantación ambiente de coordinación para implantar el
proyecto
de mejoras
• Plazos
• Evaluar las
Cronograma • Recursos
necesidades
detallado del plan Proyección de requeridos para la
de tiempo, de resultados implantación
recursos y implementación
• Especificaciones
servicios
claras
• Establecer
responsabili
dades

27
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 5
Desarrollo del Plan de Acción

Planeamiento
para
implantación de
mejoras

Distribución de
tareas para el
PASO 4 equipo del PASO 6
proyecto

Contratación de
productos y/o
servicios

Acuerdo de resultados
Entregables Plan de implantación elaborado
Distribución de las actividades
28
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 6
Implantación de Soluciones

¿Qué ¿Cómo lo ¿Qué

queremos haremos? resultados
hacer? obtendremos?

• Proyecto
• Poner en implantado
práctica las
mejoras
Desarrollo
• Documentación
propuestas de Entrenamient Soporte en
las o para la cambios
soluciones implantación culturales

29
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 6
Implantación de Soluciones

Entrenamiento para los

cambios

PASO 5 Implantación de solución PASO 7

Seguimiento de
proveedores de
servicios

Implantación del proyecto

Entregable
Medición de Problemas y Acciones
Tomadas 30
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 7
Evaluación de los Resultados

¿Por qué lo ¿Cómo lo El aporte

hacemos? haremos? más grande:
Feedback

Equipo del
proyecto • Conoceremos
• Para el valor costo/
evaluar el beneficio de la
impacto de Medición de implantación
mejoras Evaluación de
las resultados • Detectaremos
soluciones propuestas
errores
en la • Crítica de
gestión de puntos débiles
proyectos y fuertes
Reuniones periódicas

31
 Metodología de Mejora de Procesos

PASO 7
Evaluación de los Resultados

Medición de Evaluación de Ejecución

PASO 6 las mejoras los resultados del proyecto FIN
implantadas alcanzados de mejora

Validación del Beneficio Esperado

Entregable Resumen de Resultados Alcanzados
Certificación de la optimización de mejoras realizadas

32
 Metodología de Mejora de Procesos
FORMATOS
PASO 1 PASO 2 PASO 3
Identificación
oportunidades Lanzamiento Análisis de la
del Proyecto Situación Actual

-Evaluación de Valor -Relación de Miembros. -Levantamiento de Datos

Agregado. Preliminares.
-Plan de Trabajo.
-Acta de Reunión -Lista de Procesos(A), Sub
-Cronograma Macro Procesos (B), Actividades (C),
-Acta de Reunión Tareas (D).
- Canales de Comunicación.
- Datos Históricos.
- Medición de tiempos.
- Dimensionamiento de Recursos.
- Crítica de la Situación Actual.
- Acta de Reunión

33
 Metodología de Mejora de Procesos
FORMATOS
PASO 4 PASO 5 PASO 6
Propuestas de Desarrollo del Implantación
Mejora Plan de Acción de Soluciones

- Propuesta de Mejora. - Cronograma Detallado - Relación de Problemas y

Acciones Tomadas.
- Mejora de Procesos. - Acta de Reunión
- Acta de Reunión
- Puntos de Control.
- Mejora de Procesos de
Acuerdo a Resultados.
- Acta de Reunión
PASO 7
Evaluación de
Resultados

- Medición de Mejoras
Propuestas.
- Resumen de Resultados.

34
Muchas Gracias